So beantworten Sie Fragen zum Projektmanagement-Interview

Als Kandidat für eine Stelle im Projektmanagement wissen Sie bereits aus der Ferne, welche Art von schlechten Antworten auf Vorstellungsgespräche Sie vermeiden sollten. („Meine größte Schwäche ist, dass ich ein Perfektionist bin!“)

Aber es kann etwas schwieriger sein, sich auf einige der Curveball-Fragen vorzubereiten, die Personalchefs gerne Kandidaten stellen, nur um zu sehen, wie gut sie auf Trab sind. Als Projektmanager-Kandidat, der sich auf Ihr nächstes großes Vorstellungsgespräch vorbereitet, ist es unerlässlich, dass Sie bereit sind, Personalchefs zu zeigen, dass Sie gut kommunizieren, über außergewöhnliche Organisations- und Problemlösungsfähigkeiten verfügen, verhandeln und vermitteln können und dass Sie eine geborene Führungskraft sind .

Um es klar zu sagen: Personalchefs wollen Kandidaten nicht mit ihren cleveren Fragen überrumpeln. Tatsächlich hat unsere Umfrage zur Personalbeschaffungsstrategie 2021 (Methodik unten) ergeben, dass mehr als die Hälfte der befragten Personalvermittler feststellen, dass es mehr Zeit als gewöhnlich dauert, offene Stellen zu besetzen, und dass ein Mangel an qualifizierten Arbeitssuchenden ihr größtes Hindernis bei der Einstellung ist. Glauben Sie nicht, dass sie lieber jemanden finden würden, der ihre Fragen im Vorstellungsgespräch für das Projektmanagement erfolgreich beantworten kann, damit sie diesen qualifizierten Kandidaten (Sie!) einstellen und dann die nächste Stelle besetzen können?

Es ist jedoch nicht nur ein mühsamer, zeitaufwändiger Prozess für Personalchefs. Laut Indeed verbringt der durchschnittliche Arbeitssuchende zwischen fünf und zehn Stunden damit, sich auf ein einzelnes Vorstellungsgespräch vorzubereiten. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, das Beste aus dieser Vorbereitungszeit zu machen, damit Sie bereit sind, das Vorstellungsgespräch zu meistern und eingestellt zu werden.

So beantworten Sie 7 häufig gestellte Fragen in Vorstellungsgesprächen für das Projektmanagement

Es dauert im Wesentlichen einen ganzen Tag Arbeit (zusätzlich zu der Vollzeitstelle, die Sie möglicherweise bereits haben), nur um sich auf etwas vorzubereiten, das möglicherweise nicht einmal zu einem neuen Job führt. Und wenn Sie davon ausgehen, dass Sie mehrere Vorstellungsgespräche führen, bevor Sie Ihren nächsten Job bekommen, kann sich diese zusätzliche Zeit wirklich summieren und Ihre Ressourcen belasten. Deshalb ist es so wichtig, sich so effizient wie möglich auf mehrere Projektmanagement-Interviews vorzubereiten.

Ihr Vorstellungsgespräch sollte keine mündliche Version der PMP-Prüfung sein. Schließlich hat unsere Umfrage „2021 Emotional Intelligence in the Workplace“ (Methodik unten) ergeben, dass weniger als 10 % der mehr als 500 befragten Vollzeit-Projektmanager nicht zertifiziert waren und keine Zertifizierung planen.

Das bedeutet, dass der Nachweis Ihrer glaubwürdigen Zertifizierung und Ihrer technischen Fähigkeiten eher ein Checklistenpunkt ist, um überhaupt in das Vorstellungsgespräch einzusteigen, als eine Möglichkeit, sich von den anderen Kandidaten abzuheben.

Aus diesem Grund geht es bei einem guten Projektmanager-Interview eher darum, Ihre Soft Skills zu demonstrieren – wie gut Sie ein Projektteam führen und darin arbeiten, kommunizieren und vermitteln können – als darum, Ihre Budget- und Terminplanungsfähigkeiten unter Beweis zu stellen oder poetisch über agiles Projektmanagement zu werden.

„Im Allgemeinen sollten die Antworten (eines Kandidaten) zeigen, dass (sie) ein Problemlöser und eine ethische Person sind und gut mit Menschen umgehen“, sagt Ferenc Csizmas , ein PMP in Budapest.

Mit anderen Worten, Sie wollen dem Entscheidungsträger, der Ihnen gegenüber sitzt, zeigen, dass Sie gut mit anderen zusammenarbeiten und erfolgreiche Projekte leiten. (Kein Schweiß, oder?)

Keine Sorge: Diese sieben Fragen zum Projektmanagement-Interview – zusammen mit spezifischen Richtlinien, worauf Sie in Ihrer Antwort eingehen sollten – werden Ihnen dabei helfen, sich von der Masse abzuheben und nach Ihrem nächsten Projektmanagement-Interview einen Rückruf zu erhalten.

Lass uns anfangen.

Andere Versionen dieser Interviewfrage:

• Wie priorisieren Sie Ihre Arbeitsbelastung?
• Wann haben Ihre organisatorischen Fähigkeiten dazu beigetragen, ein Projekt auf Kurs zu halten?
• Wie organisieren Sie eine durchschnittliche Arbeitswoche?

Es gibt kein unorganisiertes, erfolgreiches Projekt. Vielleicht haben Sie Glück und haben ein Projekt, das trotz einer Reihe von Problemen ein Erfolg wird, aber irgendwann braucht jedes Projekt jemanden, der sich um Zeitpläne, Budget und Umfang kümmert.

Es ist nicht so wichtig, welches System Sie genau verwenden, um organisiert zu bleiben, solange Sie dem/den Interviewer(n) zeigen, dass Sie überhaupt ein System haben, um organisiert zu bleiben. Mobile Aufgabenverwaltungs-App? Desktop-Software? Kalkulationstabelle? Notizblock? Eine Kombination aus allem?

Jedes System ist in Ordnung, solange Sie überzeugend darlegen können, dass es funktioniert hat und in der Umgebung, in der Sie in Zukunft arbeiten werden, weiterhin funktionieren wird. Pluspunkte, wenn Sie das anhand von Beispielen aus der Praxis veranschaulichen können: „Ich schaue jeden Morgen im Zug in meiner Projektmanagement-App nach, welche Aufgaben an diesem Tag erledigt werden müssen. Tatsächlich habe ich letzten Monat mit diesem System ein Projekt davor bewahrt, in Verzug zu geraten.“

Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, dem Personalchef zu sagen, dass Sie sich einfach zurücklehnen und warten, bis Probleme auftreten, und dann versuchen, die Brände zu löschen.

Andere Versionen dieser Interviewfrage:

• Erzählen Sie mir von Ihrer Erfahrung im Management von hochrangigen Stakeholdern.
• Wie fördern Sie die Zusammenarbeit in Ihren Teams?
• Welche Soft Skills sind für einen guten Projektmanager am wichtigsten?

Monster.com stellt fest, dass Unternehmen an Projektmanagern interessiert sind, die die Zusammenarbeit zwischen allen Parteien anregen können.

Interviewer werden Ihnen diese Frage wahrscheinlich stellen, um Geschichten zu entwerfen, die zeigen, ob Sie über die notwendigen Soft Skills verfügen, um mit Reibungen im Job umzugehen. Vergangene Arbeitserfahrung lässt zukünftiges Arbeitsverhalten erahnen, also kommen Sie bewaffnet mit Beispielen, die zeigen, wie Ihre Persönlichkeit, Prioritäten und Fähigkeiten helfen, Konflikte zu lösen und ein Projekt voranzubringen.

Versuchen Sie, sich an Geschichten aus Ihrer früheren Projektmanagementerfahrung zu erinnern, die Ihre Vermittlungsfähigkeiten unterstreichen, und stellen Sie sicher, dass Sie den Kontext angeben und die Maßnahmen skizzieren, die Sie als Reaktion ergriffen haben, und wie diese Maßnahmen zum Erfolg des Projekts beigetragen haben.

„Eine meiner Lieblingsfragen lautet: ‚Erzählen Sie mir von dem herausforderndsten Projekt, das Sie je geleitet haben, und wie Sie Herausforderungen (und) Probleme gemeistert haben?' Dann lass sie reden. Ich werde ein paar Folgefragen aufschreiben, aber diese Frage hat mir viel aufgedeckt“, sagt Jason Orloske , VP of Operations in Fargo, ND.

Versuchen Sie, vage, ausweichende Antworten zu vermeiden oder darüber zu sprechen, wie Sie mit einem Stakeholder hart werden mussten, um einen Konflikt zu lösen. Denken Sie daran, jemanden anzuschreien ist keine Soft Skill.

Andere Versionen dieser Interviewfrage:

• Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie gescheitert sind.
• Was war eine herausfordernde Situation, die Sie während der Arbeit an einem Projekt erlebt haben? Wie sind Sie damit umgegangen? Was hast du gelernt?
• Können Sie sich an eine Zeit erinnern, in der Sie aus Ihren Fehlern gelernt haben?

Es passiert jedem: Ein Projekt sprengte den Rahmen, wurde zu teuer oder geriet in Lieferverzug – und scheiterte schließlich. Und wenn Ihnen das noch nicht passiert ist, bedeutet es wahrscheinlich nur, dass Sie nicht an genügend Projekten gearbeitet haben.

Wichtig ist, dass Sie gescheiterte Projekte auf Ihrer Uhr nicht als etwas betrachten, für das Sie sich verstecken oder schämen müssen, sondern als eine Gelegenheit, zu zeigen, wie Sie aus Fehlern lernen und daran wachsen. Interviewer stellen diese Frage im Allgemeinen, um zu sehen, wie Sie auf Rückschläge reagieren, und nicht, um herauszufinden, ob Sie eine 100-prozentige Projekterfolgsquote haben.

Lily Zhang von The Muse schlägt vor, dass der Interviewer Ihnen wahrscheinlich nicht genug vertrauen wird, um Sie in seine Organisation aufzunehmen, wenn Sie keine realistische Antwort geben können („Ich habe eigentlich noch nie erlebt, dass ein Projekt gescheitert ist!“).

Kommen Sie zum Vorstellungsgespräch mit ein paar Geschichten darüber, wie Sie mit Projektrückschlägen oder völligen Misserfolgen umgegangen sind, und sagen Sie offen, was passiert ist, auch wenn es teilweise Ihre Schuld war. Versuchen Sie nicht, Ihre Verantwortung herunterzuspielen oder die Schuld abzuwälzen, und erklären Sie, was Sie aus der Erfahrung gelernt haben und wie Sie es auf zukünftige Projekte angewendet haben.

Andere Versionen dieser Interviewfrage:

• Welche Projekte interessieren Sie am meisten? Wieso den?
• Arbeiten Sie besser mit introvertierten oder extrovertierten Menschen?
• Erzählen Sie uns von einem Projekt, das Ihnen nicht gefallen hat.

Jeder Projektmanager möchte glauben, dass er jede Art von Projekt bewältigen kann, von der Landwirtschaft bis zur Luft- und Raumfahrt, und mit jeder Art von Person zusammenarbeitet. Aber die Realität ist, dass die meisten Projektmanager Stärken und Schwächen haben, mit bevorzugten Branchen und Arten von Projekten, in denen sie sich auszeichnen.

Wenn Sie einem Interviewer sagen, dass Sie es lieben, Projekte in jeder Umgebung zu verwalten, und dass Sie in jeder Art von Projekt ein Ass sind, wird er mental zu seinem nächsten Interview übergehen.

Gute Kandidaten sind ehrlich. Sind Sie eher ein Projektmanager für Softwareentwicklung oder sind Sie mit kreativen Medienkampagnen erfolgreich? Wenn Sie noch nie in einer Fertigungshalle gearbeitet haben, teilen Sie dies dem Gesprächspartner mit, auch wenn der Job diese Art von Arbeit beinhalten könnte. Wenn Sie ehrlich sind und das Vorstellungsgespräch gut verläuft, sind diese Erfahrungslücken möglicherweise nicht so wichtig.

Sagen Sie dem Interviewer gerne, was Sie mögen und was nicht; So weiß Ihr neuer Vorgesetzter bei Ihrer Einstellung, wo Ihre Stärken liegen und wie er Ihnen dabei helfen kann, Erfahrungen in anderen Bereichen zu sammeln.

Andere Versionen dieser Interviewfrage:

• Mit welchen Projektmanagement-Tools haben Sie gearbeitet? Haben Sie eine Softwarepräferenz?
• Wie dokumentieren Sie am liebsten Ihren Projektfortschritt?
• Sie haben einen IT-Hintergrund? Kannst du codieren?

Projektmanagement-Software wird überall eingesetzt. Und das nicht nur für hochtechnische Organisationen. Unsere Forschung zeigt, dass jede Branche vom Marketing bis zum Gesundheitswesen (und alles dazwischen) Projektmanagement-Software verwendet.

Noch wichtiger ist, dass 92 % dieser Organisationen mit ihrem Projektmanagement-Tool zufrieden sind. Wenn Sie also echte Erfahrung mit dem Projektmanagement-Tool eines Unternehmens haben, könnten Sie sich an die Spitze der Kandidatenklasse setzen.

Bereiten Sie sich mit einer Liste der Projektmanagement-Software vor, die Sie in der Vergangenheit verwendet haben, was Ihnen an verschiedenen Projektmanagement-Systemen gefällt und nicht gefällt und wie Sie planen, Projektmanagement-Software zur Verwaltung von Projekten in dem Unternehmen zu verwenden, bei dem Sie das Vorstellungsgespräch führen.

Andere Versionen dieser Interviewfrage:

• Was tun Sie als Projektleiter, wenn Teammitglieder Schwierigkeiten haben, ihre Projektaufgaben rechtzeitig zu erledigen?
• Wie gehen Sie mit Aufsässigkeit, Machtkämpfen und/oder schlechter Teamkommunikation um?
• Wie gehen Sie mit unhöflichen Kunden um?

Das Projektmanagement läuft viel reibungsloser, wenn alle Fristen einhalten und qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen. Leider wird es immer Zeiten geben, in denen einige Personen Schwierigkeiten haben, etwas zu liefern. Personalchefs möchten wissen, wie Sie mit diesen zwischenmenschlichen und personellen Problemen umgehen wollen, bevor sie Sie in ihr Team aufnehmen.

Sie sollten zeigen, dass Sie ein angeborenes Verständnis für den richtigen Umgang mit schwierigen Teammitgliedern haben, die schlecht kommunizieren, Fristen verpassen, minderwertige Arbeit leisten oder alles zusammen. Sie können Bonuspunkte sammeln, indem Sie Beispiele dafür liefern, wie Sie dazu beigetragen haben, die Arbeitsprozesse von Teammitgliedern in früheren Rollen zu verbessern.

„Die meisten guten PM [Interview]-Fragen sind Szenariofragen (z. B. Was würden Sie in dieser Situation tun?) und noch besser Rollenspiele, bei denen der Kandidat eine Empfehlung abgeben muss“, sagt Kiron Bondale , PMP- und Agile-Coach.

Andere Versionen dieser Interviewfrage (aus Glassdoor-Interviewkonten):

• Was glauben Sie, wie viele Flügel es in Austin gibt, und sagen Sie mir, wie Sie auf diese Zahl gekommen sind?
• Wie haben Sie der Selbstzufriedenheit getrotzt?
• Ihr Projektsponsor kommt am Montagmorgen in Ihr Büro und sagt Ihnen, dass Sie Ihr Budget verdoppeln können, weil sie das Unternehmen verlässt, um in den Zirkus einzusteigen, und es ihr egal ist, was Sie mit dem Geld machen. Was machst du als nächstes?

Gute Projektmanager werden in der Lage sein, Fragen, die scheinbar aus dem Nichts kommen, nachdenklich zu beantworten. Aber Ihr Gesprächspartner versucht nicht nur, Sie unvorbereitet zu erwischen, damit Sie sich unwohl fühlen und zusehen, wie Sie sich winden.

Sie versuchen, Ihren Geschäftssinn und Ihre Problemlösungsfähigkeiten mit einer getarnten Fallstudienfrage zu bewerten. Verschwenden Sie keine Zeit oder Energie damit, sich genaue Antworten auf Fragen wie diese zu merken – darum geht es nicht. Seien Sie einfach darauf vorbereitet, Folgefragen zu stellen (Zählen private Tankstellen? Marine Tankstellen? Sollte die Zahl geschlossene Tankstellen oder im Bau befindliche Tankstellen umfassen?) und versuchen Sie, eine ungefähre Vermutung anzustellen.

Machen Sie sich Notizen, stellen Sie Fragen, bleiben Sie ruhig, verwenden Sie Logik und Kreativität und kommen Sie zu einer vernünftigen Schätzung. Du versuchst nicht, die genaue Anzahl der Gummibärchen im Glas zu erraten, du versuchst zu zeigen, dass du in der Lage bist, eine unerwartete Herausforderung anzunehmen.

Machen Sie sich fit für Ihren neuen Job als Projektmanager

Nachdem Sie diese Fragen nun genutzt haben, um das Vorstellungsgespräch für den Projektmanager zu meistern und sich Ihren großartigen neuen Job im Projektmanagement zu sichern, stellen Sie sicher, dass Sie über alle Ressourcen verfügen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein und zum Erfolg Ihrer neuen Organisation beizutragen.

Methodik

Capterra führte die Emotional Intelligence in the Workplace Survey im Dezember 2021 unter 528 in den USA ansässigen Fachleuten durch, die Projekte in ihrem kleinen bis mittelständischen Unternehmen leiten. Die Befragten wurden nach Beschäftigungsstatus (Vollzeit), Unternehmensgröße (zwei bis 500 Mitarbeiter) und Beteiligung am Projektmanagement (extrem engagiert) durchsucht.

Die Capterra Recruiting Strategy Survey wurde im Juli 2021 durchgeführt. Wir haben 300 Antworten von Arbeitnehmern mit Rekrutierungsverantwortung bei US-Arbeitgebern gesammelt. Das Ziel dieser Umfrage war es zu erfahren, wie sehr Unternehmen mit Rekrutierung und Einstellung zu kämpfen haben und welche Lösungen sie in Betracht gezogen haben, um die Rekrutierungs- und Einstellungsergebnisse zu verbessern.