Wie versierte Agenturen sich auf Skalierung einstellen

In der fünften Sitzung der Reihe „ The Secrets to Making Your Agency Profitable “ erörtert Marcel Petitpas , Mitbegründer und CEO von Parakeeto , ein grundlegendes Problem, mit dem so viele digitale Agenturen konfrontiert sind: Zu Tools rennen, um zu versuchen, Berichts- und Messprobleme zu lösen, ohne die Strategie hinter den Tools anzusprechen Erste.

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Petitpas fragt: Wenn Sie sich nicht darüber im Klaren sind, was die Tools Ihnen in Bezug auf Daten liefern sollen, sind Sie dann in einer guten Position, um zu bewerten, ob ein Tool für Ihre Agentur geeignet ist?

Die Antwort ist nein.

Petitpas teilt Ihnen genau mit, wie Sie die Arbeit erledigen, die erforderlich ist, um zu bestimmen, welche Daten Sie aus einem Tool herausholen möchten. Auf diese Weise können Sie Ihre aktuellen Tools effektiv bewerten und feststellen, ob Sie andere Tools benötigen, um Berichte und Messungen zu verfolgen (und letztendlich die Rentabilität zu verbessern ).

Die Schlüssel zur Skalierung Ihrer digitalen Agentur? Scoping-Genauigkeit und Zeiterfassung.

Viele Agenturen für digitales Marketing wie Ihre haben Schwierigkeiten, eine klare Vorstellung davon zu haben, wie man Leistung misst. Sie sind auch mit chaotischen Daten und Systemen konfrontiert, was das Problem nur noch verschlimmert. Glücklicherweise können Sie mit dem Rat von Marcel Petitpas damit beginnen, Ihre Systeme und Tools richtig einzurichten, um diese Herausforderungen zu eliminieren.

Entwicklung der richtigen Strategie zur Untersuchung eines Rentabilitätsproblems

Ihr Buchhalter stürmt erschöpft in Ihr Büro und ruft aus: „Wir haben ein Rentabilitätsproblem!“

Wie geht's?

Wie gehen Sie vor, um das zu untersuchen? Es kann fast unmöglich sein, festzustellen, warum Sie Schwierigkeiten haben, mit Projekten Gewinne zu erzielen, wenn Sie keine Zeit- und Kostenverfolgungsstruktur haben.

Wenn Ihre Zeiterfassungsaufgaben nicht mit der Einrichtung Ihrer Schätzungen übereinstimmen, wird Ihr Team wahrscheinlich Vermutungen über den Umfang anstellen. Es wird Sie nicht überraschen, dass Sie ein Rentabilitätsproblem haben, wenn diese Schätzungen daneben liegen.

Wenn Sie eine perfekte Abstimmung zwischen der Erstellung Ihrer Schätzungen und der Einrichtung Ihres Zeiterfassungstools zur Erfassung von Daten haben, ist dies eine andere Geschichte. Es wird viel einfacher sein, nicht nur genauere Schätzungen zu erstellen, sondern auch eventuell auftretende Rentabilitätsprobleme zu untersuchen.

Entwerfen des richtigen Systems zur Abstimmung von Schätzungen und Zeiterfassung

Um sich ein Bild davon zu machen, wie Ihr Scoping- und Zeiterfassungssystem strukturiert sein sollte, verwenden Sie Parakeetos Incident Investigator-Übung. Wenn Sie über diese Übung nachdenken, stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie ein Projekt haben, das völlig aus dem Ruder gelaufen ist. Überlegen Sie, welche Fragen Sie stellen möchten, um festzustellen, was schief gelaufen ist und warum Ihre Rentabilität so schlecht war.

Überlegen Sie nun, wie Sie Ihre Daten in Ihrem Zeiterfassungstool strukturieren sollten, damit Sie diese Fragen in Ihrer eigenen Agentur mit echten Kunden und Projekten durchgehen können.

Der Time Tracking Mapper von Parakeeto kann helfen. Verwenden Sie die folgende Übung, um darüber nachzudenken, ob die Einzelposten in Ihren Schätzungen Ihrem Zeiterfassungstool zugeordnet werden können. Welche Zeiterfassungsobjekte stimmen mit welchen Schätzungsmetriken in Ihrer Agentur überein?

Komplexität in Daten managen

Petitpas teilt einen wichtigen Hinweis beim Einrichten Ihres Zeiterfassungstools: Achten Sie darauf, die Komplexität zu verwalten.

Es gibt diese Idee, dass Präzision gleich Genauigkeit ist. Wenn Sie präziser und detaillierter sein können, wenn Sie genau wissen können, wie viel Zeit für eine Teilaufgabe innerhalb einer Aufgabe innerhalb eines Liefergegenstands innerhalb eines Meilensteins innerhalb einer Phase innerhalb eines Projekts aufgewendet wurde, dann können Sie mit diesen präziseren Daten genauer sein.

Recht?

Falsch.

Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall. Es wird unendlich teurer, Ihr Team dazu zu bringen, die Zeit auf diesem Niveau zu erfassen. Darüber hinaus sinkt die Compliance bei der Zeiterfassung mit jeder Ebene der Komplexität, die Sie der Zeiterfassung hinzufügen. Sie werden dann mit mehr inkonsistenten Daten konfrontiert und müssen mit mehr Datenblöcken fertig werden.

Häufig überbewerten Agenturen die Genauigkeit, wenn sie einen Punkt mit sinkenden Erträgen erreichen, wo eine 5-prozentige Genauigkeit 0 Prozent zusätzliche Genauigkeit zu den allgemeinen Erkenntnissen hinzufügt, die Sie erhalten möchten. Je mehr Sie versuchen, das Maß an Präzision zu erhöhen, desto höher sind die Kosten und die Komplexität.

Verfolgen nach:

• Klient
• Projekt
  • Verwenden Sie Typ-Tags für allgemeine Projekte (z. B. Website-Builds)
• Rolle
  • Verwenden Sie einige große Buckets (z. B. Projektmanagement, Inhalt, Design, Entwicklung)

Sie möchten nicht, dass 500 einzelne Aufgaben für ein Projekt geschätzt werden, die Sie dann irgendwie in Ihrem Zeiterfassungs- oder Projektmanagement-Tool ausrichten müssen. Sie möchten all diese Aufgaben in größere Bereiche wie Design und Entwicklung stecken, damit Sie sie einem Datenschema zuordnen können. Wie Petitpas erklärt: „Sie brauchen einen Mechanismus, um diskrete Aufgaben wieder in breiteren Buckets zu gruppieren, um Datenmodelle um sie herum zu erstellen.“

Unterteilen Sie es nicht weiter als im obigen Beispiel. Das ist der Schlüssel zum Einstieg: Halten Sie den Einstieg einfach und holen Sie Ihr Team an Bord. Dann stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie keine zusätzlichen Daten benötigen, oder Sie sehen, wo Sie tiefer bohren müssen.

Letztendlich ist es besser, weniger Komplexität zu beginnen, damit Sie die Compliance verbessern können, bevor Sie tiefer gehen. Petitpas erklärt: „Wenn Sie einfach ein Gespräch mit dem Team führen können, um festzustellen, wo Sie das Budget überschritten haben, ist dies eine viel einfachere Möglichkeit, Einblicke zu erhalten, als zusätzliche Datenschichten zu verfolgen, die das Warum nicht liefern können.“

Verwenden von Prognosen der Referenzklasse, um Projekte genau zu messen

Um dieses neue System einzurichten, müssen Sie jeden Teil der Struktur klar definieren: Kunden, Projekte und Rollen/Aufgaben. Sie müssen auch sicherstellen, dass diese Struktur projektübergreifend konsistent verwendet wird und dass Ihr Zeiterfassungs- oder Projektmanagement-Tool diese Datenpunkte messen kann.

Wenn dies über einen längeren Zeitraum konsistent erfolgt und Sie diese Struktur wirklich gut definiert haben, können Sie Ihre Schätzungen dann mit Prognosen der Referenzklasse verbessern .

Referenzklassenprognosen basieren auf einer Reihe historischer Daten, und der Schlüssel liegt darin, die Referenzklassen zu verstehen, z. B. wie viel Designzeit für Website-Projekte erforderlich ist.

Mit sehr wenigen Daten, wie z. B. 5, 6 oder 7 Projekten, die Sie mit Ihrer neuen Struktur auf dem Buckel haben, können Sie eine wirklich zuverlässige Datenlinie haben, die die Effizienz und Genauigkeit der Schätzung verbessern kann. Sie können deutlich sehen, wie viel Zeit für Projekte in der Vergangenheit im Vergleich zum Budget benötigt wurde. Dies kann Bottom-up-Vorhersagen beseitigen und bietet eine schnellere und genauere Möglichkeit, Projekte zu messen, die fast keinen Kontext oder Fachwissen erfordern.

Lücken schließen und Profitabilität steigern

Die Daten können uns niemals sagen, warum die Daten sind, sie können uns nur sagen, was sie sind. Dadurch können Lücken entstehen, die gefüllt werden müssen.

Sobald wir jedoch die richtige Strategie, Struktur und Daten haben, können wir damit beginnen, die Lücken im Detail zu füllen, indem wir Berichte, Feedback und Prozessoptimierung verwenden.

Führen Sie am Ende des Projekts (oder monatlich bei wiederkehrenden Projekten) einen Bericht aus, um die Schätzung gegenüber dem Ist-Wert zu ermitteln, und fragen Sie:

• Was ist passiert?
• Warum ist es passiert?
• Was können wir lernen?

Damit kann die Lücke geschlossen werden. Denken Sie daran: Ein Gespräch mit dem Team ist eine viel reichhaltigere Möglichkeit, Kontext zu erhalten. Manchmal ist es am besten, sich weniger auf genaue Daten und mehr auf Gespräche mit Ihrem Team zu verlassen, um festzustellen, wie Sie die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern können.

Mit diesen Informationen können Sie dann Prozessverbesserungen vornehmen, um die Rentabilität von Projekten weiter zu steigern und Ihre Agentur zu skalieren .