6 Schlüsselfaktoren, die bestimmen, wie lange Agenturen brauchen, um neue Kunden zu gewinnen

Es ist nie einfach, neue Kunden für eine Agentur an Bord zu holen, aber wie lange sollte es dauern, sie unter Vertrag zu nehmen?

Die Gewinnung eines neuen Kunden erfordert nicht nur viel Zeit und Ressourcen, sondern kann auch eine erhebliche finanzielle Investition erfordern. Ihr Team ist in Meetings mit potenziellen Kunden eingebunden, entwickelt Strategien für sie und betreut den potenziellen Kunden letztendlich, bis er den Vertrag unterzeichnet.

Tatsächlich ist das Finden neuer Kunden die größte Hürde für Marketingagenturen:

Deshalb ist es so wichtig, die Kunden von dem Moment an, in dem Sie Kontakt aufnehmen, bei Laune zu halten. Schließlich erfüllen 23 % der Agenturen die Erwartungen und Ziele der Kunden nicht, und das kann die Rentabilität einer Agentur verheeren. Denn nur eine Steigerung Ihrer Kundengewinnung und -bindung um 1 % kann Ihr Endergebnis um 7 % verbessern.

Der heutige Artikel befasst sich mit dem Verkaufsprozess einer Marketingagentur, wie lange es dauert, neue Kunden zu gewinnen, wie Sie den Onboarding-Prozess beschleunigen und Kunden dabei zufrieden stellen können.

1. Es hängt von den Bedürfnissen des Kunden ab

Das ist eine große Sache.

Obwohl Ihr Kunde eine Agentur sucht und Ihre Agentur einen neuen Kunden sucht, haben Sie beide Ihre individuellen Erwartungen. Denken Sie daran, dass der Prozess der Unterzeichnung eines neuen Kunden seinen durchschnittlichen Customer Lifetime Value beeinflussen kann.

Wenn Sie einen neuen Kunden unter Vertrag nehmen und ihn korrekt an Bord nehmen, sollte dies in beide Richtungen zu einer dauerhaften Beziehung führen. Wenn Sie in der Onboarding-Phase stolpern und einen neuen Kunden nicht richtig durch Ihre Dienstleistungen führen, besteht die Möglichkeit, dass Ihr Kunde Ihre Agentur für eine andere verlässt.

Während Sie vielleicht einen neuen Kunden finden und so schnell wie möglich einarbeiten möchten, hat Ihr Kunde möglicherweise andere Vorstellungen. Jeder Kunde wird unterschiedlich lange damit verbringen, Ihre Dienstleistungen in Betracht zu ziehen, bevor er sich entscheidet, in Sie zu investieren, also denken Sie daran.

Um den Onboarding-Prozess zu verkürzen, müssen Agenturen vom ersten Treffen an so viel wie möglich über Kunden erfahren. Es ist wichtig, die Marke eines Interessenten herauszuarbeiten und seine Zielgruppe herauszufinden. Haben sie irgendwelche Social-Media-Herausforderungen? Welche Metriken werden sie verwenden, um den Erfolg zu messen? Sind sie mehr an Klicks oder Conversions interessiert?

Die Ermittlung der Erwartungen und Gesamtziele des Kunden ist der beste Weg, um den Unterzeichnungsprozess zu beschleunigen, da Sie ein Angebot früher festlegen können. Ein HubSpot-Bericht aus dem Jahr 2018 ergab, dass 43 % der Agenturen nicht genügend Zeit für das Onboarding von Kunden aufwenden und fast 60 % der Agenturen bei der Suche nach neuen Kunden an eine Wand stoßen.

Der beste Weg, um zu vermeiden, eine dieser Agenturen zu sein, besteht darin, eine Entdeckungssitzung mit jedem potenziellen Kunden abzuhalten, der Interesse an Ihren Dienstleistungen zeigt.

Halten Sie Entdeckungssitzungen mit Interessenten ab, um die Dinge zu beschleunigen

Eine Entdeckungssitzung ist das erste Mal, dass Sie sich mit einem Kunden treffen, um seine Bedürfnisse zu besprechen – aber sie sind nicht nur für Kunden.

Diese Sitzungen sind auch für Agenturen von entscheidender Bedeutung, um den Anmeldeprozess zu beschleunigen – es ist der beste Zeitpunkt, um festzustellen, ob der Kunde gut zu Ihnen passt. Es ist einfacher, sich in dieser Phase des Prozesses zu trennen und Zeit zu sparen, anstatt Tausende von Dollar auszugeben, um eine Kampagne zusammenzustellen, für die sie sich möglicherweise nie anmelden.

Das Abhalten einer Discovery-Sitzung kann Agenturen dabei helfen, schnell Informationen über das Budget, die Erwartungen, Kunden und Problempunkte eines Kunden aufzudecken.

Wenn ein Kunde einen bestehenden Marketingplan hat, fragen Sie ihn nach seinem Budget und seinen Erwartungen, plus:

• Was funktioniert in ihrem aktuellen Marketingplan? Was ist nicht? Womit hast du zu kämpfen?
• Wer ist die typische Buyer Persona?
• Woher kommt Ihr Traffic?

Wenn sie eine Kampagne von Grund auf neu starten, nehmen Sie eine Liste mit Fragen mit in das Meeting und stellen Sie ihnen alles. Dies wird das Leben viel einfacher machen, wenn Sie anschließend ihren Vorschlag und ihre Strategie erstellen:

• Was wünschen sie sich von dem Projekt?
  Es kann sich um eine langfristige Partnerschaft handeln, oder sie benötigen Ihre Dienste nur für eine Produkteinführung.
• Welchen zeitlichen Rahmen hat das Projekt?
  Das Projekt kann dringend, erwartet oder geplant sein. Informieren Sie sich, damit Sie keine Überraschungen erleben.
• Wie hoch ist das Budget Ihres Kunden?
  Wenn sie irgendwelche wichtigen Kostenbeschränkungen haben, ist es jetzt an der Zeit, dies herauszufinden. Es wird Ihnen helfen, einen Vorschlag zu erstellen, der auf den Punkt kommt und den Erwartungen entspricht (der schneller unterzeichnet wird).
• Wer sind die wichtigsten Stakeholder?
  Mit wem sollte Ihre Agentur kommunizieren, um den Prozess am Laufen zu halten? Nichts wird die Registrierung eines neuen Kunden schneller blockieren, als keine Kommunikationslinie mit einem wichtigen Stakeholder zu haben. Niemand wird gerne von Gatekeepern blockiert.

Verbringen Sie als Nächstes so viel Zeit wie nötig in der Besprechung, um:

• Untersuchen Sie die Geschäftsprozesse des Kunden
• Erfahren Sie, was der Kunde von Ihrer Agentur erwartet
• Bieten Sie ihnen Lösungen für ihre bestehenden oder erwarteten Marketingprobleme
• Erstellen Sie eine grobe Roadmap des Projekts und Ihres Honorars, damit sie wissen, was sie erwartet, wenn Ihr Vorschlag ihren Posteingang erreicht

Das Herausfinden all dieser Informationen ist entscheidend, um die Unterzeichnung neuer Kunden zu beschleunigen und eine Flut von Hin- und Her-E-Mails von Ihrer Agentur zu vermeiden, in denen nach verpassten Informationen gefragt wird.

2. Es hängt davon ab, wie erfahren Ihre Agentur ist

Die Erfahrung Ihrer Agentur spielt eine große Rolle dabei, wie lange es dauert, neue Kunden zu gewinnen. Insgesamt sind die Agenturen ziemlich zuversichtlich (79 %), neue Kunden in ihrer Pipeline zu gewinnen:

Vor welchen Hindernissen stehen also Agenturen mit weniger Erfahrung? Der Schließvorgang. Erfahrene Agenturen haben eher einen definierten Prozess, um neue Kunden in ihren Marketing-Funnel aufzunehmen. Wenn Sie beispielsweise einen vorgefertigten Katalog mit Angebotsvorlagen, Angeboten und E-Mail-Vorlagen zur Verfügung haben, kann Ihre Agentur beim Onboarding eine Menge Zeit sparen.

Wenn Sie keine Checkliste haben, erstellen Sie eine und stellen Sie sicher, dass der Ansprechpartner des potenziellen Kunden die Kontrolle darüber hat. Die Checkliste sollte die grundlegenden Informationen enthalten, die erforderlich sind, um bei der Eröffnung des Kundenkontos ins Rollen zu kommen, z. B. Angebotsvorlagen, damit Ihr Agenturvertreter die Phasen abhaken kann, während der Kunde Ihren Trichter hinuntergeht.

Profi-Tipp: Senden Sie einem neuen Interessenten sofort eine Willkommens-E-Mail und rufen Sie ihn spätestens 24 Stunden nach der Kontaktaufnahme mit Ihrer Agentur an. Kunden brauchen eine Lösung für ein Problem, weshalb sie Sie überhaupt kontaktiert haben. Wenn Sie nicht sofort antworten, suchen sie nach jemandem, der schneller ist.

3. Es hängt von der Branche des Kunden ab

Wie Sie wissen, unterschreiben einige Kunden schneller als andere. Es hängt alles davon ab, in welcher Branche sie tätig sind.

Die Agenturarbeit ist auf eine Reihe von Branchen verteilt, daher ist es wichtig, darauf zu achten, wie sich jede Branche auf ihre Anmeldezeit auswirkt:

Wenn Sie zum Beispiel eine gemeinnützige Agentur unter Vertrag nehmen, muss sie sich durch eine Menge bürokratische Hürden schlagen, um ihre Aufgabentrennung zur Verhinderung von Betrug und zur Einhaltung von Branchenrichtlinien zu demonstrieren. Dies verlangsamt den Anmeldevorgang. Dasselbe gilt für Kunden in Branchen wie der Medizin, die regelmäßig mit HIPAA-Sicherheitsstandards zu tun haben, oder der Rechts- und Finanzbranche, die sich an die PCI-DSS-Gesetze halten müssen.

Die pharmazeutische Industrie zum Beispiel hat einige der strengsten Vorschriften. In den meisten Fällen ist Ihre Agentur nicht in der Lage, ein Produkt direkt zu bewerben, ohne gegen Vorschriften zu verstoßen. Adi Borovick, ein freiberuflicher Multichannel-Marketingmanager, sagt, dass dies bedeutet, dass Agenturen neue, kreative Wege finden müssen, um das Engagement und das Bewusstsein für ihre Pharmakunden zu fördern.

Beispielsweise nutzen viele Unternehmen soziale Medien, um das Markenengagement zu fördern. Bei einem pharmazeutischen Produkt ist dies jedoch aufgrund der Anforderungen bei der Geltendmachung eines Anspruchs auf ein Produkt schwieriger.

Aus diesem Grund nutzen viele Vermarkter markenlose Kampagnen zur Sensibilisierung für Krankheiten, um das soziale Engagement zu fördern.

Das bedeutet, wenn Sie versuchen, einen Kunden in der pharmazeutischen Industrie unter Vertrag zu nehmen, möchte dieser einen Beweis dafür, dass Sie Kampagnen entwickeln können, die nicht nur ansprechend, sondern auch konform sind.

Branchen wie E-Commerce und Software haben diese Hindernisse seltener, insbesondere wenn es sich um ein Startup handelt. Diese Branchen sind nicht mit bürokratischem Aufwand oder einer langen Liste von Budgetverantwortlichen belastet. Dies bedeutet, dass Ihre Agentur nicht so viele Hürden überwinden muss, um einen Deal abzuschließen.

4. Es hängt von der Kommunikation ab

Stetige, effektive Kommunikation ist ein entscheidender Teil, um einen neuen Kunden an Bord zu holen. Eine gute Kommunikation spart Ihnen nicht nur Zeit mit Erwartungen, sondern kann Ihren neuen Kunden auch in den Zeitrahmen führen, in dem Ihre Agentur von ihm erwartet, dass er an Bord kommt.

Schritt 1: Richten Sie einen direkten Ansprechpartner ein

Sobald ein Interessent Interesse zeigt, bei Ihnen zu unterschreiben, geben Sie ihm einen direkten Ansprechpartner. Dies spart Zeit, wenn der Kunde Fragen zu Dienstleistungen oder Preisen hat, da er sich direkt an seinen zuständigen Agenturvertreter wenden kann.

Schritt 2: Richten Sie ein bevorzugtes Kommunikationstool und einen Zeitplan ein

Sobald Sie die Kontaktinformationen eines potenziellen Kunden gesammelt haben, fragen Sie ihn nach seinem bevorzugten Kommunikationskanal. Ob E-Mail, Telefon, Google Hangouts oder Slack, arbeiten Sie mit dem Kunden auf dessen Ebene, damit die Kommunikationslinie so offen wie möglich bleibt.

Stellen Sie ihnen dann einen Kommunikationsplan auf, damit sie wissen, wie lange es voraussichtlich dauern wird, sie bei Ihrer Agentur anzumelden.

Zum Beispiel könnte die erste Woche im Tagebuch Ihres potenziellen Kunden „Treffen und Entdeckungssitzung“ stehen. Und dann könnte Woche zwei „Strategie und Projektkosten abschließen“ und schließlich Woche drei wie „Endgültige Vertragsunterzeichnung und Beginn des Onboarding-Prozesses“ aussehen. Ihr Kunde wird wissen, wie schnell sich die Dinge entwickeln werden, aber er wird auch Zeit haben, Strategien oder Vorschläge zwischen den Meilensteinen zu überprüfen.

Damit ein Kommunikationsplan reibungslos funktioniert, fragen Sie Ihren Kunden:

• In welcher Zeitzone befinden sie sich?
• Wann sind sie erreichbar?

Teilen Sie dem Kunden an dieser Stelle auch mit, wann sein direkter Ansprechpartner verfügbar ist. Wenn Sie von Anfang an alles klar haben, wird es Ihnen helfen, einen reibungsloseren und schnelleren Prozess zu ermöglichen, wenn Sie sich durch Strategien und Verträge bewegen.

5. Es hängt davon ab, welche Technologie eine Agentur verwendet

Der Tech-Stack einer Agentur wirkt sich darauf aus, wie schnell ein Kunde unter Vertrag genommen wird. Noch bevor ein Kunde unterschrieben und an Bord ist, kann die Technologie einer Agentur helfen, mit vorformatierten Checklisten und vorgefertigten Formularen auf Kurs zu bleiben:

Wenn ein Kunde die erforderlichen Unterlagen mithilfe eines vorgefertigten Formulars ausfüllt, kann dies die Zeit verkürzen, die ein Mitarbeiter benötigt hätte, um seine Daten manuell in Ihr System einzugeben. Es mag wie ein kleiner Gewinn erscheinen, aber jeder kleine Hack hilft, den Zeitrahmen für die Unterzeichnung eines neuen Kunden zu verkürzen.

Denken Sie über sich wiederholende Aufgaben Ihrer Agentur nach (z. B. Willkommens-E-Mails und Angebote) und überlegen Sie dann, ob sie automatisiert werden können. Wenn ja, finden Sie einen Weg, dies zu tun, und sparen Sie Ihrem Team eine Menge Zeit. Sie können neue Kundenprozesse in einem Projektmanagement-Tool wie Trello einrichten, damit Ihr Agenturteam die Schritte befolgen kann, bis Ihr Kunde das Ende Ihres Trichters erreicht hat:

Wie viele Projektmanagement-Tools kann Trello Vorlagen speichern, damit Ihr Team Anmeldeformulare und Unterlagen einfach versenden kann. Sie können auch Vorlagen für PPC-Kampagnen oder die Verwaltung von Facebook-Anzeigen speichern, damit Ihre Agentur blitzschnell ein Angebot erstellen kann, ohne an Qualität zu verlieren.

Ein schrittweiser Prozess wie dieser stellt sicher, dass jede Basis abgedeckt ist, wenn Sie versuchen, einen neuen Kunden an Bord zu nehmen. Und da jeder Schritt formalisiert ist, geht nichts verloren.

6. Welche Jahreszeit ist es?

Die Jahreszeit spielt für Sie vielleicht keine Rolle, aber sie kann eine Rolle dabei spielen, wie schnell – oder langsam – Kunden einen Deal unterzeichnen. Während der Ferienzeit können Unternehmen beispielsweise abwesend sein, was verzögerte Antworten auf E-Mail- und Telefonkommunikation bedeutet. Außerdem haben sie mit dem Ende des Jahres möglicherweise bereits ihr gesamtes Marketingbudget aufgebraucht. Beides sind legitime Gründe, warum potenzielle Kunden länger brauchen könnten, um einen Deal mit Ihnen zu unterzeichnen.

Vergleichen Sie dies mit dem Beginn eines neuen Jahres, und der Prozess der Kundenunterzeichnung könnte schneller sein, da Unternehmen aus den Ferien zurückkehren, schneller auf Anfragen reagieren und möglicherweise mehr Budget für eine Partnerschaft mit einer Agentur wie Ihrer bereitstellen können.

Wie lange es dauert, neue Kunden zu gewinnen, hängt von Ihrer Agentur ab

Der Zeitrahmen für die Gewinnung neuer Kunden hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, hängt aber auch stark von Ihrem Team ab.

Wenn Sie alles richtig machen: Discovery-Meetings abhalten, Kunden zuversichtlich abschließen und über einen soliden Tech-Stack zur Automatisierung Ihrer Prozesse verfügen, sollten Sie relativ schnell Kunden gewinnen.

Wenn Sie jedoch keinen etablierten Prozess für Besprechungen, das Versenden von Strategiebeispielen oder sogar eine Abkürzung zum Schreiben von Vorschlägen haben, kann dies die Zeit in die Länge ziehen, die zum Abschluss eines Geschäfts benötigt wird.

Denken Sie darüber nach, wie Ihre Agentur Aufgaben automatisieren und den Prozess der Unterzeichnung von Kunden optimieren kann. Es wird nicht nur ein positiver Schritt für Ihr Team sein – auch Ihre Kunden werden von ihren ersten Interaktionen mit Ihrer Agentur an ein reibungsloseres Erlebnis haben.

Wenn Sie jedoch wissen, wie Sie Ihre Agentur am besten ausbauen können, können Sie mehr Kunden gewinnen und Ihren Prozess schneller verfeinern. Melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.