Wie lange sollte Ihr Unternehmen für die Bearbeitung einer Rechnung brauchen?

Wie alle Geschäftsprozesse sollte auch die Bearbeitung von Rechnungen Ihre internen Ressourcen so wenig wie möglich beanspruchen. Geschwindigkeit ist normalerweise ein guter Indikator für Effizienz.

Obwohl die Bearbeitung einer Rechnung schnell und effizient sein sollte, bedeutet dies nicht, dass Sie Rechnungen sofort bezahlen sollten.

Aber wie schnell ist zu schnell, um eine Rechnung zu bearbeiten, und wie lange ist zu lang?

Hier ist eine Aufschlüsselung, wie lange die Bearbeitung einer Rechnung dauern sollte, was sie verlangsamen könnte und Tipps, um sie zu beschleunigen.

Was ist Rechnungsverarbeitung?

Rechnungsbearbeitung bezeichnet jeden Schritt der Rechnungsverwaltung.

Bei Eingang von Rechnungen gelten diese als „offene Rechnungen“. Sie müssen mehrere Schritte durchlaufen, um „geschlossen“, dh abgeschlossen zu werden.

Kreditorenbuchhaltungsabteilungen (AP) befassen sich mit den meisten dieser Schritte, einschließlich:

• Rechnungen erhalten
• Rechnungsdateneingabe
• Prüfung von Rechnungen
• Genehmigung von Rechnungen
• Einreichen von Rechnungen zur Zahlung
• Rechnungen im Hauptbuch speichern
• Kommunikation rund um die Rechnungsbearbeitung

Die AP-Automatisierung kann viele dieser Schritte verarbeiten, andere erfordern jedoch manuelle Eingaben. Der gesamte Prozess erfordert oft die Zusammenarbeit von Kollegen und Kunden aus verschiedenen Abteilungen.

Wie lange dauert die Bearbeitung von Rechnungen?

Die kurze Antwort lautet: Es kommt darauf an.

Wie lange die Bearbeitung einer Rechnung dauert, hängt weitgehend von der Größe Ihres Unternehmens , der Art der von Ihnen verwendeten Software (falls vorhanden) und den jeweiligen Zahlungs- und Finanzierungsbedingungen ab.

Vom Erhalt einer Rechnung bis zur Gutschrift auf dem Konto Ihres Kunden sollte es im Durchschnitt zwischen drei Tagen und zwei Wochen dauern.

Wenn die Bearbeitung von Rechnungen länger als zwei Wochen dauert, gibt es einige häufige Probleme, die dafür verantwortlich sein können. In diesem Fall gibt es wahrscheinlich Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um den Prozess zu beschleunigen (siehe unten, „Was beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess?“).

30, 60 und 90 Zahlungsziele netto

Viele Unternehmen verlängern ihre Rechnungen um 30 Nettolaufzeiten , was bedeutet, dass Sie 30 Tage Zeit haben, um die Zahlung zu leisten. Manche geben sogar 60, 90 oder noch höhere Konditionen netto an.

Dies hilft bei Ihrem Cashflow und gibt Ihnen die Möglichkeit, das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie gekauft haben, zu bewerten, bevor Sie dafür bezahlen.

Verschiedene Branchen und Nischen innerhalb von Branchen können unterschiedliche Normen für ihre Zahlungsbedingungen haben.

Beispielsweise bezahlen viele Reedereien Frachtmakler 60, 90 oder sogar 120 Tage nach Rechnungsstellung. Dies veranlasst einige Frachtmakler, sich dem Rechnungs-Factoring zuzuwenden, um ihren Cashflow aufrechtzuerhalten.

Die Zahlung vor Ablauf der Nettolaufzeit kann sich manchmal negativ auf Ihren Cashflow auswirken. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie nicht mit der Bearbeitung der Rechnung beginnen können. Sie müssen nur mit den letzten Schritten bis zum Fälligkeitsdatum warten.

Auf der anderen Seite könnten einige Lieferanten Skonti bei vorzeitiger Zahlung anbieten. Langfristig kann dies Ihrem Unternehmen viel Geld sparen.

Warum Skalierung für die Bearbeitungszeit von Rechnungen wichtig ist

Die Größe Ihres Unternehmens kann sich erheblich darauf auswirken, wie lange die Rechnungsbearbeitung dauert.

Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, haben Sie möglicherweise komplexere Systeme und Abhängigkeiten als das durchschnittliche KMU.

Mehrere Genehmigungsebenen in verschiedenen Abteilungen sind häufig die Ursache für Verzögerungen, insbesondere wenn Personen, die für eine Genehmigung benötigt werden, krank oder beurlaubt sind.

Wenn Sie ein KMU sind, müssen Sie möglicherweise weniger Rechnungen bearbeiten, aber Sie haben wahrscheinlich auch eine kleinere Kreditorenbuchhaltung, die sich darum kümmern muss.

Der Umfang Ihrer Rechnungsverarbeitungsvorgänge kann also Einfluss darauf haben, wie Sie die Bearbeitungszeit verkürzen können.

Rechnungsverarbeitung für Business-to-Business (B2B) Unternehmen

Die Art und Weise, wie die Rechnungsverarbeitung von B2B-Unternehmen verwaltet wird, kann durch die möglicherweise verfügbaren längeren Zahlungsfristen und Finanzierungen beeinflusst werden.

Die Rechnungsfinanzierung (einschließlich Rechnungsrabatt und Rechnungs-Factoring) ist eine gängige Finanzierungsart, die von B2B-Unternehmen verwendet wird, bei denen relativ große Einkäufe üblich sind.

Es fügt der Rechnungsverarbeitung für die Lieferanten im B2B-Geschäft eine zusätzliche Verwaltungsebene hinzu. Es kann Ihnen jedoch mehr Zeit für die Bearbeitung einer Rechnung verschaffen.

Was bremst die Rechnungsbearbeitung?

1. Rechnungsfehler

Rechnungen können sehr komplex sein. Sie weisen oft mehrere Details auf, die erforderlich sind, um sie zu identifizieren und zu validieren. Das bedeutet, dass mehrere Felder, einschließlich Rechnungsnummern, Zahlungsdetails, Datumsangaben und mehr, benötigt werden. In jedem dieser Bereiche können Fehler gemacht werden.

Korrekte Rechnungen können auch falsch werden , wenn sich die Umstände ändern. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Ihre Bestellung zurücksenden oder ändern, nachdem Sie die Waren bereits erhalten haben. In diesen Situationen sind Gutschriften Ihres Lieferanten hilfreich.

Nachfolgend sind zwei der häufigsten Arten von Rechnungsfehlern aufgeführt.

1.1 Fehler bei der Umsatzsteuerbefreiung

In den USA variieren die Verkaufs- und Steuervorschriften von Bundesstaat zu Bundesstaat. Bescheinigungen über Steuerbefreiungen sind als Nachweis für Betriebsprüfungen aufzubewahren. Fehler in diesem Zusammenhang sind relativ häufig.

1.2. Fehler bei der Mehrwertsteuer (MwSt.).

Die Mehrwertsteuer ist ein relativ komplexes Gebiet. MwSt.-Fehler reichen von einfachen Tippfehlern bis hin zur fehlerhaften Rückforderung oder Nichtrückforderung in bestimmten Fällen.

2. Kommunikationsfehler

Heutzutage erhält der durchschnittliche Büroangestellte 121 E-Mails pro Tag. So können Rechnungen leicht „in der Post verloren gehen“.

Und sowohl in größeren Unternehmen als auch in KMU können Fehler oder Verzögerungen dadurch entstehen, dass Rechnungen an die falsche Person in Ihrer Organisation gesendet oder adressiert werden.

3. Rechnungsbetrug

Rechnungsbetrug bezieht sich im Allgemeinen auf die Handlung böswilliger Dritter, die Unternehmen täuschen, indem sie Rechnungen versenden, während sie sich als echte Partner ausgeben.

Sie erhalten also möglicherweise eine Rechnung, die aussieht, als käme sie von Ihrem Lieferanten. Dies könnte dazu führen, dass Sie den Betrüger und nicht Ihren Lieferanten bezahlen. Diese Art von Betrug beruht darauf, dass der Empfänger zu beschäftigt ist, um seine Echtheit zu überprüfen.

Diese Transaktion wird nicht nur Ihr Geschäftsgeld verlieren, sondern Sie auch Zeit und Ressourcen kosten, um sie zu korrigieren.

Im schlimmsten Fall kann es dazu führen, dass Sie echte Rechnungen Ihres Lieferanten ignorieren, weil Sie davon ausgehen, dass diese bereits bezahlt wurden. Dies könnte zu einer Geldstrafe für verspätete Zahlungen führen oder sogar Ihre Kundenbeziehungen schädigen.

Was beschleunigt die Rechnungsbearbeitung?

1. Best Practices etablieren

Es gibt eine Reihe von Best Practices, die die Effizienz Ihrer Rechnungsverarbeitung verbessern können.

Beispielsweise können Sie eine oder mehrere bestimmte Personen in Ihrer Buchhaltung benennen, die für die Bearbeitung von Rechnungen verantwortlich sind. Eine solche Zuweisung der Aufgabe trägt dazu bei, Verwirrung mit den vielen anderen Prozessen zu vermeiden, die in der Abteilung stattfinden, und trägt dazu bei, dass Rechnungen zeitnah bearbeitet werden.

Sie können sich auch mit Ihrem Buchhaltungsteam zusammensetzen und bestimmte Fristen für jeden Schritt des Rechnungsprozesses vereinbaren. Auf diese Weise erhalten Sie einen Key Performance Indicator (KPI), der sicherstellt, dass Zahlungen schnell und effizient verarbeitet werden.

2. Rechnungssoftware

Cloudbasierte Rechnungssoftware kann viele der Schritte automatisieren, die mit der Verarbeitung einer Rechnung verbunden sind, vom Versenden von Erinnerungen an Genehmigungsanfragen an Kollegen bis hin zum Erstellen von Berichten.

Es kann auch Fehler reduzieren und wertvolle Daten generieren, die Ihnen einen Einblick in die Prozesse und Ausgabenmuster Ihrer Kunden und Mitarbeiter geben können. Diese Daten können für Geschäftsplanungs- und Prognosezwecke verwendet werden.

Einige Unternehmen verwenden möglicherweise noch manuelle papierbasierte Prozesse. Diese sind ineffizient und stellen ein Risiko für das Unternehmen dar, da Dokumente versehentlich verloren gehen oder sogar zerstört werden können.

Einer der größten Vorteile von Fakturierungssoftware besteht darin, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung eine zentralisierte Schnittstelle zum Erfassen und Verfolgen aller Rechnungen erhält.

3. Konsolidierte Rechnungsstellung

Konsolidierte Rechnungsstellung bedeutet, dass Unternehmen alle ihre Rechnungen über einen festgelegten Zeitraum in einer Rechnung zusammenführen.

Vielleicht kaufen Sie zum Beispiel normalerweise am Anfang, in der Mitte und am Ende jedes Monats ein. Anstatt für jeden Einkauf eine separate Rechnung zu erhalten und zu verarbeiten, kann Ihr Lieferant diese konsolidieren und am Ende jedes Monats versenden.

Das erspart Ihnen und dem Verkäufer viel Verwaltungsarbeit.

4. Verringerung des Betrugsrisikos

Unternehmen müssen ihre Daten und Informationen effektiv kontrollieren, indem sie Zugriffsprotokolle, Sicherheitsmaßnahmen sowie Hardware- und Softwarelösungen einrichten.

Sie müssen auch sicherstellen, dass sich alle Mitarbeiter der Bedeutung des Schutzes von Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch bewusst sind.

Darüber hinaus sollten Organisationen sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Fazit:

Die Rechnungsverarbeitung besteht aus mehreren separaten Schritten, die mehrere Akteure und Abhängigkeiten innerhalb einer Organisation umfassen können.

Vorausgesetzt, Sie machen keine Fehler, sollte ein durchschnittliches KMU in der Lage sein, eine Rechnung zwischen ein paar Tagen und zwei Wochen zu bearbeiten.

Größere Unternehmen müssen mehr Rechnungen verarbeiten und werden wahrscheinlich von einer AP- Automatisierungssoftware profitieren. Dies reduziert Fehler und erleichtert die Erfassung und Nachverfolgung von Zahlungen.

Unternehmen haben ihren Rechnungen oft Nettokonditionen beigefügt. Das bedeutet, dass sie erst nach einer bestimmten Frist bezahlt werden müssen. Wenn Sie früher bezahlen, kann dies Ihren verfügbaren Cashflow verringern, aber es könnten Rabatte für vorzeitige Zahlungen gewährt werden.

Die Einführung von Best Practices , die Konsolidierung von Rechnungen und die Reduzierung des Betrugsrisikos helfen Ihnen auch dabei, die Zeit und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern in Ihrem Rechnungsverarbeitungssystem zu reduzieren.

Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere Software Ihnen helfen kann, Ihren Rechnungsprozess zu verbessern und zu beschleunigen .