So funktioniert die Rechnungsverarbeitung

Wenn der Cashflow das Lebenselixier der meisten Unternehmen ist, dann ist die Rechnungsverarbeitung ihr schlagendes Herz.

Um diese Metapher etwas weiter auszudehnen: Ineffizienzen bei der Rechnungsverarbeitung führen zu einer allgemein schlechten Geschäftsgesundheit und einem hohen Risiko schlimmerer Probleme, wenn sie nicht angegangen werden.

Immer mehr Unternehmen lernen, dass die Automatisierung des Rechnungsverarbeitungs-Workflows das Heilmittel ist, das sie brauchen.

Lass uns genauer hinschauen.

Was ist Rechnungsverarbeitung?

Rechnungsbearbeitung ist die Verwaltung von Rechnungen. Es umfasst jeden Schritt vom Eingang bis zur Aufnahme in das Hauptbuch nach der Zahlung.

Es wird normalerweise von der Kreditorenbuchhaltung durchgeführt und von einer automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware unterstützt.

Die 7 Schritte der Rechnungsbearbeitung

Im Folgenden finden Sie typische Schritte bei der Rechnungsverarbeitung.

Innerhalb jedes Unternehmens oder Kreditorenbuchhaltungsteams kann es zu geringfügigen Abweichungen bei diesem Prozess kommen. Einige Unternehmen verarbeiten Rechnungen möglicherweise unterschiedlich, je nachdem, ob sie beispielsweise mit einer Bestellung (PO) verknüpft sind oder nicht.

1. Rechnungen erhalten

Für diejenigen, die direkt am Prozess beteiligt sind, mag „Rechnungen empfangen“ wie eine irreführend einfache Bezeichnung für diese Aufgabe erscheinen. „Empfangen“ impliziert eine passive und direkte Angelegenheit.

In Wirklichkeit könnte „Jagd“ oder „Hüte“ eine bessere Beschreibung sein.

Rechnungen können in verschiedenen Formen (physisch, digital oder sogar per Fax) über verschiedene Wege (mehrere E-Mail-Adressen oder Absender) eingehen. Sie können auch zu früh, zu spät oder gar nicht ankommen!

Wenn die Rechnung nicht zum richtigen Zeitpunkt oder Kanal eingegangen ist, besteht die Möglichkeit, dass sie im System verloren geht.

Zusammenfassend ist es also nicht immer einfach, zu dem Punkt zu gelangen, an dem Sie eine Rechnung erhalten haben (siehe Nr. 7 unten).

2. Eingabe der Rechnungsdaten

Sobald Rechnungen eingehen, müssen sie kategorisiert und priorisiert werden. Dies geschieht, indem die Daten jedes einzelnen überprüft und in andere Buchhaltungssysteme eingegeben werden.

Rechnungen liegen in vielen Formaten vor und können Fehler enthalten. Bei Papierrechnungen müssen diese häufig gescannt werden, um ein digitales Formular zu erstellen.

Ein wichtiger Teil des Dateneingabeprozesses ist die Zuordnung von Hauptbuchcodes (eindeutige Codes für jede Gutschrift oder Belastung) zu jeder Rechnung. Dies erleichtert die nachfolgenden Verarbeitungsschritte und das Reporting erheblich.

Dieser Dateneingabeprozess kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein, insbesondere wenn er manuell erfolgt (siehe unten, „Häufige Rechnungsfehler“).

3. Überprüfung (Abgleich mit Belegen) der Rechnung

Rechnungen blind zu bezahlen, ohne die Details zu prüfen, führt schließlich zu Fehlern.

Rechnungen müssen mit Belegen wie Bestellungen (PO) , Gutschriften oder anderen Informationen verglichen werden, die die darin aufgeführten Kosten berücksichtigen.

Ohne ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem (siehe unten „Automatisierte Rechnungsverarbeitung“) müssen Belegdokumente von verschiedenen Stellen gesammelt werden.

Sie wurden möglicherweise von und an verschiedene Personen gesendet, und die Person, die sie vergleicht, ist möglicherweise nicht über andere vorhandene Mitteilungen oder unterstützende Dokumente informiert, die sie ändern.

Sie könnten auch betrügerisch sein. Barclays hat kürzlich davor gewarnt, dass Rechnungsbetrug (Betrüger, die sich als Unternehmen ausgeben, die ihre Rechnungszahlungsdetails aktualisieren) zunimmt und sogar bis zu 55 % aller Gelder ausmachen könnte, die an Betrüger in Großbritannien verloren gehen.

4. Genehmigung der Rechnung

Sobald die oben genannten Schritte durchgeführt wurden, muss jemand jede Rechnung genehmigen, bevor die Zahlung erfolgt.

Die Genehmigungsworkflows variieren, aber im Allgemeinen sind die Genehmigungsanforderungen universell. Wer eine Rechnung freigibt, braucht nämlich:

• Die Rechnung
• Alle Belege
• Alle anderen Informationen (Notizen, Rückfragen, Fristerinnerungen usw.)

5. Einreichen der Rechnung zur Zahlung

Bis die Rechnungen zahlungsbereit sind, sollten die für die Rechnungsfreigabe zuständigen Personen sicher sein, dass kein menschliches Versagen oder andere ausstehende Probleme vorliegen.

Ob die Rechnungen zur sofortigen oder späteren Zahlung markiert sind, hängt von jedem Kreditorenbuchhaltungsteam und jeder Rechnung ab.

Wenn es mildernde Umstände gibt, wie z. B. eine überfällige Rechnung, sollte dies in diesem Stadium vom Absender gekennzeichnet werden.

6. Speichern von Rechnungen im Hauptbuch

Rechnungen sollten im Hauptbuch gespeichert werden, sobald sie bezahlt werden.

Versäumen, Verzögern oder Fehler in dieser Phase können offensichtlich große Probleme mit der internen Berichterstattung und dem Cashflow verursachen.

Es kann sogar externen Beziehungen schaden. Wenn eine Rechnung nicht erfasst wird, könnten falsche Mahnungen an Kunden gesendet werden.

7. Mitteilungen rund um die Rechnungsbearbeitung

Jeder Rechnungsbearbeitungsschritt erfordert die Kommunikation zwischen Ihrem Team und Ihren Kunden. Dies könnte beinhalten:

• Empfangsbestätigung
• Modifikationen
• Klärung von Fehlern (oder potenziellen Fehlern)
• Allgemeine Fragen

Auch andere Funktionen der Kreditorenbuchhaltung können ins Spiel kommen, wie z. B. Mahnwesen, Verwendung von Gutschriftrechnungen, Skonto, Rechnungsrabatt und Rechnungsfinanzierung.

Dies geschieht normalerweise inmitten einer Vielzahl anderer Aufgaben, die am selben Ort stattfinden: dem E-Mail-Posteingang.

Eine Studie von Abode ergab, dass der durchschnittliche US-Arbeiter jeden Tag 3,1 Stunden damit verbringt, geschäftliche E-Mails zu überprüfen. Das bedeutet, dass bis zur Überprüfung des Rechnungsprozesses neue Informationen ihn weiter begraben haben.

Häufige Rechnungsfehler

Ob es sich um einige relativ große Fehler oder um die Summe vieler kleiner Fehler handelt, Rechnungsfehler können teuer werden.

Zwei der häufigsten sind unserer Erfahrung nach:

1. Fehler bei der Umsatzsteuerbefreiung

Die Umsatz- und Gebrauchssteuerregeln sind in jedem Bundesstaat unterschiedlich. Bescheinigungen über Steuerbefreiungen werden vom Käufer an den Verkäufer ausgestellt, der sie als Nachweis für Prüfungen aufbewahren muss. Es kann schwierig sein, genau zu wissen, wann und wie sie anzuwenden sind, und Fehler an dieser Front führen oft zu Rechnungsfehlern.

2. Mehrwertsteuerfehler (MwSt.).

Die Kriterien für die Anwendung der Mehrwertsteuer sind komplex. Fehler in diesem Bereich sind oft eher auf eine Fehlinterpretation des Falls oder ein Versehen als auf Tippfehler zurückzuführen.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Jeder Schritt der Rechnungsverarbeitung birgt das Potenzial für Fehler. Die Genehmigung kann auch durch Urlaub, Fluktuation in der Kreditorenbuchhaltung usw. verzögert werden.

Es gibt eine Möglichkeit, dem Prozess ein gewisses Maß an Stabilität und Effizienz zu verleihen: die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.

Automatisierung kann Erfassungs- und Verarbeitungsabläufe beschleunigen und verbessern. Es kann auch Benachrichtigungen für interne Mitarbeiter automatisieren.

Rechnungsbearbeitungssoftware

Die Verwendung der richtigen Rechnungsverarbeitungssoftware kann für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein.

Während einige Software die oben aufgeführten Prozesse automatisieren, können andere Lösungen die Möglichkeit beinhalten, Handelskredite als Teil des Rechnungsprozesses anzubieten.

Dies bedeutet, dass B2B-Dienstleister den gesamten Rechnungsstellungs- und Inkassoprozess an einen Dritten auslagern können, der die Schulden übernimmt. Auf diese Weise wird der Verkäufer innerhalb weniger Tage nach Erhalt einer Bestellung bezahlt, während seinen Kunden eine viel längere Frist zur Begleichung ihrer Rechnung eingeräumt wird.

Fazit

Die Rechnungsbearbeitung umfasst alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und Erfassung im Hauptbuch.

Obwohl alle Trends auf das Wachstum der digitalen Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung hindeuten, werden unter Umständen immer noch Papierrechnungen verwendet und müssen in digitale Form gescannt werden.

Der Verarbeitungsablauf erfordert Liebe zum Detail und Kommunikation. Es ist anfällig dafür, durch Fehler und Verzögerungen in den darin vorhandenen Genehmigungsworkflows aufgehalten zu werden.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist eine Möglichkeit, die Rechnungsverarbeitung erheblich zu verbessern. Es reduziert die Anzahl potenzieller Fehler und zentralisiert Kommunikation und Genehmigung.

Automatisierungssoftware extrahiert und erfasst schnell Rechnungsdaten, einschließlich personalisierter Felder. Das geht nicht nur schneller als manuell, sondern auch genauer.

B2B-Dienstleister möchten möglicherweise noch weiter gehen, wenn sie überlegen, welche Art von Automatisierungssoftware ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht.

B2B-Verkäufer können eine Lösung wie TreviPay einsetzen, die einen vollständig unterschriebenen Handelskredit an der Kasse bietet. Diese Option lagert effektiv die gesamten Rechnungsstellungs- und Inkassoprozesse aus und fördert gleichzeitig höhere Ausgaben und Kundenbindung.

Die positiven Auswirkungen eines verbesserten Verarbeitungsablaufs können sich dramatisch auf die Gesundheit und Effizienz Ihres Unternehmens auswirken. Je nach gewählter Option könnte es auch B2B-Verkäufern helfen, engere und profitablere Kundenbeziehungen aufzubauen.