Wie funktioniert VoIP? Der Einsteigerleitfaden für VoIP-Telefonsysteme

Vorbei sind die Zeiten von Kabelsalat und hohen Telefonrechnungen, die herkömmliche Festnetzanschlüsse belasteten. Sie sind in die Welt von VoIP eingetreten, mit der Sie direkt über Ihre Internetverbindung telefonieren können und kristallklare Anrufe, Flexibilität und erweiterte Funktionen genießen.

Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie eine E-Mail senden, anstatt einen Brief zu verschicken. Ihre Stimme wird in digitale Datenpakete umgewandelt, die über das Internet gesendet werden, um Ihre Kunden überall auf der Welt zu erreichen.

In diesem Leitfaden erklären wir, wie VoIP-Telefonsysteme funktionieren und warum es bei VoIP nicht nur darum geht, Geld zu sparen, sondern auch darum, die Kommunikation neu zu denken

Was ist VoIP?

Unter Voice over Internet Protocol ( VoIP ) versteht man Standards, die sprachbasierte Telefongespräche über eine Internetverbindung statt über eine örtliche Telefongesellschaft ermöglichen.

Voice over IP wandelt Ihre Stimme in ein digitales Signal um, komprimiert es und sendet es über das Internet. Dadurch können Sie Anrufe über eine Breitband-Internetverbindung statt über einen normalen (oder analogen) Telefonanschluss tätigen.

Um VoIP nutzen zu können, benötigen Sie:

• Eine Breitband-Internetverbindung
• Ein VoIP-Telefondienstanbieter
• VoIP-Endpunkte – entweder ein VoIP-Telefon, ein VoIP-Adapter für ein normales Telefon oder eine VoIP-App auf Ihrem Computer oder Mobilgerät

Menschen entscheiden sich für VoIP, weil sie ohne Telefondienst telefonieren können und dadurch Ferngespräche sparen.

Wenn Sie über einen Internetzugang verfügen, müssen Sie keine zusätzlichen Kupferkabel verlegen. Dadurch können Mitarbeiter auch von zu Hause aus arbeiten oder per Telearbeit ins Büro fahren.

Wie funktioniert eine VoIP-Telefonanlage?

Ein VoIP-Telefonsystem wandelt normale Telefonanrufe in Datenpakete um, die über das Internet und nicht über herkömmliche Festnetz- oder Mobilfunknetze übertragen werden. Dabei werden die analogen Audiosignale Ihrer Stimme in digitale Signale umgewandelt, die über Ihre Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung gesendet werden.

VoIP-Systeme umgehen Telefonleitungen und nutzen Ihre vorhandene Internet-Infrastruktur zum Tätigen und Empfangen von Anrufen. Das Ergebnis ist eine flexible und kostengünstige Geschäftstelefonlösung.

Hier ist ein kurzer Überblick über die Funktionsweise von VoIP:

1. Konvertieren Ihrer Stimme: Wenn Sie in ein VoIP-Telefon , Mikrofon oder einen Computer sprechen, wird Ihr Sprachsignal erfasst und mithilfe der Analog-Digital-Umwandlung (ADC) in ein digitales Format umgewandelt.
2. Digitale Datenpakete : Diese digitalen Daten werden dann in kleine Pakete zerlegt, ähnlich wie beim Versenden von Dateien über das Internet. Diese Pakete sind mit Informationen versehen, beispielsweise wer anruft und wer den Anruf entgegennimmt.
3. Reisen über das Internet: Die Datenpakete reiten dann auf den Wellen Ihrer Internetverbindung und gelangen zu den Servern des VoIP-Anbieters.
4. Routing und Codecs: Der VoIP-Anbieter fungiert als Vermittlungsstelle und ermittelt anhand der Nummer des Empfängers, wohin Ihr Anruf weitergeleitet werden soll. Hier kann spezielle Software, sogenannte Codecs, die Daten komprimieren, um Bandbreite zu sparen und eine reibungslose Anrufqualität zu gewährleisten.
5. Rückumwandlung in Sprache: Beim Empfänger, sei es ein anderes VoIP-Gerät, ein herkömmliches Telefon oder ein Mobiltelefon, werden die Datenpakete wieder zusammengesetzt und mithilfe eines Digital-Analog-Wandlers (DAC) wieder in ein analoges Signal umgewandelt.
6. Die andere Person hören: Endlich hört der Empfänger Ihre Stimme über sein Mobilteil, seinen Lautsprecher oder sein Headset, und voilà! Sie führen ein VoIP-Gespräch.

Solange Sie über eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung verfügen, die einen Router und ein Modem umfasst, können Sie VoIP nutzen.

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VoIP vs. Festnetz – Was ist der Unterschied?

Festnetztelefone nutzen alte öffentliche Telefonnetze ( PSTN ), die Sprachanrufe über dedizierte Kupferkabel übertragen.

Obwohl Festnetzanschlüsse nur einfache und eingeschränkte Funktionen bieten, können sie bei Ausfällen eine gleichbleibende Qualität und einen unterbrechungsfreien Dienst bieten, der über PBX- Systeme (Private Branch Exchange) bereitgestellt wird.

Allerdings sind sie mit höheren Kosten verbunden als VoIP, da herkömmliche Telefonsysteme eine professionelle Installation und eine dedizierte Infrastruktur für den Betrieb erfordern.

VoIP nutzt eine moderne Internet-Infrastruktur, um Sprache in Datenpakete umzuwandeln, die flexibel über Breitbandverbindungen übertragen werden. VoIP-Systeme bieten Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen, Mobilität mit Fernzugriff und praktische Anruffunktionen.

Die Anrufqualität und -zuverlässigkeit kann je nach Qualität Ihres VoIP-Dienstanbieters und Internetgeschwindigkeit variieren. Auch Stromausfälle und Netzwerk-Jitter können den Dienst stören.

VoIP-Probleme lassen sich mit ein paar Best Practices leicht beheben, und die Wahl eines zuverlässigen VoIP-Dienstes hilft.

VoIP ist die Zukunft der Telekommunikation und jederzeit eine bessere Wahl als Festnetzanschlüsse (trotz einiger Herausforderungen).

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Arten von VoIP-Technologien und wie sie funktionieren

Gehostetes VoIP für Unternehmen

Ein gehostetes VoIP- Telefonsystem besteht aus vielen Geräten, einschließlich Smartphones, um eine einheitliche Geschäftskommunikation zu ermöglichen. Dies ist in einer Cloud-Telefonanlage oder einer „Cloud-PBX“ verpackt.

Administratoren können die Berechtigungen und Funktionen für jeden Mitarbeiter sowie anspruchsvollere VoIP-Funktionen über eine Online-Schnittstelle verwalten.

Wenn ein Mitarbeiter einen Kunden anruft, nimmt er den Hörer ab und wählt ihn wie gewohnt an. Das IP-Telefon (oder die App) durchläuft Ihren LAN-Switch (Local Area Network) und Ihren Unternehmensrouter, bevor es den VoIP-Dienstanbieter erreicht. Von dort aus baut der VoIP-Anbieter das Gespräch auf.

Wenn der Netzwerkpfad zum angerufenen Teilnehmer ein digitales Sprachsignal unterstützt, wird die Anrufqualität auf High Definition erhöht. Andernfalls verbindet ein VoIP-Anbieter den Anruf über das öffentliche Telefonnetz.

So einfach ist die Verwendung eines gehosteten VoIP-Systems in Ihrem Unternehmen. Für etablierte Unternehmen mit einem ausgefeilteren Telefonsystem gelten jedoch andere Anforderungen.

Wenn das Büro eine Telefonanlage nutzt, zahlen Sie wahrscheinlich auch für Bündeltelefonleitungen. Diese Bündelleitungen wickeln Sprachanrufe von der PBX-Anlage zur Telefongesellschaft ab – und sie sind nicht billig!

SIP-Trunking für PBX-Telefonanlagen

In einigen Fällen sind Unternehmen aufgrund der Kosten für den Austausch festverdrahteter Telefonleitungen in jedem Büro an ihr hybrides Telefonsystem gebunden. Da VoIP das Session Initiation Protocol verwendet, können damit mehrere Anrufleitungen über das Internet aufgebaut werden.

Im Diagramm unten sehen Sie, dass SIP-Trunks Anrufe vom VoIP-Anbieter annehmen. Eingehende und ausgehende Anrufe werden weitgehend auf die gleiche Weise geleitet, bis sie den Unternehmensstandort erreichen und fest mit einer PBX-Anlage verbunden sind.

Wie herkömmliche analoge Schaltkreisschalter fungiert der „Trunk“ als Schalter zur Steuerung und Weiterleitung von Daten.

Der größte Vorteil für große und kleine Unternehmen besteht darin, dass sie vor Ort über eine festverdrahtete Telefonanlage verfügen. Mit SIP Trunking können Sie analoge Telefonsysteme und neue VoIP-Lösungen kombinieren, um Redundanz zu vermeiden.

SIP-Trunking bietet bei Bedarf mehrere Kanäle für Sprachdienste für jede IP-basierte PBX-Anlage.

Ein SIP-Trunk kann für 15 bis 25 US-Dollar pro Monat entweder gebührenpflichtig oder nicht gebührenpflichtig sein. Sie sind auch nicht allzu schwer einzurichten. Geben Sie einfach den SIP-Benutzernamen und das Passwort für Ihre Telefonanlage ein.

Mobile Geräte und Wi-Fi-Konnektivität

Dank des kometenhaften Aufstiegs mobiler Geräte am Arbeitsplatz ist Unified Communication eine Notwendigkeit.

Mitarbeiter sind nicht mehr an ihren Schreibtisch gefesselt. Außendienstmitarbeiter und Außendienstmitarbeiter können geschäftliche Anrufe nur mit einer VoIP-App für ihr Smartphone entgegennehmen.

In manchen Büros ist Ethernet möglicherweise keine praktische Option. Die Geschwindigkeit von Wi-Fi hat sich erheblich verbessert, was den Weg für Wi-Fi-Anrufe geebnet hat.

Behalten Sie die Bandbreitenauslastung Ihres Netzwerks bei Überlastung im Auge. Für eine optimale Leistung müssen Sie möglicherweise einige Netzwerkeinstellungen anpassen.

Lesen Sie auch unseren Leitfaden zur VoIP-Fehlerbehebung, um diese Probleme ein für alle Mal zu beheben.

Top-VoIP-Telefonfunktionen

Neben erheblichen Kosteneinsparungen sind umfangreiche Telefonfunktionen ein weiterer wichtiger Beweggrund, warum so viele Unternehmen auf VoIP umsteigen.

Hier sind die wichtigsten Funktionen , die ein VoIP-Telefonsystem bietet:

Anrufverwaltung:

• Automatische Anrufverteilung (ACD): Leitet Anrufe anhand vordefinierter Kriterien an verfügbare Agenten weiter und sorgt so für eine effiziente Bearbeitung und schnellere Reaktionszeiten.
• Interactive Voice Response (IVR): Führt Anrufer durch automatisierte Menüs, verkürzt Wartezeiten und leitet sie zur richtigen Ressource.
• Anrufaufzeichnung und -analyse: Zeichnet Anrufe für Schulungen, Qualitätssicherung und Streitbeilegung auf. Analysen bieten Einblicke in Anrufmuster und Agentenleistung.
• Flüster-Coaching: Ermöglicht Vorgesetzten, Agenten während Live-Anrufen privat zu coachen und so die Schulung und Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Zusammenarbeit und Mobilität:

• Videokonferenzen: Treten Sie nahtlos und unabhängig vom Standort persönlich mit Kollegen oder Kunden in Kontakt.
• Voicemail-to-Email: Erhalten Sie Voicemail-Nachrichten in Ihren Posteingang. Hören Sie Voicemails ab und antworten Sie per E-Mail.
• Softphones: Tätigen und empfangen Sie Anrufe von jedem Gerät mit Internetverbindung und fördern Sie so die Flexibilität bei der Fernarbeit.
• Echtzeitpräsenz: Sehen Sie, wer für den Empfang von Anrufen und Chatnachrichten verfügbar ist. Live-Statusaktualisierungen sind genau und unkompliziert.
• Click-to-Call: Initiieren Sie Anrufe direkt über Webseiten oder CRM-Systeme, optimieren Sie den Arbeitsablauf und verbessern Sie die Vertriebsreichweite.

Integration und Anpassung:

• CRM-Integration: Synchronisiert Anrufdaten mit CRM-Software und bietet so einen vollständigen Überblick über die Kundeninteraktionen.
• Instant Messaging : Senden und empfangen Sie Textnachrichten mit Kunden. Perfekt für schnelle Updates und Terminerinnerungen.
• Benutzerdefinierte Wählpläne: Konfigurieren Sie die Anrufweiterleitung basierend auf spezifischen Anforderungen, z. B. die Weiterleitung internationaler Anrufe an bestimmte Leitungen.
• API-Zugriff: Entwickler können VoIP-Funktionalitäten in benutzerdefinierte Anwendungen und Software integrieren.

Hauptvorteile der Verwendung von VoIP

VoIP bietet Unternehmen einen zuverlässigen Telefondienst, der Sie nicht allzu viel kostet.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Umstellung auf VoIP:

1. Kosteneinsparungen

VoIP kann die Telefonrechnungen im Vergleich zu herkömmlichen Festnetzsystemen erheblich senken. Da VoIP-Anrufe über das Internet getätigt werden, fallen keine Minutengebühren an.

Auch Auslandsgespräche sind mit VoIP deutlich günstiger. Diese Einsparungen summieren sich und können die Telefonrechnungen möglicherweise jeden Monat halbieren.

2. Flexibilität

Mit VoIP können Unternehmen ihr Telefonsystem in der Cloud hosten, anstatt sperrige Hardware vor Ort zu benötigen. Dies gibt Mitarbeitern die Flexibilität, Anrufe von jedem Ort mit Internetverbindung aus zu tätigen oder entgegenzunehmen. Anrufe können an Mobiltelefone oder entfernte Standorte weitergeleitet werden.

3. Erweiterte Funktionen

VoIP umfasst eine vollständige Suite erweiterter Anruffunktionen wie automatische Vermittlung, Weiterleitung von „Find me/Follow me“-Anrufen, Anrufaufzeichnung, an E-Mail gesendete Voicemail, Konferenzgespräche und mehr.

4. Skalierbarkeit

Cloud-Telefondienste lassen sich nahtlos skalieren, wenn ein Unternehmen wächst. Es ist ganz einfach, Nebenstellen oder Leitungen in Ihrem Büro oder an entfernten Standorten hinzuzufügen. Dies erleichtert die Eröffnung neuer Standorte oder ermöglicht es mehr Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten.

5. Bessere Anrufverwaltung und -analyse

VoIP-Systeme liefern hervorragende Daten zu Anrufvolumen, Tageszeiten, Anrufverteilung und -mustern. Dies hilft Unternehmen, höhere Verkehrszeiten zu verstehen, sodass sie ihr Personal besser auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abstimmen können.

Analysen liefern Erkenntnisse zur Verbesserung des Betriebs.

Anforderungen an das VoIP-Telefonsystem

Denken Sie über die Einrichtung einer VoIP-Telefonanlage in Ihrem Unternehmen nach? Hier finden Sie die gesamte Ausrüstung, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist.

️ Hardware

Modem und Router: Dies sind die Gateways zum Internet, über die Ihr VoIP-System Daten senden und empfangen kann. Wählen Sie ein zuverlässiges Modem und einen Router, die Ihr Anrufvolumen und Ihre Internetnutzung bewältigen können.

SIP-Telefone : Alle VoIP-Telefone sind SIP-Telefone und umgekehrt. Sie stellen Anrufe über einen VoIP-Dienstanbieter her. Nextiva bietet eine große Auswahl an VoIP-Tischtelefonen , die sowohl für kleine Unternehmen als auch für Großunternehmen zahlreiche Funktionen bieten.

Softphones : Wenn Sie kein herkömmliches Telefon benötigen, können Sie einfach ein Softphone herunterladen, um VoIP-Anrufe mit Ihrem Mobiltelefon, Laptop oder Desktop zu tätigen. Bei diesen VoIP-Anwendungen bleibt Ihre Anrufer-ID getrennt, da die Sprachdaten direkt über Ihren VoIP-Anbieter verwaltet werden.

Headsets: Diese sind optional, werden jedoch für Freisprechanrufe und eine verbesserte Audioqualität dringend empfohlen. Wählen Sie bequeme Headsets mit guter Geräuschunterdrückung, wenn Ihre Umgebung laut ist.

Analoge Telefonadapter (optional) : Keine Angst vor den Problemen mit analogen Telefonen. Mit einem ATA können Sie Ihre Telefone nachrüsten, sodass sie über VoIP ordnungsgemäß funktionieren. Sie verfügen möglicherweise nicht über alle verfügbaren Konferenzfunktionen, bieten aber einen zuverlässigen Service.

Internetverbindung

Eine gute Internetverbindung ist entscheidend für die Qualität von VoIP-Anrufen. Streben Sie für eine optimale Leistung eine Download- und Upload-Geschwindigkeit von mindestens 100 Mbit/s an. Erwägen Sie Glasfaser-Internet für die zuverlässigste Verbindung.

Bandbreite

VoIP-Anrufe erfordern weniger Bandbreite als Streaming-Video, aber Sie benötigen immer noch genug Bandbreite, um Ihr Anrufvolumen ohne Unterbrechungen oder Unterbrechungen zu bewältigen.

Berechnen Sie Ihre erforderliche Bandbreite basierend auf der erwarteten Anzahl gleichzeitiger Anrufe und den Empfehlungen Ihres Internetdienstanbieters (ISP). Die für VoIP erforderliche Standardbandbreite beträgt 100 Kbit/s pro Gerät.

Überprüfen Sie Ihre Verbindungsqualität mit unserem kostenlosen VoIP-Geschwindigkeitstest.

Software

VoIP-Dienstanbieter: Wählen Sie einen seriösen VoIP-Telefondienst , der die von Ihnen benötigten Funktionen bietet, z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail und automatische Telefonzentralen.

Bereitstellungssoftware: Ihr VoIP-Dienstanbieter stellt wahrscheinlich Software zur Bereitstellung Ihrer Telefone und zur Konfiguration Ihres Systems bereit.

Auswahl des richtigen VoIP-Telefonsystems

Die Wahl des richtigen Business-VoIP ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines hohen Standards der Geschäftskommunikation und des Geschäftsbetriebs.

Über den bloßen Vergleich technischer Funktionen hinaus wünschen Sie sich einen zuverlässigen Partner, der eine reibungslose Einrichtung, fortlaufenden Qualitätssupport und finanzielle Stabilität bietet, um ein Kommunikationssystem für die kommenden Jahre bereitzustellen.

Zu den wichtigsten Faktoren, die Sie bei Ihrer VoIP-Kaufentscheidung berücksichtigen sollten, gehören:

• Gesamtkosten – sowohl die Anfangsinvestition als auch die laufenden monatlichen Gebühren
• Garantierte Netzwerkverfügbarkeit und Anrufqualität
• Umfangreicher Kundensupport und Schulungsressourcen
• Erfolgsbilanz und finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens
• Benutzerfreundlichkeit – einfache Schnittstellen und Tools
• Kundenzufriedenheit – Bewertungen und Fallstudien

Ein Geschäftstelefonsystem wie Nextiva erfüllt und übertrifft diese Kriterien. US-Nachrichten verlieh Nextiva den zweiten Platz in der Rangliste der besten Business-Telefonsysteme 2024 und lobte die Skalierbarkeit und nahtlose Integration mit beliebten Geschäftsanwendungen.

Wenn Sie sich für Nextiva entscheiden, entscheiden Sie sich für einen zuverlässigen Partner, der Ihnen beim nahtlosen Übergang zu VoIP hilft und Ihnen dabei hilft, alle Ihre Kommunikationsprobleme zu bewältigen.

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