So entscheiden Sie, ob Hot Desking für Ihr Unternehmen geeignet ist
Veröffentlicht: 2022-10-24
Manche Leute lieben es.
Manche Leute hassen es.
Hot Desking in Ihrem Büro kann auf zwei Arten erfolgen. Oder irgendwo dazwischen.
Was ist also der Schlüssel zu einem erfolgreichen Hot-Desking-Rollout?
Vorbereitung.
In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen alles vor, was Sie wissen müssen, bevor Sie sich für die Implementierung einer Hot-Desk-Umgebung in Ihrem Unternehmen entscheiden.
- Was ist Hotdesking?
- Was ist der Unterschied zwischen Hot Desking und Desk Sharing?
- Ist Hot Desking eine gute Idee?
- Vor- und Nachteile von Hot Desking
- Welche Unternehmen nutzen Hot Desking?
- Wie funktioniert Hot Desking?
Beginnen wir ganz am Anfang.
Hot Desking ist eine Einrichtung von Büroarbeitsplatzumgebungen, in denen jeder mit einem Login eintreffen und ohne vorab zugewiesenen Sitzplatz arbeiten kann.
Es unterscheidet sich von einer typischen Büroumgebung, in der jeder einen zugewiesenen Schreibtisch hat.
Die Mitarbeiter können an jedem beliebigen Tag anreisen, oft ohne einen Schreibtisch zu buchen, und dort so lange arbeiten, wie sie brauchen.
Möglicherweise sehen Sie einen Hot Desking-Bereich, der bestimmten Abteilungen zugewiesen ist. Das bedeutet, dass zum Beispiel jeder Verkäufer, der oft unterwegs ist, um Kunden zu treffen, das Büro besuchen und in der Nähe seiner Kollegen sitzen kann.
Wenn sie 50 % der Woche nicht im Büro sind, brauchen sie keinen festen Schreibtisch.
Eine typische Hot-Desking-Umgebung umfasst:
- Ein Tischtelefon.
- Eine PC- oder Laptop-Dockingstation (mit einem Softphone anstelle eines Tischtelefons).
- Ein Bildschirm.
- Steckdosen zum Anschluss anderer Geräte.
Abgesehen von diesen grundlegenden Elementen am Schreibtisch umfasst ein Hot-Desking-Büro normalerweise buchbare Besprechungsräume, einen Gemeinschaftsdrucker und andere gemeinsame Büroeinrichtungen.
Warum heißt es Hot Desking?
Der Begriff Hot Desking basiert auf dem Sprichwort „Hot Seat“. Dies wird für Gäste in Radio- oder Fernsehsendungen verwendet, bei denen sie für eine begrenzte Zeit im Mittelpunkt der Sendung stehen.
Oft werden ihnen unangenehme oder schnelle Fragen gestellt, bevor sie gehen können. Die kurze Zeitspanne macht den Sitz „heiß“.
Denken Sie an Speed-Dating oder Hot Potato spielen. Keine Aktivität dauert lange, was sie beide „heiß“ macht.
Sie müssen Ihren Platz zwar nicht sofort aufgeben, aber Sie müssen ihn am Ende des Tages räumen, damit die morgige Hot-Desk-Umgebung zurückgesetzt wird und jeder wählen kann, wo er sitzen möchte.
Hinweis : Einige Organisationen haben Desk-Booking- oder Desk-Sharing-Richtlinien verwendet, um semi-permanente Hot Desks zu verwalten.
Was ist der Unterschied zwischen Hot Desking und Desk Sharing?
Es ist wichtig zu verstehen, dass Hot Desking kein Desk Sharing ist.
Desk-Sharing ist einfach die Aufteilung der Nutzung eines bestimmten Schreibtisches zwischen bestimmten Personen.
| Hotdesking | Desksharing |
| Kostenlose Schreibtische für jedermann | Schreibtische zwischen zwei oder drei Personen aufgeteilt |
| Jeder räumt den Schreibtischplatz nach Gebrauch auf | Kann Papierkram zur Übergabe hinterlassen |
| Gemeinschaftsbereiche für Mitarbeiter oder Mitglieder | Spezieller Bereich für Abteilungen |
Zum Beispiel kann Mohammed tagsüber den Schreibtisch benutzen, den er braucht, und Julie kann denselben Schreibtisch benutzen, wenn sie die Nachtschicht übernimmt.
Tatsächlich haben Mohammed und Julie während ihrer jeweiligen Schichten dedizierte Arbeitsbereiche; aber sie teilen sich buchstäblich denselben Schreibtisch.
Hot Desking bedeutet, dass Schreibtisch 123 in London für jeden kostenlos ist.
Hier ist ein einfaches Beispiel für Hot Desking in Aktion:
- Montag : Mohammed kommt zur Arbeit und loggt sich am Schreibtisch 123 im Londoner Büro ein.
- Dienstag : Mohammed fliegt zum Büro in San Francisco und benutzt Schreibtisch 456. In London benutzt Julie jetzt Schreibtisch 123.
- Mittwoch : Julie benutzt wieder Schreibtisch 123 in London. Mohammed fliegt zurück nach London, braucht also keinen Schreibtisch.
- Donnerstag : Barry kommt früh zur Arbeit und meldet sich am Schalter 123 in London an. Mohammed und Julie finden beide alternative Schreibtische, die kostenlos sind.
- Freitag : 50% der Büroarbeit von zu Hause aus. Weder Barry, Mohammed noch Julie sind im Büro. Die Nutzung der Tische steht allen kostenlos zur Verfügung.
Desk Sharing ist ideal für geteilte Schichten innerhalb desselben Unternehmens. Zum Beispiel ein Callcenter, das rund um die Uhr Support bietet.
Alle Agenten benötigen einen Schreibtisch, aber nicht gleichzeitig.
Hot Desking eignet sich besser für drei Hauptanwendungsfälle:
- Gemeinsame Gebäude mit Gemeinschaftsbereichen und Arbeitsplätzen für verschiedene Unternehmen. Denken Sie an einen WeWork- oder Universitätscampus.
- Große Unternehmen mit Mitarbeitern, die in unregelmäßigen Abständen kommen und gehen. Vertriebsteams, die viel unterwegs sind oder Mitarbeiter, die ihre Zeit zwischen Zuhause und im Büro aufteilen.
- Kleine Unternehmen, die keine großen Immobilien benötigen. Wenn Sie nur 20 Mitarbeiter und nur 10 gleichzeitig im Büro haben, reduzieren Sie den Platz auf dem Schreibtisch und sparen Sie Kosten.
Ist Hot Desking eine gute Idee?
Abhängig von Ihrem Bürolayout kann Hot Desking entweder transformativ oder schwierig sein.
Wenn Sie ein gemeinsames Gebäude wie ein WeWork betreiben, ist Hot Desking eine großartige Idee. Jeder Mitarbeiter kann ankommen und sich mit allem, was er braucht, um mit der Arbeit zu beginnen, an einem Schreibtisch anmelden.
Selbst wenn ein Unternehmen ein ganzes Büro anmietet, können Sie innerhalb dieses Raums eine Hot-Desking-Umgebung bereitstellen. Wenn jeder Mitarbeiter jeden Tag das Büro besuchen würde, würde dieses Unternehmen wahrscheinlich eher ein eigenes Büro als ein WeWork mieten.
Das macht Hot Desking zur perfekten Lösung.
Wenn Sie ein Gebäude mit nur einem Unternehmen betreiben, kann Hot Desking dennoch funktionieren. Tatsächlich wird Hot Desking immer üblicher, da nicht mehr jeder ins Büro kommen muss.
Egal, ob Sie ein Frontline-Mitarbeiter sind, der einmal pro Woche vorbeischaut, oder ein Wissensarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, es sei denn, es gibt ein wichtiges Meeting, Sie brauchen einen Schreibtisch, aber nicht immer.
Hier kommt Hot Desking ins Spiel.
Beachten Sie bei der Erwägung von Hot Desking die folgenden wichtigen Dinge:
- Arbeiten die Leute regelmäßig von zu Hause aus?
- Wird der Platz genutzt, wenn Sie einen dedizierten Hot Desking-Bereich einrichten?
- Benötigen Sie am selben Tag Platz für alle Ihre Mitarbeiter zum Hot Desking?
- Wie viel Geld sparen Sie durch die Implementierung von Hot Desking im Vergleich zur Reservierung eines ungenutzten Raums für jeden Mitarbeiter?
Vor- und Nachteile von Hot Desking
Während die Vorteile von Hot Desking klar sind, ist es nur richtig, einige vermeintliche Nachteile hervorzuheben.
| Vorteile von Hot Desking | Nachteile von Hot Desking |
| Ermöglicht hybrides Arbeiten | Kann Probleme bei der Kapazitätsplanung verursachen, wenn es nicht gut verwaltet wird |
| Erhöht die Produktivität | Menschen wehren sich gegen Veränderungen |
| Fördert eine aufgeräumte Schreibtischpolitik | Fehlende persönliche Note |
| Jeder hat bei Bedarf einen Sitzplatz | Schreibtischbeschlagnahme |
| Reduziert die Kosten | Regelmäßige Reinigung |
| Lernen Sie neue Mitarbeiter kennen und unterhalten Sie sich mit ihnen | Darf nicht neben der Arbeitsbestie sitzen |
Während sich ein Mangel an persönlicher Note oft als Nachteil anfühlt, zeigen Studien, dass eine minimalistische Schreibtischeinrichtung produktiver ist.
Die 5S Lean Six Sigma-Prinzipien schlagen zum Beispiel vor, dass Sie eine ordentliche Arbeitsumgebung schaffen und pflegen sollten, um erfolgreich zu sein.
Die 5S sind:
- Sortieren : Entfernen Sie Unordnung und unwesentliche Gegenstände.
- Begradigen : Wichtige Gegenstände werden an ihrem richtigen Platz aufbewahrt.
- Schrubben : Halten Sie alles, was Sie auf Ihrem Schreibtisch haben, sauber und ordentlich.
- Standardisieren : Dokumentieren und teilen Sie Pläne für alle Änderungen an Ihrem Arbeitsplatz.
- Sustain : Die ersten vier S' zur Gewohnheit machen.
Die Anwendung dieser auf jede Arbeitsumgebung ist produktiv. Hot Desking setzt diese Denkweise durch, damit niemand Tag für Tag seinen Schreibtisch vollstopft.
Welche Unternehmen nutzen Hot Desking?
Ob kleine Unternehmen mit 10-20 Mitarbeitern oder riesige Konzerne, alle Arten von Unternehmen nutzten Hot Desking.
Maersk, die weltweit größte Reederei mit über 80.000 Mitarbeitern, hat über 100 Standorte auf der ganzen Welt. In seinem Büro in Maidenhead, Großbritannien, gibt es sechs Stockwerke, alle mit Hot-Desking-Möglichkeiten. Jedem Team oder Teamblock wird eine Etage zugewiesen, sodass die Abteilungen bei Bedarf nahe beieinander liegen.
Während es eine statische Reihe von Schreibtischen für das interne IT-Team gibt, steht der Rest der Etage jedem offen, um jeden Tag einen neuen Platz einzunehmen. Besprechungsräume und private Büros werden rund um jede Etage genutzt.
Am anderen Ende der Skala hat StableLogic, ein Technologieberatungsunternehmen mit rund 20 Mitarbeitern, gemeinsame Büroräume in einem Regus-Gebäude.
Während die meisten Berater Zeit an Kundenstandorten verbringen, haben sie nach ihrer Rückkehr in das Regus-Gebäude die Möglichkeit, entweder von ihrem privaten Büro aus Hot Desk zu nutzen oder sich in einen Gemeinschaftsbereich zu setzen und sich bei einem kostenlosen Telefon anzumelden.
Andere bekannte Unternehmen, die Hot Desking einsetzen, sind:
- Deloitte
- Microsoft
- Credit Suisse
- Citigroup
- LEGO
- Nationale Australienbank
Wir sehen Hot Desks auch in Coworking-Organisationen wie WeWork, Regus und Green Desk.
Wie funktioniert Hot Desking?
Hot Desking ist eher eine persönliche Erfahrung. Aber Sie können einige grundlegende Logik anwenden, um Hot Desking in Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu führen:
- Wählen Sie das passende Technologiepaket.
- Machen Sie deutlich, welche Bereiche bereits gebucht sind.
- Informieren Sie die Mitarbeiter über die Vorteile, die Hot Desking mit sich bringt.
- Dokumentieren Sie die An- und Abmeldeanweisungen und veröffentlichen Sie sie.
- Kommunizieren Sie, wenn Sie zu Hot Desking wechseln.
- Denken Sie daran, dass nicht überall Hot Desks vorhanden sein müssen.
- Verwenden Sie ein Buchungssystem für Teams, die zusammensitzen müssen.
- Nutzen Sie Gemeinschaftsbereiche und Huddle Rooms für die Zusammenarbeit in der Gruppe.
- Erstellen Sie eine Reihe von Hausregeln, damit jeder weiß, was ihn erwartet.
- Planen Sie mehr Kapazität ein, wenn große Meetings angesetzt werden.
- Setzen Sie auf Remote Working, damit Hot Desks nicht zu Dauerarbeitsplätzen werden.
- Temporäre Personalisierung zulassen (Aufräumen am Ende des Tages oder nach der Buchung).
Die beste Hot Desking-Richtlinie ist wertlos, wenn die Technologie, die sie unterstützt, nicht die beste ihrer Klasse ist.
Stellen Sie sicher, dass PCs oder Dockingstationen auf dem neuesten Stand sind und Workloads von verschiedenen Arbeitstypen bewältigen können.
Stellen Sie sicher, dass sie entweder Softphones installiert haben oder dass Sie physische Handapparate bereitstellen.
Da wir in die Ära der Cloud-First-Kommunikation eingetreten sind, möchten Sie ein Cloud-Telefonsystem (VoIP), das Ihre Hot Desks mit Strom versorgt.
Verbringen Sie Zeit mit Kultur und Richtlinien und wählen Sie dann den richtigen Technologieanbieter.
Wenn Hot Desking das Richtige für Ihr Unternehmen ist, stellen Sie sicher, dass es vom besten VoIP-Telefonsystem des Jahres 2022 unterstützt wird.