Gehostetes Telefonsystem: Funktionen, Vorteile, Vor- und Nachteile

Was ist eine gehostete Telefonanlage?

Ein gehostetes Telefonsystem oder Cloud-Telefonsystem ist eine geschäftliche Telefonanlage, die über eine Internetverbindung funktioniert und von einem Drittanbieter in der Cloud gehostet wird. Im Vergleich zu traditionellen Telefonsystemen der alten Schule, bei denen Sie Ihren eigenen Server und Ihre eigene Ausrüstung vor Ort benötigen, kann ein gehostetes Telefonsystem Ihrem Unternehmen Geld bei Wartungs- und Ausrüstungskosten sparen.

Es gibt zwei Haupttypen von gehosteten Telefonsystemen:

1) Cloud-gehostetes Telefonsystem: Alle Telefone sind mit einem externen VoIP-Rechenzentrum verbunden. Die Telefone werden mit einem individuellen Login konfiguriert und vorprogrammiert, um sich bei einem SIP-Server anzumelden.
Eine Cloud-Telefonanlage verfügt über alle wesentlichen Funktionen, die Ihre moderne Belegschaft benötigt. Voicemail an E-Mail, automatische Telefonzentralen, Videokonferenzen – Sie nennen es. Aus Verwaltungssicht ist dies die am einfachsten zu verwaltende PBX-Plattform.
2) PBX-SIP-Trunking : Behalten Sie Ihre vorhandene PBX, aber der Backhaul wird über einen VoIP-basierten Trunk für alle benötigten Amtsleitungen abgeschlossen. Im Falle eines PBX-Problems können Sie Telefonanrufe an jedes stationäre oder virtuelle Büro weiterleiten.

Ein gehostetes Telefonsystem oder eine virtuelle Nebenstellenanlage (PBX) bietet Ihnen alle Vorteile eines herkömmlichen Bürotelefonsystems ohne dessen teure Hardwarekosten.
Abgesehen von den anfänglichen Einrichtungskosten für kompatible Telefone, Modems, Router und Switches müssen Sie Ihrem gehosteten Telefonsystem kein zusätzliches Kapital zuweisen.
Ach, es wird besser. Gehostete Telefonsysteme können traditionelle PBX- und VoIP-Telefonsysteme umfassen . Wenn Sie bereits über eine IP-PBX verfügen, verwandelt SIP-Trunking Ihre vorhandene PBX-Einrichtung in ein internetgestütztes Telefonnetz.
Lassen Sie uns tiefer graben und einige weitere Kernkonzepte aufschlüsseln:

• Was für ein gehostetes Telefonsystem?
• Wie funktioniert ein gehostetes System?
• Vorteile einer gehosteten Telefonanlage
• Nachteile eines Cloud-basierten Systems
• 7 wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten

Wie funktioniert eine gehostete VoIP-Lösung?

Sie können Anrufe über ein gehostetes Telefonsystem mit einer Cloud-PBX annehmen. Dieser Online-Server verwaltet eingehende und ausgehende Anrufe mit einem SIP-Trunk über eine VoIP-Verbindung.
So funktioniert das:

1. Ihr Unternehmen findet einen gehosteten Telefonanbieter, der eine Cloud-Telefonanlage anbietet. Sie sind dann mit ihren externen Rechenzentren verbunden.
2. Sie erhalten einen eingehenden Anruf, der an Ihr gehostetes PBX-System geht.
3. Das gehostete PBX-System wandelt diese Anrufdaten in digitale Pakete um, die über eine Internetverbindung übertragen werden können. Dies ist der VoIP-Teil Ihres gehosteten Telefonsystems.
4. Die TK-Anlage leitet den eingehenden Anruf an das Tischtelefon Ihres Büros weiter.
5. Ihr Tischtelefon klingelt und Sie heben ab. Die digitalen Pakete werden wieder in Sprachnachrichten umgewandelt und eine Verbindung aufgebaut. Mit der gehosteten Telefonanlage als Mittelsmann können Sie mit Ihrem Anrufer sprechen.

Mit einem vollständigen Cloud-Telefonsystem kann jedes Gerät, das über eine Internetverbindung verfügt, Anrufe tätigen und entgegennehmen. Ihr Mobiltelefon, Laptop, Desktop und Festnetzanschluss sind gleichzeitig Ihr Geschäftstelefon.
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6 Vorteile einer gehosteten Telefonanlage

Hier sind einige wichtige Vorteile eines Cloud-basierten Telefonsystems, die ein herkömmliches Setup nicht bieten kann:

1. Einfache Installation

Der Einrichtungsprozess eines herkömmlichen Telefonsystems kann langwierig, komplex und teuer sein. Aber ein gehostetes Telefonsystem hat keines dieser Probleme.
Die Installation und Einrichtung eines Cloud-basierten Systems erfolgt online, sodass niemand in Ihr Büro kommen muss, um loszulegen. Das macht es auch billiger – was ideal für kleine Unternehmen oder solche mit Remote-Teams ist .

2. Kosteneinsparungen

Gehostete Telefonsysteme sind aus zwei Gründen billiger als ihre traditionellen Alternativen. Erstens: Sie müssen keine neue Ausrüstung kaufen. Mit einer Cloud-Telefonanlage können Sie Ihre bereits vorhandenen Geräte nutzen. Dazu gehören:

• Softphones
• Tischtelefone
• Mobilgeräte und Mobiltelefone (einschließlich iOS- oder Android-Smartphones)
• VoIP-Handys

Auch bei der Wartung bietet eine cloudbasierte Telefonanlage für Unternehmen Kosteneinsparungen . Sie müssen keinen Techniker rufen, der ins Büro kommt und das Problem behebt. Ihre IT-Mitarbeiter können die häufigsten VoIP-Probleme beheben, ohne Ihren Dienstanbieter kontaktieren zu müssen.

3. Es ist eine einheitliche Kommunikationsplattform

Mit einheitlichen Kommunikationsplattformen können Sie sowohl intern als auch extern mit einem einzigen Tool kommunizieren.
Mit einem können verschiedene Teams – wie Vertrieb oder Kundensupport – ihre gesamten Strategien auf ihre gehostete VoIP-Lösung stützen. Der richtige Anbieter bietet neben der Möglichkeit zum Telefonieren mehrere Features. Sie können Teammitgliedern Sofortnachrichten senden, Videokonferenzen veranstalten und Ihre Kunden anrufen – alles über dasselbe gehostete Telefonsystem.
(Auch das wirkt sich auf die Kosteneinsparungen aus: Sie müssen kein Geld für ein Werkzeug ausgeben, das nur eine Aufgabe erfüllt.)

4. Flexibilität für Remote-Teams

Haben Sie ein Remote-Team? Ob Sie auf einer Geschäftsreise im Ausland sind oder von zu Hause aus arbeiten , Sie können Anrufe mit Ihrem gehosteten Telefonsystem annehmen. Sie müssen nicht im Büro sein, um Ihr kabelgebundenes Tischtelefon abzunehmen.
Das liegt daran, dass die meisten Anbieter von gehosteten Telefonsystemen Software für ihre Benutzer anbieten. Ihr Remote-Team kann seine geschäftliche Telefonsoftware auf seine Geräte herunterladen. Der PBX-Anbieter stellt lediglich die Verbindung her und leitet eingehende oder ausgehende Anrufe auf Ihr Gerät um. Ihre Anrufer werden keinen Unterschied bemerken – insbesondere, wenn Ihr Anbieter maskierte Anrufer-IDs anbietet.

5. Bessere Skalierbarkeit

Es ist wichtig, ein Telefonsystem zu haben, das mit Ihrem Unternehmen wächst. Es ist nicht nur frustrierend, einen Anruf von Ihrem herkömmlichen Telefonsystem zu erhalten, wenn Sie ein neues Teammitglied hinzufügen. Es ist auch teuer.
Aus diesem Grund ist die Skalierbarkeit einer der größten Vorteile eines gehosteten Telefonsystems. Hinzufügen eines neuen Teammitglieds? Melden Sie sich einfach bei der Cloud-Plattform Ihres Anbieters an und holen Sie sie ein.

6. Es ist sicherer

Es ist keine Überraschung, warum Unternehmen um die Sicherheit ihres Telefonsystems besorgt sind; Die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung betragen 3,92 Millionen US-Dollar .
Social Engineering ist eine der häufigsten Arten von Datenschutzverletzungen. Es passiert, wenn Hacker Ihren Telefonanbieter imitieren und ihn bitten, Informationen zu übergeben. Sie können diese Daten verwenden, um Ihr System zu übernehmen.
Gehostete Telefonsysteme verfügen jedoch über eine zusätzliche Schutzebene gegen Social Engineering. Die Mehrheit der seriösen VoIP-Anbieter verfügt über starke Identitätsmanagement-Tools. Sie werden niemals dazu verleitet, Informationen von einem Hacker zu übergeben.
Und es gibt eine starke Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass Hacker geschäftliche Anrufe niemals abhören können.

Die Nachteile eines gehosteten Telefonsystems

Wir wissen, dass eine gehostete Telefonanlage viele Vorteile hat. Aber wenn es um die Nachteile geht, ist die Wahrheit: Es gibt nicht viele.
Eine Sache, die Sie berücksichtigen müssen, ist, ob Ihre Internetverbindung stark genug ist, um VoIP-Anrufe entgegenzunehmen. Das ist relativ einfach, wenn Sie in einem Büro sind.
Wenn Sie jedoch ein Remote-Team haben, müssen Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied Zugriff auf eine starke Internetverbindung hat, um Telefonanrufe tätigen und empfangen zu können.
VoIP-Anrufe benötigen mindestens 100 kbps Up- und Download-Bandbreite pro Leitung. Außerdem benötigen Sie mindestens ein Megabyte an verfügbarer, dedizierter Bandbreite für zehn qualitativ hochwertige gleichzeitige VoIP-Anrufe.
Große Netzbetreiber bieten Gigabit-Geschwindigkeiten (1000 Mbit/s) für Geschäftskunden an. Für ein kleines Unternehmen ist ein einzelner DSL- oder Glasfaseranschluss ausreichend.

Der größte Nachteil von gehostetem VoIP ist jedoch, dass es nicht die ständige Verfügbarkeit herkömmlicher Telefone hat. Gehostete Telefonsysteme benötigen Strom sowohl für die Telefone als auch für die Netzwerkinfrastruktur, um den Internetzugang bereitzustellen.
Aus diesem Grund gelten traditionelle PBX-Telefonsysteme im Allgemeinen als zuverlässiger: weil sie nicht auf zwei externe Stromquellen angewiesen sind.

7 gehostete Telefonsystemfunktionen, nach denen Sie suchen sollten

Es gibt unzählige Anbieter von gehosteten Telefonsystemen zur Auswahl. Nicht alle bieten die Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt.
Hier sind einige erweiterte Funktionen , auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für einen VoIP-Dienstanbieter entscheiden:

1) Transkription von Voicemail zu E-Mail

Es wird Sie nicht überraschen, dass Voicemail eine Schlüsselfunktion Ihres Telefonsystems ist. Ohne sie riskieren Sie, dass die Leute nicht zurückrufen, nachdem Sie ihren Anruf verpasst haben – und möglicherweise einen Kunden verlieren.
Es kann jedoch schwierig sein, Zeit zu finden, um diese Voicemails zu bearbeiten. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Voicemail-Nachrichten transkribieren und direkt an Ihren Posteingang senden lassen. Sie müssen die Nachricht nicht abhören, um zu antworten. Hören Sie sich einfach die Voicemail-Transkription an und haben Sie ein permanentes Protokoll darüber, worum es bei dem eingehenden Anruf ging.

2) Videokonferenzfunktionen

Arbeitsplätze setzen heute mehr denn je auf Remote-Arbeit. Das bedeutet, dass Unternehmen Anbieter von gehosteten Telefonsystemen suchen, die Videokonferenzen als Teil ihres Pakets anbieten.
Ihre virtuelle Telefonanlage kann als Konferenztool für Ihr Team dienen. Keine Add-ons mehr für Videokonferenzen wie Google Meet, Skype oder Zoom! Stellen Sie einfach sicher, dass diese Funktion in Ihrem gewählten Paket enthalten ist.

3) Sicherheit und Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit gehosteter Telefonsysteme gibt vielen Unternehmen, die neu in der Cloud-Technologie sind, Anlass zur Sorge. Aber keine Angst: VoIP-Verbindungen sind genauso (wenn nicht sogar sicherer) als herkömmliche kabelgebundene Setups.
Der Schlüssel ist, einen sicheren VoIP-Anbieter wie Nextiva auszuwählen. Unser Netzwerk hat eine Betriebszeit von 99,999 % und die Verbindungen werden über Rechenzentren der Carrier-Klasse hergestellt. Mit anderen Worten: Es ist fast unmöglich, dass jemand die Verbindung hackt und Ihre Telefongespräche belauscht.
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4) Anrufaufzeichnung

Ganz gleich, ob es sich um persönliche Fortschrittsbeurteilungen oder Schulungen handelt, die Anrufaufzeichnung kann Ihnen helfen, Kundeninteraktionen zu überwachen. Sie sehen beispielsweise, dass ein Vertriebsmitarbeiter eine niedrigere Abschlussrate hat als andere.
Verwenden Sie ihre Anrufaufzeichnungen, um herauszufinden, warum das passieren könnte. Möglicherweise stellen Sie fest, dass sie einen Ihrer USPs nicht erklären, was zu ihrer schlechten Abschlussrate beiträgt.

5) Anrufanalyse in Echtzeit

Fragen Sie die meisten Unternehmen, wie effektiv ihre Teams sind, und sie werden es schwer haben, es herauszufinden. Herkömmliche Telefonsysteme nehmen einfach eingehende Anrufe entgegen und leiten sie an ein Tischtelefon weiter – fertig. Es sind keine zusätzlichen Statistiken verfügbar.
Einige gehostete Telefonsysteme bieten jedoch Echtzeit- Anrufanalysen. Das bedeutet, dass Sie mit tatsächlichen Daten berichten können, wie effektiv Ihre Teams sind, wie zum Beispiel:

• Eingehende Anrufe
• Anrufe insgesamt
• Beantwortete Anrufe
• Verpasste Anrufe
• Gebührenfreie Anrufe
• Interne/externe Anrufe
• Sprechzeit
• Internationale Anrufe
• Voicemail-Anrufe
• Anrufe in der Warteschlange

6) Autoassistenten

Sie brauchen keinen Rezeptionisten, um eingehende Anrufe zu überprüfen und umzuleiten, wenn Ihr gehosteter Telefonanbieter automatische Telefonzentralen anbietet . Diese automatisierte Nachricht fragt, womit ein Anrufer Hilfe benötigt, und leitet sie an die relevanteste Person weiter.
Auch als Interactive Voice Response (IVR) bekannt, spart dieses Anrufweiterleitungssystem Zeit für alle. Sie können Regeln für das System online erstellen. Wenn also jemand Ihre geschäftliche Telefonnummer anruft und #2 für einen Kundendienstmitarbeiter drückt, haben Sie bereits Regeln dafür, welcher Mitarbeiter klingelt.
(Wenn Sie über ein Callcenter verfügen , können Sie sich sogar dafür entscheiden, dass die Leitungen einer Gruppe von Agenten klingeln. Das gehostete Telefonsystem sendet sie an den nächsten verfügbaren Agenten.)

7) Hervorragende Anrufqualität

Ein häufiges Anliegen von Unternehmen, die zu einem VoIP-basierten Telefonsystem wechseln, ist die Gesprächsqualität . Sie gehen davon aus, dass die Qualität leiden wird, weil die Verbindungen nicht verkabelt sind (und Internetverbindungen instabil sein können).
Das ist nicht wahr. Tatsächlich sind gehostete VoIP-Anrufe viel klarer als herkömmliche Telefonleitungen. Sie benötigen eine anständige Internetverbindung mit mindestens 100 Kbps, aber die meisten ISPs bieten mindestens das Hundertfache (10 Mb). Das bedeutet, dass Sie wahrscheinlich bereits eingerichtet sind, um qualitativ hochwertige Anrufe über ein virtuelles Telefonsystem zu tätigen und zu empfangen, selbst wenn Sie Ferngespräche führen.

Sind Sie bereit, zu einem gehosteten Telefonsystem zu wechseln?

Es besteht kein Zweifel, dass ein gehostetes Telefonsystem der richtige Weg ist. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen Kupferdrähte ein Labyrinth in Ihrem Büro bildeten und veraltete Technologie alle paar Monate ausgetauscht werden musste.
Denken Sie jedoch daran, zu überprüfen, ob Ihr neuer Telefondienstanbieter die erweiterten Funktionen bietet, die Sie benötigen. Auf diese Weise muss sich Ihr gesamtes Unternehmen nicht mit veralteten, kostspieligen Telefonsystemen auseinandersetzen, die das gesamte Büro in Anspruch nehmen.
Die Preise für unser Cloud-Telefonsystem (das all diese Funktionen umfasst) beginnen bei nur 20,95 $ pro Benutzer und Monat. Du wärst verrückt, das zu verpassen. Buchen Sie noch heute eine Demo.