Einstellung vs. Outsourcing: Was ist das Beste für Ihre geschäftlichen Anforderungen?

Beide Möglichkeiten haben ihre Vorteile. Welche Sie wählen, hängt von einigen Faktoren ab.

Jeder Unternehmensleiter möchte, dass sein Unternehmen wächst und expandiert, aber ein Unternehmen kann nur so stark wachsen, bevor es mit einem Personalmangel konfrontiert wird.

In diesem Fall haben Unternehmen zwei Möglichkeiten: Personal einstellen oder auslagern, und beides hat Vor- und Nachteile.

Egal, ob Sie ein Startup-Gründer in der Frühphase oder eine Führungskraft in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU) sind, die vor dieser Entscheidung steht, es kann eine schwierige Entscheidung sein. Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, haben wir über 1.000 KMU-Experten befragt, die in den letzten 18 Monaten einen qualifizierten Service gekauft oder in Auftrag gegeben haben*. Jeder hat mindestens 10.000 US-Dollar für sein letztes Service-Engagement ausgegeben.

Welche Art von Dienstleistungen lagern KMU normalerweise aus?

In der Umfrage haben wir Geschäftsleute, die für den Einkauf von Dienstleistungen verantwortlich sind, gefragt, welche Arten sie zuletzt in den folgenden fünf Kategorien ausgelagert haben (organisiert von den meisten Verträgen bis zu den wenigsten).

1. Design und Entwicklung

Zweiunddreißig Prozent der befragten Unternehmen haben kürzlich einen Dienstleister für ein kundenspezifisches Software- oder Webentwicklungsprojekt beauftragt. Dies ist eine breite Kategorie, die Folgendes umfasst:

• Kundenspezifische Softwareentwicklung

• Mobile App-Entwicklung

• Benutzer-Erfahrung-Design

• Video Produktion

• Web-Design

• Web Entwicklung

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen im Technologiebereich tätig ist oder nicht, Ihre Kunden erwarten immer noch ein modernes Erlebnis von Ihrer Website, Ihren mobilen Apps und anderen bereitgestellten Tools und Angeboten. Aber Sie brauchen höchstwahrscheinlich einen Entwickler, einen Designer oder einen Projektmanager, um solche Projekte auf Kurs zu halten – oder sie überhaupt abzuschließen.

Die Beauftragung eines Entwicklungs- und Designdienstleisters bedeutet, dass Sie das gesamte Team, das Sie benötigen, für die Zeit bekommen, in der Sie es brauchen. Und dieses Team ist es gewohnt, zusammenzuarbeiten, hat bereits einen eigenen Prozess und ist bereit, sofort loszulegen.

2. Datenintelligenz

28 % der befragten Unternehmen haben einen Dienstleister für ihr neuestes Data-Intelligence-Projekt beauftragt. Diese Anbieter verwenden die Daten aus Ihrer Buchhaltungssoftware, Webanalyse und anderen Quellen, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Unternehmen dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Zu den Anbietern von Datenaufklärungsdiensten gehören:

• Datenanalyse

• Business Intelligence

• Künstliche Intelligenz

• Maschinelles Lernen

Die Auslagerung von Datenintelligenz ist für die meisten KMUs sinnvoll, da ihnen oft das Budget fehlt, um einen Vollzeit-Datenwissenschaftler einzustellen. Solch ein gefragter und wertvoller interner Mitarbeiter kann einen großen Teil Ihres Personalbudgets beanspruchen.

Wenn Sie diese Geschäftsfunktion auslagern, erhalten Sie nicht nur Zugang zu einem Data Scientist, sondern zu einem günstigeren Preis zu einem Expertenteam mit jahrelanger Erfahrung.

3. Cloud-Dienste

Die Cloud ist die Zukunft der Technologie und erfordert spezielle Fähigkeiten. Einundzwanzig Prozent der befragten KMU-Experten haben Cloud-Services für ihren letzten Servicevertrag ausgelagert. Diese Dienste können in zwei große Kategorien unterteilt werden:

• Cloud-Beratung

• IaaS

Cloud-Beratungsanbieter unterstützen Unternehmen bei der Migration von älterer hardwarebasierter Infrastruktur zu einer modernen Cloud-Computing-Infrastruktur. Anbieter von Infrastructure-as-a-Service (IaaS) liefern und verwalten Cloud-Dienste im Auftrag ihrer Kunden.

KMU können diese Arbeit möglicherweise intern erledigen, aber aufgrund der erforderlichen Fachkenntnisse benötigen möglicherweise sogar technische Teammitglieder eine spezielle Schulung.

4. Finanzen

In unserer Umfrage haben 11 % der Befragten zuletzt eine Finanzfunktion ausgelagert, darunter:

• Buchhaltung

• Lohn-und Gehaltsabrechnung

Während Geld das Lebenselixier aller Unternehmen ist, ist es für die meisten nicht die Kernkompetenz. Die richtigen Bücher zu finden, sollten Sie nicht dem Zufall überlassen.

Die Auslagerung aller Buchhaltungsaufgaben oder auch nur der Gehaltsabrechnung an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gibt vielen KMU-Führungskräften die Gewissheit, dass ihre Finanzen von Fachleuten gehandhabt werden, die ihr potenzielles Risiko für Strafen oder Prüfungen verringern.

Die Beauftragung eines internen Buchhalters ist eine Option, kann jedoch mehr kosten und bringt nicht immer die Vorteile mit sich, dass ein Team von Finanzexperten mit Spezialkenntnissen in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Steuern und Business Intelligence relevante und notwendige Dienstleistungen erbringt.

5. Marketing und Werbung

Schließlich haben acht Prozent der befragten KMU-Experten zuletzt Marketing- oder Werbefunktionen ausgelagert, wie zum Beispiel:

• Werbung

• Branding

• Digitales Marketing

• Full-Service digital

• SEO

• Social-Media-Marketing

• Marketinganalyse

Marketing und Werbung haben sich mit jedem neuen digitalen Marketingkanal, der sich öffnet, dramatisch verändert. Wer hätte gedacht, dass wir in den frühen Tagen des Internets unsere eigenen Videos erstellen und teilen würden?

Das bedeutet, dass Sie zum Aufbau eines internen Teams ein breites Spektrum an Fähigkeiten benötigen, die dazu führen können, dass mehr Mitarbeiter eingestellt werden, als Sie dachten.

Durch die Auslagerung dieser Geschäftsfunktion an einen Drittanbieter erhalten KMUs stattdessen ein vollständiges Marketingteam zu einem Bruchteil der Kosten und Zeit, die erforderlich wären, um ein komplettes Team selbst aufzubauen.

3 Fragen, die Ihnen bei der Entscheidung zwischen Einstellung und Outsourcing helfen

Hier sind drei Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie entscheiden, ob Sie Personal einstellen oder an einen Dienstleister auslagern sollten.

1. Welche Art von Unterstützung suchen Sie?

Der allgemeine Grund, warum Sie ein Outsourcing oder eine Einstellung in Betracht ziehen, ist, dass Sie Arbeit haben, die Ihr aktuelles Team nicht bewältigen kann. Aber liegt das daran, dass Ihr Team nicht über die nötigen Fähigkeiten verfügt, um die Arbeit zu erledigen, oder weil ihm einfach die Bandbreite fehlt? Diese Antworten sollten Ihre Entscheidung informieren.

In unserer Umfrage haben 44 % der KMU-Experten ausgelagert, weil sie nicht über die Bandbreite, aber über das Fachwissen verfügten. Dies ist häufig in der Technologie- und Buchhaltungsbranche der Fall.

Die Buchhaltung ist saisonabhängig, wobei während der Steuersaison ein erheblicher Arbeitsschub geleistet wird. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften können ihr Personal durch Outsourcing aufstocken, um eine erhöhte Arbeitsbelastung zu bewältigen.

In der Technologie findet die meiste Arbeit für ein neues Projekt am Anfang statt, während es entwickelt wird, aber sobald das Projekt live ist, nimmt die Arbeitsbelastung erheblich ab.

Weitere 31 % der befragten KMU lagerten aus, weil ihnen Experten in ihrem Team fehlten, sie aber die nötige Bandbreite hatten. Nahezu jedes Unternehmen benötigt eine Online-Präsenz, einige benötigen mobile Apps, um ihren Kunden das beste Benutzererlebnis zu bieten, und die meisten benötigen Werbung und Marketing. Aber für viele Unternehmen steht keine der mit diesen Bedürfnissen oder Aufgaben verbundenen Fähigkeiten in direktem Zusammenhang mit ihren Kernwerten oder Personalkapazitäten.

Wenn sich ein Unternehmen auf den Online-Verkauf von Möbeln konzentriert, hängt es von viel Technologie ab, aber im Kern geht es um Möbel. Die Mitarbeiter dieses Unternehmens kennen HTML möglicherweise nicht von JavaScript, und Outsourcing kann diese Wissenslücke mit qualifizierten Personen füllen. Viele KMUs haben nicht das Budget oder die Arbeitsbelastung für Vollzeit-Entwicklungs-, Geschäftsanalyse-, Buchhaltungs- oder Marketingteams, weshalb Outsourcing die beste Option ist.

2. Wie hoch ist Ihr Budget?

Eine weitere wichtige Sache, die Sie bei der Entscheidung, ob Sie auslagern oder einstellen möchten, berücksichtigen sollten, ist Ihr Budget. Die meisten Drittanbieter von Drittanbietern haben mehrere Preismodelle und Tarife, je nachdem, welche Dienste Sie benötigen.

In unserer Umfrage betrugen die durchschnittlichen Ausgaben für einen Servicevertrag 73.821 USD, und nur 21 % gaben 100.000 USD oder mehr aus.

Der Preis, den Sie bezahlen, hängt von der Art des Dienstleisters ab, den Sie beauftragen. Hier sind einige typische Preismodelle für verschiedene Anbietertypen:

• Entwicklung, Design und Cloud-Services

  • Flatrate für das gesamte Projekt

  • Stundenpreise, die jede geleistete Stunde berücksichtigen

  • Monatliches Abonnementmodell, normalerweise für Wartungsarbeiten oder andere genau definierte regelmäßige Aufgaben

• Business Intelligence, maschinelles Lernen und andere Arten von Datenintelligenz

  • Pauschalpreis pro Projekt oder Stundensatz für ein einzelnes Projekt mit Endpunkt

  • Monatliches Abonnementmodell für regelmäßiges Reporting und Support

• Werbung und Marketing

  • Projektpauschale oder Stundensatz

  • Leistungsbasiertes Pricing, das die Agenturleistung berücksichtigt

• Lohn-und Gehaltsabrechnung

  • Die Preise basieren auf der Art der von Ihnen benötigten Dienstleistungen (Direkteinzahlung, PTO-Verfolgung, Steuerunterstützung), der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und der Häufigkeit Ihres Zahlungszeitraums

• Buchhaltung

  • Monatliches Abonnementmodell für alltägliche Hilfe, z. B. Buchhaltung

  • Zusatzgebühren für zusätzliche Dienstleistungen wie Beratung, Berichterstattung oder Prognosen

3. Was ist Ihr gewünschter Zeitplan?

Als nächstes müssen Sie überlegen, wie lange Ihre neue Initiative dauern soll. Den richtigen Dienstleister oder die richtigen neuen Mitarbeiter zu finden, kann Zeit in Anspruch nehmen.

Wie lange benötigen Sie Unterstützung für Ihr Projekt/Ihre Funktion?

Nahezu zwei Drittel der Serviceverträge werden für ein Jahr oder weniger abgeschlossen, und 39 % der KMU hatten einen Vertrag von sechs Monaten oder weniger. Die Vertragsdauer hängt von der Komplexität Ihres neuen Projekts ab und davon, ob Sie langfristige Unterstützung benötigen.

Wenn Sie beispielsweise die Gehaltsabrechnung, die Buchhaltung oder Ihre Cloud-Infrastruktur auslagern, benötigen Sie langfristige Verträge, da diese Anbieter laufende Geschäftsfunktionen unterstützen. Andererseits kann die Arbeit, die mit der Entwicklung einer neuen mobilen App oder dem Start einer Werbekampagne verbunden ist, nur Monate dauern. Möglicherweise benötigen Sie jedoch langfristigen technischen Support für die neue App. Sobald die Entwicklung abgeschlossen ist, können Sie entscheiden, ob Sie diesen Support auslagern oder einstellen möchten.

Wie schnell muss die Arbeit an Ihrem Projekt/Ihrer Funktion erledigt werden?

Es dauert einige Zeit, den richtigen Dienstleister zu finden und einen Vertrag abzuschließen. Die durchschnittliche Zeit, die KMU in unserer Umfrage mit der Recherche und Entscheidung für einen Dienstleister verbrachten, betrug 3,7 Monate. Nur 14 % brauchten weniger als einen Monat und 16 % sechs Monate oder länger.

Erst nach Vertragsunterzeichnung kann mit der Arbeit begonnen werden, also berücksichtigen Sie dies unbedingt in Ihrem Zeitplan.

Wenn Sie internes Personal einstellen möchten, braucht das ebenfalls Zeit. Sie müssen eine wettbewerbsfähige Stellenbeschreibung erstellen, um sicherzustellen, dass Sie einen Leistungsträger finden und halten. Wenn Ihre Personalabteilung nicht bereit ist, Mitarbeiter einzustellen, benötigen Sie möglicherweise eine Rekrutierungssoftware, um den Prozess zu optimieren.

Neue Mitarbeiter müssen ebenfalls an Bord genommen und geschult werden, bevor sie mit der Arbeit an Ihrem neuen Projekt beginnen können.

Lindern Sie Ihren Personalmangel und bauen Sie Ihr Geschäft mit Outsourcing aus

Für viele KMUs ist Outsourcing eine großartige Option, damit alles reibungslos läuft, wenn sie wachsen. Neue Initiativen erfordern oft Fähigkeiten, die Ihr Team nicht hat, und ein professioneller Dienstleister, der bereits mit Hunderten von Kunden mit ähnlichen Anforderungen zusammengearbeitet hat, kann Ihr neues Projekt in Angriff nehmen.

Auch wenn Sie vorhaben, später interne Mitarbeiter einzustellen, kann Outsourcing eine vorübergehende Lösung sein, um unter Anleitung erfahrener Fachleute eine neue Initiative in die richtige Richtung zu starten.