HIPAA-konformes VoIP: Warum es wichtig ist, die Privatsphäre der Patienten zu schützen

Im hochriskanten Gesundheitssektor, in dem Patientendaten wertvoller sind als Kreditkarteninformationen, ist der Schutz Ihres Unternehmens vor Cyber-Bedrohungen nicht nur sinnvoll; es ist ein Muss.

Da Gesundheitsorganisationen auf cloudbasierte Kommunikation wie Voice over Internet Protocol (VoIP) umsteigen, ist das Verständnis und die Umsetzung der feineren Details der HIPAA-Konformität nicht verhandelbar.

Wir sind hier, um Sie durch die wichtigsten Aspekte HIPAA-konformer VoIP-Dienste zu führen und Ihnen dabei zu helfen, die höchsten Datenschutzstandards einzuhalten, hohe Strafen zu vermeiden und durch verbesserte Datensicherheit Vertrauen bei Ihren Patienten und Anbietern aufzubauen.

Was ist HIPAA und wer muss es einhalten?

HIPAA wurde 1996 vom US-Kongress verabschiedet und ist der Health Insurance Portability and Accountability Act. Sie wahrt die Vertraulichkeit und Sicherheit privater Gesundheits- und Patienteninformationen in allen Formen, insbesondere in elektronischer Form.

Hier werden HIPAA-fähige VoIP-Dienste relevant.

Sämtliche im Gesundheitswesen eingesetzte VoIP-Technologie muss den HIPAA-Standards entsprechen, um sicherzustellen, dass die über diese Plattformen ausgetauschten Patienteninformationen sicher und vertraulich bleiben.

Aber wer muss sich daran halten? Jede Organisation, die elektronisch geschützte Gesundheitsinformationen (ePHI oder PHI) verwaltet. Dazu gehören Gesundheitsdienstleister und Clearingstellen, Krankenversicherungen und alle damit verbundenen Unternehmen.

Am wichtigsten ist, dass die HIPAA-Konformität nicht optional ist.

Dies ist eine gesetzliche Anforderung und wird hauptsächlich vom Office for Civil Rights (OCR) des US-Gesundheitsministeriums durchgesetzt.

Durch die Einhaltung der HIPAA-Standards wahren Gesundheitsdienstleister die Integrität der Gesundheitsbranche und schützen Patienteninformationen, die leicht für Straftaten wie Identitätsdiebstahl missbraucht werden können.

Abgedeckte Kommunikationsarten

Die HIPAA-Konformität deckt ein breites Spektrum der Kommunikation ab. Hier finden Sie vorgeschlagene Ansätze für beliebte Kommunikationskanäle im Gesundheitswesen.

• Telefonanrufe: HIPAA schreibt vor, dass alle Telefonanrufe, insbesondere VoIP-Gespräche, sicher und vertraulich sind, wenn es um PHI geht. Implementieren Sie eine Verschlüsselung in Ihrem VoIP-Telefonsystem, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• SMS-Textnachrichten: Textnachrichten, die PHI enthalten, müssen verschlüsselt und über ein geschütztes Netzwerk gesendet werden. Der Absender muss außerdem sicherstellen, dass der Empfänger zum Empfang dieser Informationen berechtigt ist.
• Faxe: Beim Faxen über VoIP werden Faxe über ein IP-Netzwerk gesendet und empfangen, anstatt den herkömmlichen öffentlichen Telefondienst zu nutzen. Die HIPAA-Konformität für elektronische Faxe muss verschlüsselt, sicher gespeichert und für Unbefugte nicht zugänglich sein.
• Teamkommunikation: Dazu gehört die interne Kommunikation wie E-Mail, Instant Messaging und andere digitale Kollaborationstools. Die HIPAA-Vorschriften verlangen, dass diese Tools sicher sind und dass PHI nur autorisiertem Personal zugänglich ist. Es sollten Audits durchgeführt werden, um Zugriffskontrollen und die Weitergabe von PHI innerhalb der Teams zu verfolgen. Auditprotokolle sollten ebenfalls archiviert werden.
• Videokonferenzen: Da die Telegesundheit immer beliebter wird, erwartet HIPAA, dass Videokonferenztools bestimmte Sicherheitsbedingungen erfüllen, einschließlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sicherer Benutzerauthentifizierung, und dass alle besprochenen PHI nicht von Unbefugten abgefangen oder abgerufen werden.
• Voicemail-Nachrichten: HIPAA erstreckt sich auch auf Voicemail-Nachrichten. Voicemail-Systeme müssen sicher sein und der Zugriff muss kontrolliert und nur autorisiertem Personal vorbehalten sein. Über Voicemail übertragene PHI müssen ebenfalls verschlüsselt werden.

Risiken bei Nichteinhaltung

Die geschäftlichen Folgen einer Nichteinhaltung gehen über Bußgelder hinaus und können Ihren Ruf langfristig schädigen. Eine Verletzung der Privatsphäre des Patienten kann zu einer PR-Krise und Klagen führen, die Ihre finanzielle Lage als Unternehmen erheblich beeinträchtigen kann.

Zu den häufigsten Beispielen für HIPAA-Verstöße gehören mangelnde Verschlüsselung, Hackerangriffe, unbefugter Zugriff, Verlust oder Diebstahl eines Unternehmensgeräts, die Entsorgung von PHI und der Zugriff auf PHI von einem ungesicherten Ort aus.

Nehmen Sie die HIPAA-Konformität ernst, um die folgenden Strafen zu vermeiden.

Bußgelder: HIPAA-Verstöße werden nach Stufen kategorisiert, wobei die Bußgelder bei 137 US-Dollar beginnen und bis zu 2 Millionen US-Dollar betragen.

Verstöße der Stufe 1 liegen zwischen 100 und 50.000 US-Dollar, bis zu einem Höchstbetrag von 25.000 US-Dollar pro Jahr.

Die härteste Höhe der HIPAA-Strafen beginnt bei 50.000 US-Dollar pro Verstoß und reicht bis zu einem Höchstbetrag von etwa 2,1 Millionen US-Dollar pro Jahr, wobei sich die Bußgelder jedes Jahr ändern, um Anpassungen der Lebenshaltungskosten Rechnung zu tragen.

Aktuelle Fälle von HIPAA-Verstößen und damit verbundenen Bußgeldern finden Sie hier .

Zivilrechtliche HIPAA-Strafen werden gegen Personen verhängt, die den Verstoß nicht mit böswilliger Absicht begangen haben. Strafrechtliche Sanktionen werden dagegen gegen Einzelpersonen verhängt, wenn der Verstoß mit krimineller Absicht begangen wurde.

Schlechte Kundenerfahrung

Patienten, die das Gefühl haben, dass ihre persönlichen Gesundheitsdaten nicht sicher oder vertraulich behandelt werden, haben Schwierigkeiten, ihren Gesundheitsdienstleistern zu vertrauen. Dies kann sich auf die Bindungsrate der Patienten auswirken und ihre Bereitschaft verringern, die für eine wirksame Behandlung notwendigen Informationen weiterzugeben.

Beschädigter Markenruf

HIPAA-Verstöße verbreiten sich schnell und führen häufig zu negativer Publizität. Ein falscher Umgang mit Patientendaten kann Ihrem Ruf als vertrauenswürdiger Gesundheitsdienstleister schnell schaden und sich negativ auf die öffentliche Wahrnehmung Ihres Unternehmens hinsichtlich Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und allgemeiner Integrität auswirken.

Klagen und finanzielle Vergleiche

Die Nichteinhaltung des HIPAA kann zu rechtlichen Schritten seitens betroffener Patienten oder Gruppen führen. Klagen sind mit kostspieligen Anwaltskosten und potenziellen Vergleichen verbunden und belasten Ihr Gesundheitsgeschäft erheblich an Zeit und Ressourcen.

Die meisten Bußgelder wegen Verstößen stammen aus Vergleichen. Darüber hinaus wird ein öffentlicher Rechtsstreit Ihren Ruf und Ihre Glaubwürdigkeit im Gesundheitswesen nur noch mehr schädigen.

Der HIPAA-Konformität immer einen Schritt voraus

Implementieren Sie die folgenden Schritte, um Ihrem Team bei der täglichen Kommunikation in Ihrem Gesundheitsunternehmen dabei zu helfen, HIPAA-konform zu bleiben.

Die Einhaltung dieser Standards zeigt Ihr Engagement für die Privatsphäre der Patienten und schafft eine Kultur der Compliance und des Respekts, die sich auf allen Ebenen Ihrer Organisation ausbreitet.

Schließen Sie eine Geschäftspartnervereinbarung (BAA) ab: Führen Sie eine BAA mit allen Anbietern durch, die Ihre PHI verwalten. Bei dieser Vereinbarung handelt es sich um ein rechtsverbindliches Dokument, das den Datenschutz und die Sicherheit von PHI gemäß den Anforderungen des HIPAA gewährleistet.

Verschlüsseln Sie Ihre Kommunikation: Verschlüsselung ist eine nicht verhandelbare Komponente der HIPAA-Konformität. Alle Formen der elektronischen Kommunikation, die PHI enthalten, einschließlich E-Mails, Textnachrichten und VoIP-Anrufe, müssen verschlüsselt werden, um unbefugten Zugriff während der Übertragung zu verhindern.

Verwenden Sie bewährte Tools für die Geschäftskommunikation: Durch die Wahl von HIPAA-konformen Kommunikationsplattformen und -tools wird sichergestellt, dass die Daten Ihrer Patienten an allen Übertragungspunkten sicher und vertraulich bleiben. Diese Tools verfügen über integrierte Sicherheit, die den HIPAA-Richtlinien entspricht.

Führen Sie genaue Anrufprotokolle: Das Führen detaillierter Protokolle der gesamten PHI-Kommunikation ist unerlässlich. HIPAA erfordert, dass Sie Aufzeichnungen über die Kommunikation zusammen mit kontextbezogenen Details wie Datum, Uhrzeit und beteiligten Parteien führen.

Deaktivieren Sie nicht konforme Funktionen: Wenn Ihre Kommunikationsplattform Funktionen enthält, die nicht HIPAA-konform sind, deaktivieren Sie diese vor der Verwendung. Achten Sie auf Funktionen, die Nachrichten nicht verschlüsseln, oder auf Anrufaufzeichnungsfunktionen, die nicht den HIPAA-Standards entsprechen.

Informieren Sie Ihr Team: Tatsache ist, dass fahrlässige Mitarbeiter für 61 % der Datenschutzverletzungen im Gesundheitswesen verantwortlich sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre medizinischen Fachkräfte über HIPAA-Standards und jährliche Aktualisierungen auf dem Laufenden bleiben.

HIPAA wird voraussichtlich im Jahr 2024 strengere Cybersicherheitsanforderungen einführen. Diese Änderungen zielen darauf ab, den zunehmenden Bedrohungen im Gesundheitssektor zu begegnen und den Schutz von Patientendaten zu gewährleisten.

Um sich auf diese Veränderungen vorzubereiten, sollte Ihr Team zunächst die aktuellen Cybersicherheits- und Datenschutzprotokolle überprüfen und Bereiche identifizieren, die gestärkt werden müssen.

Durch die Investition in Schulung und Schulung kann Ihr Team die Bedeutung von HIPAA besser verstehen und Kommunikationstools richtig einsetzen.

Schließlich machten Phishing-Angriffe 45 % aller Datenschutzverletzungen im Gesundheitswesen aus Im Jahr 2021 ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, diese Vorfälle zu erkennen und ordnungsgemäß zu melden.

HIPAA-konformes VoIP: Die beste Kommunikationsplattform für das Gesundheitswesen ist da

Angesichts der sensiblen Natur der Gesundheitskommunikation ist eine robuste, sichere und zuverlässige Lösung unerlässlich. Die HIPAA-konformen VoIP-Dienste von Nextiva zeichnen sich als skalierbare Lösung für viele Arztpraxen in ganz Nordamerika aus.

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Mit Blick auf die Zukunft zeigt die Technologieintegration im Gesundheitswesen keine Anzeichen einer Verlangsamung.

Da neue Technologien wie KI das Gesundheitswesen noch weiter verändern werden, war die Notwendigkeit, Patientendaten auf allen Plattformen zu sichern, die Risiken der Nichteinhaltung zu erkennen und mit umfassenden Strategien aktiv an der Spitze zu bleiben, noch nie so wichtig.

Gesundheitsdienstleister müssen proaktiv die aktuellen Vorschriften einhalten und sich auf zukünftige Fortschritte und Herausforderungen beim Schutz von Patientendaten vorbereiten. Dies ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung des Vertrauens und zur Aufrechterhaltung der höchsten Standards in der Gesundheitsbranche.

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