Eine Kurzanleitung zum Verwalten von Remote-Teams für Webdesign und Weberstellung

Nachdem mehr als die Hälfte des Jahres 2021 hinter uns liegt, wurden Sie mit einem Strom von Inhalten überschwemmt, die sich auf die Welt der Remote- und Hybridarbeitskräfte beziehen, und natürlich mit einer gesunden Prise des Ausdrucks „beispiellose Zeiten“.

Lassen Sie uns einen Zoom auf eine Art von Team werfen, das dadurch eine der größten Steigerungen seiner Arbeit erlebt hat – Webdesign.

In diesem Blog bieten wir eine Kurzanleitung für die Verwaltung eines Remote-Webdesignteams und die Verwendung von Projektmanagement-Tools zur Bewältigung einiger ihrer größten Herausforderungen.

Bereits vor dem Ausbruch der Pandemie im Jahr 2020 waren Websites gefragt, sei es für neue Unternehmen oder umgekehrt zur Überarbeitung der Marketingstrategie für bestehende Unternehmen.
Eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen hat im Jahr 2020 auf Online umgestellt. GoDaddy, die führende Webhosting-Plattform, verzeichnete von Februar bis April einen Anstieg der Zahl neuer zahlender Abonnenten um 48 % mit einem Marktanteil von fast 17 %.

Dies war der Beginn eines anhaltenden Trends, der in der Belegschaft Wellen schlägt. Um mit der Nachfrage nach Website-Erstellung, Design und allen digitalen Marketinganforderungen Schritt zu halten, wächst auch der Bedarf an Webdesignern und unterstützenden Teams. Laut dem US Bureau of Labor Statistics liegen die Jobaussichten für Webentwickler und Digitaldesigner für die nächsten zehn Jahre bei 8 %, viel schneller als der Durchschnitt.

Ein Webteam oder ein Webdesign- und -erstellungsteam erfordert beeindruckende Fähigkeiten und oft viele menschliche Ressourcen, um effektiv zusammenzuarbeiten und beeindruckende, benutzerfreundliche Ergebnisse zu erzielen.

Unter den Teammitgliedern gibt es Experten in allen Bereichen, von Strategie und Planung, Projektmanagement, UI-Design und Grafikdesign bis hin zu Webtechnologie und Site-Produktion.

Mit jeder dieser Rollen gehen spezifische Arbeitsstile und Arbeitsabläufe einher.

Alle wichtigen Akteure zu vernetzen und zu managen, dabei eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, ist keine leichte Aufgabe. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich jedes Teammitglied oder Unterteam auf eine völlig einzigartige Methode zur Planung, Durchführung, Messung und Berichterstattung seiner Arbeit verlässt. Fügen Sie ein paar Teammitglieder hinzu, die intern, von zu Hause aus oder Freiberufler arbeiten – Sie haben ein ziemliches Potenzial für Schluckauf vor sich.

Hier kommen Projektmanagement-Tools ins Spiel. Wenn Sie mit Remote-Teams arbeiten, ist Online-Projektmanagement-Software das beste Mittel, um alle und ihre Arbeitsabläufe an einem Ort zusammenzubringen und gleichzeitig den Zeitverlust durch Fehlkommunikation und manuelle Aufgaben zu minimieren oder zu eliminieren.

Selbst aus der gekürzten Beschreibung eines Remote-Webdesign-Teams ist die Wahrheit hinter dem alten Sprichwort „Der Teufel steckt im Detail“ leicht zu erkennen.

In dieser Kurzanleitung zum Verwalten von Remote-Webdesign-Teams möchten wir Ihnen eine solide Grundlage bieten, damit Sie die einzigartigen Überlegungen für Ihr(e) Team(s) einschätzen und verstehen können. Und natürlich werden wir auch einige erstklassige Tools und Funktionen vorschlagen, die Ihnen helfen können, Ihren Erfolg anzukurbeln und aufrechtzuerhalten.

Lass uns anfangen.

Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager, Teammitglied oder vielleicht ein Spezialist für Talentakquise sind, der ein Remote-Webdesign-Team aufbaut, es ist wichtig, eine klare Vorstellung und ein klares Verständnis davon zu haben, mit wem und was Sie arbeiten. Beginnen Sie damit, sich diese Fragen zu stellen, die Ihnen bei der Ausarbeitung Ihrer Strategie helfen können:

• Wie viel Erfahrung bringt jedes Teammitglied mit? Arbeiten Sie hauptsächlich mit Junior-, Mid-Level- oder Senior-Experten zusammen?
  
  
• Wie viele Kontaktpunkte planen Sie mit anderen Teams in der Organisation? Stehen Texter in direktem Kontakt mit Webdesignern? Welche Kommunikations- und Genehmigungswege sind vorhanden, bevor sie einer Webseite hinzugefügt werden?

• Welche Tools sind für den Erfolg Ihres Webdesign-Teams unerlässlich? Diese Art von Frage kann Ihnen helfen, Ihren bestehenden Tech-Stack zu entscheiden oder einzugrenzen.

• Was sind die Verantwortlichkeiten, der Zeitplan und die Arbeitskapazität jedes Teammitglieds? Diese drei Bereiche können stark von der Fernarbeit betroffen sein, und es ist entscheidend, dass diese Informationen für alle Teammitglieder verständlich und sogar auf einen Blick zugänglich sind.

Es gibt sicherlich noch mehr Fragen, die Sie stellen und bewerten können. Dennoch können diese einen Rahmen für die Entwicklung effektiver Arbeitsabläufe und die Bestimmung des besten Projektmanagement-Tools für Ihr Webdesign-Team schaffen, auf das wir im nächsten Abschnitt näher eingehen werden.

Eine der wichtigsten Funktionen des Designs besteht darin, Probleme für Benutzer auf kreative Weise zu lösen – dies kann im Fall von Remote-Designteams eine besondere Herausforderung darstellen. Meetings und Synchronisierungen bieten eine Gelegenheit, die Vorstellungskraft der Teamkollegen zu erweitern und wesentliche Erfolgssysteme zu entwickeln.

Wie kann dies ohne Besprechungsräume, Whiteboards und den Komfort eines persönlichen Treffens erreicht werden? Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:

• Schließen Sie die richtigen Personen ein, nicht alle Personen . Wenn Ihr Team oder Ihre Organisation in eine Remote- oder hybride Arbeitsumgebung übergegangen ist, hat sich die Anzahl der Stunden, die für Meetings aufgewendet werden, sicherlich für alle erhöht. Seien Sie strategisch und überlegen Sie, wer an einem tatsächlichen Meeting teilnehmen muss und mit wem Sie kontextbezogene Updates auf Ihrer dedizierten Workflow-Plattform teilen können.

• Haben Sie immer eine klare Agenda, auch für Brainstorming-Sitzungen . Mit der harten Realität der „Zoom-Müdigkeit“ wird die Zeit noch wichtiger. Stellen Sie als Meeting-Organisator sicher, dass Sie Ihrer Meeting-Einladung eine kurze Tagesordnung beifügen und sich während des Meetings daran halten. Es wird Ihnen helfen, Ideen, die in der Besprechung auftauchen, aber zu einem anderen Zeitpunkt angesprochen werden sollten, schnell „anzuheften“.

• Speichern Sie Videoanrufe für die wichtigsten Dinge . Bevor Sie ein weiteres Status-Update-Meeting planen, überlegen Sie, ob Sie es am besten auf einer anderen Plattform kommunizieren können, z. B. in einem Chat oder einem Update-Thread, wo jeder es sehen kann. Nutzen Sie Meetings für komplexere Dinge, wie das Erklären eines neuen Prozesses oder das Lösen von Problemen.

• Berücksichtigen Sie die Länge und Häufigkeit Ihrer Standup-Meetings . Auch wenn tägliche Standup-Meetings die Norm oder Tradition sein mögen, denken Sie darüber nach, was das Beste für Ihr Team ist. Zum Beispiel sagte Caitlin Wagner, Senior Design Manager bei InVision, ihr Team habe beschlossen, die Dinge aufzurütteln: „…Stattdessen hat das Team eine Kadenz von 30-minütigen Standups am Montag/Mittwoch und einstündigen Designkritiken am Dienstag/Donnerstag eingerichtet, und freitags eine „fröhliche halbe Stunde“, um über dezidiert arbeitsfremde Themen zu sprechen.“

Fernarbeit kann Probleme am Arbeitsplatz hervorheben oder als Gelegenheit dienen, eine bestehende Unternehmenskultur zu stärken oder darauf aufzubauen. Als Remote-Designmanager haben Sie die Möglichkeit, eine Erweiterung davon zu sein, wenn Sie Ihr Team leiten. Einige Möglichkeiten zur Förderung einer positiven Kultur der Fernarbeit sind:

• Veranstalten Sie Workshops und Hackathons . Es ist wichtig, Zeit für Sitzungen außerhalb der Routinearbeit einzuplanen, um Ihrem Team dabei zu helfen, neue Fähigkeiten aufzufrischen, Fehler zu beheben oder einfach nur Zeit für ein Projekt oder eine Initiative aufzuwenden, die seit einiger Zeit auf Eis liegen. Um sie ansprechender zu gestalten, könnten Sie einen Gastdozenten einladen oder eines der Teammitglieder die Sitzungen planen lassen. Diese Aktivitäten werden auch das Interesse Ihrer Organisation an der beruflichen und persönlichen Entwicklung ihrer Mitarbeiter widerspiegeln.

• Machen Sie erstklassiges virtuelles Onboarding . Der Beitritt zu einem neuen Team aus der Ferne kann dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter manchmal unwohl, nicht auf dem Laufenden oder überfordert fühlen. Hier sind sechs Best Practices für exzellentes virtuelles Onboarding:
  • Beginnen Sie das Onboarding-Erlebnis vor Tag 1 . Es ist wichtig, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter willkommen fühlen, bevor sie sich zum ersten Mal „anmelden“. Erwägen Sie, ein Willkommenspaket mit Materialien wie Firmenhandbüchern, einem ersten Blick auf den Onboarding-Plan und Firmen-Swag zu senden.
  • Bereiten Sie einen Onboarding-Zeitplan und einen Ressourcenleitfaden vor . Gestalten Sie die ersten ein bis zwei Wochen neuer Mitarbeiter so reibungslos wie möglich mit einem Plan, der alles für sie festlegt, wen sie treffen werden, wichtige Informationen und Ressourcen, mit denen sie sich vertraut machen sollten. Bei monday.com hat jeder neue Mitarbeiter ein spezielles Onboarding-Board mit solchen Materialien.

• • Weisen Sie einen „Buddy“ zu. Durch die Zuweisung eines hilfsbereiten Kollegen, der kein direkter Vorgesetzter ist, werden zwei Dinge gleichzeitig erreicht – der neue Mitarbeiter erhält Hilfe bei arbeitsbezogenen und sonstigen Angelegenheiten und stellt sofort eine Verbindung zu seinem Team her. monday.com hat auch Freunde für alle Neueinstellungen bestimmt.

• • Integrieren Sie sie sofort mit einer einfachen Aufgabe. Einer der Hauptstressoren, die neue Mitarbeiter haben können, ist das Gefühl, dass sie nicht wissen, woran sie zusätzlich zu ihren Lesematerialien und Einführungsgesprächen arbeiten sollen. Geben Sie ihnen zusätzlich zu ihren Personalarbeiten oder IT-Setup-Aufgaben eine einfache Aufgabe, die zu einem Teamziel beiträgt, damit sie sich einbezogen fühlen und Vertrauen aufbauen.

• • Veranstalten Sie virtuelle Schulungen. Während schriftliche und visuelle Leitfäden wie Decks und Handbücher ihren Platz haben, stellen Sie sicher, dass Sie einige Live- und aufgezeichnete Schulungssitzungen für Ihre neuen Mitarbeiter einbeziehen – insbesondere wenn es um die Verwendung bestimmter Tools und Software geht.

Remote-Arbeit kann eine Herausforderung für Führungskräfte darstellen, wenn es darum geht, Arbeitsbeziehungen zu steuern, die nicht mehr von Angesicht zu Angesicht stattfinden. Kommunikationsausfälle und Abweichungen bei der Arbeitsplanung können echte Kopfschmerzen verursachen. Hier sind ein paar Empfehlungen:

• Halten Sie die Kommunikation offen. Machen Sie Ihren Teamkollegen oder Berichten bekannt, dass Sie für Bedenken und Ratschläge zur Verfügung stehen, und formulieren Sie gleichzeitig Erwartungen darüber, was Sie anbieten können und wann die geeigneten Zeiten und Methoden dafür sind. Beispielsweise sollten Bedenken hinsichtlich der beruflichen Weiterentwicklung während der Fernarbeit kein Slack-Chat sein.

• Erhöhen Sie die Anerkennung der Mitarbeiter. Mit weniger oder gar keiner Bürozeit und Bedenken hinsichtlich einer E-Mail-Überlastung könnte die Anerkennung von Mitarbeitern für einige Remote-Teams beiseite geschoben werden. Wir ermutigen Sie, kreative Wege zu finden, um dies anzugehen, sei es, indem Sie einen Slack-Kanal für Feiern und Anerkennungen reservieren oder einen Newsletter erstellen. Mitarbeiter wissen zu lassen, dass sie geschätzt werden, ist ein langer Weg.

• Seien Sie ein Verfechter der Work-Life-Balance. Stellen Sie sicher, dass bekannt ist, dass die Work-Life-Balance Ihres Teams verstanden wird und Priorität hat. Sie können mit gutem Beispiel vorangehen, wenn es darum geht, Ihren eigenen Zeitplan zu erstellen und flexibel auf die anderer zu reagieren.

• Vermeiden Sie Mikromanagement. Eine gute Verwaltung aus der Ferne erfordert eine durchdachte Planung und Vertrauen. Um auf einen Blick ein klareres Bild davon zu haben, woran Ihr Team arbeitet, und gleichzeitig Kommentare und Fragen hinterlassen zu können, können Sie eine Vorlage wie diese von monday.com verwenden.

Wir könnten eine dreifache Bedrohung für die Stars Hollywoods darstellen, aber wir denken, dass dies am besten von intelligenten Remote-Webdesign- und -erstellungsteams erledigt wird. Um schnell neue Projekte zu starten, das Beste aus der bestehenden Arbeit Ihres Teams herauszuholen und Konsistenz und Qualität sicherzustellen, empfehlen wir die Verwendung eines Work OS.

Es versteht sich von selbst, dass Webdesigner und -ersteller selten ganz alleine arbeiten, mit all der Forschung und Entwicklung, die in ein Projekt einfließen. Ein Arbeitsbetriebssystem demokratisiert die Leistungsfähigkeit von Software, sodass Unternehmen problemlos Anwendungen und Arbeitsmanagement-Tools erstellen können, die ihren Anforderungen entsprechen, anstatt durch die Grenzen traditioneller Projektmanagement-Tools eingeschränkt zu werden. Hier sind nur einige Funktionen von monday.com Work OS, die sich perfekt für Remote-Webdesign-Teams eignen:

• Live-Status- und Zeitplanaktualisierungen: Die Projektpläne komplizierter Designprojekte umfassen häufig andere professionelle Quellen wie Entwickler oder Produktmanager. monday.com gibt Teams die Möglichkeit, die relevanten Stakeholder oder Kunden über den Status jeder Aufgabe und den aktuellen Stand des Projekts zu informieren, um die Projektziele zum Leben zu erwecken.

• Separate Kanäle für jede Iteration oder jedes Projekt: Da Ihre Webdesign-Teammitglieder an verschiedenen Teilen eines Projekts von verschiedenen Standorten oder Geräten aus arbeiten, ist es entscheidend, ein Projekt in Kanäle aufzuteilen – entweder nach Thema, Iterationsdaten oder bis wann Aufgaben abgeschlossen sein müssen . Indem diese Informationen und Pläne in einer Zeitachse oder einem Kalender zusammengefasst sind, auf den jeder zugreifen kann, gibt es weniger Raum für Fehler und weniger Zeitverschwendung. Davon abgesehen können Sie gemeinsame Assets mit so etwas wie dieser Vorlage für die Verwaltung digitaler Assets verwalten.
  

• Kommunikation in Echtzeit und im Kontext: Jeder Webdesign-Prozess wird durch den Austausch von Ideen, Gedanken und Überlegungen mit anderen geprägt. Egal, ob es sich um einen Kunden oder ein Mitglied Ihres Teams handelt, Sie benötigen eine organisiertere Möglichkeit, Referenzen und Ideen auszutauschen, damit Sie Feedback erhalten können.

Auf der Plattform monday.com können Sie und jeder, der Zugriff auf Ihr Projektboard hat, Fotos, Videos, Soundeffekte, GIFs und jede andere Quelle der Inspiration, die Ihnen einfällt, direkt zu der Aufgabe hinzufügen, an der Sie gerade arbeiten. monday.com lässt sich auch in deine bestehenden Tools integrieren, um alles weiter zusammenzuhalten. Die Vorlage Creative-Planung mit Adobe Creative Cloud ist ein Favorit des Designteams, da Sie Ihre Design-Tools und Ihren Arbeitsprozess aufeinander abstimmen können, indem Sie Adobe CC mit Ihren Boards synchronisieren, während Sie Projekte skizzieren, den Fortschritt verfolgen und Ihre Dateien oder Assets nahtlos hochladen, damit sie immer zugänglich sind .

• Remote-Kommunikationsplattformen: Während das Teilen Ihrer Arbeit online ziemlich weit fortgeschritten ist, gibt es sicherlich einige Meetings und Gespräche, die am besten persönlich oder im Fall eines Remote-Teams per Videoanruf funktionieren.

Beliebte Optionen sind Zoom, Google Hangouts und mehr, mit denen monday.com Integrationen anbietet. Was auch immer Sie wählen, machen Sie es zum Standard für alle Teammitglieder und synchronisieren Sie es unbedingt mit Ihren Teamkalendern.

Der Aufbau und die Verwaltung eines erfolgreichen Webdesign-Teams und von Projekten ist ein Prozess, der vorausschauendes Denken, proaktives Handeln und die richtigen Tools beinhaltet, um alle und alles zusammenzubringen.

Durch eine Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden und zukünftigen Ziele und Prioritäten können Sie dann die fundiertesten Entscheidungen treffen, wenn Sie Ihre wichtigsten Projektmanagement-Tools auswählen, nämlich eine Website-Builder-Plattform und so etwas wie ein Arbeitsbetriebssystem.