So erteilen Sie Teammitgliedern Aufgaben

Das Projekt wurde in Meilensteine, Ziele und Aufgaben in Aufgaben unterteilt, und jetzt ist es an der Zeit, sie zuzuweisen. Aber wenn Sie die Projektmanagement-Plattform öffnen, werden Sie mit dem wenig schmeichelhaften Prozess konfrontiert, die Aufgaben zu formulieren und auszuwählen, wem Sie sie zuweisen möchten.

Nun, in diesem Artikel bieten wir Ratschläge, wie Sie diesen durcheinandergebrachten ersten Moment ein wenig klarer machen können. Es gibt umsetzbare Tipps, den Unterschied zwischen dem Zuweisen und Delegieren von Aufgaben und vorgeschlagene Kriterien für die Auswahl der besten Person für den Job.

Für eine genauere Übersicht hier ein Inhaltsverzeichnis:

Wie weisen Sie Mitarbeitern Aufgaben zu?

Wir denken normalerweise, dass das Zuweisen von Aufgaben ein zeitaufwändiger Prozess ist, der sich darauf konzentriert, Aufgabenlisten zu löschen, um das Projekt am Laufen zu halten. Die Aufgabenzuweisung sollte jedoch eigentlich ein eher mitarbeiterorientierter Prozess sein, der zusätzliches Engagement und Mühe erfordert, was zu unglaublichen Ergebnissen führt. Aber was meinen wir damit?

Richtig zugewiesene Aufgaben bringen Ihre Mitarbeiter, Projekte und das gesamte Unternehmen voran. Hier ist wie.

1. Sie stärken die Verantwortlichkeit und das Vertrauen zwischen Managern und Mitarbeitern;
2. Sie helfen, neue Fähigkeiten zu lehren und alte zu perfektionieren;
3. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, sich mit anderen Teams und Arbeitsweisen vertraut zu machen;
4. Es wird einfacher, Projektschätzungen vorzunehmen;
5. Eignet sich hervorragend als Grundlage für Leistungsbeurteilungen usw.

Die Liste ließe sich fortsetzen, aber wir hören hier erst einmal auf.

Natürlich kommen solche langfristigen Vorteile nicht ohne sprichwörtliches Blut und Schweiß in der Planungsphase. Werfen wir einen Blick auf die allgemeinen Ideen zum Zuweisen von Mitarbeiteraufgaben und die konkreten Schritte, die Sie unternehmen können.

Motivation entsteht, wenn man das Gesamtbild kennt

Wenn wir über das Gesamtbild im Projektmanagement sprechen, sprechen wir über die Aufgabe jedes Teammitglieds, die sich auf die des Kollegen auf der ganzen Linie auswirkt. Da alle Aufgaben normalerweise kleine Puzzleteile sind, hilft es, die Mitarbeiter daran zu erinnern, welchen Beitrag ihre Arbeit leistet. Zum Beispiel:

• Ein qualitativ hochwertiger Entwurf kann eine gute Grundlage für die endgültige Version bilden und schneller fertiggestellt werden.
• Eine gut vorbereitete Präsentation kann unnötige Fragen und zusätzliche E-Mail-Anfragen verkürzen.

Es überrascht nicht, dass Menschen besser arbeiten und produktiver sind, wenn sie wissen, dass ihre Arbeit Auswirkungen auf die Unternehmensebene hat.

Wenn Sie also Aufgaben zuweisen, versuchen Sie zu betonen, wie sie in das Gesamtbild passen. Einfach zu sagen: „ Du machst X hilft bei Y und Z “ und wie sich das auf das Projekt als Ganzes auswirkt, lässt einen Mitarbeiter wissen, dass die ihm zugewiesene Aufgabe wichtig ist.

Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich zu engagieren

Menschen über das große Ganze zu erzählen und ihnen zu zeigen, was möglich ist, kann sie nur so weit bringen. Es reicht aus, um den ersten Funken zu zünden, aber damit sie sich voll und ganz der Aufgabe widmen, müssen Sie definieren, was diese Aufgabe beinhaltet.

Sie sollten sich vorstellen können, wie sie vorgehen, welche Fähigkeiten sie anwenden und wie sie das gewünschte Ergebnis erzielen. Je klarer die Anweisungen, desto motivierter werden sie arbeiten.

Einfach ausgedrückt, geben Sie Anweisungen, wie die Aufgabe erledigt werden soll, und stellen Sie sicher, dass sie sie verstehen. Sie können die Gedanken des anderen nicht lesen, daher ist es wichtig, dass alle auf derselben Seite sind.

Fragen Sie nach Aufgabentransparenz

Eine der besten Praktiken, die ein Unternehmen anwenden kann, ist die Transparenz unter den Mitarbeitern.

Dies wird erreicht, indem jeder seine Aufgaben für den Tag in einen Stundenzettel einträgt. Der Zweck von Stundenzetteln besteht darin, eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, woran jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet.

Wenn die Leute wissen, wer an welchen Aufgaben arbeitet, können sie leichter erkennen, ob eine Person verfügbar oder beschäftigt ist, wie weit sie mit einer Aufgabe ist usw.

Wenn Sie Mitarbeitern also Aufgaben zuweisen, kennzeichnen Sie diese mit Fristen. Alternativ können Sie die Mitarbeiter um Einschätzungen bitten, wie lange die Arbeit dauern würde, und diese Zeitrahmen verwenden.

Quelle: Arbeitszeittabelle des Clockify-Teams

Arbeitszeittabellen sind eine großartige Möglichkeit, Aufgaben und die Personen, die sie erledigen, im Auge zu behalten. Sie gelangen zu:

• sehen, wer mit was zu kämpfen hat (hilft, die Fähigkeiten der Menschen einzuschätzen);
• der sein Arbeitspensum meistert und für zusätzliche Aufgaben zur Verfügung steht;
• ob Ihre Zeitschätzungen korrigiert werden müssen;
• identifizieren Sie jede verschwendete Zeit.

Halten Sie einen kristallklaren Zeitrahmen ein

Während wir über Arbeitszeittabellen und Termintransparenz sprechen, ist es wichtig zu erwähnen, dass die Zeiten, die Sie für die Erledigung von Aufgaben festlegen, klar umrissen sein müssen.

Wie bereits erwähnt, ist der sicherste Weg, Fristen zu vergeben, die Mitarbeiter zu konsultieren. Sie können aufgrund der Schwierigkeit der Aufgaben, der Gesamtfristen, der zu erfüllenden Standards und der erforderlichen Fähigkeiten besser einschätzen, wie lange sie dafür benötigen werden.

Wenn sie ein Mitspracherecht darüber haben, wie lange sie eine Aufgabe erledigen sollen, fühlen sich die Menschen in der Regel stärker für den gesamten Prozess verantwortlich. Sie werden ihr Bestes tun, um rechtzeitig fertig zu werden, da sie aktiv an der Festlegung der Frist mitgewirkt haben.

Setzen Sie sehr klare Erwartungen

Bei der Vergabe einer Aufgabe sollten immer Ihre Erwartungen (der Vorgesetzte) aufgezeigt werden. Zum Beispiel:

• Braucht ein Logo-Pitch möglichst viele Entwürfe oder nur wenige fertige Stücke?

Wenn Sie einen Designer bitten, einige Entwürfe für einen Logo-Pitch zu erstellen, müssen Sie die gewünschte Qualität angeben. Erklären Sie, ob Sie nach einigen Skizzen und Entwürfen für ein Brainstorming-Meeting suchen oder ob Sie saubere, vorzeigbare Stücke zeigen möchten.

Zusätzlich:

• Wie viele Stücke sollte der Designer machen?
• Gibt es eine bestimmte Farbpalette, der sie folgen müssen?
• Wie wichtig ist die Aufgabe? Ist dies der Tag, an dem sie sich endgültig für ein Logo entscheiden, oder befindet es sich noch in der Brainstorming-Phase? (entscheidet selbst über die Qualität der Arbeit)

Indem Sie die Aufgabe anhand der obigen Fragen zuweisen, helfen Sie dem Designer zu verstehen, wie viel Aufwand er genau investieren muss. Mit klaren Anweisungen werden sie motivierter, da sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Es besteht keine Angst, dass ihre Arbeit für etwas kritisiert wird, das am Anfang nicht kommuniziert wurde. Und auf Ihrer Seite verhindert es Terminüberschreitungen oder unterdurchschnittliche Ergebnisse.

Vermeiden Sie es, Abhängigkeiten zu schaffen, indem Sie weniger involviert sind

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter ihre Vorgesetzten nach ihrer Meinung zu einer bestimmten Aufgabe oder ihrer Leistung fragen.

Das Problem entsteht, wenn sich ein Vorgesetzter zu sehr in den Prozess einmischt. Wenn sie das Gefühl haben, dass das Projekt auseinanderfallen könnte, wenn sie nicht ständig alle beweglichen Teile im Auge behalten. Und wenn beispielsweise 20 Personen auf die Genehmigung, den Rat oder die Beratung dieser Person warten, gerät der Workflow ins Stocken.

Und Wartezeit ist verschwendete Zeit.

Außerdem verlieren die Menschen Motivation, Geduld und werden frustriert, da sie andere Dinge tun könnten.

Lernen Sie also, nicht jedes Mal einzuspringen, wenn jemand Sie um Hilfe bittet. Weisen Sie zuverlässige Leute zu, die sich um kleinere Probleme kümmern können, während Sie sich um das große Ganze kümmern. Erfahren Sie, wie Sie Ihre eigene Energie dort einsetzen, wo sie mehr benötigt wird.

Zum Beispiel – eine Pitch-Präsentation für potenzielle Investoren zu machen, wird immer wieder aufgeschreckt, weil eine Person möchte, dass Sie eine Kunden-E-Mail überprüfen, die sie senden möchte, eine andere Ihre Unterschrift auf einem Formular möchte und die dritte etwas über anstehendes Mitarbeiter-Feedback fragen möchte .

Damit Sie sich nicht auspowern und Ihre Zeit mit niederen Aufgaben verschwenden, können Sie hier anfangen:

So mindern Sie das Risiko, bei der Zuweisung zu stark involviert zu sein

• Denken Sie daran, dass Sie Aufgaben Personen zuordnen

Das bedeutet, dass Ihre Beteiligung minimal sein wird, indem Sie die richtigen Leute mit den richtigen Aufgaben zusammenbringen. Nehmen Sie sich Zeit, um sorgfältig auszuwählen, wer was tun darf. Was bringt es, Aufgaben zuzuweisen, wenn sie ohne Sie nicht erledigt werden können?

• Haben Sie eine 10-Punkte-Skala, um die Wichtigkeit von Elementen zu beurteilen

Wie wichtig sind bestimmte Aspekte Ihrer Führungsrolle? Sind Sie in jedem Meeting oder bei jedem Anruf unbedingt notwendig? Welche Aufgaben müssen von Ihnen genehmigt werden und welche können von jemandem unter Ihnen genehmigt werden?

Ordnen Sie diese Elemente auf einer Skala von 0 bis 10 ein, basierend auf ihrer Bedeutung für Sie und das Projekt. Aufgaben mit höchster Priorität sollten Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit erhalten. Und was delegierbar ist, soll delegiert werden.

• Analysieren Sie Ihren Zeitplan

Ihre Energie und Zeit werden in einem viel breiteren Maßstab benötigt. Der beste Weg, um zu erkennen, ob Sie Zeit damit verschwenden, zu sehr involviert zu sein, ist, einen Blick auf Ihren Zeitplan zu werfen. Identifizieren Sie, wie viel Zeit Sie für Elemente mit niedriger Priorität aufgewendet haben, und bewerten Sie, welche Probleme ohne Sie hätten gelöst werden können.

• Berücksichtigen Sie Prioritäten und Fristen

Greifen Sie nur ein, wenn es absolut notwendig ist. Sie sind dafür verantwortlich, dass Dinge rechtzeitig erledigt werden, und zwar von Personen, die für die zugewiesenen Aufgaben am besten qualifiziert sind. Bestimmen Sie Ihre Prioritäten für jedes Projekt und kümmern Sie sich nur um diese Themen, es sei denn, es besteht die Gefahr, dass eine Frist überschritten wird.

• Formulieren Sie eine Liste zuverlässiger Personen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter (oder Teammitglieder) gut genug kennen, sollten Sie in der Lage sein, diejenigen auszuwählen, die zuverlässiger und bereit sind, etwas mehr Verantwortung zu übernehmen.
Schreiben Sie die Gründe auf, wie sie helfen könnten, indem sie sich an Ihrer Stelle für Dinge mit niedriger Priorität engagieren. Wenn die Zeit gekommen ist, mobilisieren Sie sie und präsentieren Sie ihnen die Idee. Denken Sie daran, dass diese Lösung dazu beiträgt, das Projekt voranzutreiben. Wenn Befugnisse an mehrere Personen delegiert werden, ist die Wahrscheinlichkeit einer Verzögerung des Arbeitsablaufs geringer.

Dies fällt auch in den Bereich der Aufgabendelegierung , auf die wir später noch eingehen werden.

Wie entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie welchen Mitarbeitern zuweisen?

1. Zuweisen nach Priorität

Natürlich werden einige Aufgaben wichtiger sein als andere. Wenn Sie ein Projekt in Aufgaben aufteilen, verbringen Sie einige Zeit damit, ihre Prioritätsstufe zu bewerten.

Aufgaben mit hoher Priorität sollten die ersten auf Ihrer Liste sein, die Sie zuweisen müssen. Sei es, weil sie zeitkritisch sind oder mehr Aufwand und Hingabe erfordern.

Aufgaben mit niedriger Priorität können der ersten verfügbaren Person als Ersatz zugewiesen werden.

2. Weisen Sie basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu

Ein weiterer Faktor, der bei der Aufgabenverteilung zu berücksichtigen ist, ist, wer gerade verfügbar ist.

Im Laufe des Projekts werden neue Aufgaben hinzugefügt. Sie müssen neue Arbeit zuweisen, aber die Chancen stehen gut, dass Sie nicht immer in der Lage sein werden, auszuwählen, wen Sie wollen. Gerade wenn eine Deadline naht, sollte die Person mit dem geringsten Arbeitspensum Ihre erste Wahl sein.

Eine bereits vielbeschäftigte Person zu überlasten, nur weil sie geschickter ist oder Sie am meisten Vertrauen in sie haben, belastet sie unnötig. Dies führt zu Frustration, schlechteren Ergebnissen und verminderter Produktivität.

Und wie bereits erwähnt, wenn Sie einen Stundenzettel mit einer Übersicht aller Aufgaben und Mitarbeiter haben, die daran arbeiten, ist es viel einfacher zu erkennen, wer frei ist und wer nicht.

3. Weisen Sie basierend auf dem Qualifikationsniveau des Mitarbeiters zu

Aufgaben mit hoher Priorität sollten an Mitarbeiter mit mehr Erfahrung in einem bestimmten Bereich oder einer bestimmten Fähigkeit gehen. Gelegentlich sollten Sie solche Aufgaben jedoch auch anderen Mitarbeitern übertragen, damit sie wachsen und ebenso zuverlässig werden. Menschen herausfordernde Aufgaben zu geben, die ihre Erfahrung steigern können, ist für Produktivität und Moral von entscheidender Bedeutung.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie mehrere hochqualifizierte Mitarbeiter haben.

Aufgaben mit niedriger Priorität können jedem unabhängig von seinem Erfahrungsniveau zugewiesen werden. Sie sind eine gute Gelegenheit, um zu üben, sich neue Fähigkeiten anzueignen oder kleinere Aufgaben aus dem Weg zu räumen, um Platz für wichtigere zu schaffen.

4. Weisen Sie nach Präferenz zu

Zu guter Letzt können Vorlieben auch eine große Rolle dabei spielen, wie Sie Aufgaben zuweisen.

Es ist eine Selbstverständlichkeit, dass einige Mitarbeiter bestimmte Aufgaben anderen vorziehen. Es könnte also gut sein, Aufgaben bei einem Meeting mit dem Team zu verteilen. Wenn Sie Prioritäten, Fristen und Verfügbarkeit besprechen, fragen Sie sie, an welchen Aufgaben sie gerne arbeiten würden.

Wenn jemand Interesse an einer bestimmten Art von Arbeit zeigt, sollte ihm/ihr (mit etwas Überlegung) erlaubt werden, diese anzunehmen. Schließlich sind Menschen produktiver, wenn sie etwas zugewiesen bekommen, das sie neu oder aufregend finden.

Hinweis: Wenden Sie diese Regel mit Vorsicht an. Wenn man Mitarbeiter nur die Aufgaben erledigen lässt, die sie wollen, kann dies ihr Karrierewachstum hemmen. Aus unserer Komfortzone herauszukommen und gelegentlich Aufgaben zu erledigen, die uns nicht gefallen, ist die Art und Weise, wie wir uns entwickeln und lernen. Vergessen Sie also nicht, die Aufgaben zu dokumentieren, wenn Sie sie verteilen, um diese potenziellen Probleme frühzeitig zu erkennen.

Zuweisen vs. Delegieren von Aufgaben

Während semantisch ähnliche Wörter sind, sind Delegation und Zuweisung in Bezug auf Aufgaben zwei verschiedene Dinge.

Wenn Sie Aufgaben zuweisen , weisen Sie Aufgaben zu, ohne den Mitarbeitern viel Autorität, Herausforderung oder Raum zum Wachsen zu geben. Dazu gehört, dass Sie die gesamte Verantwortung tragen – das Schreiben der Aufgaben, das Einhalten von Fristen, das Bereitstellen von Ressourcen, Werkzeugen usw. Dies sind normalerweise wiederkehrende Aufgaben, die sich wiederholen können.

Wenn Sie Aufgaben delegieren , lassen Sie zu, dass ein Teil dieser Verantwortung von Ihren Fingern abfällt. Sie denken nur an die Ziele, während Sie die Mitarbeiter die Details und Mittel zum Erreichen dieses Ziels herausfinden lassen.

Das heißt aber nicht, dass die Delegation richtig und die Zuordnung falsch ist.

Die Aufgabenverteilung hat ihren eigenen Platz. Es ist genauso wichtig, da viele Aufgaben auf wiederholte Prozesse hinauslaufen, die für den Projektfortschritt immer noch von entscheidender Bedeutung sind. Das Delegieren von Aufgaben ist einfach eine gute Gelegenheit für Mitarbeiter, zu lernen, sich selbst herauszufordern und ihre Fähigkeiten und Leistungen einzuschätzen.

Wann sollten Sie Aufgaben verteilen?

Der Management- und BizDev-Berater Artem Albul teilte sein Konzept zur Aufgabenzuweisung, das er als „Algorithmus“ bezeichnete. Er betonte, dass diese Kriterien nur dann nützlich sind, wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter die Aufgaben auf der Grundlage Ihrer Richtlinien und Anweisungen (auch bekannt als Zuweisung) ausführen.

So hat Albul den Algorithmus aufgeschlüsselt:

Quelle: Artem Albul, TWA Consulting

Wie wir sehen können, gibt die Aufgabenzuweisung, obwohl sie die eher „kontrollierende“ der beiden ist, auch detaillierte Anweisungen und bittet um Bestätigung der Aufgabenklarheit. Vieles davon hängt davon ab, dass alle auf derselben Seite stehen und wenig bis gar keinen Raum für Fehlinterpretationen (aber auch kreative Freiheit) lassen.

Wie sollten Sie Aufgaben verteilen?

Mit all dem, was wir im vorherigen Abschnitt erwähnt haben, können Sie Ihre Aufgabenverteilung Schritt für Schritt so aussehen.

• Zerlegen Sie Ihr Projekt

Beschreiben Sie die Ziele, Zielsetzungen und einige individuelle Aufgaben (nicht alle, achten Sie darauf, nicht mit dem Mikromanagement zu beginnen). Legen Sie die wichtigsten Fristen fest.

• Priorisieren Sie Aufgaben und sortieren Sie sie

Es ist wichtig zu wissen, welche Aufgaben schneller/besser erledigt werden müssen, um Ihre Ressourcen und Arbeitskraft von Anfang an richtig einzusetzen.

• Erstellen Sie eine Liste mit Teams und Teammitgliedern

Weisen Sie Teamleiter zu (falls Sie keine haben) und fragen Sie alternativ nach ihrem Beitrag zu den Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter, um eine fundiertere Entscheidung darüber treffen zu können, wer was bekommt.

• Ein Treffen planen

Treffen Sie sich mit den Teamleitern und gehen Sie die oben genannten Punkte durch. Weisen Sie Aufgaben entsprechend der Verfügbarkeit, dem Interesse und den Fähigkeiten jedes Teams zu, die erforderlich sind, um das Projekt erfolgreich voranzutreiben.

• Als Teamleiter – weisen Sie Aufgaben weiter unten in der Pipeline zu
• Verfolgen Sie die Erledigung von Aufgaben und nehmen Sie unterwegs notwendige Änderungen vor

Egal, ob es darum geht, Fristen zu verschieben, Aufgaben neu zuzuweisen oder Ressourcen zu verschieben. Das ist völlig in Ordnung und wird erwartet, solange es nicht bei jeder Aufgabe passiert, die Sie zugewiesen haben. Dann ist es ein Indikator für schlechte Vorplanung.

• Geben Sie Feedback und schreiben Sie Performances

Vergessen Sie nicht, den Fortschritt zu verfolgen und wichtige Details zu notieren, die bei der nächsten Aufgabenzuweisung/Delegation hilfreich sein könnten. Es ist auch eine nützliche Information für die Mitarbeiter darüber, was sie verbessern müssen.

Die Aufgabenverteilung ist etwas komplizierter, als wir uns das wünschen. Aber diese Art von gründlicher Recherche und Vorbereitung wird Projekte reibungsloser ablaufen lassen. Auch die Mitarbeiter werden zufriedener mit ihrer Arbeit sein, und es gibt weniger Hürden, wenn Termine näher rücken.

Wann sollten Sie Aufgaben delegieren?

Delegation ist eine großartige Vertrauenspraxis sowohl für den Arbeitgeber/Vorgesetzten als auch für den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber lernt, einen Teil seiner Kontrolle über den Prozess abzugeben, während der Arbeitnehmer lernt, mehr Verantwortung für seine Arbeit zu übernehmen.

Dadurch können Sie sich auf die großen Aspekte Ihres Jobs konzentrieren, da Sie sich weniger mit Aufgaben befassen, die für Sie von geringer Priorität sind. Sie sparen Zeit und Energie und helfen gleichzeitig anderen, in ihrer Karriere voranzukommen.

Wie delegiert man als Führungskraft effektiv Aufgaben?

Wie wir bereits erwähnt haben, beinhaltet das Delegieren mehr Unabhängigkeit der Mitarbeiter. Es gibt einige zusätzliche Komponenten, die diese Art der Aufgabenzuweisung attraktiver machen als die Zuweisung, mit großen Wachstumschancen.

Konzentrieren Sie sich auf das Delegieren von Zielen statt auf eigentliche Aufgaben

Wenn Sie delegieren, konzentrieren Sie sich auf das Ziel, das erreicht werden muss. Sie sollten Mitarbeitern keine „Malen-nach-Zahlen“-Anweisungen geben, wie eine Aufgabe zu erledigen ist.

Kommunizieren Sie klar, wie das Endergebnis aussehen soll und welche Erwartungen Sie (oder die Vorgesetzten) haben. Überlassen Sie die Mittel zum Erreichen dieses Endziels den Mitarbeitern selbst. Denn wie Sie eine Aufgabe lösen, kann ganz anders sein, als sie es wollen. Und das ist völlig in Ordnung, solange das Ergebnis das ist, wonach Sie suchen.

Halten Sie die Ziele herausfordernd

Wenn die Ziele, die Sie delegieren, zu einfach sind, besteht die Möglichkeit, dass die Person entweder zögert oder das Gefühl hat, dass Sie ihr nicht genug vertrauen. Und wenn sie zu schwierig sind, werden sie frustriert, ängstlich und geraten in Panik.

Es ist eine gute Idee, sich des Qualifikationsniveaus eines Mitarbeiters bewusst zu sein, damit Sie einschätzen können, wie viel Herausforderung und Verantwortung er übernehmen kann. Damit sie am produktivsten sind und großartige Ergebnisse erzielen, müssen sie in den „Zustand des Flows“ eintreten.

Quelle: Optimale Erfahrung, M. Csikszentmihalyi

Ermutigen Sie zu Diskussionen und Feedback

Lassen Sie Mitarbeiter ihre Meinung zum Thema äußern.

Sie sollten alles über die Aufgabe, die Ziele oder die Gesamtauswirkung ihrer Arbeit auf die späteren Phasen oder den Arbeitsablauf anderer erfragen. Es bedeutet, dass sie an der Aufgabe interessiert sind und sich engagieren.

Und wenn sie selbst keine Fragen stellen, können Sie sie jederzeit zur Eigeninitiative anspornen.

• Gibt es etwas, das ich klarstellen soll?
• Hast du schon Ideen, wie du die Aufgabe angehen könntest?
• Reicht Ihnen die vereinbarte Zeit?
• Benötigen Sie weitere Ressourcen, Tools oder Unterstützung?
• Sehen Sie Probleme oder Risiken?

Fragen wie diese helfen ihnen, sich wertgeschätzt und ihre Bemühungen anerkannt zu fühlen, und lassen sie wissen, dass Ihnen die Aufgabe wichtig ist und wie gut sie abschneiden. Achten Sie nur darauf, es nicht zu übertreiben, sonst sehen Sie aus wie ein Mikromanager.

Lassen Sie Mitarbeitern freie Hand, aber bieten Sie Unterstützung an

Apropos Mikromanagement: Delegieren bedeutet, dass Sie es den Menschen überlassen, ihre Probleme selbst zu lösen. Es sollte keinen Grund für einen Manager geben, einzugreifen und einen Schritt des Prozesses zu kontrollieren oder zu überwachen, es sei denn, dies ist absolut notwendig.

Was Sie jedoch tun sollten, ist, sie wissen zu lassen, dass Sie für Ratschläge zur Verfügung stehen, falls sie sich festgefahren fühlen. Nur weil Mitarbeiter Autorität für eine bestimmte Aufgabe erhalten und auf sich allein gestellt sind, bedeutet das nicht, dass das Projekt darunter leiden muss, bis sie sich selbst hochziehen.

Fragen Sie sie von Zeit zu Zeit, ob sie etwas von Ihnen brauchen, und stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass Sie für jede Art von Unterstützung, Beratung oder Vermittlung da sind. Eine weitere gute Praxis besteht darin, ihnen auch zusätzliche Lernmöglichkeiten zu bieten – wie z. B. Schulungen, Konferenzen, Kurse usw.

Delegieren Sie Ziele, die Menschen voranbringen

Wählen Sie Aufgaben, die die Fähigkeiten steigern und all ihre Erfahrungen einsetzen, anstatt etwas, das einfach erledigt werden muss. Zum Beispiel:

• Aufgaben, bei denen sie ihre Teamkommunikationsfähigkeiten auffrischen müssen;
• Lernen, wie man kleinere Aufgaben verteilt;
• Überwachung der Arbeit anderer und Durchführung von Qualitätskontrollen;
• Lernen, mit einem neuen Werkzeug zu arbeiten;
• Abhalten eines Meetings (oder mehrerer) usw.

Finden Sie heraus, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter möglicherweise entwickeln möchten oder müssen, und planen Sie dann Ihre Delegationen entsprechend. Sie möchten, dass sie die Aufgabe erledigen und gleichzeitig etwas Neues gelernt haben.

So wählen Sie aus, an wen Sie delegieren

Paul Beesley, Senior Director und Berater bei Beyond Theory , schlug eine raffinierte Checkliste vor, wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, an den Sie delegieren möchten. Es soll den Prozess vereinfachen und beschleunigen.

Um die delegierte Aufgabe erfolgreich abzuschließen, benötigt Ihr ausgewählter Mitarbeiter:

S – die Fähigkeit, eine Aufgabe auszuführen und abzuschließen

T – die Zeit, um die Aufgabe abzuschließen und bei Bedarf die erforderliche Fertigkeit zu erlernen

A – die Befugnis, alles zu erledigen, was die Aufgabe betrifft

R – das notwendige Maß an Verantwortung

R – die Anerkennung für die erfolgreiche Bewältigung der Aufgabe

Diese Liste enthält eine Reihe wichtiger Kriterien, die berücksichtigt werden sollten, wenn Sie überlegen, wem Sie eine bestimmte Aufgabe zuweisen möchten. Je nach Nische, Art der Dienstleistung, Unternehmensgröße und dem jeweiligen Projekt ändern sich die Kriterien jedoch wahrscheinlich. Und es sollte Ihren Bedürfnissen entsprechen, nicht umgekehrt.

Häufige Fehler beim Delegieren von Aufgaben, die es zu vermeiden gilt

Trotz alledem gibt es einige häufige Fehler, die Manager und Arbeitgeber machen, manchmal ohne es zu merken.

1. Zu vage Angaben zu Fristen (mit: so bald wie möglich, wenn Sie es erreichen, ich brauche es bis gestern). Das erzeugt unnötigen Druck.
2. Für Fragen und Anliegen nicht erreichbar sein. Sie sollten zwar kein Mikromanagement betreiben, aber dennoch zur Unterstützung da sein, wenn sich ein Mitarbeiter festgefahren fühlt. Sie zu ignorieren oder an jemand anderen weiterzugeben, könnte Misstrauen hervorrufen. Wenn Sie jedoch normalerweise mit Arbeit überlastet sind, legen Sie jeden Tag oder jede Woche Sprechstunden fest.
3. Unklare Richtungen haben. Die Angabe der zugewiesenen Zeit für die Erledigung von Aufgaben und Erwartungen sollte das absolute Minimum beim Delegieren von Aufgaben sein.
4. Kein Feedback geben. Kein Feedback ist schlimmer als schlechtes Feedback. Auch die Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, wenn sie gute Arbeit leisten. In einer Firma, für die ich gearbeitet habe, lautete das Mantra: „Wenn sich niemand über deine Arbeit beschwert, bedeutet das, dass du es gut machst“. Und obwohl es nach solider Logik klingt, hat es tatsächlich viel Frustration verursacht. Wir waren richtungslos und „schwebten“ einfach von Aufgabe zu Aufgabe, ohne zu wissen, ob sich eine davon positiv auf unsere Leistung auswirkte.
5. Den Mitarbeitern nicht zuhören. Berücksichtigen Sie, wie sie über eine Aufgabe oder das Ziel denken. Lassen Sie sich von ihnen Feedback geben und ob es von Anfang an potenzielle Probleme gibt.
6. Zuweisung anderer Personen an die gleiche Aufgabe. Wenn du bemerkst, dass eine Person Probleme hat, sollte der erste Instinkt sein, sie zu fragen, wie es ihr geht und ob sie Hilfe braucht. Einige Manager neigen dazu, andere Mitarbeiter ohne Rücksprache mit ihrer Hilfe zu beauftragen, was einen wunden Beigeschmack hinterlässt. Der Mitarbeiter fühlt sich noch inkompetenter und wird in Zukunft seltener eine ähnliche Aufgabe übernehmen.
7. Vorausgesetzt, die Leute wissen, was Sie meinen. Dies ist eines der größten Probleme. Wenn Sie eine Aufgabe formulieren, formulieren Sie die Ziele und Erwartungen so klar wie möglich. Oft denken Manager, dass diese Dinge impliziert sind, aber die Wahrheit ist – niemand ist ein Gedankenleser. Um zu vermeiden, dass Informationen falsch interpretiert oder missverstanden werden, kommunizieren Sie klar und direkt.

Es könnte mehr Fehler geben, insbesondere für jeden anderen Bereich und jede Branche. Wenn möglich, identifizieren Sie die häufigsten, die entweder von Ihnen oder Ihren Kollegen erstellt wurden. Notieren Sie sich alle Fälle, in denen bestimmte Aufgaben nicht den Anforderungen entsprachen, und prüfen Sie, was Sie in Ihrem Zuweisungsprozess hätten ändern können, um das Problem zu beheben. Vielleicht fehlten die Zeit oder die Ressourcen, Sie waren unklar oder der Mitarbeiter war nicht bereit für eine solche Verantwortung. Verwenden Sie dasselbe Verfahren bei allen zukünftigen Aufgabendelegierungen. Nur so kann man lernen und den Prozess beschleunigen.

Schlussfolgern

Die Aufgabenzuweisung sollte ein sehr sorgfältiger, durchdachter Prozess sein. Es geht nicht nur darum, Meilensteine ​​rechtzeitig zu erreichen. Es geht darum, Mitarbeitern dabei zu helfen, neue Fähigkeiten zu erlernen, sich mit ihrer Position im Unternehmen zufriedener zu fühlen, das Vertrauen zwischen Ihnen und ihnen zu stärken und Ihnen letztendlich dabei zu helfen, sich wieder auf das große Ganze zu konzentrieren.

Indem Sie die Ratschläge befolgen, die wir gesammelt haben, sind Sie auf dem richtigen Weg, um einige effektive, gesunde und langfristige Veränderungen in Ihrem Unternehmen vorzunehmen.