DSGVO-E-Mail-Marketing: Alles, was Sie wissen müssen

Veröffentlicht: 2021-12-24

Im Jahr 2018 verabschiedeten europäische Politiker ein radikales Datenschutzgesetz, die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) . Die DSGVO zielt nämlich darauf ab, die europäischen Bürger zu schützen, indem sie reguliert, wie Unternehmen mit den Online-Daten ihrer Benutzer umgehen.

Die DSGVO ist eng mit dem E-Mail-Marketing verbunden. Tatsächlich ist diese Form des Marketings auf die Erhebung personenbezogener Daten angewiesen. Indem Sie verstehen, was die DSGVO abdeckt, und einige einfache Strategien befolgen, können Sie die Einhaltung leichter sicherstellen und Strafen vermeiden.

In diesem Blog-Leitfaden zeigen wir Ihnen also alles, was Sie über das DSGVO-E-Mail-Marketing wissen müssen . Lasst uns anfangen!

Zunächst einmal, was ist die DSGVO?

Wie oben erwähnt, handelt es sich bei der DSGVO um eine neue Reihe von Gesetzen in der EU (Europäische Union), die die digitale Privatsphäre der Benutzer schützt und verschiedene Arten der Online-Einwilligung regelt . Die Verordnung gibt es noch nicht lange, sie trat im Mai 2018 tatsächlich in Kraft.

Das Hauptziel der DSGVO besteht darin, den EU-Bürgern mehr Kontrolle darüber zu geben, wie ihre privaten Informationen online gesammelt, gespeichert und verwendet werden. Es weist Websites, die Besucher- und Kundendaten sammeln, neue Verantwortlichkeiten zu, wie z.

Das Wichtigste, um die DSGVO zu verstehen, ist, dass sie für jede Website gilt, die Daten von EU-Bürgern sammelt, unabhängig davon, wo sich der Website-Eigentümer oder das Unternehmen befindet. Das heißt, selbst wenn Ihr Unternehmen nicht in Europa ansässig ist, wird die DSGVO Sie mit ziemlicher Sicherheit betreffen.

Wie wird sich die DSGVO auf das E-Mail-Marketing auswirken?

Als E-Mail-Vermarkter bedeutet E-Mail-Marketing im Rahmen der DSGVO im Wesentlichen, dass Sie eine freiwillig erteilte, spezifische, informierte und eindeutige Einwilligung einholen müssen (Artikel 32). Um Compliance zu erreichen, müssen Sie die folgenden neuen Praktiken übernehmen:

  1. Neue Opt-in-Berechtigungsregeln für Kunden
  2. Systeme zum Speichern von Zustimmungsnachweisen
  3. Eine Methode, mit der Kunden verlangen können, dass ihre personenbezogenen Daten entfernt werden.

Wie auf der offiziellen DSGVO-Website angegeben, können personenbezogene Daten alles sein, von einem Namen oder einem Foto bis hin zu einer persönlichen IP-Adresse oder sensiblen medizinischen Daten. Wenn wir also die große Anzahl personalisierter E-Mails berücksichtigen, die Vermarkter täglich versenden, wird deutlich, warum die DSGVO einen so starken Einfluss auf das E-Mail-Marketing hat.

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Was ist, wenn Sie die DSGVO nicht einhalten?

Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift wird mit einer hohen Geldstrafe geahndet. Unternehmen könnten mit Strafen von bis zu 20 Millionen Euro (20 Millionen Euro) oder 4 % ihres gesamten weltweiten Jahresumsatzes aus dem vorangegangenen Geschäftsjahr rechnen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Wie können Sie von der DSGVO-Konformität profitieren?

Wenn Sie DSGVO-konform sind, profitieren Sie von:

  • Sauberes E-Mail-Marketing . Unter Einhaltung der DSGVO erreichen Sie nur die Personen, die wirklich mit Ihnen in Kontakt treten möchten. Ihre E-Mail-Interaktionsraten werden steigen und Sie werden am Ende bessere Conversions erzielen.

  • Kulanz von Kunden . Aufgrund der Transparenz in Ihrem E-Mail-Marketing-Ansatz werden Kunden dazu neigen, bei Ihnen zu bleiben, während ein Gefühl des Vertrauens zwischen Ihrer Marke und Ihren Kunden aufgebaut werden kann.

  • Erhöhter Umsatz . Mit höheren Conversions und verbesserter E-Mail-Leistung können Sie Ihren E-Mail-Marketing-ROI verbessern. Und letztendlich ein stärkeres Markenimage aufbauen.

7 Strategien, um Ihre E-Mails und Newsletter DSGVO-konform zu machen

In diesem Teil behandeln wir einige praktische Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alles an Ihren E-Mail-Marketing-Aktivitäten den DSGVO-Richtlinien entspricht.

1. Veröffentlichen Sie Ihre eigene Datenschutzerklärung

Unternehmen, die sich mit E-Mail-Marketing beschäftigen, veröffentlichen eine klar formulierte Datenschutzrichtlinie, die die gesammelten Daten identifiziert und offenlegt, wie diese Daten verwendet werden.

Ihre Datenschutzrichtlinie muss auf Ihrer Website zugänglich sein, aber wenn Sie einen E-Mail-Newsletter verwalten, sollten Sie Ihre Richtlinie potenziellen und bestehenden Abonnenten zur Verfügung stellen. Benutzer, die sich bereits angemeldet haben, sollten einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie an einer gut sichtbaren Stelle im Newsletter sehen. Wenn Benutzern Ihr Opt-in-Formular angezeigt wird, sollten sie einen Link zu Ihrer Richtlinie auf dem Formular sehen.

Das Zugänglichmachen Ihrer Datenschutzrichtlinie ist ein Teil der Praxis der Transparenz bei der Datenerfassung, und das ist ein Schlüsselelement der DSGVO-Konformität.

2. Holen Sie sich Ihre Opt-in-Formulare richtig

Der Prozess zum Einholen der Zustimmung der Benutzer muss unkompliziert sein und eine klare „Opt-in“-Aktion aufweisen.

Ein Versuch, Ihr Formular dazu zu bringen, Benutzer automatisch anzumelden, verstößt gegen die Regeln. Wenn beispielsweise ein Kontrollkästchen in Ihrem Formular anzeigt, dass eine Person ihre Zustimmung gibt, können Sie dieses Kontrollkästchen nicht vorab auswählen, sodass die Standardauswahl „Ja, ich gebe meine Zustimmung“ lautet. Stattdessen muss der Benutzer derjenige sein, der Maßnahmen zur Erteilung der Zustimmung ergreift.

Darüber hinaus muss die Einwilligungserklärung klar, spezifisch und granular sein ; Das heißt, für jede geplante Nutzung der gesammelten Daten muss eine separate Genehmigung erteilt werden, auch wenn Sie die Bestätigung Ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen erhalten.

Wenn Sie eine Anfrage für eine Erlaubnis mit der einer anderen bündeln, gilt dies als irreführend und verstößt gegen die DSGVO. Am besten verwenden Sie bei Bedarf mehrere Kontrollkästchen.

Eine weitere Sache, die Sie beim Einholen der Einwilligung entscheiden müssen, ist , ob Sie ein Single- oder ein Double-Opt-in verwenden möchten . Der Single-Opt-in-Mechanismus zum Verwalten von E-Mail-Abonnements bezieht sich auf ein Formular, das Einwilligungsdetails anzeigt, einen Ort zum Eingeben einer E-Mail-Adresse zusammen mit einer Schaltfläche zum Senden. Single Opt-in ist DSGVO-konform, aber tatsächlich entscheiden sich viele Unternehmen für ein Double Opt-in.

Ein Double-Opt-In beginnt mit dem gleichen Formulartyp wie das Single-Opt-In-Verfahren. Nach dem Abonnement erhält der Benutzer jedoch eine E-Mail von Ihrem System, in der er aufgefordert wird, auf einen Link zu klicken, da dies als letzter Akt erforderlich ist, um die Erlaubnis zu erteilen. Ein doppeltes Opt-in hilft Ihnen, die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen, da es eine vollständigere Aufzeichnung des Nachweises erstellt, dass der Benutzer die Erlaubnis erteilt hat.

3. Bewahren Sie Aufzeichnungen über die Zustimmung auf

Die DSGVO verlangt, dass Sie eine Aufzeichnung der Benutzereinwilligung speichern, einschließlich:

  • Die Identität des Benutzers, der seine Zustimmung erteilt hat
  • Das Zustimmungsdatum
  • Eine detaillierte Erklärung darüber, wozu der Benutzer eingewilligt hat
  • Eine umfassende Beschreibung dessen, was dem Benutzer zum Zeitpunkt der Einwilligung mitgeteilt wurde

Darüber hinaus müssen die gespeicherten Einwilligungsaufzeichnungen Informationen über die verwendeten Methoden zur Einholung der Einwilligung, darüber, ob ein Nutzer die Einwilligung später widerrufen hat, sowie eine Erklärung zu den zum Zeitpunkt der Einwilligung geltenden rechtlichen Bedingungen enthalten.

Wenn Sie diese Aufzeichnungen nicht speichern, wird die Zustimmung, die Sie von Ihren Benutzern erhalten, als ungültig betrachtet.

4. Inhaltsrichtlinien einhalten

Die in der Verordnung festgelegten Regeln sollen zum Teil sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Inhalte ehrlich sind und die Benutzer nicht irreführen sollen. Zu diesem Zweck gibt es Anforderungen an den Inhalt Ihres Newsletters.

Ihr E-Mail-Newsletter muss:

  • Identifizieren Sie den Absender
  • Geben Sie Ihre physische Firmenadresse an
  • Seien Sie direkt bei der Angabe der Art Ihrer Nachricht, legen Sie den Zweck Ihrer Kommunikation offen und geben Sie an, ob es sich um Werbeinhalte handelt
  • Fügen Sie einen gut sichtbaren Abmeldelink hinzu
  • Schließen Sie falsche oder irreführende Angaben im Inhalt Ihres Newsletters aus

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der DSGVO-Inhaltsrichtlinien ist, dass Ihr Newsletter nur den Inhaltstyp enthalten darf, für den der Benutzer seine Zustimmung gegeben hat . Wenn Sie beispielsweise die Erlaubnis angefordert und erhalten haben, Benutzern E-Mails über Ihre neuen Produkte/Dienstleistungen zu senden, ihnen aber eine Werbe-E-Mail mit Angeboten von Dritten gesendet haben, wäre dies ein Verstoß.

Wenn Sie mehrere Arten von E-Mail-Inhalten senden möchten, müssen Sie eine Einwilligung einholen, die für jede beabsichtigte Verwendung spezifisch ist. Das bedeutet nicht, dass Sie eine Reihe verschiedener Opt-in-Formulare verwalten müssen – Sie können einfach mehrere Kontrollkästchen zu einem Formular hinzufügen und die Kontrollkästchen beschriften, um Ihre Benutzer über die Absicht hinter jedem Inhaltstyp zu informieren.

Wenn Sie diese Richtlinien einhalten, können Sie mit Ihrem E-Mail-Newsletter einen Mehrwert bieten und DSGVO-Verstöße vermeiden.

5. Verlassen Sie sich bei der Einhaltung nicht auf Dritte

Auch wenn Ihr E-Mail-Marketing von einem E-Mail-Marketing-Dienst eines Drittanbieters abgewickelt wird, sind Sie immer noch Eigentümer der Daten. Daher liegt die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die Verwaltung dieser Benutzerdaten bei Ihnen.

Falls Sie die Verwaltung Ihres E-Mail-Marketings an einen Drittanbieter übertragen, sei es eine Anwendung oder ein kommerzieller Dienst, hat der Drittanbieter auch rechtliche Verpflichtungen, insbesondere sicherzustellen, dass alle seine Kunden die gesetzlichen Standards erfüllen. Aber sie werden nicht allein auf dem heißen Stuhl sitzen, wenn Verstöße gegen die DSGVO aufgedeckt werden.

Die meisten E-Mail-Marketing-Verwaltungsplattformen verlangen, dass ihre Benutzer eine umfassende Datenschutzrichtlinie veröffentlicht haben. Soweit gehen sie, um die Einhaltung der DSGVO-Regeln zu erleichtern.

Aus diesem Grund ist es wichtig zu beachten, dass, wenn Sie einen Dritten zur Verwaltung Ihrer E-Mail-Marketingaktivitäten einsetzen, Ihr Unternehmen – als Eigentümer der gesammelten Daten – die Einheit ist, die in erster Linie für die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien verantwortlich ist.

6. Machen Sie es einfach, sich abzumelden

Es ist erforderlich, dass Sie es den Benutzern leicht machen, die Berechtigung zu widerrufen. Sie müssen in Ihrer E-Mail einen Abmeldelink angeben, der sichtbar und leicht zugänglich sein muss.

Wenn ein Benutzer seine Einwilligung widerruft, haben Sie 30 Tage Zeit, um dieser Anfrage nachzukommen. Wenn sie nach der Abmeldung immer noch einen Newsletter erhalten, spielt es keine Rolle, ob es 30 Tage oder 1 Tag her ist - dieser Benutzer wird nicht erfreut sein.

Wenn Sie bei jeder Opt-out-Anfrage sofort nach ihrer Erteilung gut handeln, können Sie es tatsächlich vermeiden, Benutzer zu verärgern, eine gesunde Beziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten und zu zeigen, dass Sie sie immer respektieren.

7. Beschränken Sie die erhobenen personenbezogenen Daten

E-Mail-Vermarkter können sich schuldig machen, mehr Informationen von einer Person zu sammeln, als sie benötigen. Die DSGVO fördert ein Bewusstsein, das eine Kultur fördert, in der E-Mail-Marker nur Informationen auswählen, die für ihre Bedürfnisse relevant sind.

Davon abgesehen sollten Unternehmen es sich zur Gewohnheit machen, alle überflüssigen personenbezogenen Daten aus ihren CRM-Systemen (Customer Relationship Management) zu löschen, um sich auf aggregierte nicht identifizierte Daten zu konzentrieren, um generische E-Mail-Marketingkampagnen zu erstellen und so das Risiko ausbeuterischer Bußgelder zu verringern oder Reputationsverlust.

Das Endergebnis

Die Privatsphäre der Benutzer ist äußerst wichtig, insbesondere wenn es darum geht, ihr Vertrauen zu gewinnen. Die DSGVO versucht, jeglichen Missbrauch personenbezogener Daten zu verhindern, aber die Verordnung ist gar nicht so schlecht. Anstatt zwielichtige E-Mail-Listen zu kaufen, werden Sie tatsächlich an Leute vermarkten, die Ihre Angebote erhalten möchten. Dies erhöht das Engagement und verleiht Ihrer Marke die Glaubwürdigkeit, die sie verdient. Die DSGVO wirkt sich positiv auf Ihre E-Mail-Marketing-Bemühungen aus.

Obwohl Sie einige kleine Anpassungen an der Durchführung Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen vornehmen müssen, ist die DSGVO eigentlich eine positive Verordnung. Es kann Türen zur Transparenz öffnen und verhindert, dass Unternehmen einen unfairen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen in der Branche haben.