Die Zukunft von Anwaltskanzleien ist remote: Wie wird Software dies ermöglichen?
Veröffentlicht: 2022-05-07Das begehrte Eckbüro bleibt staubig und leer und wird ein Relikt der Vergangenheit sein, da Anwälte (und ihre Kunden) weiterhin auf Fernarbeit und die Technologie setzen, die dies ermöglicht.
Das Eckbüro mit Aussicht ist ein traditionelles Status- und Prestigesymbol in Anwaltskanzleien. Die Pandemie hat jedoch viele Anwälte und Juristen von ihren Eckbüros und Kabinen an ihre Esstische oder Heimbüros verlegt. Und einige Anwälte glauben, dass dies so bleiben wird.
„Anwälte können mehr Zeit damit verbringen, entweder ‚am‘ Rechtsgeschäft zu arbeiten, anstatt ‚darin‘ zu arbeiten, und mehr Zeit mit ihren Familien und Angehörigen verbringen.“
– Rick DeMedeiros, Gründer von DeMedeiros Injury Law in Atlanta
DeMedeiros und andere glauben, dass sich Anwälte in Zukunft dafür entscheiden werden, aus der Ferne zu arbeiten und sich auf Technologie verlassen, um dies zu ermöglichen.
Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen den Anwaltskanzleien der Zukunft und den Anwaltskanzleien der Vergangenheit besteht darin, wie sie den Einsatz von Technologie und Software nutzen (und sogar annehmen), um ihre Arbeit effizienter und sicherer zu erledigen.
Hier sind drei Möglichkeiten, wie Software die Zukunft von Anwaltskanzleien verändern und Ihrer Kanzlei dabei helfen wird, aus der Ferne zu arbeiten.
Software erweitert die virtuellen Angebote Ihres Unternehmens
„ Zukünftige Anwaltskanzleien werden über ein viel breiteres virtuelles Angebot verfügen. Mandanten werden von ihren Anwälten erwarten, dass sie Technologie aus Gründen der Effizienz und Bequemlichkeit nutzen. “
– Jeffrey McAvoy, leitender Rechtsanwalt bei Conduct Law
Während der Pandemie verlagerte sich Ihre Arbeit in die Ferne. Sie haben Kunden virtuelle Dienstleistungen angeboten. und Anwälte wie McAvoy glauben, dass viele Mandanten dies gerne in Zukunft beibehalten möchten. So entstehen virtuelle Anwaltskanzleien.
Virtuelle Angebote können Folgendes umfassen:
- Anwalts-Mandanten-Gespräche über Videokonferenzsoftware
- Verwendung einer Softwareplattform für die Verwaltung von Anwaltskanzleien, die eine Messaging-Funktion bietet
- Effizienteres Dokumentenmanagement mit Legal Case Management Software
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Rechnungen
Durch das Angebot virtueller Dienste und den Einsatz von Technologie, um dies zu ermöglichen, wird die Rechtsbranche auch in der Lage sein, schneller als zuvor auf Kunden zu reagieren, was zu einer verbesserten Kundenerfahrung führen kann.
Software hilft beim Organisieren von Dokumenten
" Es ist unglaublich zu sehen, wie viele Anwaltskanzleien ihre Mandantendaten immer noch in Schubladen und Manilaordnern aufbewahren. Als die Pandemie ausbrach, zwang sie viele ältere, etabliertere Anwaltskanzleien zu einem Crashkurs in Online-Kommunikation und Datenaustausch. "
— Michael A. Cibik, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Anwaltskanzlei Cibik & Cataldo
Wie eine Anwaltskanzlei ihre Dokumente verwaltet, bestimmt, wie sie ihre Fälle verwaltet: Eine Anwaltskanzlei ist nichts ohne Dokumentation. Damit Ihre Kanzlei reibungslos läuft, müssen Sie sicherstellen, dass die Dokumente Ihrer Kanzlei gut organisiert und sicher sind.
Während der Pandemie haben viele Anwaltskanzleien ihre Aktenschränke zugunsten einer Cloud-basierten Speicherung aufgegeben, die es entfernten Mitarbeitern erleichtert, auf Dokumente zuzugreifen, und sie werden diese Tools wahrscheinlich behalten.
Software zur Verwaltung von Rechtsdokumenten und Softwareplattformen zur Verwaltung von Rechtsfällen ermöglichen Benutzern das Hochladen und Organisieren von Dokumenten mit Tags.
Diese Plattformen bieten in der Regel auch Zugriffskontrollen, um vertrauliche Informationen zu schützen, und Tools für die Zusammenarbeit, damit entfernte Mitarbeiter weiterhin zusammenarbeiten können, auch wenn sie getrennt sind.
Software führt neue Arten von Daten ein, die in Fällen verwendet werden können
" Da Remote-Arbeit für viele Unternehmen mittlerweile ein fester Bestandteil ist, müssen Rechtsabteilungen und CIOs überlegen, wie sie elektronisch gespeicherte Informationen aus Orten extrahieren können, die sie zuvor nicht hatten, insbesondere für die E-Discovery bei Rechtsstreitigkeiten. "
— Scott McVeigh, Industriedirektor bei Onna
Die neue Abhängigkeit der Rechtsbranche von Technologie könnte auch die Arten von Daten erweitern, die von Kanzleileitern verwaltet, sicher aufbewahrt und in Rechtsfällen verwendet werden. Wenn Sie neue Technologien in Ihre Praxis einführen, sollten Sie sich bewusst sein, wie dies die Dinge verändern (und sogar komplizieren) kann.
McVeigh weist zum Beispiel darauf hin, dass die Verwendung von Zoom Anwaltskanzleien ermöglichte, zu arbeiten und zusammenzuarbeiten, „innerhalb der Mauern von Zoom wurden unzählige kritische Gespräche und erhebliche Mengen an vertraulichen Informationen generiert, was zu Compliance-, Risiko- und rechtlichen Bedenken führte“.
Zoom-Daten sind beispielsweise unstrukturiert und facettenreich, was bedeutet, dass sie aus einem der vielen Tools von Zoom stammen können. Dies bedeutet auch, dass die Verwaltung und Analyse von Zoom-Daten eine Herausforderung darstellen kann.
Anwaltskanzleien der Zukunft werden wahrscheinlich eine etablierte Richtlinie zur Nutzung von Videokonferenzplattformen haben und Fragen beantworten wie:
- Welche Arten von Meetings sollen aufgezeichnet werden?
- Wo sollen Aufnahmen gespeichert werden?
- Wie lange sollten Aufzeichnungen gespeichert werden?
- Wer sollte Zugriff auf aufgezeichnete Besprechungen mit Kunden haben?
Anwaltskanzleien der Zukunft werden wahrscheinlich in Electronic-Discovery-Software investieren, die Anwaltskanzleien dabei unterstützen kann, Daten wie Zoom-Daten in einem Cloud-basierten System zu speichern.
Die Zukunft von Anwaltskanzleien hängt von Software ab
Anwaltskanzleien der Zukunft setzen auf Software und werden digitaler. Kanzleien der Zukunft kennen zwar die Vorteile von Software, kennen aber auch die Risiken.
Die Digitalisierung kann Ihre Praxis anfälliger für Cyberangriffe machen, aber es gibt Best Practices und Plattformen, mit denen Sie Ihre Kanzlei schützen können.
Und Ransomware-Angriffe auf Anwaltskanzleien sind möglicherweise häufiger als Sie denken. Laut Capterras 2021 Legal Management Survey* hat jede dritte (33 %) kleine und mittelständische Anwaltskanzlei in den letzten 12 Monaten einen Ransomware-Vorfall erlebt.
Methodik
Die Legal Management Survey 2021 von Capterra wurde im Mai 2021 unter 401 Rechtsexperten (davon 240 Anwälte) durchgeführt, um mehr über die Automatisierung, Sicherheit und andere Praktiken von Anwaltskanzleien zu erfahren. Die Befragten wurden auf eine Vollzeitbeschäftigung in kleinen (1 bis 14 Anwälte) und mittelgroßen (15 bis 49 Anwälte) Anwaltskanzleien überprüft. Die Umfrage schloss Einzelpraktiker ohne Angestellte aus.
Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen, und sind nicht als Bestätigungen oder Empfehlungen gedacht. Sie stammen aus Quellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig erachtet wurden.