7 Kostenlose und Open-Source-Event-Management-Software

Stellen Sie sich Folgendes vor: Eine Reihe von Veranstaltungen stehen an und als Eventmanager sind Sie dafür verantwortlich, dass alles reibungslos läuft. Sie haben in eine Softwarelösung für das Veranstaltungsmanagement investiert, die Sie bei der Planung von Veranstaltungen, der Registrierung von Teilnehmern sowie der Buchung und Ticketausstellung unterstützt.

Es ist jedoch zwei Tage vor einer Veranstaltung, und Sie müssen eine Erinnerungs-E-Mail an alle registrierten Teilnehmer senden – aber die Software, die Sie besitzen, bietet diese Funktion nicht. Hätten Sie die Software vor dem Kauf gründlich evaluiert, wäre diese Situation nie eingetreten.

Diese Szenarien können leicht vermieden werden, indem Sie Ihre Softwareanforderungen besser verstehen und diese mit den Angeboten von Event-Management-Softwaretools abgleichen. Es gibt mehrere Open-Source- und kostenlose Event-Management-Lösungen auf dem Markt. Um jedoch ein Veranstaltungsplanungstool zu finden, das alle Anforderungen eines Veranstaltungsplaners erfüllt, ist eine Bewertung seiner Funktionen erforderlich.

Dieser Artikel enthält sieben kostenlose und quelloffene Event-Management-Software, um die Evaluierung problemlos zu gestalten (die Produkte sind alphabetisch aufgelistet).

Sehen Sie sich hier unsere Auswahlmethodik an.

• Kostenlose Version : Unterstützt bis zu 100 Teilnehmer und eine Veranstaltung pro Jahr.
• Kostenpflichtige Version : Der Basisplan kostet 999 $ pro Jahr und unterstützt bis zu 500 Teilnehmer und eine Veranstaltung pro Jahr.

Eventee ist ein Cloud-basiertes Softwaretool zum Organisieren von persönlichen, Live- und sogar hybriden Veranstaltungen. Eventee hilft Benutzern beim Event-Management und Teilnehmerengagement. Zu den Funktionen gehören auch Live-Umfragen und Publikumsumfragen, Buchungen, Live-Streaming und benutzerdefinierte Integrationen.

Eventee bietet auch Teilnehmerstatistiken wie Sitzungszeit und Engagement-Level, die zur Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen verwendet werden können. Mit der Agenda-Planungsfunktion können Eventmanager mehrere Phasen und Prozesse ihrer Events planen.

Die Netzwerkfunktion in der Software ermöglicht es den Teilnehmern, sich zu verbinden und virtuelle Meetings miteinander zu vereinbaren. Eventee bietet mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.

Der Kundensupport ist per Telefon, E-Mail und eine Wissensdatenbank auf ihrer Website verfügbar.

• Kostenlose Version : Kann bis zu 100 Teilnehmer pro Veranstaltung unterstützen.
• Kostenpflichtige Version : Der Basisplan kostet 1 $ und der professionelle Plan 2 $ pro Teilnehmer. Es gibt keine Begrenzung der Teilnehmerzahl.

Eventleaf ist ein Online-Softwaretool zur Registrierung und Verwaltung von Veranstaltungen mit Funktionen wie Online-Ticketing, Teilnehmerverfolgung, Kalenderverwaltung und Zahlungseinzugsportalen.

Es ermöglicht Benutzern, Event-Landing-Pages zu erstellen, die die Agenda ihrer Veranstaltung, die eingeladenen Personen, Redner und den Ort präsentieren. Benutzer können auch benutzerdefinierte Namensschilder mit scanbaren Barcodes für die Teilnehmer erstellen.

Eventleaf kann auch verwendet werden, um Zahlungen einzuziehen und benutzerdefinierte Umfragen an die Teilnehmer zu versenden, um Feedback zu Veranstaltungen zu sammeln.

Benutzer der kostenlosen Version erhalten Zugang zum 24×7-Support per E-Mail, während zahlende Benutzer sowohl E-Mail- als auch Telefonsupport erhalten.

• Kostenlose Version : Unterstützt bis zu 50 Teilnehmer.
• Kostenpflichtige Version : Der Basisplan beginnt bei 150 $ pro Quartal.

FLOOR ist eine cloudbasierte, auf die Community ausgerichtete Plattform, die für Eventmanager und -organisatoren entwickelt wurde. Die Software hilft Benutzern, ihre Veranstaltungen zu verwalten, zu vermarkten und zu monetarisieren und mit ihren virtuellen Gemeinschaften zu interagieren. Zu den Funktionen gehören die Erstellung von Event-Websites, Event-Marketing, Live-Streaming, Publikumsverwaltung sowie Buchung und Ticketing.

FLOOR-Benutzer können auch Kampagnen durchführen, um zu bewerten, wie gut ihre Veranstaltungen abschneiden. Diese Ereignisse können dann mit Hilfe von Datenpunkten und Erkenntnissen, die FLOOR liefert, optimiert werden.

FLOOR bietet mobile Apps (sowohl für iOS als auch für Android), die es Eventmanagern ermöglichen, Events über mehrere Kanäle zu bewerben und aus der Ferne mit dem Publikum zu interagieren.

Es bietet auch E-Mail- und Telefonsupport sowie 24×7-Live-Rep-Support.

• Kostenlose Version : Unterstützt bis zu 50 kostenlose Registrierungen.
• Kostenpflichtige Version : 2,99 $ pro Anmeldung pro Veranstaltung nach den ersten 50 Anmeldungen.

MeetingHand ist eine Online-Event-Management-Plattform, die Event-Managern hilft, ihre Events zu planen, zu organisieren und zu vermarkten. Einige seiner Funktionen umfassen die Verwaltung der Veranstaltungsregistrierung, das Veranstaltungsmarketing, die Erstellung von Veranstaltungswebsites, die Teilnehmerverwaltung und den Ticketverkauf.

MeetingHand verfügt auch über eine Berichtsfunktion, mit der Benutzer anpassbare Berichte zu verschiedenen Aspekten ihrer Veranstaltungen wie Registrierung, Buchung und Zahlung erstellen können.

MeetingHand-Benutzer können auch Unterveranstaltungen erstellen und spezifische Aktivitäten für Teilnehmer wie Workshops, Führungen und Konferenzessen planen. Veranstalter können das Publikumsengagement mithilfe von Push-Benachrichtigungen und Online-Chat-Funktionen in den mobilen Apps des Produkts (verfügbar für iOS und Android) steigern.

MeetingHand bietet auf seiner Website sowohl E-Mail- als auch Telefonsupport und einen 24×7-Helpdesk.

• Kostenlose Version : Die Odoo Community Edition ist kostenlos ohne Integrationen erhältlich.
• Kostenpflichtige Version : Die Integration mit zusätzlichen Odoo-Apps beginnt bei 4 $ pro Monat und App.

Odoo ist eine vollständig integrierte All-in-One-Open-Source-Softwarelösung, die auf verschiedene Geschäftsfunktionen zugeschnitten ist. Das Modul Odoo Events hilft Eventmanagern, alle Phasen ihres Eventplanungsprozesses zu verwalten.

Event-Manager können Event-Websites und Zielseiten planen und erstellen, mehrere Events planen und Teilnehmer verwalten. Odoo lässt sich auch in E-Mail- und Social-Media-Plattformen integrieren. Darüber hinaus können Benutzer Odoo mit Tools zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) und Google Analytics integrieren, um das Engagement zu verfolgen und Marketingaktivitäten zu messen.

Odoo bietet kostenlosen Benutzern nur eine Cloud-basierte Bereitstellung, während zahlende Benutzer sich auch für eine Bereitstellung vor Ort entscheiden können. Es hat auch mobile Apps für iOS und Android.

Odoo bietet E-Mail- und 24×7-Telefonsupport. Ihre Website bietet auch ein Wissenszentrum und einen FAQ-Bereich für Benutzer.

• Kostenlose Version : Enthält alle Kernfunktionen und unterstützt Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern.
• Kostenpflichtige Version : Der Premium-Plan beginnt bei 19 $ pro Monat oder 1,95 % + 0,90 $ pro verkauftem Ticket.

RSVPify ist eine cloudbasierte End-to-End-Event-Management-Plattform für persönliche und virtuelle Events. Zu den Funktionen gehören Gästelistenverwaltung, Ticketing und einbettbare RSVP-Formulare für die Teilnehmerregistrierung.

Es bietet auch einen Drag-and-Drop-Sitzplanersteller zur Planung optimaler Sitzplätze, Menüoptionen, mit denen Gäste ihre Essensauswahl und Ernährungsbedürfnisse teilen können, sowie eine Altersüberprüfung für Veranstaltungen mit Altersbeschränkungen.

Die Software bietet eine Funktion namens sekundäre Ereignisse. Es ermöglicht Veranstaltungsmanagern, ausgewählte Gäste zu sekundären Veranstaltungen wie Probenessen oder Mittagessen nach der Konferenz einzuladen.

RSVPify bietet eine Support-Bibliothek, Video-Tutorials und einen ticketbasierten Kundensupport rund um die Uhr für Benutzer.

• Kostenlose Version : Kostenlos für den persönlichen Gebrauch und gelegentliche kleine geschäftliche Veranstaltungen.
• Kostenpflichtige Version : Der Basisplan kostet 9.500 $ pro Jahr für Einzelpersonen und kleine Teams.

Splash ist eine Eventmanagement- und Marketinglösung für Live- und virtuelle Events. Splash-Benutzer können Marken-Event-Marketing-Vorlagen, Registrierungsseiten und personalisierte Event-Einladungen, Erinnerungen und Updates für Teilnehmer erstellen.

Es verfügt auch über eine integrierte Ereignisanalyse, die Eventmanagern hilft, Ereignisse und ihre Auswirkungen im Auge zu behalten. Das Daten-Dashboard hilft Benutzern, Teilnehmer basierend auf ihren Präferenzen, ihrem Standort und ihrem Engagement zu verstehen und zu segmentieren.

Splash bietet auch eine nahtlose Integration mit einer Vielzahl von Projektmanagement-, Datenimport- und Kommunikationstools von Drittanbietern.

Die Software ist Cloud-basiert und bietet Benutzern Live- und persönliche Schulungen. Es verfügt über mobile Apps für iOS und Android und bietet rund um die Uhr Live-Support per Chat und E-Mail.

So wählen Sie die richtige Event-Management-Software für Ihr Unternehmen aus

Die Auswahl des richtigen Event-Management-Softwaretools kann kompliziert sein. Bei so vielen Optionen auf dem Markt sollten Eventmanager und Organisatoren Faktoren wie Teilnehmergröße, Funktionsanforderungen und Hosting-Optionen berücksichtigen. Diese Faktoren helfen Käufern, die Optionen einzugrenzen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Einige wichtige Überlegungen bei der Investition in ein Event-Management-Tool sind:

• Bewerten Sie die Veranstaltungsgröße : Während bei einigen kostenlosen Produkten die Anzahl der Teilnehmer nicht begrenzt ist, können andere sie auf beispielsweise 50 oder 100 Teilnehmer beschränken. Daher sollten Käufer vor der Auswahl eines Tools sicherstellen, dass sie die Zielgruppengröße kennen, die sie bedienen möchten, und ob das kostenlose Tool diese abdeckt.
• Überprüfen Sie die Kosten des Upgrades : Käufer sollten den Softwareanbieter nach zusätzlichen Funktionen fragen, die das Upgrade beinhaltet. Sie sollten sich auch nach zusätzlichen Gebühren für Dienstleistungen wie Priority Support oder Datenmigration erkundigen.
• Suchen Sie nach Integrationsunterstützung : Käufer sollten sich beim Anbieter erkundigen, ob das Tool die Integration mit anderen Softwaretools anbietet. Außerdem sollten sie beurteilen, ob der Anbieter APIs erstellen kann, um benutzerdefinierte Integrationen mit Projektmanagement- und Kommunikationstools von Drittanbietern zu unterstützen.

Häufige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie ein kostenloses Event-Management-Software-Tool auswählen

Hier sind einige Fragen, die Käufer dem Softwareanbieter stellen können, bevor sie mit ihm ins Geschäft kommen:

• Was sind die Abonnementbedingungen? Käufer sollten die Abonnementbedingungen vorher klären. Fragen Sie, ob der Anbieter einen Festpreisvertrag hat oder ob er pro Teilnehmer oder Veranstaltung berechnet, um das bestmögliche Angebot zu vergleichen und abzuschließen.
• Hilft die Software bei Marketing und Werbung? Online-Marketing ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Veranstaltung. Als Käufer sollte man sich fragen, ob die Software über integrierte Event-Marketing-Funktionen verfügt oder ob sie die Integration mit sozialen Medien und anderen Marketingplattformen unterstützt.
• Können Fallstudien und Erfahrungsberichte bereitgestellt werden? Käufer können Kundenreferenzen und Fallstudien anfordern, um zu verstehen, wie gut die Software für Unternehmen im Veranstaltungsmanagement funktioniert. Dies wird auch dazu beitragen, häufige Probleme hervorzuheben, mit denen Benutzer möglicherweise konfrontiert waren.

Dieser Artikel wurde am 18. Mai 2021 aktualisiert. Produkte, die für diesen Artikel berücksichtigt wurden, mussten:

• Bieten Sie eine kostenlose, eigenständige Version der Software an (keine Testversion der Software, bei der Sie nach einer begrenzten Zeit ein Produkt kaufen müssen).
• Lernen Sie unsere Marktdefinition für Event-Management-Software kennen:
  Event-Management-Software automatisiert Marketing, Registrierung, Koordination und Planung von Events. Planer verwenden Event-Management-Anwendungen, um die Planung und den Ablauf von Meetings und Events zu verwalten, einschließlich Marketing, Teilnehmerregistrierung, Badge-Erstellung, Kalendererstellung und Raumverwaltung. Diese Anwendungen bieten auch eine Vielzahl von Self-Service-Funktionen für Veranstaltungsteilnehmer wie Online-Registrierung, Bereitstellung von Inhalten und Gebührenzahlung.
• Bietet die Kernfunktionen von Event-Management-Lösungen: Registrierungsmanagement, Teilnehmermanagement und Eventplanung.

Software, die der Marktdefinition entsprach, benötigte außerdem mindestens 20 von Benutzern eingereichte Bewertungen und eine Gesamtbenutzerbewertung von über 4,0 im Vergleich zu anderen Produkten in der Kategorie.