Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Was Sie wissen sollten, wenn Sie in der PR arbeiten
Veröffentlicht: 2018-06-21GDPR ist die neue europäische Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten und definitiv etwas, das alle Marketing- und Kommunikationsteams im Mode- und Lifestyle-Bereich vollständig verstehen sollten.
Während des Monats Mai haben Sie möglicherweise einen Zustrom von E-Mails von Unternehmen bemerkt, in denen Sie um Ihre Zustimmung oder Genehmigung gebeten werden, weiterhin Mitteilungen zu erhalten. Falls Sie es noch nicht gehört haben, die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist daran schuld. Dies ist auch der Grund, warum viele Unternehmen eine Unmenge an personenbezogenen Daten von Benutzern löschen mussten. Die Androhung einer möglichen Geldstrafe von bis zu 20 Millionen Euro ist der treibende Faktor dafür , dass Unternehmen von den Dächern geschrien haben, um Ihre Aufmerksamkeit zu erregen und zu beurteilen, wessen Daten sie speichern, ändern oder löschen dürfen.
Sie fragen sich vielleicht, wie sich dies direkt auf Ihre täglichen Aktivitäten in PR oder Kommunikation auswirkt . In diesem Artikel möchten wir das Thema ansprechen, damit Sie als PR-Profi mit einem klaren Verständnis der rechtlichen Grenzen für E-Mails, Einladungen usw. und der Bedeutung einer ordnungsgemäßen Verwaltung Ihrer Kontakte nach Hause gehen, einschließlich die von Presse, VIPs oder Influencern.
In diesem Artikel erfährst du…
E-Mail in der PR: Betrifft mich die DSGVO auch?
Das DSGVO-Gesetz betrifft alle Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten europäischer Bürger zu tun haben. Das bedeutet, dass Sie unabhängig davon, wo Sie ansässig sind, ob in den USA, Japan oder Argentinien, die Einschränkungen beachten müssen, die dieses Gesetz auferlegt hat. In vielen Fällen haben wir keine Historie darüber, woher unsere Daten stammen, was bedeutet, dass wir von Glück sagen können, wenn wir überhaupt wissen, welche Sprache der Kontakt spricht. Wenn Sie eine beträchtlich große Datenbank haben, müssen Sie sich der Tatsache stellen, dass es unmöglich ist, 100 % der Informationen, die Sie über Ihre Kontakte haben, zu kontrollieren.
Wenn Ihre Marketing- und Kommunikationsabteilung eine lange Kontaktliste von Journalisten, Influencern oder Partnern verwaltet – aber keine Informationen darüber, wie Sie diese Kontakte erhalten haben oder woher sie stammen – müssen Sie die DSGVO-Beschränkungen beachten, auch wenn Sie sich nicht in der EU befinden . 
Eine der Anforderungen, die dieses neue Gesetz an Unternehmen stellt, betrifft die „Kontrolle“ personenbezogener Daten. Mit anderen Worten, wir als Unternehmen müssen wissen, welche Art von Daten wir speichern, wie, wann und warum wir dies tun, und garantieren, dass diese Daten auf keinen Fall herausgefiltert werden oder verloren gehen können. Dies bedeutet, dass beim Umgang oder Erstellen von Excel-Tabellen, Tabellen in Google Drive, Listen in Word usw. diese äußerst gut kontrolliert werden müssen; vor allem, weil es sich um heikle Systeme handelt, in denen Sie leicht Informationen verlieren oder falsch organisieren können.
Jetzt, wo Sie das wissen, werden Sie sicher verstehen, warum die Antwort auf die obige Frage ein klares „Ja“ ist – auch wenn Sie in der PR tätig sind und Ihr Tagesgeschäft nichts mit dem rechtlichen oder zu tun hat E-Mail-Marketing-Abteilungen. Denken Sie daran, diese Einschränkungen und Anforderungen zu berücksichtigen, um beim Umgang mit personenbezogenen Daten und der Kommunikation mit Ihren Kontakten das DSGVO-Gesetz einzuhalten.
E-Mail als Journalist: Kann ich sie weiterhin kontaktieren und ihre Daten in unserer Mode- oder Lifestyle-Kommunikationsabteilung speichern ?
Die Datenbank eines Journalisten beinhaltet natürlich das Sammeln und den Umgang mit personenbezogenen Daten anderer Fachleute auf diesem Gebiet, die auch von der DSGVO betroffen sind. Es würde nicht schaden, eine E-Mail an eine Gruppenadresse wie [email protected] zu senden, da Sie sich in diesem Fall an ein Medienteam und nicht an eine Einzelperson wenden . Beim Umgang mit Kontakten in Ihrer Datenbank mit Vor- und Nachnamen und E-Mail-Adresse (auch wenn es sich um die geschäftliche E-Mail-Adresse handelt) kommt das DSGVO-Gesetz ins Spiel.
Es gibt drei Optionen oder Alternativen, die Ihr Unternehmen in Betracht ziehen kann, wenn es mit dieser Situation konfrontiert wird:
- Greifen Sie auf eine externe Datenbank zurück: Es gibt externe Datenbankanbieter, die Sie von potenziellen Kopfschmerzen im Zusammenhang mit der Einholung der Zustimmung Ihrer Kontakte befreien können. Wenn Sie mit einem dieser Dienstleister zusammenarbeiten, gehen Sie auf Nummer sicher, da sie für den Missbrauch personenbezogener Daten verantwortlich sind. Andererseits kann die Verwendung von Tools, die mit einer professionellen Community von Journalisten (wie GPS Radar) verbunden sind, auch eine großartige Möglichkeit sein, die DSGVO-Konformität sicherzustellen, während Sie andere Journalisten kontaktieren – die Korrespondenz auf einer solchen Plattform fühlt sich auch natürlicher an.
. - Führen Sie eine Strategie zur Einholung der Einwilligung durch : Wenn Sie über eine eigene Datenbank verfügen, ist es am besten, die Einwilligung Ihrer Kontakte einzuholen, damit Sie ihre personenbezogenen Daten weiterhin speichern können, um sich zu 100 % sicher zu sein, dass Sie die DSGVO-Beschränkungen einhalten und senden Sie ihnen Mitteilungen. Ziehen Sie eine progressive Strategie in Betracht, bei der Sie alle Ihre Journalistenkontakte per E-Mail einzeln um ihre Zustimmung bitten oder sie auf eine Seite leiten, auf der sie ihre Zustimmung mit einem Klick erteilen können, wie die Beispiele, die Sie unten von Stradivarius oder Bershka sehen.
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. - Nutzen Sie die Rechtsgrundlage „berechtigte Interessen“ : Viele Unternehmen nutzen jetzt die Ausnahme „berechtigte Interessen“, um Interaktionen zu rechtfertigen, z. B. zwischen Kommunikationsabteilungen und Journalisten. Die Ausnahme „berechtigte Interessen“ erfordert nicht, dass Ihre Kontakte Ihnen zustimmen, ihre Daten zu speichern oder ihnen Mitteilungen zu senden, solange die Mitteilungen „die Übermittlung von Informationen im geschäftlichen Rahmen“ beinhalten und für die von Interesse sind Empfänger, wenn es um ihr Berufsleben geht . Diese Ausnahme ist ziemlich mehrdeutig und es liegt an Ihrem Unternehmen zu entscheiden, ob es sich lohnt, sie zu verwenden, basierend auf den Arten von Mitteilungen, die Sie versenden möchten. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Ihren Kontakten, wenn Sie auf den Zug „berechtigte Interessen“ aufspringen, NUR Informationen senden, die ihnen bei ihrer journalistischen Arbeit zugute kommen und die kein kommerzielles Interesse haben.
Kontakte verwalten: 3 Regeln, die Ihnen helfen, sich zu organisieren
Die neue Verordnung verlangt von Unternehmen nicht nur einen verantwortungsvollen und respektvollen Umgang mit der Kommunikation, sondern auch eine strikte Kontrolle personenbezogener Daten . Das bedeutet, genau zu wissen, welche Art von personenbezogenen Daten Sie speichern, über ein Zustimmungsregister Ihrer Kontakte zu verfügen und Ihre Datenbank ständig zu aktualisieren und zu kontrollieren.
Aus diesem Grund ist es ab sofort unerlässlich , ein digitales Tool zu haben, das Ihnen hilft, alle persönlichen Daten (einschließlich der von Journalisten, Influencern, VIP-Kontakten usw.) zu zentralisieren , um Ihnen zu helfen, die Anforderungen des DSGVO-Gesetzes zu erfüllen.
Sie fragen sich, wie Sie Ihre Kontakte von nun an organisieren sollen? Hier sind drei Möglichkeiten:
- Basierend auf ihrer Zustimmung : Sie werden auf temporäre Kontakte stoßen (Personen, die Sie zu einer Veranstaltung einladen und nach der Veranstaltung löschen, weil Sie nicht ihre Zustimmung zur Aufbewahrung ihrer Daten haben) oder dauerhafte Kontakte (Personen, die entweder ihre Zustimmung gegeben haben oder sind Kontakte, die unter die Ausnahme „berechtigte Interessen“ fallen).
- Aufgrund ihrer Tätigkeit: Die DSGVO-Verordnung begründet eine Verpflichtung, die bisher von vielen Unternehmen ignoriert wurde. Es erfordert eine ständige Kontrolle Ihrer Datenbank, und hier ist es von grundlegender Bedeutung, ein klares Verzeichnis der Aktivitäten Ihrer Kontakte zu haben . Bei Pressekontakten kommt es in Medienunternehmen häufig zu hohen Fluktuationen (Journalisten verlassen oder wechseln in eine andere Abteilung etc.). ob sie in den letzten Jahren auf eine Ihrer Mitteilungen geklickt haben), wird der Schlüssel sein, um der DSGVO einen Schritt voraus zu sein.
- Basierend auf der Typologie: Gehen Sie vorsichtig mit der Art der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten um, da diese vertretbar sein müssen . Das bedeutet, dass Sie es vermeiden dürfen, Details wie Größenangaben zu speichern, es sei denn, Ihre Beziehung zu diesem Kontakt beinhaltet das Versenden von Mustern von Kleidungsstücken oder Accessoires, die er tragen würde. Seien Sie vorsichtig mit Notizen zu Familienstand, Ernährungsbedürfnissen oder sogar Geburtstagen , denn ab sofort müssen sie vertretbar sein, und wenn dies der Fall ist, hilft Ihnen die Verwendung personalisierter Felder in Ihrem Kontaktverwaltungstool dabei, diese Art von Informationen schnell zu finden.
Machen Sie es Benutzern leicht, sich abzumelden, Daten zu ändern oder die Datenschutzrichtlinie zu lesen.
Diese neue EU-Verordnung beinhaltet auch Vorgaben zur Mitteilung des Rechts auf „Abmeldung“ bzw. Löschung aus der Unternehmensdatenbank. Diese muss von nun an auf jeder Mitteilung vorhanden sein , die Ihre Marketing- und Kommunikationsteams für Mode, Luxus oder Kosmetik versenden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie beim Versenden von Massen-E-Mails – ob pressebezogen, Einladungen zu Veranstaltungen, Ankündigungen von Produkteinführungen usw. – über ein automatisiertes Tool (CRM, E-Mail-Marketing-Plattformen usw.) Links zu Ihrer Datenschutzrichtlinie einfügen. die Seiten „Abbestellen“ und „Daten ändern“.
Es gibt E-Mail-Tools, die automatisch Zielseiten bereitstellen, auf denen Benutzer einfach die Löschung oder Änderung ihrer Daten anfordern können.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Zugriff auf diese Zielseiten am Ende Ihrer E-Mails angeben oder ein System verwenden, das diese Links automatisch integriert.
Wenn es um den E-Mail-Versand in PR oder Kommunikation geht, gibt es immer einen überhängenden Zweifel: Kann ich E-Mails von meiner persönlichen E-Mail-Adresse senden? Die Antwort ist „ja“, solange sie privater oder sogar beruflicher Natur sind, nicht Teil eines Massenversands sind und keine Speicherung personenbezogener Daten beinhalten; in diesem Fall benötigen Sie keine ausdrückliche Zustimmung.
Legen Sie ein Protokoll zur Datenlöschung fest
Ein weiterer Punkt, den die DSGVO anspricht, ist das Recht des Nutzers auf Auskunft über alle von einem Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten . Wenn Sie diese Art von Anfrage von einem Kontakt erhalten, müssen Sie so schnell wie möglich sein, da das Gesetz einen 72-Stunden-Zeitrahmen für die Bereitstellung dieser Art von Informationen vorsieht.
In jedem Fall haben Sie, wenn Sie eine Anfrage von einem Kontakt erhalten, aus Ihrer Datenbank entfernt zu werden, bis zu 72 Stunden Zeit, um alle Informationen zu diesem Benutzer zu löschen. Denken Sie daran, wie bereits erwähnt, dass es sehr empfehlenswert ist, alle Daten Ihrer Kontakte in einem System zu zentralisieren, das Ihnen die Agilität bietet, die Sie für den Umgang mit personenbezogenen Daten benötigen .
Fühlen Sie sich frei, durch den Slideshare unten zu blättern, der Punkte enthält, die Sie bei der Verwendung von Kontaktverwaltungstools beachten sollten, die Ihnen das Leben mit dem neuen DSGVO-Gesetz erleichtern.
Wie Sie sehen können, ist die DSGVO nicht etwas, das nur für Ihre Rechts- oder E-Mail-Marketing-Abteilung relevant ist, sondern etwas, das alle PR-Experten bei der täglichen Arbeit kennen müssen . Wenn Sie immer noch Zweifel bezüglich des E-Mail-Versands in der PR haben, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zu lesen: PRLike a Pro: E-Mailing Do's & Dont's for Fashion, Luxury & Cosmetic Brands. Und zögern Sie nicht, unten einen Kommentar zu hinterlassen!
