Klingeln. Sie haben eine neue Nachricht. Lassen Sie sich nicht ablenken – Sie sind mit einer knappen Frist zur Hälfte einer Aufgabe fertig. Klingeln. FOMO schlägt zu – es könnte eine dringende Nachricht sein. Sie unterbrechen die Arbeit, um Nachrichten zu überprüfen. Im Moment muss nichts getan werden, also wenden Sie sich wieder Ihren Aufgaben zu. Klingeln. Klingeln. Weitere Benachrichtigungen. Diese Werbe-E-Mail lenkt Sie wieder ab! Jetzt möchten Sie alle Benachrichtigungen stumm schalten, aber Sie könnten etwas Wichtiges verpassen ...

Klingt bekannt? Es passiert ständig, egal ob Sie im Büro sind oder von zu Hause aus arbeiten. Moderne Collaboration-Technologien wie Team-Chat und Videokonferenzen erleichtern die Zusammenarbeit in Echtzeit von überall auf der Welt, und die jüngste globale Umstellung auf Remote-Arbeit hat unser Vertrauen in sie noch verstärkt.

Es ist eine gute Sache, bis Sie in ungelesenen Benachrichtigungen und Videokonferenzen ertrinken. Besonders in verteilten und Remote-Teams führt die standardmäßige Echtzeitkommunikation dazu, dass Mitarbeiter ungewöhnliche Stunden arbeiten, um zusammenzuarbeiten – was zu einer schlechten Work-Life-Balance und Burnout der Mitarbeiter führt.

Die Lösung? Asynchrone Kommunikation .

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone (asynchrone) Kommunikation findet statt, wenn Ihr Team nicht gemeinsam online sein muss, sodass keine Reaktion in Echtzeit zu erwarten ist. Das Senden einer E-Mail ohne Erwartung einer sofortigen Antwort, das Hinterlassen einer Nachricht in einem Flock-Kanal, um Ihre Kollegen auf dem Laufenden zu halten, und das Teilen von Sprachnotizen sind alles Formen der asynchronen Kommunikation.

Vorteile der asynchronen Kommunikation

Asynchrone Kommunikation gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Zeit, mehr Autonomie und weniger Ablenkungen, damit sie sich auf ihre großartige Arbeit konzentrieren können. Es ist ideal für Remote-, verteilte und In-Office-Teams gleichermaßen. Von verbesserter Produktivität bis hin zu zufriedeneren Mitarbeitern, hier sind die wichtigsten Vorteile der asynchronen Kommunikation:

Mitarbeiter bleiben konzentriert und produktiv

Synchrone (Echtzeit-)Kommunikation erfordert sofortiges Handeln – Sie unterbrechen alles, woran Sie gerade arbeiten, um auf eine Nachricht zu antworten, einen Anruf anzunehmen oder an einer Besprechung teilzunehmen. Das zerstört sofort deinen Flow und macht ein konzentriertes Arbeiten fast unmöglich.

Gloria Mark, die an der University of California, Irvine, digitale Ablenkung studiert, sagt, dass wir nach einer Unterbrechung etwa 25 Minuten brauchen, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren . Selbst bei regulären Aufgaben führt also eine Unterbrechung von einem halben Dutzend Mal am Tag zu einem erheblichen Produktivitätsverlust.

Mit asynchroner Kommunikation haben Sie die Kontrolle über Ihre Zeit und Ihren Fokus. Sie entscheiden, wann Sie Ihren Posteingang überprüfen, beispielsweise „Bitte nicht stören“ auf Flock auslösen oder andere App-Benachrichtigungen stumm schalten. So können Sie und Ihre Kollegen zusammenarbeiten, ohne sich gegenseitig zu unterbrechen, und sich Zeit für konzentriertes Arbeiten nehmen. Alle Nachrichten erhalten weiterhin eine Antwort, aber zu einem Zeitpunkt, der für jedes einzelne Teammitglied funktioniert. Sie speichern Besprechungen für sich überschneidende Stunden (oder bestimmte Stunden jeden Tag für Teams im Büro), damit sich alle auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Zeitzonenunabhängige Zusammenarbeit

Die asynchrone Kommunikation stellt sicher, dass Zeitzonenunterschiede die Arbeit nicht behindern. An einem Remote-Arbeitsplatz können Sie nicht einfach an jemandes Schreibtisch vorbeikommen, um eine Idee zu besprechen. Wenn also die Arbeit über Zeitzonen hinweg/flexible Arbeitszeiten koordiniert wird, ist es kontraproduktiv, Antworten in Echtzeit zu erwarten oder Mitarbeiter zu bitten, außerhalb ihrer Arbeitszeiten an virtuellen Besprechungen teilzunehmen.

Asynchrone Kommunikation beseitigt Hindernisse für den Wissensaustausch, indem es Mitarbeitern ermöglicht wird, sich einzuloggen, Ideen zu diskutieren und Fortschritte in ihrer Freizeit zu teilen. Außerdem bedeutet dies, dass Ihr Team wertvolle Überschneidungsstunden für die wirklich wichtigen Dinge einsparen kann – Teambesprechungen, 1:1-Gespräche, tägliche Cafés usw.

Zufriedenere und gesündere Mitarbeiter

Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, in ihrer eigenen Zeit zu antworten – es ist kein FOMO involviert, was die Remote-Zusammenarbeit weniger stressig macht. Die übermäßige Abhängigkeit von Echtzeitkommunikation fördert auch eine „Always-on“-Kultur bei der Arbeit. Diese stressige Routine macht Burnout so gut wie unvermeidlich.

Die meisten Remote-Mitarbeiter legen tatsächlich Kontaktzeiten fest, damit die Kollegen wissen, wann sie für Gespräche und Besprechungen in Echtzeit verfügbar sind. Das Ergebnis? Zufriedenere, gesündere und produktivere Teams.

Fördert durchdachte Kommunikation

Die asynchrone Kommunikation per E-Mail, Asana-Aufgaben oder sogar Kommentare in Google Docs hilft, spontane Antworten einzudämmen und fördert das Nachdenken vor der Reaktion. Es gibt Ihrem Team Zeit, alle benötigten Informationen zu verarbeiten, bevor es durchdachte, rationale und aufschlussreichere Antworten verfasst.

Wie der Gründer und CEO von Basecamp, Jason Fried, schreibt: „Die meisten Dinge, die es wert sind, ausführlich besprochen zu werden, sind es wert, im Laufe der Zeit ausführlich besprochen zu werden.“ Team-Chat – ob in Echtzeit oder auf andere Weise – ist nicht immer der beste Ort für diese Gespräche. Die Art des Chats, die immer nur eine Zeile enthält, kann es schwierig machen, eine Idee vollständig zu präsentieren, ohne von der Antwort eines Kollegen unterbrochen zu werden. Jason drückt es am besten aus: „Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einer Besprechung, in der alle nur eine Zeile nach der anderen sprechen und die Leute Sie ständig unterbrechen, während Sie versuchen, Ihren Standpunkt zu vertreten. Würdest du jemals irgendwo ankommen? Und würde es nicht ewig dauern?“

Verbessert Dokumentation und Transparenz

Was in einem Meeting passiert, bleibt fast immer im Meeting, es sei denn, jemand macht sich Notizen. Im Gegensatz dazu wird die asynchrone Kommunikation standardmäßig dokumentiert. Wenn Sie einen Kommentar zu einer Asana-Aufgabe hinterlassen, ist der Datensatz vorhanden und Monate später kann darauf verwiesen werden. Durch die asynchrone Kommunikation erstellen Teammitglieder eine schriftliche Aufzeichnung, die in ihrem eigenen Tempo leicht zu durchsuchen, zu teilen und zu referenzieren ist. Die gesamte Kommunikation in Flock ist beispielsweise leicht durchsuchbar und Teammitglieder können wichtige Dateien/Nachrichten zur späteren Bezugnahme anheften. Schließlich kann eine praktische Dokumentation die Transparenz im gesamten Unternehmen verbessern, Kommunikationsausfälle verhindern und es einfacher machen, alle auf dem Laufenden zu halten.

Verwendung von Flock für asynchrone Kommunikation

Die vielen Vorteile der asynchronen Kommunikation mit Flock lassen sich in einem Wort zusammenfassen: Barrierefreiheit . Flock bringt Ihr gesamtes Unternehmen unter einem Dach zusammen und bietet einen direkten Einblick in die Mitarbeiter, Projekte und Fortschritte Ihres Unternehmens. Auf diese Weise können Führungskräfte die Arbeit aller Personen genau im Auge behalten, ohne Mikromanagement betreiben zu müssen. Außerdem können Mitarbeiter funktionsübergreifend zusammenarbeiten, ohne alle fünf Minuten eine Synchronisierung durchführen zu müssen.

Mit ein paar Anpassungen an der täglichen Nutzung von Flock in Ihrem Unternehmen können Ihre Mitarbeiter das Beste aus Echtzeit- und asynchroner Kommunikation kombinieren, um ihre Arbeit zu erledigen – von überall aus.

Setzen Sie die richtigen Erwartungen

Geben Sie Ihrem Team Raum, um zu atmen und sein Bestes zu geben. Aktualisierungen können asynchron einfließen – erstellen Sie einen privaten Flock-Kanal für asynchrone Statusaktualisierungen – und Sie werden sofort benachrichtigt, sodass Sie ihnen nicht den Hals runterhauen müssen. Setzen Sie die richtigen Erwartungen an die Kommunikation – begrenzen Sie Echtzeit-Events wie Brainstorming-Sitzungen, Meetings, 1:1-Veranstaltungen und Firmenversammlungen auf wenige Stunden pro Tag und setzen Sie für den Rest standardmäßig auf asynchrone Kommunikation. Für verteilte Teams bedeutet dies, Überschneidungszeiten für die wichtigen Dinge zu reservieren. Der Rest des Arbeitstages kann für konzentriertes Arbeiten verwendet werden, ohne den Druck, zu ungeraden Stunden zu arbeiten.

Standardmäßig auf Überkommunikation

Flock macht die Kommunikation einfach, aber das ist kein Grund, faul zu sein. Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Follow-ups Stunden statt Minuten dauern. Wenn Sie so viele Vorabinformationen wie möglich bereitstellen, bedeutet dies weniger Nachverfolgungen, und die Empfänger erhalten alles, was sie brauchen, wenn sie zur Arbeit gehen und Ihre Nachricht lesen. Setzen Sie also standardmäßig auf Überkommunikation und stellen Sie sicher, dass Ihre asynchronen Nachrichten klar und detailliert sind und gegebenenfalls Zeitpläne enthalten.

Verfolgen Sie die Arbeit mit gemeinsamen Aufgaben

Verwenden Sie die gemeinsamen Aufgaben von Flock in Besprechungen, um Ihrem Team Aktionspunkte zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen. Alle Kanalmitglieder werden benachrichtigt, wenn eine gemeinsame Aufgabe aktualisiert oder als erledigt markiert wird, sodass alle ohne ein weiteres „Aktualisierungs“-Meeting auf dem Laufenden bleiben. Flocks Shared-To-Dos-Bot sendet sogar Erinnerungen an den Tag, an dem die Aufgabe fällig ist, sodass es unmöglich ist, eine Deadline zu verpassen.

Verwenden Sie Sprachnotizen für detaillierte Erklärungen

Textnachrichten sind großartig, aber manchmal funktioniert es besser, laut zu sprechen, nicht nur um Zeit zu sparen, sondern auch um Absichten zu vermitteln. Sprachnotizen sind perfekt, wenn Sie eine detaillierte Erklärung teilen oder Feedback hinterlassen möchten, ohne schroff zu klingen. Tippen Sie einfach auf eine Schaltfläche, um zu teilen, was Sie denken, und die Empfänger können es sich in ihrer eigenen Zeit anhören. Es könnte auch helfen, ein paar dieser Ad-hoc-Meetings „Ich habe eine kleine Frage“ aus Ihrem Alltag zu streichen.

Legen Sie Erinnerungen für alles fest

Bei asynchronen Interaktionen gehen Follow-ups mit der Erwartung einher, dass die Empfänger zu ihrer eigenen Zeit antworten. Manchmal fallen Dinge durch das Raster und ein Gespräch geht verloren. Vermeiden Sie dies, indem Sie Erinnerungen für Aufgaben und Nachverfolgungen direkt in Flock Channels oder Ihrem persönlichen Bereich einrichten.