Top 5 Software zur Verwaltung von Finanzdokumenten

Organisieren Sie Ihre Finanzdaten mit einer Software zur Verwaltung von Finanzdokumenten.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind Buchhalter und verbringen jeden Tag Stunden damit, Finanzberichte, Bilanzen und andere Finanzunterlagen zu verwalten. Da diese Dokumente oft sensible Daten enthalten, müssen Sie diese sicher speichern und organisieren. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den besten Weg dafür zu finden, können Sie eine Dokumentenverwaltungslösung verwenden.

Mit Dokumentenverwaltungssoftware können Sie Finanzdokumente so speichern, dass Sie sie einfach organisieren und abrufen können. Das Tool bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre Daten mit einem Passwort zu schützen und ausgewählten Benutzern den Zugriff darauf zu erlauben.

Dieser Artikel hebt in alphabetischer Reihenfolge die fünf besten Verwaltungssoftware für Finanzdokumente basierend auf Benutzerbewertungen hervor. Für jedes Produkt nehmen wir allgemeine Benutzerbewertungen zusammen mit den am besten bewerteten Parametern, Bewertungsauszügen von Branchenexperten und Produktpreisen auf. Weiterlesen.

1. Schachtel

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Finanzdienstleistern, die Box für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

„Wir haben von der Verwendung eines intern generierten Speichers für Dokumente und Informationen umgestellt, und die Flexibilität und Integration war eine wunderbare Erfahrung. Ich finde, dass Box genügend Speicherplatz bietet und die benutzerdefinierten Ansichten das Durchsuchen und Favoriten der am häufigsten verwendeten Stellen erleichtern. "

"Box ist einfach zu bedienen und die Apps für Computer und Telefone laufen reibungslos. Außerdem ist die Online-Oberfläche eine großartige Alternative, wenn Sie an einem PC ohne vorinstallierte Software arbeiten. Der Preis von Box ist mit 10 GB kostenlosem Speicherplatz angemessen zur privaten Nutzung und Rabatte bei jährlicher Vorauszahlung."

"Box Software ist eine zuverlässige und verschlüsselte Cloud-Speicher- und Content-Management-Software, die es Benutzern ermöglicht, große Dateien zu teilen und zu speichern, alle Dateien an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff zu zentralisieren und Dateien zu synchronisieren."

"Was mir an Box am besten gefällt, ist die Benutzerfreundlichkeit. Es wurde für alle Benutzer entwickelt. Da ich alle meine Dateien an einem Ort habe, kann ich leicht auf das zugreifen, wonach ich suche."

„Mir gefällt am besten, dass diese Software sehr einfach zu bedienen ist. Ich habe ein anderes Produkt ähnlich wie box.com verwendet, das im Wesentlichen dasselbe tut und alle dieselben Funktionen hat, aber Box.com ist viel intuitiver und einfacher zu verstehen ohne irgendeine Richtung."

Lesen Sie hier alle Box-Rezensionen.

2. Dropbox-Geschäft

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Finanzdienstleistern, die Dropbox Business für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Das Beste an Dropbox ist die einfache Integration in unsere bestehenden Geräte. Bei der Installation in Windows 10 erscheint der Dropbox-Ordner im Datei-Explorer als ein weiterer Ordner und ist genauso einfach zu bedienen, als wäre er Teil der Festplatte. Es direkt in unseren Epson-Drucker/Scanner integriert, und wir können Dokumente direkt in Dropbox scannen und sofort mit dem Dokument arbeiten. Das Teilen von Dateien mit Drittanbietern ist so einfach wie das Versenden eines Links per E-Mail.“

„Dropbox ist einer der besten Cloud-Speicher, der sich sehr gut für geschäftliche Anforderungen eignet, da er auch über Funktionen für elektronische Signaturen, Dropbox-Papier und große Dateien zum Übertragen von Daten und Dokumenten verfügt. Die Integration mit Slack ermöglichte es uns auch, Dateien zu senden zur Anwendung einfacher."

„Dropbox Business ist eines meiner Lieblings-Internet-Tools, da es das Hosten von Online-Meetings zu einem Kinderspiel macht. Das Medium dieses Programms vereinfacht die Dateispeicherung, die hochentwickelte gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Anzeige. Meiner Erfahrung nach fördert dieses Tool die Zusammenarbeit im Team und bewahrt gleichzeitig eine sichere Umgebung. Dropbox Business wird verwendet, um viele Sicherheitsstufen für Benutzerdateien bereitzustellen, und die Sicherheitsverfahren der Anwendung sind auf hohe Standards eingestellt, um sicherzustellen, dass Benutzerdaten sicher aufbewahrt werden."

„Dropbox Business hat mir die beste Erfahrung bei der Verwaltung von Dateien geboten, indem ich eine einzige Plattform angeboten habe, auf der ich alle Dateien einfach hochladen, organisieren, zusammenarbeiten, teilen und speichern kann. Der Zugriff auf gespeicherte Dateien ist von überall und jederzeit möglich.“

„Was mir an Dropbox am besten gefällt, ist die einfache Handhabung, der Schutz Ihrer Dateien und die ordnungsgemäße Organisation Ihrer Dateien.“

Echte alle Dropbox Business Bewertungen hier.

3. Google Drive

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Finanzdienstleistern, die Google Drive für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Einfach zu verwenden, mit der Möglichkeit, bis zu 15 GB kostenlos zu speichern. Kostenpflichtige Pläne sind kostengünstig und ermöglichen eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. Großartig zum Teilen von Dateien mit anderen per Link oder E-Mail. Bietet auch eine nahtlose Integration mit Google Cloud Plattformdienste für Datenverarbeitung und Analytik."

„Die Funktionen, die mir am besten gefallen, sind: kostenloser Speicherplatz; Zugänglichkeit für Offline und Online; Option zum Datenschutz einer Datei. die Integrationsprozesse, wenn es um meine Arbeit oder andere Nutzungen wie den Zugriff auf E-Books oder kostenlose Dokumente geht, sind reibungslos und einfach zu meistern."

„Ich finde es wirklich gut, dass Google Drive mit allen Geräten kompatibel ist, die ich besitze, und ich kann alle Daten im Cloud-Speicher jedes Mal, wenn ich sie brauche, ganz einfach zurückholen und sie sehr schnell verarbeiten. Es gibt zwei Optionen für die Freigabelink, einer für den privaten Zugriff oder ein anderer für den öffentlichen Zugriff, was den Freigabeprozess flexibler macht."

"Google Drive bietet riesige Cloud-Speicherplätze, die alle Organisationsdateien und -dokumente aufnehmen können. Die Verschlüsselungs- und Dateischutzfunktionen wie Virenscannen tragen dazu bei, alle Dateien und Dokumente sehr sicher vor Sicherheitsverletzungen wie unbefugtem Zugriff, Malware und Spam zu halten , Ransomware oder Phishing. Es hat auch sehr nützliche Datensicherungsfunktionen, die die Datenwiederherstellung sehr einfach machen. Mehr noch, um Ihre Dateien und Dokumente organisiert zu halten, macht es es einfach, sie zu teilen."

"Google Drive ähnelt jeder anderen Dateispeicherplattform, aber Sie haben auch den zusätzlichen Vorteil, dass die Google-Produktivitätstools direkt integriert sind. Sie können alle Dateitypen auf Google Drive speichern und FileStream herunterladen, mit dem Sie interagieren können Google Drive über den Datei-Explorer Ihres Betriebssystems."

Lesen Sie hier alle Google Drive-Rezensionen .

4. Microsoft 365

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Finanzdienstleistungsexperten, die Microsoft 365 für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Wirklich praktisches Produktivitätsprogramm, das alles bietet, was Sie für die Schule, das Geschäft oder den privaten Gebrauch benötigen. Es verfügt über eine anständige Menge an Speicherplatz für Ihre Dokumentation, um sicherzustellen, dass Sie überall darauf zugreifen können. Verfügt über viele Funktionen, die es selbst dem einfachsten Benutzer ermöglichen in der Lage, beste Ergebnisse zu erzielen und hat auch viele erweiterte Funktionen für diejenigen, die etwas mehr wollen."

"Es ermöglicht unserem gesamten Unternehmen, produktiver zu sein, einfacher zusammenzuarbeiten und es spart uns viel Geld bei den Softwarekosten."

"Office 365 bietet eine Reihe von Produkten von E-Mail bis Cloud-Speicher. Sie verbessern die Produkte ständig für eine einfachere Verwendung. Benutzer können von überall auf Dokumente und E-Mails zugreifen. Die Preise sind sehr vernünftig. Es funktioniert hervorragend für kleine bis große Unternehmen. Die Produkte sind universell, Sie können zusammenarbeiten mit jedem von überall auf der Welt. Sie können Tausende von Apps in die verschiedenen Produkte integrieren, es ist benutzerfreundlich.

"Office 365 ist für mich eine Lebensweise und ermöglicht es mir, meine Arbeit zu erledigen und großartige Ergebnisse zu erzielen. Die Benutzerfreundlichkeit ermöglicht es mir, so kreativ zu sein, wie ich möchte, und die meisten Produkte bieten Vorlagen und Designideen, die eine großartige Hilfe. Wenn Sie einfach zu verwendende Produkte suchen, die Sie nicht lange lernen müssen, dann ist Microsoft 365 perfekt für Sie.“

"Einfache und intuitive Verwendung mit Tastaturkürzeln. Suchfunktionen sind hilfreich und der zentralisierte Kontostandort erleichtert das Herunterladen der Software."

Real alle Microsoft 365-Rezensionen hier .

5. Begriff

*Analyse genau ab Dezember 2022

Am besten bewerteter Parameter: Preis-Leistungs-Verhältnis - 4,87

Häufig verwendet von: Kleinunternehmen

Preise: 8 $ pro Benutzer und Monat (jährlich abgerechnet)

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Finanzdienstleistungsexperten, die Notion für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

"Die GUI sieht einfach, aber sehr elegant und modern aus. Alle Elemente sind glatt und einfach zu organisieren. Die Bearbeitungserfahrung war großartig."

„Notion ist so ein riesiger Fortschritt gegenüber der Art und Weise, wie ich früher meine Arbeit organisiert habe … (sich selbst Nachrichten in Slack zu senden oder Desktop-Stickies zu verwenden). Ich finde es toll, wie anpassbar es ist und gleichzeitig extrem einfach zu bedienen ist Minuten und war sofort besser organisiert in meiner Arbeit. Ich habe noch nicht einmal die volle Leistungsfähigkeit von Notion erkundet, aber bisher liebe ich die Möglichkeit, eine neue Seite zu erstellen und sie mit der Originalseite zu verknüpfen."

"Es ist sehr einfach zu verwenden, zu konkretisieren und zu implementieren, was das Aufgaben- und Projektmanagement betrifft. Ich verwende es hauptsächlich bei der Arbeit, aber ich liebe es auch für die persönliche Zielsetzung und Nachverfolgung."

„Zuallererst ist die Benutzeroberfläche nicht nur für die Navigation selbst sehr freundlich, sondern auch für die Augen, da sie minimalistisch ist und nicht von anderen Tools ablenkt, die ich verwendet habe. Mir gefällt wirklich, dass sich die Verwendung nicht zu komplex anfühlt Wenn Sie eine einfache Dokumentation erstellen möchten und eventuell komplexere Funktionen benötigen, ist es einfach, Tutorials zu finden. Und es gibt immer eine nützliche Vorlage, die Ihnen hilft.“

„Mein Team nutzt Notion, um zusammenzuarbeiten und all unsere gemeinsame Arbeit zu beherbergen. Hier speichern wir Schulungsmaterialien und helfen bei der Planung neuer Projekte. Es hat eine Menge integrierter Funktionen und ich bin ein großer Fan davon, wie einfach es ist es ist zu navigieren."

Real all Notion Bewertungen hier .

Welche Funktionen bieten Dokumentenmanagement-Tools?

Dokumentenmanagement-Tools bieten Kernfunktionen wie:

• Dokumentenerfassung : Scannen und konvertieren Sie Papierdokumente in digitale Dateien und verschieben Sie sie in die Software.

• Dokumentenspeicherung : Speichern Sie Dokumente an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff.

• Volltextsuche : Suchen Sie nach bestimmtem Text im gesamten Dokument, nicht nur in Abschnitten.

Alle in diesem Artikel aufgeführten Produkte enthalten die oben genannten Funktionen.

Neben diesen Kernfunktionen bieten Dokumentenmanagement-Tools in der Regel auch:

• Zugriffskontrollen und Berechtigungen

• Archivierung und Aufbewahrung

• Werkzeuge zur Zusammenarbeit

• Compliance-Verfolgung

• Dokumentenklassifizierung

• Dateikonvertierung

• Datenaustausch

• Optische Zeichenerkennung

• Versionskontrolle

So wählen Sie die richtige Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Finanzgeschäft aus

Die Investition in ein neues Tool kann eine Herausforderung sein, wenn Sie nicht wissen, wonach Sie suchen müssen. Um Ihnen zu helfen, eine bessere Wahl zu treffen, sind hier einige Faktoren aufgeführt, die Sie bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Finanzunternehmen berücksichtigen sollten:

• Überprüfen Sie die Optionen zum Abrufen von Dokumenten : Es kann vorkommen, dass Sie irgendwann ein altes Dokument abrufen müssen, um Transaktionen zu überprüfen. Wenn ein solches Szenario eintritt, benötigen Sie eine Option zum Suchen nach gelöschten oder archivierten Dateien. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob seine Software eine Option bietet, mit der Sie Dateien bei Bedarf abrufen können.

• Analysieren Sie die Funktionen der Dokumentenorganisation : Ihr Finanzinstitut muss eine große Anzahl von Dokumenten speichern. Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument suchen können möchten, wünschen Sie sich ein Tool, mit dem Sie Dokumente mithilfe von Indexierung, Nummerierung oder in Form von Ordnern organisieren können. Fragen Sie Ihren Anbieter, ob sein Dokumentenmanagement-Tool diese Funktionen bietet.

• Suchen Sie nach einem Tool mit einer mobilen App : Mit einer Dokumentenverwaltungssoftware mit einer mobilen App können Sie unterwegs auf Ihre Dokumente zugreifen. Die mobile App ermöglicht es Ihnen auch, Papierdokumente über ein mobiles Gerät zu scannen und digitale Kopien zu erstellen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie von diesen Funktionen profitieren können, suchen Sie nach einer Finanzdokumentenverwaltungslösung mit einer mobilen Anwendung.

Häufige Fragen, die Softwareanbieter vor dem Kauf stellen sollten