Warum externe und interne Kommunikation zusammenarbeiten müssen

Effektive Kommunikation ist für die Produktivität am Arbeitsplatz und das Unternehmenswachstum unerlässlich. Diese Kommunikationskanäle können in interne und externe kategorisiert werden: Ersteres umfasst die Kommunikation zwischen Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens, während letzteres sich mit Informationen befasst, die mit Stakeholdern außerhalb der Organisation geteilt werden. Beide Formen der Kommunikation spielen eine wichtige Rolle, damit die Organisation effizient funktioniert.

Offene Kanäle der internen Kommunikation sind sowohl für Mitarbeiter im Büro als auch für Remote-Entwicklungsteams wichtig, da alle Teammitglieder auf derselben Seite sein müssen. Wenn die interne Kommunikation zusammenbricht, bedeutet das verwirrte Mitarbeiter und geringe Produktivität. Es würde auch das Gesamtwachstum behindern, da sich die Mitarbeiter voneinander und von der Organisation entfremdet fühlen würden.

Es ist auch unerlässlich, über starke externe Kommunikationskanäle zu verfügen, damit Ihr Unternehmen bei Außenstehenden einen hervorragenden Ruf genießen kann. Das Dach der externen Kommunikation umfasst Kunden, Partner, andere Stakeholder und die breitere Bevölkerung. Externe Kommunikationskanäle diktieren auch steuerliche Belange wie Aktienkurse und Finanzierung, was diese Kanäle zu einer wichtigen Methode des Informationsaustauschs macht.

Interne und externe Kommunikation sollten zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Informationsfluss zu schaffen. Es stimmt zwar, dass interne Teammitglieder anders miteinander kommunizieren als mit Kunden beispielsweise über VoIP oder E-Mail in kleinen Unternehmen , aber es ist dennoch wichtig, dass das Unternehmen ein konsistentes Image und eine konsistente Botschaft hat.

Quelle: Gehaltsumfrage und Arbeitsplatzkulturbericht von Ragan für 2022

Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass dies nur geschehen kann, wenn diese beiden Formen der zwischenmenschlichen Kommunikation harmonisch genutzt werden. In diesem Artikel werden wir weiter untersuchen, warum es wichtig ist, dass interne und externe Kommunikation zusammenarbeiten.

Interne vs. externe Kommunikation

Bevor wir uns damit befassen, wie und warum diese Kommunikationsmethoden besser zusammenarbeiten, werfen wir einen genaueren Blick darauf, was sie bedeuten:

Interne Kommunikation

Interne Kommunikation ist der Informationsfluss zwischen den Mitgliedern einer Organisation. Es gibt verschiedene Tools – sowohl über die Cloud als auch vor Ort – die verwendet werden können, um diesen Fluss zu erhöhen und ihn so effizient wie möglich zu gestalten. Die interne Kommunikation umfasst E-Mails, die an Mitarbeiter gesendet werden, Listen mit Zielsetzungen und Vorgaben, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Richtlinien und mehr.

Es gibt vier Arten der internen Kommunikation:

1. Vertikal : Teammitglieder auf unterschiedlichen Hierarchieebenen sprechen miteinander

2. Abwärts : Ein Mitarbeiter in einer höheren Führungsposition kommuniziert mit einem Teammitglied, das in der Hierarchie niedriger steht

3. Aufwärts : Mitarbeiter sprechen mit ihren Managern oder Vorgesetzten

4. Horizontal : Mitglieder auf der gleichen hierarchischen Ebene diskutieren über die Arbeit

Externe Kommunikation

Externe Kommunikation sind Informationen, die das Unternehmen mit Personen außerhalb des Unternehmens teilt. Denken Sie an eine Organisation, die eine wichtige Pressemitteilung über eine Wohltätigkeitsveranstaltung veröffentlicht oder einen PSA für die breite Öffentlichkeit hochlädt. Alles, was einem Stakeholder mitgeteilt wird, der nicht vom Unternehmen stammt, zählt als externe Kommunikation, was Ihre Bemühungen zur Interessenvertretung Ihrer Mitarbeiter einschließt. Diese können sowohl formell als auch informell sein.

Formal werden externe Kommunikationskanäle verwendet, um Markenbekanntheit, Markenimage und Reputation aufzubauen. Unternehmen wollen, dass Kunden ein bestimmtes Bild von sich haben. Aus diesem Grund erstellen sie Werbespots, verfeinern ihre Programme zur Interessenvertretung für Mitarbeiter und veröffentlichen Berichte, in denen sie ihr Produkt oder ihre Dienstleistung hervorheben. Einige Organisationen richten auch Callcenter ein, um Interessengruppen zu erreichen, während andere Cloud-PBX-Lösungen verwenden. Es geht darum, einen transparenten Kommunikationsfluss mit externen Partnern aufzubauen.

Warum interne und externe Kommunikation zusammenarbeiten müssen

Laut SmallBizGenius stehen 82 % der Verbraucher einer Marke positiver gegenüber, nachdem sie angepasste Inhalte gelesen haben. Das bedeutet, dass Menschen eher einem Unternehmen vertrauen, das auf sinnvolle Weise mit ihnen spricht und sie nicht mit nutzlosen Informationen zuspammt. Konsistente externe Kommunikation kann nur in einem Unternehmen stattfinden, das über starke interne Kommunikationskanäle verfügt.

Mitarbeiter, die wissen, worum es bei ihrer Marke geht, können diese Kernbotschaft einem breiteren Publikum vermitteln. Sie sollten konsequent darüber informiert werden, welche Art von Informationen sie kommunizieren können, welchen Tonfall sie verwenden sollten und welches Markenimage das Unternehmen aufzubauen versucht. Die Organisation kann wie ein lose gestapeltes Kartenhaus auseinanderfallen, wenn diese beiden Kommunikationskanäle nicht zusammenarbeiten.

Schauen wir uns genauer an, was passiert, wenn interne und externe Kommunikation zusammenarbeiten:

1. Erhöhter Return on Investment (ROI)

Es stimmt zwar, dass Unternehmen unterschiedliche Key Performance Indicators (KPIs) für verschiedene Abteilungen festlegen, aber das eigentliche Ziel ist es, Gewinne zu erzielen. Niemand geht ins Geschäft, nur um ästhetische Social-Media-Posts zu machen und es einen Tag zu nennen. Letztendlich geht es darum, wie viel Sie verkaufen und wie gut Sie es tun.

Marken, die ihre interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen, erzielen einen höheren ROI als Marken, die dies nicht tun. Dies ist der konsistenten Kommunikation über alle Berührungspunkte innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens hinweg zu verdanken, was zu standardisiertem Service und/oder Qualität führt. Ihre Kunden können sich darauf verlassen, dass Ihr Unternehmen kontinuierlich das Beste liefert und Ihnen Loyalität und neue Leads sichert.

Quelle: Leitfaden zum Verständnis und zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen

2. Steigert das Geschäftswachstum

Erfolgreiche Unternehmen expandieren schnell. Meta kaufte Instagram, um das Wachstum zu erleichtern, und Google übernahm YouTube. Schnell wachsende Marken beteiligen sich häufig an Übernahmen und Fusionen, aber diese Schritte sollten die Menschen, die für sie arbeiten, nicht überraschen.

Mitarbeiter sollten so schnell wie möglich über Veränderungen in ihrem Unternehmen informiert werden und nicht von außen erfahren. Dies beeinträchtigt nicht nur das Vertrauen und die Produktivität der Mitarbeiter, sondern kann auch Produkteinführungen verzögern und die Implementierung von Integrationssoftware-Tools und anderen internen Initiativen verlangsamen. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht informiert oder geschult wurden, können sie diese Informationen nicht an Kunden, Partner oder Lieferanten weitergeben, was zu einer verwirrten Positionierung führt, die kommuniziert wird.

Wenn Mitarbeiter informiert sind (interne Kommunikation), können sie die Informationen auf sinnvolle Weise verbreiten (externe Kommunikation), was Ihnen einen stärkeren Ruf und ein besseres Markenimage verleiht. Dies wird auch dazu beitragen, Ihr Geschäftswachstum anzukurbeln, da es bei der Implementierung neuer Technologie- oder Softwaretools nicht zu Ausfällen kommt.

3. Schafft zahlreiche Markenbotschafter

Effektive interne Kommunikation führt zu Mitarbeitervertretung, die dann Markenbotschafter für Ihr Unternehmen schafft. Es ist unglaublich nützlich, Mitarbeitervertreter innerhalb der Marke zu haben, die wirklich an die Kernbotschaft der Organisation glauben. Sie können dann nützliche Informationen weitergeben, Gespräche von besserer Qualität führen und Ihnen einen besseren Talentpool zur Verfügung stellen, aus dem Sie einstellen können.

Mitarbeiter-Markenbotschafter können sich als nützlich erweisen, wenn Sie auch mehr Mundpropaganda wünschen. Nehmen wir zum Beispiel Leute, die im Technologiebereich arbeiten, wobei das Unternehmen an der Modernisierung von Großrechnern für die Online-Transaktionen des Unternehmens beteiligt ist. Das ist eine ziemlich spezifische Nische, aber es kann Menschen in der unmittelbaren sozialen Reichweite der Mitarbeiter des Unternehmens geben, die sich für Technologie interessieren. Die Ausrichtung auf diese demografische Gruppe kann das Interesse am Produkt des Unternehmens steigern, wie spezifisch es auch sein mag. Letztendlich kann dies dazu führen, dass mehr Menschen die Business-Landingpage besuchen und die neue Funktion ausprobieren.

Begeisterte interne Markenbotschafter werden auch bestrebt sein, das breitere Publikum über Verbesserungen im Geschäft zu informieren. Sie stellen sicher, dass die geteilten Informationen mit dem Markenimage übereinstimmen, und schreiben leuchtende Texte, die Ihnen helfen, mehr Kunden zu gewinnen.

4. Ermöglicht Mitarbeitern, neue Fähigkeiten zu erlernen

Was passiert, wenn Sie jemanden einstellen müssen, der sich um Ihre gesamten Kommunikationskanäle kümmert? Wählen Sie jemanden, der ein Experte für interne Kommunikation oder externen Informationsaustausch ist? Die richtige Antwort ist, dass Sie sich nicht entscheiden müssen. Die ideale Besetzung für diese Rolle ist jemand, der versteht, wie man beides macht.

Wenn Sie Ihre interne und externe Kommunikation aufeinander abstimmen, geben Sie bestehenden Mitarbeitern unterschiedliche Aufgaben und verbessern ihre Fähigkeiten. Beispielsweise kann jemand in einer IT-Rolle etwas über Microservices für die Entwicklung lernen, was zu einer nützlichen hybriden Arbeitsrolle führt. Sie können die gleichen Strategien anwenden, die sie bei externen Stakeholdern anwenden, um auch interne Teammitglieder motiviert zu halten.

Dies gilt sowohl für Remote-Mitarbeiter als auch für Mitarbeiter vor Ort. Ein Marketingexperte könnte recherchieren, was Cloud-Kommunikation ist, und seine interne Kommunikationssoftware verwenden, um wichtige interne Informationen weiterzugeben. Sie werden nicht nur intern ein konsistentes Markenimage aufbauen, sondern auch alle darauf abstimmen, wie es nach außen präsentiert werden kann, und dem Unternehmen die Mühe ersparen, zwei Personen einzustellen, wo es nur eine gebrauchen könnte.

Gibt es Risiken?

Wie bei jeder Strategie besteht ein gewisses Risiko, wenn Sie interne und externe Kommunikation verzahnen:

Kannibalisierung von Kommunikationsbemühungen

Es besteht die Möglichkeit, dass externe Kommunikation interne Kanäle außer Kraft setzt und Ihre Bemühungen kannibalisiert. Dies liegt daran, dass der externen Kommunikation oft Priorität eingeräumt wird, da sie Unternehmen direkt hilft, Gewinne zu erzielen.

Interne Kommunikationskanäle haben einen indirekten Effekt, und verkaufsorientierte Geschäftsinhaber können sie am Ende an den Rand drängen. Die Kombination der beiden kann dazu führen, dass das Externe die internen Kommunikationskanäle übernimmt, wodurch sich die Mitarbeiter möglicherweise abgewertet oder isoliert fühlen.

Sicherheits Risikos

Wie bei zu vielen Köchen, die im sprichwörtlichen Topf rühren, können zu viele Hybrid-Profis einige Sicherheitsrisiken verursachen. Menschliches Versagen kann nicht ausgeschlossen werden, wenn dieselbe Person sowohl interne als auch externe Kommunikationskanäle überwacht. Sie können auf der Social-Media-Seite des Unternehmens versehentlich etwas veröffentlichen, das nicht für externe Stakeholder bestimmt ist.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass sie fälschlicherweise vertrauliche Informationen zu Anbietern an Mitarbeiter oder Teammitglieder weitergeben. Dies kann zu heiklen Situationen wie Datenschutzverletzungen oder Vertrauensverlust im Team führen.

Geschäftsinhaber sollten vorsichtig sein, wenn sie interne und externe Kommunikation kombinieren, da es möglich ist, dass jemand, der mit verschiedenen Rollen jongliert, verwirrt wird oder einen Fehler macht. Es lohnt sich also, sich Zeit für die Integration Ihrer externen und internen Kommunikationsbemühungen zu nehmen.