6 kinderleichte Schritte, um die richtige Software für Ihr Unternehmen zu evaluieren

Alles, was ein Unternehmer wissen muss, bevor er eine Kaufentscheidung trifft

Da Unternehmen sich nachhaltigeren, langfristigen Work-from-Home-Lösungen zuwenden, werden Tools wie Flock immer wichtiger, um die Mitarbeiter in Verbindung zu halten und gleichzeitig die täglichen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Wir haben in letzter Zeit eine überwältigende Anzahl von Unternehmen gesehen, die sich an uns gewandt haben, um Hilfe bei ihrer internen Kommunikation zu erhalten. Für viele ist das noch Neuland. Die Wahl des richtigen Business-Collaboration-Tools bleibt ein Hauptanliegen großer Unternehmen, die Probleme schnell lösen und Unterbrechungen minimieren möchten.

Aber auch dies erfordert, dass die Führung eine ganz neue Perspektive auf die Verwaltung von Teams aus der Ferne einnimmt, insbesondere für wachsende Unternehmen mit funktionsübergreifenden Teams. Organisationen wie Twitter und Shopify haben den Übergang zur dauerhaften Fernarbeit vorangetrieben, während andere Giganten wie Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal und Salesforce ihre Arbeit von Heimische Fähigkeiten.

Die Millionen-Dollar-Frage lautet also derzeit: Wie bewerten Unternehmen Software, um eine effektive Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu fördern? Wie sieht der Prozess der Evaluierung von Unternehmenssoftware aus? Dies ist eine wiederkehrende Herausforderung, die wir bei unseren Kunden auf ihrem Weg zur Suche nach der richtigen Software für ihr Unternehmen festgestellt haben. Deshalb wollten wir dies Schritt für Schritt für alle anderen ansprechen, die diesen Prozess steuern.

Schritt 1. Definieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen

Ist es Ihr Ziel, die interne Kommunikation zu verbessern oder das Projektmanagement zu verbessern? Definieren Sie genau, was Sie erreichen möchten und welchen Schmerzpunkt Sie lösen möchten.

Yuliya Pavlova, COO der beliebten Kaffeekette Tasty Coffee in Russland, teilte uns ihren Prozess mit und sagte: „Die Verwendung kostenloser Programme war mit einigen Einschränkungen verbunden: Anzahl der Benutzer, das Fehlen einer mobilen App, die Unfähigkeit, Dateien zu übertragen usw Außerdem wurden diese Kommunikations-Apps nur von Büromitarbeitern genutzt. Bei uns hat das nicht funktioniert, da der Großteil unseres Unternehmens aus Mitarbeitern aus der Produktion besteht. Im Laufe der Zeit haben wir zwei weitere Cafés und einen E-Shop eröffnet, sodass die Notwendigkeit, alle unsere Kommunikationsbemühungen zu vereinheitlichen, noch wichtiger wurde.“

Tasty Coffee Team, Russland

Pavlova sagt, dass sie bei der Einführung eines neuen Tools für alle ihre Stakeholder auch einige wichtige Faktoren betrachtet haben:

Komfort und Einfachheit der Benutzeroberfläche
Intuitive Benutzeroberfläche und Funktionalität
Guter Sofortsupport

Wenn Sie dann Ihre Schmerzpunkte festnageln, tauchen Sie tiefer ein und stellen Sie die schwierigen Fragen, bis Sie alle Ihre Optionen ausgeschöpft haben:

Bietet unser bestehendes Tool diese Funktion bereits oder ist es nur ein Add-On?
Welchen Wert möchten Sie wirklich erreichen?
Welche Tools können dieses Problem besser lösen als die von uns verwendeten?

Schritt 2. Tauchen Sie in das Unkraut Ihrer Organisationsprozesse ein

Die organisatorischen Prozesse jedes Unternehmens können sich beim Versuch, sie mit einer neuen Software zu integrieren, chaotisch anfühlen. Eine Möglichkeit, dies anzugehen, besteht darin, eine detaillierte Prioritätenliste mit all Ihren Anforderungen und nicht verhandelbaren Punkten zu führen und diese von einem Experten in Ihrem Team überprüfen zu lassen.

Wenn Sie es wirklich bis zum Ende durch Daten steuern möchten, können Sie Ihre Anforderungen mithilfe eines Punktesystems wie dem RICE-Bewertungsmodell priorisieren und entsprechend bewerten. Letztendlich basiert Ihre Wahl auf einer Reihe von Faktoren, aber unterstützende Daten sind am nützlichsten, wenn Sie Ihre Optionen einem Entscheidungsträger oder einem Beschaffungsteam präsentieren.

Nachdem er viele Tools evaluiert und implementiert hat, findet Gaurang Sinha, GTM-Leiter bei Flock, Wert darin, die Perspektive zu wechseln. „Halten Sie interne Stakeholder auf dem Laufenden“, sagt er. „Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie, während Sie in diesem Prozess Einkäufer sind, gleichzeitig auch intern an Ihre Teamleiter, einschließlich Ihres CFO, verkaufen – was letztendlich die Kosten gegenüber Ihren rechtfertigt Einnahmemöglichkeit. Da sie am Prozess beteiligt bleiben, hilft es Ihnen, Genehmigungen und Finanzierung schneller zu erhalten, als wenn Sie den Prozess abschließen und versuchen würden, ihn intern in einer riesigen Präsentation zu verkaufen.“

Schritt 3. Erobern Sie Ihre Forschung

Die Suche nach Lösungen kann sich anfühlen, als würden Sie in einen Kaninchenbau gehen, aber Sie können sich trotzdem durchsetzen, indem Sie einen klügeren Ansatz wählen.

Google schlau. Auf den ersten Blick kann Google mit Ergebnissen überwältigen. Wie sichten Sie die SEO-gepumpten Links im Vergleich zu hilfreichen, echten Inhalten? Der interne SEO-Experte von Flock, Rohit Chavane , empfiehlt eine einfache Möglichkeit, durch das Suchgebiet zu navigieren, indem nach grundlegenden Dingen wie vertrauenswürdigen URLs, Snippets und Inhaltsvorschauen gesucht wird. Anhand der Ergebnisse wissen Sie, ob Sie Ihre Suchanfrage optimieren müssen.

Software-Vergleichsportale. Dies sind gute Orte, um Bewertungen zu überprüfen und sich ein realistisches Bild davon zu machen, wie sich das Tool im Vergleich zu seinen Konkurrenten behaupten würde. Websites wie G2Crowd und Capterra machen das wirklich gut. Sie können sogar Softwarespezifikationen zusammen mit Benutzerbewertungen vergleichen und gegenüberstellen.

Mundpropaganda. Fragen Sie Ihre Kollegen oder Ihr Team nach Empfehlungen und nutzen Sie diese als Ausgangspunkt. Nutzen Sie die Chance und sammeln Sie sogar Ideen, indem Sie sie in den sozialen Medien veröffentlichen. Heck, markieren Sie einen Influencer für Antworten! Sie werden überrascht sein, wie bereitwillig die Leute Feedback geben.

Erinnern Sie sich an die Liste der Anforderungen, die Sie gepflegt haben? Fügen Sie einen Abschnitt über Vor- und Nachteile hinzu und behalten Sie den Überblick über Funktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Sie könnten nur einen Trend bemerken. Grenzen Sie dann Ihre Top-Präferenzen ein.

Schritt 4. Probieren Sie es aus, bevor Sie es kaufen

Testen Sie die Software selbst. Besser noch, laden Sie Ihre Teammitglieder und Kollegen ein, es mit Ihnen auszuprobieren. Klären Sie die Probleme mit Ihrem Team, damit Sie besser auf die wichtigsten Fragen vorbereitet sind, wenn Sie diese Diskussion mit dem Verkäufer führen.

POA Internet Team, Kenia

Marundu Muturi, Head of Business Improvement bei POA Internet (ausgesprochen Poh-Ah; übersetzt „Gut“ im Suaheli-Slang), gab uns großartige Einblicke, wie dieser Prozess für sie funktioniert hat. Als eines der am schnellsten wachsenden Breitband-Internetunternehmen Kenias, das unterversorgte Gemeinden bedient, suchte POA nach einer Alternative zu WhatsApp, um ihre Kommunikation, Work-Life-Balance und den Informationszugriff (von jedem Gerät aus) zu verbessern. Abgesehen von Funktionen und Preisen war die Qualität und Geschwindigkeit des Kundensupports ein wichtiger Aspekt, um diese Verbesserungen zu beschleunigen.

„Wir brauchten Unterstützung, um so schnell wie möglich zu sein, um Flock zum Laufen zu bringen“, sagte er. Einige der anderen von ihnen getesteten Kommunikationstools hatten eine sehr langsame Unterstützung, was für sie nicht funktionieren würde, insbesondere beim Übergang zu einer neuen Work-from-Home-Umgebung.

Punkte wie diese sind entscheidend für jedes Unternehmen, das eine neue Unternehmenssoftware einführt, also ruhen Sie sich nicht aus, bis Sie es getestet haben.

Schritt 5. Der Demo-Aufruf

Sobald Sie es geschafft haben, mit einem Experten zu chatten, sollten Sie eine Live-Demo buchen. Um die Demo-Erfahrung für Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten, holen Sie Ihren IT-Leiter oder einen leitenden Manager ein und bereiten Sie eine Reihe von Fragen und Anliegen vor.

Beginnen Sie mit der Vorstellung Ihres Unternehmens und Ihrer Rolle und gehen Sie dann auf Ihren spezifischen Anwendungsfall oder Ihre Problempunkte im Gespräch ein. Dies ist Ihre Zeit, um alle richtigen und falschen Fragen zu stellen, die sich auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen beziehen.

„Jeder Verkäufer hat vor einer Sache Todesangst: tote Luft. Das Stellen von Fragen ist eine großartige Möglichkeit, im Demo-Call mehr [als weniger] zu erreichen.“
—Gaurang Sinha, GTM-Leiter bei Flock

Ein Gespräch mit einem Lösungsanbieter gibt Ihnen einen Einblick, was für Ihr Unternehmen funktioniert und was nicht. Und selbst wenn es für Sie nicht funktioniert, können Sie dieses Wissen für eine andere Demo mitnehmen, was sich als unschätzbar erweisen kann.

Schritt 6. Das große P: Preise

Last, but not least, ist die Preisbewertung. „Passt es in mein Budget?“ ist sicherlich eine der offensichtlichsten Fragen, die Sie in Ihrem Entscheidungsprozess stellen werden. Aber einige ebenso wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:

Erhalten Sie einen wahren Wert für das, wofür Sie bezahlen?
Löst dieses Tool alle Schmerzpunkte?
Wenn nicht, welche anderen Tools sind innerhalb Ihres Budgets verfügbar?
Können Sie das Tool ein paar Wochen testen, bevor Sie sich langfristig darauf festlegen?

Wenn Sie nach Ihrer Recherche immer noch Schwierigkeiten haben, ein Tool zu finden, das jeden einzelnen Schmerzpunkt anspricht, bestimmen Sie, welche Prioritäten nicht verhandelbar sind, und entscheiden Sie sich für dasjenige, das sie zuerst löst.

Eine gute Faustregel ist, sich mit einer kleinen Teilmenge Ihrer Organisation auf den Grund zu gehen, um zu sehen, ob die Software wirklich in großem Umfang die Anforderungen erfüllt. Wenn Sie feststellen, dass es in Ihrem Unternehmen widersprüchliche Anforderungen gibt, entscheiden Sie sich für das Tool, das für Ihr Kerngeschäft am sinnvollsten ist.

Denken Sie daran, dass Sie bestrebt sind, Ihren Mitarbeitern die bestmögliche Homeoffice-Erfahrung zu bieten, also binden Sie sie frühzeitig in diesen Prozess ein und holen Sie ihr Feedback ein. Eine gemeinsame Anstrengung zur Bewertung ist der beste und erfolgreichste Weg, dies zu tun.

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