Wie Agenturen Projektkosten und -zeit schätzen, um den Umsatz für alle Kundenprojekte zu maximieren

Zu lernen, wie man Projektkosten und -zeit für Ihre Agentur schätzt, ist für Umsatzwachstum und zufriedene Kunden unerlässlich.

Die Angebotserstellung für Projektzeit und -kosten kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie den Agenturgewinn berücksichtigen und Ihren Kunden einen Mehrwert bieten. Also, wie stellt man ein Gleichgewicht zwischen den beiden her?

Wenn Ihre Agentur Schwierigkeiten hat, Projektkosten und -zeit abzuschätzen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen, einschließlich Projekttyp und Beispiele für Agenturen:

So schätzen Sie die Projektkosten ab

Die Kostenschätzung vor Beginn eines Projekts ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:

• Sie können die Erwartungen der Kunden verstehen, einschließlich ihres Budgets und ihrer Geschäftsziele.
• Der Kunde kann entscheiden, ob er zum angegebenen Preis in Ihre Dienstleistungen investieren möchte.
• Sie können das Projekt in Aufgaben aufschlüsseln, die die Teammitglieder erledigen müssen.
• Sie können Ihren Ansatz und die Ressourcen, die Sie verwenden müssen, definieren.

Wenn Sie die Kosten eines Projekts schätzen, ist es wichtig, daran zu denken, dass diese Gebühr eine Berechnung und keine Garantie für den Endpreis ist.

Sie können die Projektkosten schätzen, indem Sie den Auftrag in kleinere Aufgaben oder Meilensteine ​​aufteilen, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Denken Sie darüber nach, was diese Aufgaben sein könnten und welche Ressourcen erforderlich sind, um jede Aufgabe zu erledigen. Zum Beispiel:

• Welche Teammitglieder müssen dem Projekt zugeordnet werden?
• Welche Software wird benötigt?
• Ist eine Reise erforderlich?

Darüber hinaus sollten Sie die Zeit berücksichtigen, die für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlich ist, und was erforderlich ist, um einen Gewinn zu erzielen, nicht nur die Gewinnschwelle.

Hier sind einige Methoden, die Sie verwenden können, um Zeit und Kosten zu schätzen …

1. Ressourcen- und Zeitansatz

Diese Methode ist ideal für Projekte, die aufgrund der umfangreichen Größe schwer zu messen sind oder bei denen sich Meilensteine ​​im Laufe der Zeit ändern können.

Es berücksichtigt Zeitschätzungen und die Anzahl der verwendeten Ressourcen. Der Vorteil der Schätzung der Projektkosten mit diesem Ansatz besteht darin, dass der Kunde weiter zahlt, auch wenn das Projekt länger als erwartet dauert.

Das Risiko besteht jedoch darin, dass die Agentur dem Kunden alle nicht genutzten Ressourcen/Zeiten erstatten muss, wenn das Projekt früher als geplant abgeschlossen wird.

2. Festpreis mit Blended-Rate-Ansatz

Schätzen Sie die Projektkosten mit einem Festpreis und einem Pauschalpreis ab, und Sie berechnen den Kunden eine Gesamtgebühr, anstatt die Spezialtarife von Einzelpersonen in Ihrem Team zu verwenden.

Bei dieser Methode werden normalerweise die Durchschnittskosten des gesamten Teams berücksichtigt (indem einzelne Sätze kombiniert und durch die Anzahl der Teammitglieder dividiert werden).

Ein Festpreis funktioniert gut, wenn es sich um ein einfaches Projekt mit weniger Meilensteinen handelt. Zum Beispiel die Gestaltung eines Event-Flyers oder die Erstellung einer spezifischen Post-Click-Landingpage.

Es kann jedoch ein Risiko für die Agentur darstellen, insbesondere wenn Sie das Budget vor Abschluss ausgeben oder wenn das Projekt länger dauert als erwartet.

3. Budgetentwicklungsansatz

Ein Budgetentwicklungsansatz berücksichtigt verschiedene Optionen, die während der Entwicklungsphase hinzugefügt oder verworfen werden können, abhängig vom Budget des Kunden für jeden Teil des Prozesses. Diese Methode eignet sich gut für große kreative Projekte, die viele Aspekte umfassen, wie z. B. die Videoproduktion.

Da die Videoproduktion ein umfangreiches Projekt sein kann, ermöglicht dieser Ansatz sowohl der Agentur als auch dem Kunden, zusätzlich zu Erhöhungen oder Kürzungen für kreative Elemente (wie mehrere Drehorte, Computergrafiken usw.) ein Basisbudget zu berücksichtigen.

Schätzung von Kosten und Zeit nach Projekttyp

Vor einer Projektkalkulation gilt es zunächst, die Projektart zu berücksichtigen. Sie müssen die Ziele Ihres Kunden verstehen, um die Art der Ergebnisse zu ermitteln, nach denen er sucht.

Handelt es sich bei dem Projekt zum Beispiel um eine einmalige Aktivität, wie das Schreiben eines einzelnen Blogartikels, oder erfordert es kontinuierliche Arbeit, wie zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Content-Strategie?

Hier sind einige der verschiedenen Arten von Projekten, die Sie anbieten können, um zu verstehen, wie die Kosten eines Projekts berechnet werden…

Web-Design

Ein Webdesign-Projekt kann von einer kleinen Aufgabe wie der Implementierung einer neuen Navigation bis hin zu einer vollständigen Neugestaltung reichen. Um die Projektkosten zu schätzen, können Sie einen der oben aufgeführten Ansätze verwenden.

Unter Berücksichtigung des Projekttyps möchten Sie jedoch möglicherweise eine Benchmark-Methode verwenden – indem Sie frühere abgeschlossene Projekte betrachten und ähnliche Projekte verwenden, um eine Schätzung der Kosten bereitzustellen.

Die Vintage-Agentur berücksichtigt bei der Schätzung der Projektkosten die Art der Website, die der Kunde benötigt.

Die Agentur stellt fest, dass verschiedene Arten von Websites unterschiedliche Kosten und Zeitrahmen haben. Beispielsweise kann eine Post-Click-Landingpage schneller erstellt werden als eine vollständige Website. Sie schlagen vor, ein Tool wie Konigi zu verwenden, einen kostenlosen Rechner zur Schätzung der Kosten und Zeit eines Webprojekts:

Webdesign umfasst im Allgemeinen Planung, Lösungsdesign, Front- und Backend-Entwicklung, Implementierung von Inhalten und Tests. Jede Phase kann in kleinere Aufgaben unterteilt werden.

Vintage Agency schlägt vor, die Zeitschätzung für ein Projekt zu hoch anzusetzen und zusätzlich eine Fehlerspanne zuzulassen.

Inhaltsvermarktung

Wie beim Webdesign variieren die inhaltlichen Aufgaben ziemlich stark. Umfangreiche Content-Marketing-Kampagnen erfordern Zeit für die allgemeine Strategieplanung, Keyword-Recherche, Inhaltsideen, Schreiben, Bearbeiten, Posten von Inhalten, Werbung und Metrikanalyse.

Um dies zu demonstrieren, schätzt die Content-Marketing-Agentur Jawfish Digital die Projektkosten, indem sie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit verfolgt. Durch die Verfolgung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit für aktuelle Kunden kann die Agentur Zeit und Kosten für zukünftige Projekte genauer einschätzen:

Video Produktion

Die Videoproduktion ist oft ein umfangreiches Projekt. OC Creative schätzt die Kosten anhand eines Budgetentwicklungsansatzes.

Die Agentur stellt anfängliche Projektkosten bereit und teilt den Kunden mit, dass der Endpreis je nach Entwicklung höher oder niedriger sein kann. Die Gesamtkosten richten sich nach dem Drehbuch und dem Videokonzept.

Die Verwendung eines Ansatzes zur Budgetentwicklung ermöglicht es Kunden, spezifische Kosten in der Produktion zu erhöhen oder zu senken, während die Agentur ihre Kreativität nutzen kann, ohne sich Gedanken über Budgetbeschränkungen machen zu müssen. Beispielsweise können bei Kundengesprächen je nach Umfang des Projekts kreative Optionen hinzugefügt oder eliminiert werden, was zu Kostenänderungen führt.

Social-Media-Anzeigen

Lyfe Marketing verwendet ein Festpreismodell, um Projektkosten und Zeit für Social-Media-Anzeigen zu schätzen:

Die Verwendung eines Festpreisansatzes bietet dem Kunden Transparenz: Er versteht genau, für welche Dienste er jeden Monat dieselbe Gebühr bezahlt.

SEO/SEM

Dagmar Marketing schätzt Projektkosten und -zeit, indem es für jeden einzelnen Kunden eine individuelle Gebühr bereitstellt:

Die Agentur erkennt an, dass SEO/SEM ein breites Aufgabenspektrum abdecken kann, darunter Inhaltsentwicklung, Conversion-Optimierung und SEO-Beratung. Die Bereitstellung einer ungefähren Preisspanne ermöglicht es Kunden, festzustellen, ob sie das Budget für ihre Dienstleistungen haben.

Dagmar Marketing bepreist ihre Dienstleistungen sowohl kosten- als auch wertbasiert: Anfängliche Einrichtungsgebühren sind fest, während laufende Kosten, wie z. B. Aufgaben, die zum Erreichen von Kampagnenzielen erforderlich sind, wertbasiert sind.

Benutzerdefinierte gebührenbasierte Preise ermöglichen es der Agentur, den Gesamtumfang des Projekts und die Bedürfnisse des Kunden zu berücksichtigen. Beispielsweise benötigt Kunde 1 (ein großes lokales Unternehmen) möglicherweise nur eine anfängliche Einrichtung von SEO-Diensten, während Kunde 2 (ein neues, kleines lokales Unternehmen) möglicherweise zusätzlich zu den SEM-Diensten eine monatliche Einrichtung benötigt.

Event-Marketing

Ähnlich wie bei anderen Projekttypen, die in diesem Artikel erwähnt werden, kann das Event-Marketing monatelange Planung erfordern, die von kleinen, lokalen Veranstaltungen bis hin zu nationalen Veranstaltungen reichen kann. On The Avenue Marketing schätzt Zeit und Kosten, indem es die Kunden zunächst nach ihrem Budget fragt:

Veranstaltungen können teuer werden. Nicht nur das Marketing muss berücksichtigt werden, sondern auch Hosting-Gebühren, Versicherungen, Personal, Reisen, Materialien, Catering und mehr. Das ist, bevor Agenturgebühren berechnet werden.

Eventstrategie, Konzeptentwicklung, Recherche und Eventproduktion sind zeitintensiv und nicht jedes Event ist gleich.

Make Events verwendet auch benutzerdefinierte Angebote für potenzielle Kunden. Die Agentur unterteilt ihre Preise jedoch in vier Elemente: Kreativ- und Vorplanung, Veranstaltungsmanagement vor Ort, externe Veranstaltungsdienste und Bearbeitungsgebühren:

Die Verwendung eines benutzerdefinierten Angebotsansatzes berücksichtigt die Größe der Veranstaltung, die Personalausstattung, externe Elemente, einschließlich Reise und Verpflegung, sowie Versicherung und Beschaffung. Mit diesem Maß an Transparenz können Kunden besser nachvollziehen, wo ihr Geld eingesetzt wird.

E-Mail Marketing

E-Mail-Marketing umfasst nicht nur das Versenden von Nachrichten. Vielmehr kann es auch das Versenden von Newslettern, das Erstellen von E-Mail-Trichtern und das Pflegen von Leads umfassen. Diese Aufgaben werden oft monatlich abgerechnet, es sei denn, die Ersteinrichtung ist die einzige Aufgabe, die erforderlich ist.

Unter erneuter Bezugnahme auf Lyfe Marketing verwenden sie ein Festpreismodell für Social-Media-Anzeigen, aber auch E-Mail-Marketing-Dienste:

Die Agentur stellt fest, dass ihre Gebühr auf der Anzahl der gesendeten E-Mails und verwalteten Kampagnen basiert und nicht auf einer bestimmten Gebühr für alles. Dieser Ansatz ermöglicht es Lyfe Marketing, seine Preisgestaltung an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen; diejenigen, die weniger E-Mails und Kampagnen benötigen, zahlen eine niedrigere Gebühr.

Google Ads oder Facebook-Werbung

Das Einrichten von Google- oder Facebook-Anzeigen ist normalerweise eine einmalige Aufgabe, es sei denn, der Kunde benötigt eine kontinuierliche Anzeigenverwaltung. Für die Einrichtung und Verwaltung wenden wir uns an die Angebote von Everest Agency, die beide hier als Beispiel dienen:

Die Agentur verwendet eine stündliche Gebührenmethode, um die Kosten für die Einrichtung von Anzeigen zu schätzen. Dieser Ansatz ermöglicht es ihnen, dem Kunden die Gesamtzeit in Rechnung zu stellen, die zum Einrichten der Anzeigen benötigt wird. Darüber hinaus setzt die Agentur wahrscheinlich interne Experten ein, um Anzeigen einzurichten. Daher können sie die Kosten anhand des Stundensatzes des Teammitglieds plus Gewinn schätzen.

Erstellen eines E-Books

Die Entwicklung eines E-Books wird normalerweise als einzelnes Projekt abgerechnet, getrennt von anderen Dienstleistungen. Big Ideas Machine verwendet jedoch einen kreditbasierten Preisansatz, um seinen Kunden Rechnungen zu stellen:

Durch die Verwendung eines kreditbasierten Preismodells arbeitet die Agentur eher ergebnisorientiert als zeitbasiert, sodass Kunden das Gefühl haben, für Wert und nicht für Arbeit zu zahlen:

Schätzen Sie Projektkosten und -zeit genauer ein

Die Schätzung von Projektkosten und -zeit ist eine Herausforderung, aber wenn Sie Ihren Kunden offen zeigen, wie Ihre Preisgestaltung funktioniert, schaffen Sie Transparenz und Vertrauen.

Ihre Preisstruktur hängt von der Art des Projekts und dem Umfang des Gesamtprojekts ab. Fehler in Ihren Schätzungen können teuer werden. Berechnen Sie Ihre Prognosen daher genau und berücksichtigen Sie unbedingt versteckte Kosten, wie z. B. zusätzliche Mitarbeiter oder Ressourcen von Drittanbietern, die möglicherweise erforderlich sind.

Verstehen Sie genau, was die Ziele Ihres Kunden sind, denn das Übertreffen der Kundenerwartungen, um ein erfolgreiches und profitables Projekt zu liefern, ist der Schlüssel zum Agenturwachstum.

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