4 wichtige Buchhaltungstipps für kleine Unternehmen
Veröffentlicht: 2022-05-07Ihr Geld ist das Lebenselixier Ihres Unternehmens. Befolgen Sie diese wichtigen Buchführungstipps für kleine Unternehmen, um am Puls der Zeit zu bleiben.
Egal, ob Sie eine Boutique in einer Kleinstadt oder einen futuristischen Drohnenverleih betreiben, Sie haben Ihr kleines Unternehmen gegründet, weil Sie Ihre Nische genießen oder eine Gelegenheit gesehen haben – nicht, weil Sie eine Entschuldigung wollten, um lange wach zu bleiben und Zahlen zu knabbern und Buchhaltungsbücher auszugleichen .
Wenn Sie jedoch nicht erfolgreich genug sind, um Ihren eigenen Vollzeit-CPA einzustellen, müssen Sie zumindest die Grundlagen der Buchhaltung von Kleinunternehmen kennen und wissen, wie Sie wichtige Buchhaltungstools verwenden, um sich über Wasser zu halten. (Und selbst wenn Sie einen CPA haben, sollten Sie immer noch genug wissen, um sicherzustellen, dass sie nicht versuchen, Sie zu betrügen).
Keine Sorge, wir sind für Sie da. Befolgen Sie diese Anleitung, und Sie werden in der Lage sein, die Buchhaltung Ihres kleinen Unternehmens im Auge zu behalten, unabhängig von Ihrer Nische.
4 Buchhaltungsgrundlagen für Führungskräfte kleiner Unternehmen
Glücklicherweise braucht man keinen Master-Abschluss, um seine Bücher in Ordnung zu halten. Es braucht einfach ein wenig Zeit, die richtigen Werkzeuge und Liebe zum Detail.
Befolgen Sie diese vier Schritte, um Ihre Buchhaltung schnell und genau zu erledigen, damit Sie wissen, wo Ihr Geld ist, und Sie bereit sind, mit Zuversicht einzureichen, wenn die Steuerzeit herumläuft.
Investieren Sie in Buchhaltungssoftware und nutzen Sie sie
Bevor Sie Ihren ersten Geschäftsscheck einzahlen oder Ihre ersten Ausgaben erfassen, tun Sie sich selbst einen großen Gefallen und richten Sie eine Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen ein (es gibt sogar einige kostenlose Optionen).
Auf lange Sicht werden Sie dadurch unzählige Arbeits- und Nacharbeitsstunden sparen, und all diese Stunden bedeuten Zeit, die Sie in das Wachstum Ihres Unternehmens investieren sollten.
Buchhaltungssoftware kann Rechnungen verfolgen, Ihre Rechnungen bezahlen und Ihre Konten abgleichen (unter anderem). Wenn Sie jemals einige (oder alle) dieser Dinge manuell erledigt haben, wissen Sie, wie lange es dauern kann.
Buchhaltungssoftware spart Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern ist auch wichtig, um genaue Zahlen an einem Ort zu speichern, damit Sie Ihre Steuern am Ende des Jahres einfach und korrekt einreichen können.
Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen, die unzähligen Softwareoptionen zu durchsuchen?
Trennen Sie Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben
Sobald Sie Ihre Buchhaltungssoftware eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass Sie ihr nur relevante Informationen zuführen, indem Sie eine separate Kredit-/Debitkarte für Ihr Unternehmen erwerben und diese ausschließlich für Geschäftsausgaben verwenden.
Die CPAs sind sich einig, dass die Vernachlässigung der Trennung von Privat- und Geschäftsausgaben einer der größten und häufigsten Fehler ist, die Kleinunternehmer machen.
Warum ist das so teuer? Im besten Fall müssen Sie unzählige Stunden zur Steuerzeit damit verbringen, Seiten mit Banktransaktionen akribisch zu sichten und zu versuchen, sich daran zu erinnern, welche Ausgaben geschäftlich und welche privat waren. Im schlimmsten Fall begehen Sie Steuerbetrug, indem Sie eine private Ausgabe als geschäftlich geltend machen und einen Anruf vom IRS erhalten.
Auf der anderen Seite könnten Ihnen wertvolle Steuergutschriften und -abzüge entgehen, weil Sie vergessen haben, etwas, das Sie für Ihr Unternehmen gekauft haben, auf eigene Kosten geltend zu machen.
Es gibt auch keine Notwendigkeit (oder Entschuldigung) für diesen Fehler. Holen Sie sich eine Business-Kreditkarte, verwenden Sie sie für Ihre geschäftlichen Ausgaben und bewahren Sie sie stets getrennt von Ihren persönlichen Karten auf.
Gleichen Sie die Bücher am Ende eines jeden Monats aus
Wenn Ihre Buchhaltungssoftware installiert ist und Geschäftstransaktionen Daten füttern, können Sie überprüfen, ob es Geldlecks gibt. Glücklicherweise macht eine Buchhaltungssoftware den Kontenabgleich zu einem Kinderspiel.
Ihre Bilanz (die im Wesentlichen alle Vermögenswerte und alle Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens aufzeigt) ist die ultimative Quelle der Wahrheit, die alle Ihre Unternehmensfinanzen informiert.
Sobald Sie sichergestellt haben, dass alle Ihre Geschäftseinnahmen in Ihrem Buchhaltungssystem widergespiegelt werden (wenn Sie klein genug sind, können Sie dies manuell tun, aber es ist einfacher, das Rechnungssystem zu verwenden, das standardmäßig mit jeder Buchhaltungssoftware geliefert wird), zusammen mit allem Ihrer Ausgaben (verbinden Sie ein Geschäftsbankkonto und integrieren Sie Ihre Gehaltsabrechnung, um dies zu vereinfachen), wird der Ausgleich Ihrer Bücher so einfach sein wie das Erstellen eines Abstimmungsberichts.
Hier ist eine kurze, zweiminütige Anleitung von QuickBooks zum Abgleichen Ihrer Konten:
So gleichen Sie Ihre Konten in QuickBooks ab (Quelle)
Ihre Buchhaltungssoftware sollte Sie auch jeden Monat daran erinnern, damit Sie sich darauf konzentrieren können, Ihr Geschäft zu führen und Geld zu verdienen, damit Ihre Software Sie darüber informiert.
Verfolgen Sie Ihre wichtigen Berichte
Tolle Neuigkeiten: Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, wird dieser Teil einfach und lohnend sein. Sie haben Ihre Buchhaltungssoftware eingerichtet, halten Ihre Geschäftsausgaben von Ihren persönlichen Ausgaben getrennt und stellen sicher, dass am Ende jedes Monats alles ausgeglichen ist.
Jetzt können Sie Ihre Software verwenden, um Buchhaltungsberichte zu erstellen, die Sie darüber informieren, wie es Ihrem Unternehmen geht.
Für den Anfang sind hier die drei wesentlichen Dinge und was Sie daraus lernen können:
- Bilanz. Wie wir im obigen Abschnitt gesehen haben, zeigt Ihnen dieser Bericht alles, was Sie haben, gegen alles, was Sie schulden. Hier ist ein Beispiel, falls Sie eines benötigen.
- Einkommenserklärung. Dieser Bericht, der auch als Gewinn- und Verlustrechnung bekannt ist, zeigt Ihnen alle Vermögenswerte, die während eines bestimmten Zeitraums (ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr) in Ihr Unternehmen einflossen (Einnahmen) und aus Ihrem Unternehmen ausgingen (Ausgaben).
- Geldflussrechnung. Ähnlich wie die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Kapitalflussrechnung die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Der Unterschied besteht darin, dass die Kapitalflussrechnung nur Geld ist, während die Gewinn- und Verlustrechnung die nicht zahlungswirksame Buchhaltung wie den Immobilienwert und die Abschreibung der Ausrüstung umfasst.
Ein Beispiel für eine Bilanz (Quelle)
Verwenden Sie diese drei Berichte, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens im Auge zu behalten und Entscheidungen zu treffen, wann Sie die Ausgaben drosseln oder in Wachstum investieren sollten.
Behalten Sie den Überblick über Ihre Kleinunternehmensbuchhaltung
Herzliche Glückwünsche! Sie beherrschen die Grundlagen der Buchführung in Kleinunternehmen. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wird es komplizierter und Sie werden irgendwann Hilfe brauchen.
Eines der klügsten Dinge, die Sie als Geschäftsinhaber tun können, ist, zuzugeben, wenn Sie überfordert sind, und einen Fachmann um Hilfe zu bitten. Hier ist eine Anleitung, wie Sie wissen, wann es Zeit ist, einen Experten hinzuzuziehen.
Weitere Buchhaltungstipps für kleine Unternehmen finden Sie in unserem Blog. Hier sind ein paar relevante Artikel für den Anfang:
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