So gelingt die Zusammenarbeit in sozialen Medien: Ein Unternehmensleitfaden

Das Wichtigste zuerst: Das Team

Der Aufbau und die Verwaltung eines effektiven Social-Media-Teams kann eine entmutigende Aussicht sein.

Wieso den?

Das Team muss groß genug sein, um die gesamte Social-Media-Identität Ihres Unternehmens zu verwalten, aber nicht so groß, dass es ineffizient wird.

Der Schlüssel, um Ihr Team auf Kurs zu halten, ist die Aufrechterhaltung einer fokussierten Social-Media-Präsenz. Sicher, Sie könnten für jede Tochtergesellschaft oder Produkteinführung ein Konto erstellen, aber das würde Ihre Teams nur aufblähen, die Kommunikation behindern und die Kosten erhöhen.

Versuchen Sie stattdessen, einen zentralisierten Ansatz zur Organisation Ihrer Social-Media-Teams zu verfolgen. Das Team in Ihrer Zentrale sollte die zentrale Drehscheibe sein und für die Gesamtstrategie und das Messaging verantwortlich sein.

Die in Ihren Regionalbüros ansässigen Teams sollten dem Plan des zentralen Teams folgen und ihn an die Besonderheiten ihrer jeweiligen Region anpassen – beispielsweise durch die Durchführung lokaler Feiertagskampagnen.

Dieser Ansatz wird den Social-Media-Zusammenarbeitsprozess in Ihren Teams verbessern und ihnen helfen, die Geschwindigkeit aufrechtzuerhalten.

Um Ihnen zu zeigen, dass die Zentralisierung Ihres Social-Media-Management-Workflows von Vorteil ist, hier ein Beispiel aus der Praxis:

Reebok, ein Unternehmen für Sportschuhe und -bekleidung, beschloss, seine 200 Facebook-Seiten, 100 YouTube-Kanäle und 30 Twitter-Konten zu konsolidieren . Auf Facebook haben sie beispielsweise nur 3 aktive Seiten hinterlassen.

Trotz dieser scheinbar drastischen Kürzungen gelang es dem Unternehmen, seine Twitter-Fangemeinde um 17 % zu steigern und behauptete, dass es sich mehr auf die Kundenbindung als auf das Produktmarketing konzentrieren könne.

Moral der Geschichte? Eine große, zu komplexe Social-Media-Präsenz zahlt sich nicht immer aus. Andererseits vereinfacht die Pflege einer geringeren Anzahl von Social-Media-Profilen den Prozess der sozialen Zusammenarbeit und hilft Ihren Teams, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist – Ihr Publikum.

Erleichterung der Zusammenarbeit in sozialen Medien mit den richtigen Tools

Die Verwaltung der Social-Media-Präsenz Ihres Unternehmens ist kostspielig und zeitaufwändig, wenn Ihre Teams nicht richtig zusammenarbeiten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie ihnen dabei helfen können, effizienter zu arbeiten (und Ressourcen zu sparen!), indem Sie Tools verwenden, die darauf ausgelegt sind, den Arbeitsablauf für das Social-Media-Management Ihres Unternehmens zu optimieren.

Hier sind einige der wichtigsten Tools für die Zusammenarbeit, die Ihre Teams praktisch finden werden:

• Slack – Wenn es um die effiziente Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen geht, ist eine nahtlose Kommunikation ein Muss. Slack ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, Gruppennachrichten für größere Projekte einfach zu senden oder in aufgabenspezifischen Kanälen zu chatten.
• Trello – Trello ist ein großartiges Tool, um sich ein umfassenderes Bild von den laufenden Projekten Ihres Teams zu machen. Es ist sehr visuell, vollständig anpassbar und verfügt über eine großartige Option zum Anhängen von Dateien, sodass Sie alle Aufgaben und Assets gleichzeitig im Auge behalten können.
• Dropbox – Wenn Ihre Teams große Mengen an Social-Media-Bildern und -Videos speichern müssen, werden sie Dropbox lieben. Mit dieser benutzerfreundlichen App können Benutzer bis zu 2 GB an Dateien kostenlos speichern und sind für alle Teammitglieder leicht zugänglich.

Helfen Sie Ihren Teams, Ziele zu erreichen, indem Sie effizienter zusammenarbeiten

Jetzt anfangen

Tools wie Slack, Trello und Dropbox helfen Ihnen dabei, Ineffizienzen im Projektmanagement-Flow Ihres Teams zu reduzieren.

Aber was ist mit Ihrer Social-Media-Zusammenarbeit und Aufgaben, die speziell mit der Verwaltung Ihrer Social-Media-Präsenz zusammenhängen – wie z. B. das Veröffentlichen von Inhalten oder das Messen der Leistung? Wie stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben in Ihrem Team und auf globaler Ebene effektiv erledigt werden?

Die Antwort ist, Ihrem Team das richtige Social-Media-Marketing-Tool zur Verfügung zu stellen, mit dem Sie Folgendes erreichen können:

• Statten Sie Ihr Team mit einer integrierten Lösung aus – die Verwendung eines einzigen Social-Media-Management-Tools wird die Workflow-Geschwindigkeit in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern. Das liegt daran, dass es eine große Zeitersparnis ist, alle Tools an einem Ort zu haben und einfach darauf zugreifen zu können, ohne zwischen Apps und Plattformen wechseln zu müssen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder sofort auf das Tool zugreifen können – viele Teams haben Probleme, die bereitgestellten Tools effizient zu nutzen, da sie mehrere Logins und Passwörter verwenden. Um dieses Problem zu vermeiden und sicherzustellen, dass jedes Teammitglied schnell auf das Tool zugreifen kann, stellen Sie ihm eine Lösung zur Verfügung, auf die mit einem Login und Passwort zugegriffen werden kann. Mit anderen Worten: Streben Sie nach Software, die mit einer Single-Sign-On-Funktion ausgestattet ist .
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams nahtlos zusammenarbeiten – um sicherzustellen, dass alle Aufgaben pünktlich erledigt und Ziele erreicht werden, ist es entscheidend, dass alle Ihre Teams Hand in Hand mit derselben Software arbeiten. Der gemeinsame Zugriff auf einen Redaktionskalender , Daten-Dashboards und Leistungsberichte ist der Schlüssel zur effizienten Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen auf der ganzen Welt.
• Erstellen Sie optimierte Workflows, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind – ein weiterer wichtiger Bestandteil erfolgreicher Teamarbeit ist die genaue Kenntnis des eigenen Verantwortungsbereichs. Die Möglichkeit , klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Teams zuzuweisen, verbessert die Art und Weise, wie sie ihre Aufgaben organisieren und priorisieren.
• Beschleunigen Sie die Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen – obwohl sich Slack hervorragend für breitere Projektdiskussionen eignet, sollten Ihre Teams auch in der Lage sein, innerhalb des von ihnen verwendeten Social-Media-Management-Tools zu kommunizieren . Wieso den? Der Austausch von Nachrichten direkt im Aufgabenbereich beschleunigt die Feedback-Schleife und macht sie genauer.

Eine Lösung zu haben, mit der Sie alle fünf dieser Ziele erreichen können, wird Ihren Teams helfen, einfacher und schneller zusammenzuarbeiten. Als Ergebnis können Sie Ihre Social-Media-Marketingziele erfolgreich erreichen.

Werfen wir nun einen Blick auf einige Prozesse, die Sie einführen können, um den Prozess der Zusammenarbeit in sozialen Medien in Ihrem Unternehmen weiter zu verbessern.

In den Flow kommen: Ihr effizienter Kollaborationsprozess

Sie haben das Team, Sie haben die Werkzeuge.

Jetzt ist es an der Zeit, einen effektiven Social-Media-Workflow-Plan zu erstellen. Es wird natürlich nicht auf magische Weise zusammenkommen; es gibt noch zu tun. Aber an dieser Stelle haben Sie alles, was Sie brauchen, um einen optimierten Zusammenarbeitsprozess einzurichten.

Gehen Sie zu Ihrem brandneuen Social-Media-Collaboration-Tool, denn es gibt drei Dinge, die Sie einrichten sollten, damit Ihr Team oder Ihre Teams effizient zusammenarbeiten:

Richten Sie Ihre Teamprozesse ein, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sie sollten damit beginnen , Ihre Teamrollen , Verantwortlichkeiten und Berechtigungen zuzuweisen und Genehmigungsworkflows zu entwickeln.

Diese Übung wird jedem im Team helfen, seinen genauen Verantwortungsbereich zu verstehen. Dadurch sinken die Kommunikationsbarrieren zwischen Teams und Büros und der Workflow läuft reibungslos.

Auch die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten ist ein bewährtes Mittel, um die Reputation Ihrer Marke zu sichern. So können Sie sicherstellen, dass alle Aufgaben nur von autorisierten Teammitgliedern erledigt werden und dass keine Nachricht oder Post ohne die Zustimmung der richtigen Person gesendet wird.

Da die Struktur jedes Unternehmens einzigartig ist, ist es wichtig, dass Sie eine benutzerdefinierte Genehmigungsstruktur einrichten, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist – und die einfach angepasst oder skaliert werden kann. Die Entwicklung eines benutzerdefinierten Workflows ist eine großartige Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen Teams und Büros zu erleichtern – selbst wenn sie tausend Meilen voneinander entfernt sind.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards, um die KPIs für Ihr Unternehmen auf einen Blick zu verfolgen.

Gemeinsam nutzbare Dashboards ermöglichen es Ihrem gesamten Team, den Überblick über die Daten zu behalten und zu verstehen, was sie tun müssen, um ihre Ziele zu erreichen.

Durch die Verwendung gemeinsam genutzter Dashboards kann sich Ihr Team einen Überblick über die Social-Media-Leistung Ihres Unternehmens verschaffen , verstehen, wo Sie stehen, und schnellere, fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie es gemeinsam vorankommen kann.

Automatisieren Sie Ihre Berichterstattung, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Eine der Voraussetzungen für eine effektive teamübergreifende Kommunikation ist der Zugriff auf dieselben Daten und Erkenntnisse.

Um sicherzustellen, dass alle Ihre Teams und Büros auf dem gleichen Stand sind, halten Sie sie mit automatisierten Berichten auf dem Laufenden . Auf diese Weise können Sie den Informationsfluss beschleunigen und sicherstellen, dass jeder auf eine identische Übersicht der KPIs zugreifen kann, was für das erfolgreiche Vorantreiben von Projekten entscheidend ist.

Gleichzeitig helfen Ihnen Berichte dabei, einen Überblick über die Marketingaktivitäten Ihrer Teams zu gewinnen und deren Fortschritt zu überwachen. Und dank der Automatisierung können Sie Berichte regelmäßig erhalten, ohne darüber nachdenken zu müssen – eine Sache, um Ihre beschäftigte To-do-Liste zu streichen.

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Die 5 häufigsten Fehler bei der Zusammenarbeit in sozialen Medien (und wie man sie vermeidet)

1. Fehler: Zu viel oder zu wenig Content erstellen

Es kann eine knifflige Angelegenheit sein, genau die richtige Menge an Inhalten herauszubringen – Sie wollen Ihr Publikum nicht aushungern, aber Sie wollen es auch nicht mit Inhalten überfluten.

So vermeiden Sie dies: Ob es sich um verpasste Fristen, schlechte Wahl der Veröffentlichungszeiten oder Dürren bei Inhalten handelt, Veröffentlichungsfehler passieren, wenn Ihr Team nicht synchron arbeitet.

Vermeiden Sie diesen häufigen Fehler, indem Sie einen robusten Redaktionskalender verwenden, auf den Ihr gesamtes Team zugreifen kann. Sie behalten den Überblick über Ihren Veröffentlichungszeitplan, sodass immer genau die richtige Menge an Inhalten an Ihr Publikum geht.

2. Fehler: Geschwindigkeitsverlust beim Warten auf Genehmigungen

Wir kennen das alle – Sie möchten sicherstellen, dass alles, was Sie veröffentlichen, dem Standard entspricht, und das bedeutet, dass Sie jeden Beitrag doppelt überprüfen müssen. Aber Ihre Warteschlange kann sich schnell aufbauen und dann haben Sie Teammitglieder, die auf Genehmigungen und Änderungen warten.

So vermeiden Sie dies: Verwenden Sie eine Lösung, mit der Sie Ihre Inhalte unterwegs verwalten können , um Verzögerungen und verpasste Kommunikation zu reduzieren, die zwischen Teams entstehen können, die an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt arbeiten. Mit bequemen mobilen Genehmigungen können Sie von überall aus grünes Licht geben und interne Kommentare zu Beiträgen hinzufügen, damit Ihr Team nicht warten muss.

3. Fehler: Zur falschen Zeit veröffentlichen

Die Veröffentlichung zur falschen Zeit kann Ihre Reichweite einschränken und zu peinlichen Fehlern führen, die den Ruf und die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke beeinträchtigen können.

So vermeiden Sie das: Ob Zeitzonenänderungen oder nur unklare Veröffentlichungstermine, eine bessere Teamkommunikation hilft Ihnen, diesen großen Fauxpas zu vermeiden. Tauchen Sie in Ihre Analysen ein, um zu sehen, wann Ihre Zielgruppen in den sozialen Medien am aktivsten sind, und teilen Sie sie mit Ihrem Team, um Ihre Reichweite und Ihr Engagement zu steigern.

Besser noch, automatisieren Sie den Prozess mit präzisen Empfehlungen zu den besten Veröffentlichungszeiten, die auf jede Ihrer Seiten zugeschnitten sind, damit Sie diese Hauptsendezeit nie wieder verpassen.

4. Fehler: Fragen und Kommentare Ihrer Kunden unbeantwortet lassen

Dies ist eine der schnellsten Möglichkeiten, Kunden zu verlieren. Wenn Ihre Marke distanziert und unkommunikativ ist, werden sich die kleinen Probleme und Frustrationen Ihrer Kunden aufbauen. Dann, bevor Sie es wissen, haben die Kunden ihr Geschäft zu einem Ihrer Konkurrenten gebracht. Die individuelle Verwaltung Ihrer Social-Media-Konten ist der einfachste Weg, diesen Fehler zu machen.

So vermeiden Sie es: Gerade bei größeren Social-Media-Teams ist es für Sie wichtig, ein Community-Management-Tool zu nutzen, das Ihr Team und alle Ihre Social-Media-Kanäle auf einer Plattform zusammenführt.

Dies wird Ihnen helfen, viele der Fallstricke zu vermeiden, auf die Sie stoßen könnten, wenn mehrere Personen Social Media individuell über Kanäle verwalten. Vorlagenantworten für Ihre häufig gestellten Fragen können Ihnen dabei helfen, noch mehr Zeit zu sparen und einen einheitlichen Ton und eine konsistente Antwort zu bewahren.

5. Fehler: In eine Social-Media-Krise geraten

Es gibt viele Gründe, warum Marken in Social-Media-Krisen geraten. Manchmal ist es eine falsche Antwort auf eine Kundenfrage, eine schlecht beratene Werbekampagne oder etwas so Unvorhersehbares wie ein technischer Fehler.

Was auch immer der Grund ist, Social-Media-Feuerstürme rund um einen Ausrutscher können Ihrem Unternehmen echten Schaden zufügen, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden.

So vermeiden Sie das: Bleiben Sie am Puls Ihres Social-Media-Publikums und verfolgen Sie die Stimmung in Gesprächen rund um Ihre Marke, die sie führen. Es ist auch wichtig, dass Ihr Team Zugriff auf diese Informationen hat, damit sie die Reaktionen gemeinsam koordinieren können. Dies hilft Ihnen nicht nur, eventuelle Krisen zu bewältigen, sondern sie von vornherein zu vermeiden.

Das wegnehmen

Ein effizienter Social-Media-Kollaborationsprozess ist ein Muss für jedes Unternehmen – insbesondere aber für Unternehmensmarken, deren Teams grenzüberschreitend zusammenarbeiten müssen.

Auch wenn es wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen mag, ist die Entwicklung eines optimierten Plans für die Zusammenarbeit mit den richtigen Tools einfach zu bewerkstelligen. Wenn Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied die Aufgaben kennt, für die es verantwortlich ist, auf Dashboards mit wichtigen Datenpunkten zugreifen kann und mit regelmäßigen Berichten auf dem Laufenden bleibt – unabhängig von der Region der Welt, in der es ansässig ist – wird Ihre Arbeit erheblich verbessert Workflow und helfen Ihnen, Ihre Social-Media-Marketingziele zu erreichen.