Unternehmenskommunikation: Strategie, Funktionen und Best Practices

Je größer Ihre Organisation wird, desto entscheidender ist die Kommunikation für den Erfolg. Dennoch ist es leicht, unternehmenstaugliche Tools und Skalierungsstrategien zu übersehen.

Im Gegensatz zu kleinen Unternehmen sind die Einsätze höher. Die Suche nach der besten Plattform zum Ersetzen veralteter Telekommunikationsinfrastruktur ist keine leichte Aufgabe.

Es gibt jedoch mehr zu bedenken, als nur den richtigen Cloud-Kommunikationsanbieter auszuwählen. Unternehmen brauchen einen absolut sicheren Migrationsplan, halten das Budget ein und unterstützen zukünftiges Wachstum.

Wenn Sie es mit veralteter Hardware zu tun haben, die ausgemustert werden sollte, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Lesen Sie weiter, um eine Einführung in die Möglichkeiten zur Optimierung der Kommunikation Ihres Unternehmens zu erhalten.

• Einführung in die Unternehmenskommunikation
• Skalierung mit Unified Communications
• Ein Rahmen zur Auswahl des richtigen Anbieters

Einführung in die Unternehmenskommunikation

Die Unternehmenskommunikation besteht aus den Tools und Praktiken einer Organisation, um intern und extern zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Gängige Beispiele sind Telefon, E-Mail, Instant Messaging und persönliche Videokonferenzen.

Eine Unternehmenskommunikationslösung verwaltet mehrere wichtige Geschäftsanwendungen in einer einzigen:

• Voice: Business-Voice-Funktionalität, einschließlich Telekommunikation und erweiterte Anrufweiterleitungsfunktionen.
• Video: Einzel- und Team -Videokonferenzen für Besprechungen, Schulungen und Kundensupport.
• Messaging: Unified, Text Messaging (SMS) plus Echtzeit-Engagement für schnelle Antworten.
• Contact Center: Eine App, die Ihrem Team Omnichannel- Tools zur Unterstützung von Kunden bereitstellt.
• CRM: Ein Vertriebsmitarbeiter kann problemlos auf seine Pipeline- und Kundendaten zugreifen und diese verwalten.
• Analytics: Erstellen Sie verwertbare Dashboards basierend auf den zugrunde liegenden Daten, die in Kommunikationsdiensten gefunden werden.
• APIs: Geschäftsdaten sicher über eine oder mehrere Kommunikationsplattformen pushen oder abrufen.

Traditionell waren große Organisationen an lokale Telefonsysteme gebunden, was Remote-Arbeit unmöglich machte. Administratoren müssen den Trunk-Anbieter mit einer PBX vor Ort konfigurieren, um Endbenutzer zu verbinden.

Verlagern Sie die Unternehmenstelefonie in die Cloud

Die Pandemie beschleunigte Pläne, die Unternehmenskommunikation in die Cloud zu verlagern. Legacy-Geräten fehlt die Funktionalität der Cloud zum gleichen Preis (oder weniger).

Diese Verschiebung betrifft nicht nur neue Funktionen. Im Bericht „State of IT 2022“ stieg die Lösung von Kompatibilitätslücken zwischen Hardware und Software um 20 %. Die Forschung bietet einen Kontext dafür, warum Unternehmen ihre Kommunikationssysteme überholen:

„Unternehmen haben tendenziell mehr Ressourcen für experimentelle Projekte, größere Belegschaften [...] und benötigen bessere Kundenbetreuung, besseres technisches Know-how und Rabattangebote.“

Der IT-Stand 2022, SWZD

Kommunikation ist ein Ort, an dem Ihr Unternehmen es sich nicht leisten kann, zurückgelassen zu werden. Aus diesem Grund begrüßen größere Unternehmen Unified Communication ( UCaaS )-Lösungen.

UCaaS rationalisiert viele Kommunikationstools in einer einzigen Schnittstelle. Aber das ist nicht alles. Es lässt sich gut in Unternehmensanwendungen wie Contact Center, CRM und mobile Präsenz integrieren. Dadurch wird es für Unternehmen einfacher, die Spitzenproduktivität der gesamten Belegschaft aufrechtzuerhalten.

Und da die Cloud-Kommunikation gehostet wird, kostet sie weniger Wartung und profitiert von regelmäßigen Updates.

Hier ist ein direkter Vergleich der traditionellen Unternehmenskommunikation mit ihrem Cloud-Äquivalent.

Ganz gleich, für welche Art von Unternehmenskommunikationslösung Sie sich entscheiden, die Implementierung ist ein bedeutendes Projekt. Folgen Sie unserem Leitfaden für eine hilfreiche VoIP-Checkliste , um die Migration zu vereinfachen.

Lassen Sie uns nun tiefer in die Skalierbarkeit eintauchen und was das wirklich für größere Unternehmen bedeutet.

Skalierung mit Unified Communications

Wenn Unternehmen skalieren, steigen auch die Anforderungen an Zuverlässigkeit und Leistung. Vorbei sind die Zeiten, in denen das Büro beim Wechsel des Telekommunikationsanbieters offline geschaltet wurde.

Fortschritte in der Cloud-Telefonie bieten Unternehmen eine kontinuierliche und solide Geschäftskommunikation.

Dienstanbieter für Unternehmen bieten mehr als ausgefallene Workflows und Messaging-Tools. Ein spannender Teil von UCaaS muss die Admin-Oberfläche sein. Es macht es super einfach, Benutzereinstellungen anzupassen, das Onboarding zu beschleunigen und die Mitarbeiter produktiv zu halten.

Es gibt mehrere bemerkenswerte Vorteile von Unified Communications für Unternehmen.

1) Macht die Zusammenarbeit effektiver

Die Rückkehr ins Büro war zuletzt holprig. Die New York Times berichtet , dass 54 % der Arbeitgeber in Manhattan vollständig aus der Ferne arbeiten, wobei weniger als 10 % ausschließlich im Büro arbeiten. Darüber hinaus begünstigt der Trend zu hybriden Arbeitsplätzen stark Unified-Communications-Plattformen.

Produktivität und Kommunikation sind symbiotisch. Unternehmen kämpfen jedoch oft damit, dass Einzelpersonen und sogar ganze Abteilungen isoliert werden. Die Kommunikation bricht zusammen. Teams landen in einem zufälligen Wettbewerb.

Einfach ausgedrückt, die Anrufweiterleitung ist kein Ersatz für die Zusammenarbeit im Büro.

Eine Unified-Communications-Lösung stärkt die Bindungen der Kommunikation. Beispielsweise können Personen ihr Team mit Bildschirmfreigabe einbeziehen, und die Gruppe kann im Chat Unterstützung (und Links) anbieten.

Die Besprechungsnotizen können nach einer Teambesprechung asynchron geteilt werden. Auf diese Weise fließen Informationen freier und Projekte werden nicht aufgehalten.

2) Unterstützt eine hybride Belegschaft

Die Pandemie hat die meisten Unternehmen dazu gedrängt, sich an die Fernarbeit anzupassen. Herkömmliche Telekommunikationssysteme wurden jedoch nie für den Einsatz außerhalb des Büros entwickelt. Infolgedessen bieten viele Arbeitgeber ihren Teams jetzt hybride Optionen für das Arbeiten im Büro und von zu Hause aus an.

Eine der besten Funktionen einer Unified Communications-Lösung ist die integrierte Remote-Arbeitsfunktion. Dieser Vorteil bedeutet weniger Kopfschmerzen für die IT und mehr Konnektivität – und mehr Produktivität.

Mit der Nextiva-App können Benutzer von jedem Mobilgerät oder Computer aus anrufen, an Besprechungen teilnehmen und chatten.

Verwandt: Remote-Office-Telefonsysteme: Funktionen, Kosten und Vorteile

3) Schützt vertrauliche Informationen

Kommunikationstools sind eines der anfälligsten Systeme für Cyberangriffe. Daher werden die Ausgaben für IT-Sicherheit in diesem Jahr voraussichtlich 150 Milliarden US-Dollar erreichen.

Unified Communications trägt dazu bei, Unternehmensdatenlecks und -verletzungen zu mindern. Während kein Telefonsystem immun ist, ist VoIP dank seiner durch TLS und SRTP erreichten Anrufverschlüsselung sicher . Außerdem zeigen detaillierte Anrufprotokolle, wie die Kommunikation Ihres Unternehmens verwendet wird.

Diese Sicherheit ist besonders wichtig für Gesundheitsdienstleister. Ausgewählte UCaaS-Anbieter wie Nextiva bieten HIPAA- und SOC-2-Konformität. Zusammen erhöht dies die Privatsphäre der Kunden und senkt sogar die Versicherungsprämien des Unternehmens.

4) Bietet tiefe Einblicke in die Geschäftsleistung

Wie hoch ist das Volumen eingehender Anrufe? Funktioniert der neue IVR-Anrufablauf wie erwartet? Was ist mit dieser neuen Werbekampagne? Diese Fragen können nicht auf schwerfällige CSV-Exporte warten.

Hier kommt die Anrufanalyse für größere Organisationen ins Spiel. Da sich die Kommunikation des Unternehmens unter einem Dach befindet, ist die Nachverfolgung von Anrufdaten einfacher. Es kann auch die Daten aus anderen Quellen wie CRMs oder Helpdesk-Tickets zusammenführen.

Es sollte erwähnt werden, dass die Analysefunktionalität nicht auf Administratoren beschränkt ist. Sowohl technisch versierte als auch weniger versierte Endbenutzer können Daten-Dashboards problemlos umgehen. Jeder kann die Contact Center-Leistung des Unternehmens sehen.

Das Beste daran ist. Eine einheitliche Kommunikationsplattform dient als zentrale Quelle für Geschäftskennzahlen. Abteilungsleiter werden nicht fragen: "Wo haben Sie diese Daten gefunden?" da jeder es in Echtzeit sieht. Die Verringerung der Unsicherheit hilft allen, sich auf das Vorantreiben von Ergebnissen zu konzentrieren.

5) Ermöglicht personalisierte Kundenerlebnisse

Kunden erwarten heute jedes Mal, wenn sie Ihre Mitarbeiter erreichen, ein positives Kundenerlebnis. Die Realität ist, dass das nicht immer passiert.

Ein kürzlich erschienener Gartner-Bericht ergab, dass 69 % der Kommunikationstools nicht in ein CRM integriert werden können. Ihnen könnten wichtige Daten fehlen, die das Kundenerlebnis verbessern.

Wie können Frontline-Agenten Kunden beeindrucken, wenn sie nicht die gleiche Sicht auf den Kunden haben?

Die Integration von UCaaS in Ihr Contact Center könnte das fehlende Glied sein. Wieso den?

Contact-Center-Agenten können die Vitalzeichen in dem Moment sehen, in dem sie auf das Konto eines Kunden zugreifen. Dieser Vorteil bereitet sie auf alle eingehenden Anrufe vor, einschließlich eines persönlichen Treffens.

6) Schnelleres Onboarding (und Übergänge) von Mitarbeitern

Beim Einsatz eines Unternehmenskommunikationssystems geht es nicht nur darum, Ihre alternde Infrastruktur zu ersetzen. Stattdessen ist es eine Gelegenheit, Ihre Prozesse zu reifen, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und sie schnell in Gang zu bringen.

An vielen Arbeitsplätzen können Mitarbeiter genehmigte Unternehmens-Apps auf vorhandenen Geräten verwenden. Das Smartphone macht es ihnen leicht, sich virtuell mit ihren Teams zu verbinden. Es verbraucht nicht viel Bandbreite und bietet integriertes sicheres Business Messaging.

Und wenn es an der Zeit ist, ein Tischtelefon bereitzustellen, müssen sie nur das Ethernet-Kabel anschließen, wodurch das Gerät automatisch eingerichtet wird. Mit dieser Funktion können neue Mitarbeiter sofort loslegen.

7) Erleichtert die Arbeit des IT-Managements

Umschauen. Der Umfang der modernen IT-Abteilung ist in den letzten Jahren explodiert. Es kann anstrengend sein, ein neues Kommunikationstool zu Ihren Aufgaben hinzuzufügen. Wir verstehen es.

Unified Communications soll die Welt des IT-Managements vereinfachen. Da es in der Cloud betrieben wird, können Sie es aus der Ferne verwalten. Es gibt keine klobigen Powershell-Skripte oder Befehle, die man sich merken muss.

Die UCaaS-Lösung von Nextiva wurde für Unternehmen entwickelt. Endbenutzer können die meisten ihrer Anforderungen selbst lösen. Und wenn sie Ihr Fachwissen benötigen, können Sie ihnen innerhalb von Minuten helfen, nicht Stunden oder Tagen.

Der Wechsel in die Cloud bietet unzählige Vorteile, darunter unter anderem tiefe Integrationen mit Microsoft Outlook und Teams.

Die Nextiva-App funktioniert auf iPhone, Android, Mac und Windows. Und Sie müssen nicht ein Jahr damit verbringen, es zu lernen.

Framework zur Auswahl des richtigen Unternehmenskommunikationsanbieters

Der Wechsel Ihres Unternehmenskommunikationssystems ist eine große Entscheidung. Es braucht interne Unterstützung und eine klare Strategie. Das Letzte, was Sie wollen, ist, eine Lösung auszuwählen, die mehr schadet als nützt.

Josh Harder, ein ehemaliger Vizepräsident bei Bessemer Venture Partners, fasste es am besten zusammen, als er schrieb : „In einem Unternehmen sind die Sanitärinstallationen nie so aufregend wie die Armaturen.“

Nachdem wir Tausenden von Unternehmen bei der Umstellung geholfen haben, haben wir ein Framework entwickelt, um das richtige Produkt zu finden:

Die Befolgung dieses Rahmens stellt sicher, dass Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllt haben und gut auf den Wechsel vorbereitet sind.

Bedürfnisse einschätzen – Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen und zukünftigen Kommunikationsbedürfnisse

Eine Unternehmenskommunikationsplattform muss mindestens Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen. Das ultimative Ziel dieses Projekts sollte jedoch darin bestehen, ein besseres Ergebnis zu erzielen.

• Machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was Sie benötigen, um Ihre aktuellen Arbeitsabläufe und Prozesse aufrechtzuerhalten.
• Sammeln Sie Input von Teamleitern, um ihre Perspektiven und einzigartigen Bedürfnisse zu verstehen.
• Erhalten Sie Daten zur historischen Nutzung, um aktuelle Systemanforderungen zu vergleichen.

Eine effektive Unternehmenskommunikationsstrategie basiert auf der Realität, ist aber auf die Zukunft ausgerichtet. Historische Daten und vielfältige Anekdoten schaffen ein klares Verständnis für Bedürfnisse und Anforderungen.

Auswahl von Anbietern – Stellen Sie sicher, dass Anbieter Ihre Geschäftsanforderungen unterstützen

Eine Liste mit Funktionen und zukünftigen Anforderungen hilft dabei, Anbieter zu eliminieren, die Ihre Erwartungen nicht erfüllen können. Aber Funktionen sind nicht Ihre einzige Überlegung.

Eine Analyse von Gartner prognostiziert, dass 75 % der Unternehmensbenutzer im Jahr 2024 kein Tischtelefon verwenden werden. Diese Zahl ist gegenüber 30 % im Jahr 2020 gestiegen.

• Bestätigen Sie, dass die Softphone (App)-Funktionalität für Benutzer vorhanden ist.
• Überprüfen Sie die Kompatibilität für vorhandene Tischtelefone, Konferenztelefone und Paging-Systeme.
• Verschaffen Sie sich Klarheit über den Portierungsprozess, um Rufnummern und andere Daten aus dem Unternehmen zu übertragen.

Überprüfen Sie Referenzen – Untersuchen Sie Rezensionen auf eine ausgewogene Perspektive

Bekannte Marken sind nicht unbedingt die innovativsten in der Unternehmenskommunikationsbranche. Aus diesem Grund ist es schwierig, einen Anbieter auszuwählen, dem Sie vertrauen und von dem Sie wissen, dass er langfristig bestehen wird.

Sobald Sie Ihre Auswahl eingegrenzt haben, sollten Sie sich vergewissern, dass sie mit einer Organisation Ihrer Größe umgehen können. Hier sind Schlüsselindikatoren, anhand derer Sie die wahre Qualität eines Dienstleisters beurteilen können:

• Verfügbarkeitsberichte: Zuverlässigkeit muss ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Suchen Sie nach Unternehmen, die eine Betriebszeit von 99,999 % in ihrem gesamten Netzwerk aufrechterhalten . Viele Unternehmen veröffentlichen ihre Betriebszeitberichte.
• Kritische Bewertungen: Überprüfen Sie Online-Bewertungsseiten auf Meinungen von echten Benutzern und vertrauenswürdigen Quellen. Sie können oft auch nach Branche und Unternehmensgröße filtern. Beispielsweise wurde Nextiva von US News zum besten Telefondienst für Unternehmen gekürt . Kunden bewerteten Nextiva auf G2 auch am besten unter den mittelständischen Unternehmen (51-1000 Mitarbeiter) in Nordamerika.
• Kundenreferenzen : Fragen Sie den Anbieter, ob er einen Referenzkunden hat, den er Ihnen vorstellen kann. Fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen, Problemen, die sie hatten, und ob sie das Unternehmen weiterempfehlen würden. Dieses Wissen aus erster Hand ist von unschätzbarem Wert.

Holen Sie sich Unterstützung von Stakeholdern – Vermeiden Sie frühzeitig Überraschungen

Jede größere Technologieüberholung muss auf einer geschäftlichen Notwendigkeit beruhen. Sie brauchen auch Ihre internen Champions, um es durchzuziehen.

• Identifizieren Sie einen leitenden Sponsor für das Unternehmenskommunikationsprojekt und seine Ziele. Das kann der CTO/CIO sein, muss es aber nicht.
• Erhalten Sie ein Budget für Onboarding, zusätzliche technische Upgrades und laufende Kosten. Dies hilft, spätere Überraschungen zu vermeiden; Sie müssen den Anbietern keine Einzelheiten mitteilen, aber es ist hilfreich, eine ungefähre Zahl zu haben.
• Richten Sie die neue Kommunikationslösung an einem umfassenderen Geschäftsziel oder einer umfassenderen Strategie aus. Wenn es sich um eine Kostensenkungsmaßnahme handelt, begraben Sie diese Tatsache nicht. Lehnen Sie sich hinein, um zu sehen, welche Funktionen für das Budget möglich sind, das Sie im Sinn haben.

Führungskräfte sind beschäftigt. Aber sie frühzeitig einzubeziehen, ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg.

Die neueste globale Umfrage von McKinsey ergab, dass Spitzenunternehmen mit fast doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit an Technologieinvestitionsinitiativen beteiligt sind.

Stakeholder an Bord zu holen, hilft dabei, den Business Case zu erstellen, damit er später nicht ins Stocken gerät.

Führen Sie einen Proof of Concept durch – Richten Sie eine Real-World-Evaluierung ein

Der letzte Schritt besteht darin, das Risiko Ihrer Wahl zu verringern, indem Sie einen Proof of Concept (POC) durchführen.

Ein POC ist ein kleineres Projekt, mit dem Sie sehen können, wie eine Technologielösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens funktioniert.

Idealerweise führen Sie ein sogenanntes „Leuchtturmprojekt“ durch. Es bietet erhebliche Gewinne bei überschaubaren Risiken. Es gibt drei ideale Szenarien zum Ausprobieren:

• Kundenservice – Bringen Sie ein paar Kundenbetreuer dazu, die neue Callcenter-Plattform auszuprobieren . Diese Tools vereinen die gesamte Kommunikation Ihres Support-Teams in einem. Auf diese Weise fließen Kundengespräche aus sozialen Medien, Chat und Telefon, ohne dass Kundendaten verloren gehen.
• Vertriebsteam – Das zweite zu untersuchende Beispiel besteht darin, einige Mitglieder Ihrer Vertriebsorganisation zu steuern. Sie werden Zeuge, wie sich die Kommunikationsplattform in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integriert.
• SIP-Trunks – Das dritte Projekt ist großartig, wenn Sie eine lokale Telefonanlage verwenden. Fügen Sie mehr Anrufkapazität hinzu, indem Sie Ihre POTS/PRI-Verbindungen durch einen Unternehmens- SIP-Trunk-Anbieter ersetzen . Sie behalten Ihre Hardware vor Ort und unterstützen sie mit der Skalierbarkeit der Cloud.

Diese Proof-of-Concept-Projekte helfen Ihnen, sich ein genaues Bild von den Stärken des Kommunikationsanbieters zu machen. Die Bewertung ihrer Unterstützung, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit belastet Ihre Entscheidung, weiterzumachen.

Ein POC sollte mindestens vier bis acht Wochen dauern und strukturiertes Feedback beinhalten. Diskutieren Sie mit Ihrem Team, um zu verstehen, wie diese Tools ihre Arbeitsabläufe verbessern.

Mit dem Call Flow Builder von Nextiva können Sie die Anrufweiterleitung schnell mit einem Klick aktualisieren.

Beschleunigen Sie das Wachstum mit Unternehmenskommunikation

Jedes Unternehmen ist auf effektive Kommunikation angewiesen. Ob für reibungslose Geschäftsabläufe, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit oder die Bereitstellung eines überlegenen Kundenerlebnisses.

Wenn Sie in großem Maßstab operieren, benötigen Sie einen Anbieter, der Sie für zukünftiges Wachstum rüstet.

Die richtige Unternehmenslösung wie Nextiva erschließt Ihr wahres Potenzial. Und wenn Sie upgraden, kommunizieren Sie besser, arbeiten intelligenter und wachsen schneller.