Wie Sie neue Collaboration-Software intelligent in Ihrem Team einführen

Ihr Team dazu zu bringen, dieses neue Tool zu übernehmen, ist nicht so einfach, wie Sie denken. Sie dazu zu zwingen, hat sogar das Potenzial, Ihr gesamtes Unternehmen ins Chaos zu stürzen.

Studien zeigen, dass Mitarbeiterapathie, Kündigungen und Feindseligkeit gegenüber Vorgesetzten zunehmen können, wenn Sie Veränderungen falsch umsetzen.

Enterprise-Collaboration-Systeme sind wichtig für einen kohärenteren Arbeitsablauf, daher sollten Sie wissen, wie Sie Ihrem Team neue Software vorstellen. Hier ist, wie man es richtig macht.

Laden Sie sie ein, die Collaboration-Software zu evaluieren

Vor rund 65 Jahren machten die Forscher Lester Coch und John French Jr. in einer Kleiderfabrik eine überraschende Entdeckung.

In einer Studie, die darauf abzielte, die Auswirkungen organisatorischer Veränderungen auf die Mitarbeiter zu messen, teilten sie die Mitarbeiter in vier Gruppen mit ähnlichem Zusammenhalt und betrieblicher Effizienz ein. In drei dieser vier Gruppen fanden sie einige wesentliche Unterschiede im Verhalten:

(Gruppe 2 wurde nicht aufgenommen, da sie keinen Einfluss auf die Testergebnisse hatte)

• Gruppe 1:

Diese Gruppe wurde von Forschern als „keine Teilnahme“-Gruppe bezeichnet. Mitglieder der Gruppe eins wurden von Vorgesetzten in einen Besprechungsraum gerufen und erklärt, dass ihr Montageprozess verbessert werden müsse.

Die Manager gaben ihnen dann eine bestimmte Methode, mit der sie ihre Montagegeschwindigkeit verbessern konnten. Sie hatten kein Mitspracherecht darüber, was dieser Prozess mit sich brachte. Sie wurden angewiesen, zu ihren Stationen zurückzukehren und ihr zu folgen.

• Gruppen 3 & 4:

Diese beiden Gruppen wurden als „Total Participation“-Gruppen bezeichnet. Das Management teilte ihnen mit, dass der Arbeitsablauf verbessert werden müsse, und bat sie, Ideen zur Behebung des Problems zu sammeln.

Als sich die Bediener auf Schritte einigten, die eliminiert und Prozesse rationalisiert werden konnten, wurden beide Gruppen vollständig in der neuen Methode geschult. Anders als in Gruppe 1 hatten diese Arbeiter volles Mitspracherecht bei der neuen Methode.

Was als nächstes geschah, verblüffte die Experimentatoren. Hier ist, was sie über Gruppe eins geschrieben haben:

„Resistenz entwickelte sich fast unmittelbar nach der Veränderung. Es kam zu deutlichen Aggressionsäußerungen gegenüber dem Management, wie z. B. Konflikt mit dem Methodeningenieur, … Feindseligkeit gegenüber dem Vorgesetzten, bewusste Einschränkung der Produktion und mangelnde Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten. In den ersten 40 Tagen gab es 17 % Kündigungen. Es wurden Beschwerden über Stücklöhne eingereicht; aber als der Kurs überprüft wurde, stellte sich heraus, dass er etwas locker war.“

Im Vergleich zu vor der Implementierung des neuen Prozesses arbeiteten diese Mitarbeiter mit einer Effizienz von etwa 65 %. Und sie blieben 30 Tage lang auf diesem Niveau, nachdem die Änderung vorgenommen wurde.

Auch die Gruppen 3 und 4 sahen zunächst einen Effizienzabfall, der jedoch viel weniger drastisch war als der in Gruppe 1. Er hielt auch nicht sehr lange an.

Sobald sie sich an den neuen Prozess gewöhnt hatten, kehrten die Arbeiter in den Gruppen der „Total Partizipation“ nicht nur zum vorherigen Niveau der Produktionseffizienz zurück – sie übertrafen es. Und sie taten dies ohne jegliche Feindseligkeit oder Aggression gegenüber dem Management.

Die Lektion hier? Beziehen Sie Ihr Team in den Prozess der Einführung des neuen Tools ein. Wenn Sie beispielsweise daran interessiert sind, Instapage zu verwenden, lassen Sie Ihr gesamtes Team es testen. Stellen Sie mit unserer neuen Collaboration-Lösung sicher, dass sie die Plattform nutzen können, um Seiten einfach gemeinsam zu erstellen:

Bitten Sie um ihr Feedback und berücksichtigen Sie es. Wenn sie es verwenden, müssen alle Funktionen der Software sowohl für sie als auch für Sie funktionieren.

Minimieren Sie die sozialen Veränderungen, die mit der Einführung der neuen Unternehmenssoftware verbunden sind

Vier Jahre nachdem Coch und French diese Bekleidungsfabrik betreten hatten, hatten Paul Lawrence und Harriet Ronken die Gelegenheit, eine aufsehenerregende Interaktion in einer Elektrofabrik zu beobachten.

In dieser besonderen Umgebung standen Techniker/Bediener-Teams täglich in ständigem Kontakt miteinander. Es war nicht ungewöhnlich, dass ein Ingenieur seinem Bediener eine Verfahrensverbesserung vorschlug oder umgekehrt. Wenn ein Teil oder Prozess als unwirksam erachtet wurde, versuchte das Team, ihn gemeinsam zu beheben.

Das System funktionierte in den meisten Fällen, aber es gab einen Fall, in dem es nicht funktionierte. Als ein Ingenieur einen bestimmten Bediener, mit dem er nicht regelmäßig zusammenarbeitete, ansprach und ihr vorschlug, ein neues Teil auszuprobieren, liefen die Dinge etwas anders als gewöhnlich.

Anstatt es richtig zu testen, habe sie „das Teil nicht mit ihrer gewohnten Sorgfalt behandelt. Nachdem sie das Produkt zusammengebaut hatte, testete sie es und es bestand die Inspektion nicht. Sie wandte sich an den neuen Ingenieur und sagte mit triumphierender Miene: ‚Das geht nicht.'“

Als die Ingenieurin vorschlug, weitere Teile zu testen, installierte sie sie – wiederum halbherzig – auf eine, wie die Forscher es nannten, „ungewöhnlich grobe Art und Weise“. Und wieder funktionierten sie nicht.

Scheinbar absichtlich sabotierte sie das neue Design.

Als dieser neue Ingenieur ging, wandte sich die Bedienerin an den Ingenieur, mit dem sie routinemäßig zusammenarbeitete, und sagte ihm, dass die Ideen des neuen Ingenieurs einfach „nicht gut“ seien.

Da erkannten die Forscher, dass es sowohl einen technischen als auch einen sozialen Aspekt für Veränderungen gibt. Die technische Änderung war in diesem Fall die Anpassung an das Arbeitsdesign des Bedieners. Der soziale Wandel war der unbekannte Ingenieur, der diesen Wandel durchführte.

In Ihrem Fall ist die technische Änderung die Implementierung des neuen Collaboration-Tools. Aber welche gesellschaftlichen Auswirkungen wird dieser Wandel haben? Wie wird das Tool die Arbeitsweise Ihres Teams verändern?

Wer wird die Änderung umsetzen? Wird sie die Befehlskette neu strukturieren? Wird es die Rollen der Mitarbeiter verändern? Wird es unbekannte Teammitglieder miteinander in Kontakt bringen?

Lisa Quast, Karrierecoach und ehemalige Fortune-500-Führungskraft, ergänzt ihre experimentellen Erkenntnisse mit Worten aus ihrer eigenen Erfahrung:

„Wenn die Personen in einer Abteilung ihren Vorgesetzten sehr respektieren, weil der Vorgesetzte im Laufe der Zeit Vertrauen aufgebaut hat, wird das Team Änderungen eher akzeptieren. Wenn die Führungskraft neu ist und sich das Vertrauen ihrer Mitarbeiter noch nicht verdient hat, kann sich Misstrauen in Widerstand gegen Veränderungen äußern.“

„Neu“ bedeutet nicht zwangsläufig „neu im Unternehmen“. Im Beispiel Bediener/Ingenieur bedeutete „neu“ einfach jemanden, mit dem der Bediener nicht zu arbeiten gewohnt war. Dieses Vertrauen und die Vertrautheit mit dem Umsetzer des Wandels sind entscheidend, ebenso wie andere soziale Auswirkungen des Wandels.

Wenn möglich, lassen Sie die Einführung Ihrer neuen Collaboration-Software von einem erfahrenen Mitarbeiter Ihres Unternehmens einleiten. Und bevor Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie die Auswirkungen dieser Änderung prognostiziert haben.

Tun Sie Ihr Bestes, um den Widerstand zu minimieren, indem Sie die Teams intakt und die Rollen gleich halten. Andernfalls könnten Sie mit einer ganzen Abteilung hartnäckiger, sich selbst sabotierender Bediener enden.

Geben Sie den Grund für die Änderung klar an

„Wenn Mitarbeiter die Notwendigkeit von Veränderungen nicht verstehen, ist mit Widerstand zu rechnen“, sagt Change-Management-Experte Tobin Rick. „Vor allem von denen, die fest davon überzeugt sind, dass die derzeitige Vorgehensweise gut funktioniert … und das seit zwanzig Jahren!“

In einer gemeinsamen Studie, die von MIT Sloan Management Review und Capgemini Consulting durchgeführt wurde, gaben 63 % der Manager an, dass die Implementierung technologischer Veränderungen in ihrem Unternehmen zu lange dauerte, und einer der Hauptgründe war die unklare Kommunikation über die Vorteile des neuen Tools.

Erinnern Sie sich noch einmal an einen der Schlüssel zum Erfolg in der Elektrofabrik. Der vertraute Ingenieur erklärte, warum die Änderung vorgenommen werden sollte, bevor er seinen Operator darum bat.

Der unbekannte Ingenieur „gestikte“ einfach ohne Erklärung, dass er wollte, dass der Bediener ein neues Teil testete. Und sie hat sich gewehrt. Ihre Mitarbeiter auch, wenn Sie keine Erklärung dafür haben.

Warum jetzt? Was ist der Grund für die Einführung dieses neuen Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen? Was ist falsch an der alten Methode?

Stellen Sie sicher, dass Sie Antworten vorbereitet haben, denn sie werden zweifellos fragen: „Warum?“

Warten Sie auf den richtigen Zeitpunkt, um die neue Collaboration-Software einzuführen

Veränderungen sind nicht einfach – und das gilt besonders dann, wenn sie auf einmal kommen.

Wenn Ihre Organisation in kurzer Zeit einige größere Änderungen erfahren hat, sollten Sie mit der Einführung Ihres neuen Tools warten. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies laut Quast auch zu Widerspruch führen:

„Wie das alte Sprichwort sagt: ‚Timing ist alles.' Mitarbeiter in kurzer Zeit mit zu vielen Veränderungen zu belasten, kann Widerstand hervorrufen.“

Wenn Sie kürzlich jemanden eingestellt oder entlassen oder Rollen oder Prozesse in Ihrem Unternehmen umstrukturiert haben, geben Sie Ihren Mitarbeitern etwas Zeit, sich anzupassen, bevor Sie eine weitere Änderung vornehmen.

Lernen Sie vor Ihrem Team alles über das neue Collaboration-Tool

Nachdem Sie (hoffentlich mit Hilfe Ihres Teams) entschieden haben, welche Collaboration-Software Sie verwenden werden, lernen Sie die Funktionen kennen, die für Ihr Team am wertvollsten sind. Sie möchten auf alle Fragen vorbereitet sein, die sie in Zukunft haben könnten.

Bevor Sie mit der Schulung der einzelnen Funktionen beginnen, fragen Sie sie, wie sie das neue Tool erlernen möchten. Ihre technisch versierten Mitarbeiter werden einen Intensivkurs wahrscheinlich als Zeitverschwendung empfinden, während andere möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.

Schätzen Sie den Kenntnisstand Ihres Teams ab, bevor Sie mit der Schulung beginnen, um den Lernprozess speziell auf jedes Mitglied abzustimmen.

Nehmen Sie Ihr neues Collaboration-Tool erfolgreich an

Bevor Sie eine Änderung in Ihrer Organisation implementieren, stellen Sie sicher, dass Sie die technischen und sozialen Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter und ihre Rollen berücksichtigt haben. Dies gilt, wenn Sie heute Landingpage-Tools evaluieren. auch da draußen auf dem Markt.

Melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an, damit Ihr Team schneller und einfacher auf denselben Post-Click-Landingpages arbeiten kann.