Genug ist genug im Genehmigungsprozess: Unterschreiben Sie Ihren Namen und versenden Sie

Die alte Routine von Abbott und Costello Wer ist zuerst dran? ist ein klassischer Gag. Es ist scheinbar endlos und auch sehr lustig.

Wer ist befugt, ein Stück Marketingmaterial zu unterzeichnen und zu genehmigen? kann sich wie ein Gag anfühlen. Es ist definitiv endlos, aber es ist nicht so lustig. Zustimmung ist wie eine heiße Kartoffel – die Leute wollen sie nicht anfassen und zögern, ihren Namen zu unterschreiben und etwas mit „das ist gut zu gehen“ festzustempeln.

Ich persönlich denke, es kommt auf die Angst an. Die Angst davor, dass die eigenen Initialen die letzten auf dem Dokument sind – weil der Letzte, der „Ja“ sagt, der Erste in der Reihe ist, der die Schuld erhält, wenn etwas katastrophal schief geht.

Aber ohne dieses „Ja“ sind wir ziellos. Irgendwo muss ja jemand sagen – sonst heulen Ihre Texter und Designer bald Onkel. Irgendwann muss es „fertig“ sein. Endlich. Genehmigt.

Also, wer sollte der Entscheider sein? Wer meldet sich ab – und wann? Und mit wie vielen Revisionsrunden muss jeder überhaupt rechnen?

Digitaler Einfluss auf den Genehmigungsprozess

Heute ist weit entfernt von den alten Printverlagstagen, als wir es von Anfang an richtig machen mussten. Damals verbrachten mein Chef und ich Stunden damit, mit Rotstiften über Proofs gebeugt zu sein. Wir haben nachgeforscht und Zeilen redigiert. Wir haben auch sorgfältig ausgewählt, was wir durchgehen lassen würden – denn die Bearbeitung bedeutete den Nachdruck, was mehr Geld bedeutete. Manche Dinge mussten einfach rutschen. Und nachdem wir unsere Namen unterschrieben hatten, war es beschlossene Sache. Buchstäblich. Auch den Versand und die Verteilung hat die Druckerei für uns übernommen. Unsere Zustimmung bedeutete also, dass das Pferd den Stall verlassen hatte.

Im heutigen digitalen Zeitalter haben wir jedoch die Möglichkeit, perfekt zu sein – und wir haben auch einen massiven Perfektionskomplex. Es gibt immer Raum und Gelegenheit für Verbesserungen, sodass man leicht das Gefühl hat, dass nichts jemals „fertig gemacht“ ist.

Ich bin so vielen Führungskräften und Vorgesetzten begegnet, die Angst haben, „Ja – schließen Sie es“ zu sagen. Sie befürchten, dass ein Fehler ein schlechtes Licht auf sie wirft, und scheuen sich vor dem endgültigen Abschluss. Sie lassen sich von endlosen Schleifen von Überarbeitungen niederreißen und verpassen eine Frist, um eine weitere Überschrift oder ein Komma zu korrigieren.

Es ist zum Verrücktwerden.

Wir können nie weitermachen.

Versteh mich jetzt nicht falsch. Ich schlage nicht vor, dass wir nach Unordnung und schlechter Grammatik streben. Wir sollten nach Größe streben – oder zumindest nach Güte. Wir sollten wollen, dass unsere Kopie fehlerfrei ist, unsere Begleitmaterialien aufpoliert sind und wir uns von unserer besten Seite zeigen.

Aber manchmal, wenn Sie 20 Revisionen hinter sich haben (Hände hoch, wenn Sie auch dort waren), ist es an der Zeit zu sagen: „Genug ist genug.“

Was ist der Genehmigungsprozess und wer ist dafür verantwortlich?

Genehmigung bedeutet in der heutigen Zeit, dass jemand mit der richtigen Autorität heraustritt und seinen Namen – wörtlich oder sprichwörtlich – auf der gepunkteten Linie des Projekts unterschreibt. Gibt grünes Licht. Versendet diesen Trottel.

Typischerweise wird die Person an der Spitze – oder nahe der Spitze – der Marketingorganisationspyramide diejenige sein, die die endgültige Freigabe erteilt.

Wer auch immer diesen Stift in der Hand hält, sollte den Inhalt gelesen (oder das Artwork/Video/insert-your-medium-hier-geprüft) haben, ihn mit allem, was davor kam, abwägen, um sicherzustellen, dass er zur Marke und den Qualitätsstandards passt, und dann grünes Licht geben. voraus grünes Licht.

Inkrementelle Signoffs und Mini-Genehmigungen

Um die endgültige Genehmigung zu erreichen – die Spitze dieser Pyramide – nehmen Sie einen Tipp von Kletterern: Versuchen Sie es mit einem Meilenstein-Anstieg.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Chief Marketing Officer hat die endgültige Freigabe im Genehmigungsprozess. Bevor der CMO es sieht, stellen Sie sicher, dass derjenige, der direkt unter ihr sitzt – sagen wir, es ist der Marketingleiter – auch die Möglichkeit hat, sich abzumelden (vorzugsweise ein paar Tage vor dem CMO, um Zeit für Änderungen zu haben). Bevor es auf die Ebene des Direktors geht, stellen Sie sicher, dass sich auch Ihr Senior Marketing Manager einmischt. Und so weiter.

Das ist so etwas wie ein Work-Back-Zeitplan: Sie wissen, wohin Sie wollen, Sie müssen nur erreichbare Meilensteine ​​​​auf dem Weg setzen, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich und mit hoher Qualität dort ankommen.

Erstellen eines Genehmigungsprozesses

Ich persönlich mag diesen inkrementellen Ansatz, damit ich weiß, dass ich in die richtige Richtung gehe.

Mir ist bewusst, dass dies jedoch nicht immer möglich ist, insbesondere bei sehr knappen Turnarounds oder in einer kleineren Organisation. Manchmal müssen Sie ein Stück erstellen und es der Exekutive zur Ansicht übergeben.

Sie können sich immer noch an diesem Modell orientieren, indem Sie sich selbst Mini-Meilensteine ​​setzen. Nehmen wir an, Sie und Ihr Chef – ein mächtiges Zweierteam – arbeiten an einem Projekt. Sie hat das letzte Wort und überlässt Ihnen den Rest. Jetzt könnten Sie es beflügeln und auf das Beste hoffen. Aber stattdessen würde ich vorschlagen, einen Mini-Genehmigungsprozess für sich selbst zu erstellen.

Es könnte etwa so aussehen:

• Brainstorme 10 Ideen für Kampagnenslogans.
• Grenzen Sie das auf die besten drei ein.
• Schreiben Sie Kampagnentexte für jeden dieser drei Slogans.
• Überprüfen Sie nun Ihre Arbeit und wählen Sie zwei aus.
• Fügen Sie diese beiden in das Layout ein und wählen Sie Ihre Kunst aus.
• Treten Sie weg und kehren Sie eine Stunde oder einen Tag später zurück.
• Welche knallt? Welches spricht am meisten für die Marke und ist sowohl ansprechend als auch einzigartig?
• Treffen Sie Ihre Wahl.
• Betrachten Sie das als Meilenstein und machen Sie weiter.

Wie viele Überprüfungsrunden sollten Sie im Genehmigungsprozess erwarten – oder zulassen?

Im Laufe der Jahre habe ich mit Geschäftskunden unterschiedlichster Größe zusammengearbeitet. Man könnte meinen, die großen Betriebe – die Konzerne – würden hier angerufen, und die kleineren Kerle würden über sich selbst stolpern. Ich habe tatsächlich das Gegenteil gesehen. In vielen Fällen sind es die kleineren Unternehmen, die mehr zugeknöpft sind, darauf bedacht sind, die Abwanderung zu reduzieren und Dinge aus der Tür zu bringen. Vielleicht liegt es daran, dass sie weniger Zeit zur Verfügung haben und daher jeder Workstream effizient sein muss.

Wie Sie wahrscheinlich bereits spüren können, sind endlose Überarbeitungen ein Schmerzpunkt und ein Ärgernis im Genehmigungsprozess. Gleichzeitig erkenne ich an, dass wir selten nach nur einer Runde fertig sind. Es ist durchaus möglich – und notwendig –, ein paar Ideen auszuarbeiten und einige Dinge auszuprobieren, bevor man zu den guten Sachen kommt. Manchmal bringt der Griff in die Dose nach der zweiten, dritten oder vierten Idee die besten Sachen ans Licht.

Aber um nicht in eine Endlosschleife zu geraten, beschränke ich meine Wiederholungsrunden gerne auf drei oder vier. Es ist erhaben, das ist mir klar. Manchmal – wenn es die Zeit erlaubt – können Sie sich mit dem Chef ein wenig mehr hin und her geben, um die Dinge richtig zu machen.

Die Arbeit nach vier oder fünf Mal erneut zu überprüfen, ist nur verschwendete Zeit, denn etwas passiert: Unser Gehirn wird schlammig. Wir haben The Thing so oft gesehen, dass wir für ansonsten offensichtliche Fehler blind geworden sind. Wir vermissen Sachen. Das ist nicht gut, besonders wenn Sie sich dem Abgabetermin und der Freigabe durch die Geschäftsführung nähern.

Endlose Überarbeitungsrunden bieten sich auch für Versionskontrollprobleme an. Je öfter Sie überarbeiten und bearbeiten und wieder überarbeiten, desto wahrscheinlicher verlieren Sie die Versionskontrolle. Das ist ein Thema für ein anderes Mal, aber glauben Sie mir, wenn ich sage, dass ich darüber nachdenke. Eine Menge. Vor allem, wenn ich die Entwürfe nicht gerade halten kann und mich wie ein Verrückter fühle, der fünf gleichzeitige Dateien abgleicht, um „das Neueste“ zu finden, oder entdecke, dass Fehler, die wir in Rev. 3 korrigiert haben, in Rev. 5 oder 6 wieder eingeführt wurden.

Und die Produktivität sinkt einfach, wenn Sie in zweistellige Revisionsrunden geraten.

Ich hatte kürzlich ein Projekt, das mehr als zwei Dutzend Überarbeitungen durchlief. Ich wünschte, ich mache Witze. Normalerweise kann ich mir gut merken, was wir getan haben und noch tun müssen – wie „Ja, wir haben einen Faktencheck“ oder „Nein, wir haben noch keinen Markencheck gemacht. ” Aber bei Rev. 20 war ich fertig und hatte jegliche Erinnerung an das, was wir getan hatten, verloren. Ich musste das endgültige Dokument doppelt und dreifach überprüfen, um sicherzustellen, dass es in Ordnung war, und einige schlechte Sachen sind immer noch durchgeschlüpft. Es ließ mich ein paar Wochen später zusammenzucken, als ich es sah.

Also, die Warnung: Wenn Sie sich in ein halbes Dutzend oder mehr Revisionsrunden strecken müssen – und ich meine wirklich müssen –, stellen Sie sicher, dass Sie jemanden mit frischen Augen hinzuziehen, um das Ding zu sehen, bevor Sie es versenden. Sie können helfen, Tippfehler und andere kleine Fehler zu erkennen, die Ihnen nicht mehr auffallen.

Tricks des Handels

So was jetzt?

Das erste, was Sie tun sollten, ist herauszufinden, wer (oder mehrere wer) sich abmelden müssen. Wenn Sie nichts anderes tun, tun Sie das. Ich weiß, dass viele Unternehmen heutzutage die Struktur der „flachen Organisation“ anwenden, aber bitte geben Sie jemandem den letzten Rotstift der Genehmigung.

Ein weiterer Schritt, den Sie unternehmen können, besteht darin, einer dokumentierten Roadmap zu folgen. Sei es ein kreatives Briefing oder ein kreativer Arbeitsablauf, es ist hilfreich, eine Art Anleitung zu haben, um zu dokumentieren, wie die Dinge sein sollten.

Loslassen

Und dann aufgeben. Denn irgendwann muss man seine Arbeit wirklich in die Welt hinaustragen. Ein toller Kampagnen-Slogan, der sprichwörtlich in einer Schublade aufbewahrt wird, hat noch nie ein Produkt verkauft.

Wenn Sie es loslassen, können Sie – und Ihr Team – auch weitermachen. Anstatt nach Perfektion zu streben, können Sie diese Energie nutzen und für Ihr nächstes Projekt nutzen. Denn es gibt nie nur ein Projekt. Es gibt immer etwas anderes um die Ecke.

Wir können auch aus unseren Fehlern lernen, einschließlich dessen, was funktioniert – und was nicht.

Und hier ist der Clou: In der heutigen Welt haben wir wirklich Möglichkeiten, unsere Arbeit zu wiederholen. Natürlich nicht immer – wenn Sie etwas für eine Werbetafel oder eine Broschüre drucken, ist das sozusagen beschlossene Sache, es sei denn, Sie möchten die Kosten für den Nachdruck übernehmen. Aber wenn Sie im digitalen Bereich arbeiten, können Sie Ihren Kanal angeblich in einem Monat überprüfen und entscheiden: „Hey, lass uns das straffen und es noch einmal versuchen.“ Sie können eine Kampagne überarbeiten und alle Dinge korrigieren, die Sie seit der ersten Veröffentlichung gestört haben. Sie haben Möglichkeiten für Korrekturen. Lassen Sie das auf sich wirken – und entspannen Sie Ihre Schultern ein wenig.

Irgendwann muss man die Zügel etwas lockern und sagen: „Es reicht. Lass es uns versuchen." Und sehen, was passiert.

Wie Marketing-Guru Seth Godin sagt: „ Sie brauchen nicht mehr Zeit, Sie müssen sich nur entscheiden. ”

Seien Sie der Entscheider – oder entscheiden Sie, wer der Entscheider ist – und legen Sie los.

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