Wie man Zeitmanagement einfach macht

Je mehr Zeitmanagement-Tipps es gibt, desto mehr werden wir denken, dass das alles ist – schnelle, einfache und umsetzbare Tipps. Alles, was es braucht, ist, einige Leitfäden, Selbsthilfebücher und Blogs zu lesen, bis wir ein paar finden, die uns ansprechen, und wir sind bereit! Leider ist die Realität weniger attraktiv. Zeitmanagement erfordert Hingabe, Mühe, Beständigkeit und Opfer. Es ist harte Arbeit, schlechte Gewohnheiten zu entwurzeln. Aber um gute Fähigkeiten zu entwickeln, müssen Sie tief in Methoden eintauchen, die über das Erlernen von Aufgaben und perfekten Zeitplänen hinausgehen.

Heute werfen wir einen Blick darauf, dass es beim Zeitmanagement mehr darum geht, wie Sie über Zeit denken und fühlen, und wie Sie diese Ideen für konkrete Schritte zur Verbesserung nutzen können.

Die unbequeme Wahrheit über Zeitmanagement

Du kannst deine Zeit nie wirklich verwalten . Wir können nicht mehr Zeit gewinnen, sparen oder aus anderen Aspekten unseres Lebens stehlen. Es ist weder ein Werkzeug noch eine Ressource, die wie ein wildes Pferd zum Gehorsam gezwungen werden kann. Stattdessen ändern wir unsere Prioritäten und Zeitpläne und treffen schwierige Entscheidungen.

Das einzige, was Sie wirklich tun können, ist, Ihre Wahrnehmung zu ändern und zu lernen, wie Sie mit sich selbst und Ihrer Energie umgehen und die Zeit genau das sein lassen. Zeitmanagement sollte eher so sein, wie man lernt, wie man mit einem Fluss umgeht, indem man sein Boot, die richtigen Rudertechniken, die richtige Balance lernt und sich mental auf die gelegentlichen Stromschnellen vorbereitet; anstatt darüber nachzudenken, wie man den Fluss verlangsamen oder seinen Lauf ändern kann.

Bei der begrenzten Zeit, die uns allen zur Verfügung steht, ist es wichtig zu lernen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die langfristig (im Beruf und im Leben) wichtig sind, und wie man seine Energie sinnvoll einsetzt.

Warum Zeitmanagement für Sie schwierig sein kann

Haben Sie Probleme, sich an Ihre To-do-Liste zu halten? Bist du am Ende des Tages angelangt und hast das Gefühl, du hättest einfach mehr tun können? Haben Sie jede einzelne App unter der Sonne ausprobiert, und keine davon hält länger als eine Woche auf Ihrem Telefon, bevor Sie aufgeben?

Die gute Nachricht ist – Ihnen fehlt nichts. Die schlechte Nachricht ist – es wird eine Weile dauern, bis Sie darin besser werden. Und ich werde Ihnen gleich sagen, warum.

Wie gut kannst du kochen?

Ich habe mich oft gefragt, warum mein Partner zu eingeschüchtert war, um nach dem Kochbuch zu kochen. Alles, was er tun muss, ist das Rezept zu befolgen: Er hat die Maße aufgeschrieben, die Werkzeuge, die Zutaten … es ist nichts dabei. Aber einmal, als er eine Mahlzeit zubereitete, fragte er mich, wie das Fleisch aussehen solle, wenn es „genau richtig“ sei, damit er die restlichen Zutaten hineinschmeißen könne.

Und dann traf es mich.

Keine Menge Details im Rezept oder spezifische Werkzeuge können ihm das Vertrauen geben, wenn es um die grundlegenden Fähigkeiten und Kenntnisse geht. Nach jahrelanger Erfahrung fällt mir das Kochen leicht: Ich weiß ohne weiteres Nachdenken, welche Utensilien ich benötige, ich kann die Kochzeit und die Maße nach Gefühl im Auge behalten. Um ein gelungenes Gericht zuzubereiten, muss man wissen, wie das Gericht während des Garvorgangs aussehen soll, wie es riechen soll, wie lange die einzelnen Zutaten kochen müssen und wann sie hineingegeben werden.

Ohne diese Fähigkeiten und Vorerfahrungen war mein Partner gestrandet. Trotz des Kochbuchs und der Tools (in unserem Fall all diese Produktivitätsartikel und -videos).

Die gleiche Idee kann auf alles angewendet werden: Malen, Holzarbeiten, Programmieren, Videobearbeitung, was auch immer. Jede dieser Aktivitäten erfordert einige zugrunde liegende Fähigkeiten. Ohne sie können Ihnen keine ausgefallenen Tools oder Methoden helfen, sich zu verbessern.

Vielleicht hilft Ihnen deshalb kein Pomodoro-Timer, keine browserbasierte To-Do-Liste oder kein Bullet Journal aus dem App Store, Ihre Zeit im Auge zu behalten und produktiv zu bleiben.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, welche Fähigkeiten Sie zuerst entwickeln müssen, bevor Sie nach Tools und Zeitmanagement-Leitfäden suchen, die Ihnen bei den Einzelheiten helfen.

Zeitmanagement braucht drei Schlüsselqualitäten, um zu funktionieren

Die Beherrschung Ihrer Managementfähigkeiten erfordert eine Verschiebung des Zeitverständnisses. Um dies zu erreichen, rät Erich C. Dierdorff, an drei Dingen zu arbeiten:

1. Zeitbewusstsein – erkennen, dass sie begrenzt ist, eine realistische Zeitanschauung bewahren;
2. Arrangement – ​​Umgang mit Ihrem Zeitplan, Planung und Priorisierung, um die Zeit optimal zu nutzen;
3. Anpassung – beobachten und analysieren Sie, wie Sie Ihre Zeit für weitere Verbesserungen nutzen, und lernen Sie, wie Sie sich an die Änderungen in Ihrem Zeitplan anpassen können.

In einer Studie beobachtete Dierdorff 1200 Teilnehmer und wie sie diese drei Fähigkeiten in einem 30-minütigen Test beherrschten. Er bemerkte, dass ihnen das Organisieren viel leichter fiel als das Bewusstsein und die Anpassung – das heißt, die Leute schnitten besser bei der Organisation ihrer Zeitpläne ab, aber das Management von Schichten, Stornierungen, Überdehnungen und Terminunterbrechungen wurde schlechter gehandhabt.

Daraus schloss Dierdorff, dass Bewusstsein und Anpassung viel schwieriger zu meistern seien. Es könnte erklären, warum wir immer mit Aufschub und der Aufrechterhaltung gesunder Gewohnheiten zu kämpfen haben, selbst wenn unsere Pläne narrensicher erscheinen.

Genau wie seine Teilnehmer könnten auch Sie in nur einem oder zwei Dritteln dieser Fähigkeiten besser sein. Mal sehen, wie jeder von ihnen geübt werden kann, bis Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen den dreien erreichen.

Wie man das Zeitbewusstsein verbessert

Ihre allgemeine Einstellung zur Zeit muss sich ändern, denn selbst mit der besten Organisation können Sie sich gestresst fühlen, weil Sie produktiver sein wollen oder befürchten, einen Fehler zu machen.

Üben Sie das Bewusstsein, indem Sie spielen

Dierdorffs Forschung ließ die Teilnehmer eine halbe Stunde lang eine Mikrosimulation durchführen. Auf die gleiche Weise können Sie Ihr Zeitmanagement, Ihre Organisation und Ihre Priorisierung ohne ausgefallene Tools zu Hause testen.

Videospiele!

Es gibt viele Videospiele, die auf Zeit- und Ressourcenmanagement angewiesen sind, mit so viel oder so wenig Geschichte und Schnickschnack, wie Sie möchten. Diese Spiele bieten eigene Mikrosimulationen, bei denen Sie mit Ressourcen, Zeit, Aufgaben, Mitarbeitern und zufälligen Ereignissen jonglieren müssen, die auftauchen. Die Ziele sind normalerweise, entweder genug Geld zu verdienen, um Ihr Geschäft/Restaurant/Unternehmen über Wasser zu halten, oder die bestmöglichen Ergebnisse für jeden Tag zu erzielen und erfolgreich zu werden.

Zeitmanagementspiele sind die einfachste, aber unterhaltsamste Art, einen Eindruck davon zu bekommen, wie Sie Ihre Zeit verwalten und welche Aspekte der Arbeit Sie priorisieren. Achte nur darauf, wirklich auf deinen Spielstil zu achten, sonst spielst du nur Videospiele, anstatt es als Lerngelegenheit zu betrachten.

Ändere deine Einstellung zur Zeit mit einem Mantra

Auf der Suche nach der Zeitwahrnehmung erfolgreicher Unternehmer bin ich in meiner Recherche auf eine von Rosie Guagliardo von Inner Brilliance Coaching gestoßen . Sie sagte, dass:

„Es ist wichtig, seine Prioritäten zu kennen und Aktivitäten daran auszurichten, aber man kann sich trotzdem gestresst fühlen. Da Sie die Zeit, die Sie haben, nicht ändern können, ändern Sie, wie Sie sich dabei fühlen. Wenn Sie denken, dass Sie nicht genug Zeit haben, wird es sich stressig anfühlen. Sagen Sie sich: „Ich habe alle Zeit der Welt.“ Sie werden sich ruhiger, präsenter und offener für neue und andere Lösungen fühlen, sodass Sie mehr erledigen können.“

Es geht direkt zum Kern, Ihr Bewusstsein dafür zu ändern, was Zeit ist und wie Sie sich dabei fühlen sollten. Es gibt Tausende von Sprichwörtern über die Zeit, und einer davon wird Sie sicherlich ansprechen. Es ist eine so kleine Aktion, aber eine bedeutende – Ihre Wahl des Zitats sagt viel über Ihre größten Unsicherheiten, Sorgen oder Hoffnungen in Bezug auf die Zeit aus.

Es im Gedächtnis zu behalten oder es jeden Tag zu wiederholen, wird das Mantra zwangsläufig in dein Bewusstsein brennen.

Holen Sie externes Feedback ein

Es versteht sich von selbst, dass wir in Bezug auf unsere eigene Arbeit dazu neigen, zu subjektiv zu sein. Unsere Selbsteinschätzung wird immer irgendwie fehlerhaft sein, egal ob wir uns zu hart oder zu weich beurteilen.

Abhängig von Ihrer Beschäftigung, ob Sie Student, Freiberufler oder Manager sind, werden Ihre Feedbackquellen unterschiedlich sein. Normalerweise sind sie:

• Kollegen (Kollegen, deren Meinung Sie schätzen);
• Manager oder Teamleiter;
• Freunde und Familie;

Sie müssen Ihre Ideen und Ziele mit der Person teilen, die das Feedback gibt, und sie wissen lassen, welche Art von Kommentaren Sie benötigen. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Art Vorlage zu erstellen, die Sie ihnen geben können. Je mehr Informationen Sie teilen, desto einfacher wird es für die Person, genaue, umsetzbare Beobachtungen zu machen.

Verbringen Sie einige Zeit mit der Selbstbeobachtung

Eine Sache, die ich getan habe und die ich persönlich am vorteilhaftesten finde, war, eine visuelle Darstellung meines Zeitbewusstseins zu erstellen. Auf diese Weise konnte ich erkennen, was mit meiner Wahrnehmung nicht stimmte und was mich daran hinderte, produktiver zu werden. So habe ich es gemacht:

• Ich habe das größte Problem zuerst identifiziert

Der Schandfleck war mein Zögern – ich wollte die Arbeit erledigen, konnte mich aber körperlich nicht dazu durchringen.

• Ich habe die Verhaltensmuster aufgeschrieben

Normalerweise suchte ich nach der passenden Musik, auf die ich mich konzentrieren konnte (und wurde dann abgelenkt), erinnerte mich daran, dass ich einen Freund für etwas Wichtiges, eine bestimmte Aufgabe usw. anrufen musste.

• Ich bemerkte die Gefühle, die mit dem Verhalten einhergingen

Wie bei jedem Aufschieben war das Gefühl normalerweise Schuldgefühle, Angst vor Verzögerungen und ein Gefühl der Inkompetenz. Obwohl ich mir ihrer bewusst war, notierte ich sie dennoch neben jedem Verhalten. So sah ich, was mir am meisten Kummer bereitete, und konnte mir eine mögliche Lösung ausdenken.

• Ich fragte immer wieder "warum"

Neben den Gefühlen habe ich auch versucht, die Frage „warum“ zu beantworten. Warum habe ich mich entschieden, Zeit mit der Auswahl von Musik zu verschwenden? Warum hatte ich das Bedürfnis, diesen Freund jetzt anzurufen? Warum konnte ich die Aufgabe nicht in einer halben Stunde erledigen, nachdem ich mit der Aufgabe fertig war?

• Ich habe das Raster analysiert

Diese Aktivität funktioniert ähnlich wie das Tagebuchschreiben – Sie bringen die Kämpfe zu Papier und untersuchen sie bis ins kleinste Detail, weil die Visualisierung Ihnen eine andere Perspektive auf das Problem gibt. Letztendlich erkannte ich, dass alle meine Ablenkungen die Vermeidung waren, einen unterdurchschnittlichen Artikel zu schreiben, und die Angst, die Erwartungen nicht zu erfüllen. Denn wenn ich nicht anfange, einen Artikel zu schreiben, kann es nicht schlecht sein, oder?

Es war etwas, von dem ich dachte, dass es die Grundursache war, aber ich war mir dessen nie sicher. Es stellte sich heraus, dass es auch für meine geistige Gesundheit wirklich gut war, diese Art von Abschluss zu bekommen. Die Aktivität zwang mich, alles zu überprüfen, was ich tat oder fühlte, und gewissermaßen fungierte ich als mein eigener Produktivitätscoach.

Wie man die Anordnung verbessert

Die Verbesserung der Organisation bedeutet, dass Sie lernen, besser zu planen und Prioritäten zu setzen, damit die Grundlagen Ihres Zeitmanagements solide und unerschütterlich bleiben. Schließlich ist dies der konkreteste Weg, wie Sie die Kontrolle über Ihre Zeit zurückgewinnen können.

Versuchen Sie, die To-Do-Liste neu zu erfinden

Peter Bregman von Bregman Partners sagte, wie:

„Für viele von uns ist unsere To-do-Liste eher zu einer Schuldliste geworden: eine Bestandsaufnahme all dessen, was wir tun wollen, vorhaben, wirklich tun sollten, aber nie erreichen. Es ist eher eine Ich-werde-nie-dazu-Liste.“

Und er macht einen sehr guten Punkt. Oft schreiben wir eine Liste mit Aufgaben, die erledigt werden müssen, ohne zu berücksichtigen, wie viel Zeit oder Energie sie in Anspruch nehmen werden. Und am Ende des Arbeitstages stecken wir fest und bedauern, nicht alles getan zu haben, was wir auf unseren Teller gelegt haben.

Im selben Artikel für die Harvard Business Review schlägt Bregman vor, dass wir statt einer vagen To-Do-Liste weniger Aufzählungspunkte, aber dafür strengere Arbeitszeiten verwenden. Dies wird am besten durch die Verwendung von Zeitfenstern erreicht, in denen Sie eine feste Zeitspanne für jede Aufgabe festlegen, mit einer Einschränkung: Sie beginnen und beenden die Aufgabe genau zu der von Ihnen festgelegten Minute.

Ein Beispiel für Timeboxing in Clockify

Wenn Ihre Arbeitszeiten flexibel sind, riskieren Sie, in einen 12-Stunden-Arbeitstag abzurutschen. Ein strenger Rahmen hilft dabei, den ganzen Tag über mehr zu erreichen und rechtzeitig fertig zu werden.

Wie man die Anpassung verbessert

Wie bereits erwähnt, ist Anpassung die subtile Kunst, flexibel genug zu sein, um Ihren Zeitplan vor allem zu retten, was das Leben ihm entgegenwerfen könnte. Notfälle, unerwartete Meetings, vergessene Termine, überschrittene Fristen … Sie nennen es.

Anstatt jedoch zu lernen, wie man mit Stress umgeht oder besser plant (was wir getan haben), wie wäre es, wenn wir zeigen, was die Verbesserung der Anpassungsfähigkeit wirklich bedeutet?

Erkenne, dass du schlechte Tage haben wirst, aber gönne ihnen nicht zu viel

Ziemlich oft bin ich auf verschiedene YouTube-Videos und Artikel gestoßen, in denen es darum geht, sich schlechte Tage zu erlauben, wenn das Zeitmanagement einfach nicht nach Plan läuft. Und obwohl das stimmt, habe ich mich oft schuldig gefühlt, wenn zwei oder drei solcher Tage aneinandergereiht sind. Darüber hinaus scheinen diese Ressourcen in gewisser Weise ein wenig geskriptet zu sein, und ich kann mich nicht wirklich mit dem Autor identifizieren.

Das war, bis ich auf ein Video von Matt D'Avella stieß, dessen Produktivitäts-YouTube-Kanal Millionen von Zuschauern zählt. Seine Videos konzentrieren sich auf Produktivität, Selbstverbesserung und die Vermeidung von Burnout/Hustle Culture. Für ein Video mit dem Titel Wie ich den ganzen Tag produktiv bleibe , tat er es überraschenderweise nicht. Zu sehen, wie er den ganzen Tag mit einigen Aufgaben kämpfte, an einigen Stellen scheiterte und an anderen erfolgreich war, um schließlich einige größere zu verschieben, war – erfrischend.

Zu sehen, wie D'Avella mit der Unannehmlichkeit konfrontiert wurde, einige wichtige Aufgaben nicht zu Ende zu bringen, nur um damit Frieden zu schließen, es abzuschütteln und am Ende des Tages ins Fitnessstudio zu gehen, machte es seltsam beruhigend. Es hat mir gezeigt, dass wir genauso viel Verständnis, Loslassen und das Vertrauen brauchen, dass wir diese Aufgaben beim nächsten Mal erledigen können, um tatsächlich anpassungsfähig zu sein.

Denn je mehr Sie sich über Ihren Zeitplan, die verschwendete Zeit oder das, was nicht funktioniert hat, ärgern, desto starrer werden Sie.

Planen Sie nicht jeden Tag im Detail

Forbes hatte vor nicht allzu langer Zeit einen Artikel über Zeitmanagement-Mythen, und der Rat eines Interviewpartners blieb bei mir hängen:

„Plane deinen Tag“ war früher das Mantra des Zeitmanagements. Wenn Sie jedoch nur Ihren Tag planen, kommen Sie langfristigen Zielen nie näher. Du beendest den Tag mit Extra-To-dos, die der morgigen Liste hinzugefügt werden, bis du sie schließlich aufgibst. Das können unwichtige Aufgaben sein, häufiger sind es aber Aufgaben mit längerem Zeithorizont. Planen Sie in Ihrer Woche Zeit für längerfristige strategische Ziele ein.“

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

Wenn Sie sich zu sehr auf jeden Tag konzentrieren, laufen Sie Gefahr, kurzsichtig zu werden. Welche langfristigen Ziele Sie auch immer hatten, sie bleiben alle auf der Strecke. Dies eröffnet ein ganz neues Problem bei der Erledigung täglicher Aufgaben ohne einen anderen Grund, als „die Frist einzuhalten“.

Planen Sie einen Tag pro Woche ein, an dem Sie langfristige Ziele überarbeiten und Ihren Tagesablauf ändern oder anpassen, je nachdem, wie diese Aufgaben mit ihnen übereinstimmen. Sie werden feststellen, dass es einfacher ist, sich an unerwartete Veränderungen anzupassen. Wenn Sie wissen, was Ihre langfristigen Ziele sind, können Sie fundiertere Entscheidungen zur Anpassung treffen.

Ein gutes Support-System reicht weit

Einer der Gründe, warum Ihr Zeitmanagement leidet, ist die fehlende Unterstützung. Manche Menschen mögen es, Menschen um sich herum zu haben, die auf das gleiche Ziel hinarbeiten. So ähnlich wie einen Sprachkurs zu besuchen und zweimal pro Woche die gleichen Leute im Klassenzimmer zu sehen, um sich zu bemühen, das gleiche Sprachniveau zu erreichen.

Aber wie funktioniert das mit dem Zeitmanagement?

Wir werfen einen Blick auf einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre Umgebung „lernerfreundlicher“ zu gestalten, während Sie versuchen, eine gesündere Denkweise und ein gesünderes Verhältnis zur Zeit zu entwickeln.

Unterstützung bei Ihrer Familie und Ihren Freunden

Zum Beispiel eine tägliche Zeitmanagement-App herunterladen. In den App Stores stehen einige zur Auswahl, und sie konsolidieren den Zeitplan jedes Familienmitglieds mit den größeren Aktivitäten und Verpflichtungen, die Sie gemeinsam haben.

Darüber hinaus gibt es für diejenigen, die Kinder haben, Apps und Übungen, um Kindern das Zeitmanagement beizubringen. Es bietet eine einzigartige Gelegenheit, selbst zu den Grundlagen zurückzukehren und das, was Sie wissen, neu zu bewerten.

Unterstützung unter Ihren Kollegen

Wenn Sie Teil eines Teams oder einer Abteilung sind und Ihre Beziehung zu den Kollegen/Teamkollegen im Allgemeinen gut ist, können Sie sich jederzeit an sie wenden, um Unterstützung zu erhalten. Einfach Ihre Herausforderungen zu teilen, um Tipps zu bitten oder eine Methode, die Sie implementieren möchten, noch einmal zu überprüfen, wird bereits einen langen Weg zurücklegen.

Um noch einen Schritt weiter zu gehen, können Sie eine kleine Gruppe mit einem gemeinsamen Ziel organisieren. Die Unterstützung durch diejenigen, die das Unternehmen und die Arbeit so gut kennen wie Sie, ist großartig für die Bestätigung und das Verständnis.

Online-Unterstützung

Die Gewohnheitsbildungs- und Verfolgungs-App Habitica kann als ein Beispiel verwendet werden, bei dem die Online-Community als großartiges Unterstützungssystem dient. Die App selbst verfügt über ein robustes Forum, in dem sich Benutzer um gemeinsame Ziele und Erfahrungen versammeln und nach Kommentaren, Meinungen und Ratschlägen suchen können.

In ähnlicher Weise bieten Foren-basierte Websites und Diskussionsforen wie beispielsweise Reddit zahlreiche Threads und Themen zur kostenlosen Diskussion. Diese Art der Unterstützung kann auch die beste Art sein, wenn man bedenkt, wie Sie über einen Wissenspool von Hunderten – wenn nicht Tausenden – von Menschen auf der ganzen Welt verfügen. Sie werden bestimmt auf einige neue Techniken, Methoden und Denkanstöße stoßen.

r/productivity Message Board auf reddit.com

Verlassen Sie sich auf Beharrlichkeit, nicht auf Motivation

Zu guter Letzt ist einer der besten und am häufigsten übersehenen Ratschläge, sich nicht auf die Arbeitsmotivation zu verlassen, sondern auf pure Beharrlichkeit.

Es ist nicht verwunderlich, warum wir oft die Vorstellung verdrängen, „stur mit einer Aufgabe zu beginnen, auch wenn uns nicht danach ist“. Es ist unangenehm, wir würden lieber etwas anderes tun, und wir haben keine Ahnung, ob der Output den Aufwand wert ist. Als Bonus fühlen wir uns die ganze Zeit schrecklich, oder?

Nun, so unangenehm es auch sein mag, manchmal müssen wir uns selbst erziehen und Disziplin durchsetzen. Einerseits kann es nach einiger Zeit zu einem stabilen Laufwerk werden.

Andererseits brauchen wir, wie uns Künstlerin und Produktivitätstrainerin Katy Arrington mitteilte, manchmal nur das richtige Ziel, um mit unserem Aufschieben fertig zu werden. Nicht, um uns über mangelnde Disziplin aufzuregen, sondern um echte, greifbare Ziele zu finden, die uns aus dem Trott herausholen, wenn wir es am meisten brauchen.

Schlussfolgern

Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, ist harte, zermürbende Arbeit. Aber es kann einfacher werden, wenn Sie sich in die richtige Denkweise versetzen und anfangen, die Zeit anders zu betrachten. Es ist eine Konstante, keine Ressource, die Sie zu nutzen lernen müssen. Wenn Sie lernen, wie Sie eine gesunde Einstellung zu Zeitplänen, aufgewendeter Zeit, verschwendeter Zeit und dem, was Ihnen im Leben wichtig ist, entwickeln, erhöhen sich Ihre Chancen, an guten Zeitmanagementgewohnheiten festzuhalten, erheblich.