Behalten Sie den Überblick über Ihren Cashflow, indem Sie die Rechnungsumrechnungen einfach anpassen

Dies ist ein Gast-Blogbeitrag von Jens Wessel vom IT-Unternehmen Zendri.

Der Umgang mit Finanz- und Abrechnungsfragen ist das Letzte, womit Sie sich in Ihrer täglichen Arbeit beschäftigen möchten. Die Rechnungsstellung an Ihre Werbetreibenden und Publisher kann langwierig und zeitaufwändig sein, muss es aber nicht.

Die gute Nachricht: Es wird viel einfacher. Die richtige Verwaltung von Rechnungskonvertierungen in Kombination mit Tools, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihren Cashflow zu behalten, sind der Schlüssel zu einem fehlerfreien und einfachen Abrechnungsprozess.

Warum Rechnungsumrechnungen wichtig sind

Bill Conversions sind alle abrechnungsrelevanten Conversions. Bestätigte Conversions können im Conversion-Berichtsbereich des HasOffers-Dashboards überprüft werden . Sie erscheinen auf Rechnungen für beide (Werbetreibende und Publisher), solange sie genehmigt wurden.

Um sicherzustellen, dass betrügerische Conversions von Zahlungen ausgeschlossen werden, ist es äußerst wichtig, Conversions bei Bedarf anzupassen. Es gibt zwei Möglichkeiten, Conversions anzupassen:

• Genehmigen Sie sie, nachdem Sie sie in einem ausstehenden Status belassen haben. Sie werden zu Rechnungs-Conversions, sobald der Werbetreibende die Überprüfung der Gültigkeit der Conversion abgeschlossen und sie als genehmigt bestätigt hat.
• Automatische Genehmigung durch das System. Dies ist eine Publisher-freundlichere Methode, da sie Conversions sehen, sobald sie in ihren Berichten generiert werden. Die automatische Genehmigung erfordert eine Untersuchung durch den Werbetreibenden nach der Genehmigung der Conversions. Dazu kann es erforderlich sein, eine Konvertierung abzulehnen, falls sie nicht als gültig klassifiziert werden konnte.

Bei jungen Zeitfenstern (also Zeitfenstern, die gerade zu Ende gegangen sind) ist es wichtig, die Umrechnungen so schnell wie möglich anzupassen, sobald die Gültigkeit geklärt ist. Normalerweise sollten Sie sicherstellen, dass die Anpassungen der Rechnungsumrechnung für die letzten drei Monate regelmäßig überwacht werden. Die meisten Änderungen in Bezug auf Untersuchungen zu Rechnungsumrechnungen erfolgen durch manuelle Überprüfung der Umrechnungen des Vormonats. Je schneller Sie eine Rechnung für einen bestimmten Zeitraum erstellen, desto mehr Anpassungen müssen in zukünftigen Rechnungen für denselben Zeitraum berücksichtigt werden.

Was passiert, wenn ein Netzwerk die Rechnungsumrechnungen nicht anpasst? Abhängig von der Art der Angebote, mit denen ein Netzwerk zu tun hat, kann es mehr oder weniger notwendig sein, die Rechnungsumrechnungen anzupassen. Wenn es bei einem Angebot keine Nachfrist für Leads gibt, besteht dafür kein größerer Bedarf. In den meisten Fällen müssen Werbetreibende jedoch die Gültigkeit einer Conversion untersuchen. Dies erfordert auch eine Anpassung der Rechnungsumrechnungen auf der Netzwerkseite.

Falls Rechnungsumrechnungen nicht wie vorgesehen angepasst werden, kann dies zu einem höheren manuellen Aufwand führen, um korrekte Beträge in Rechnung zu stellen. Sobald Anpassungen auf Seiten des Werbetreibenden gemeldet werden, müssen Netzwerke Rechnungen löschen und manuell neu generieren. Durch die Anpassung der Rechnungskonvertierungen innerhalb von HasOffers stellt das Netzwerk sicher, dass gleichzeitig ein sauberes Reporting und eine einwandfreie Rechnungsstellung vorhanden sind.

Behalten Sie Conversion-Anpassungen im Auge

Für Netzwerke kann es eine tägliche Routine sein, den Status oder Wert von Conversions zu ändern. In HasOffers ist es einfach , eine Conversion von „ausstehend“ zu „genehmigt“, von „genehmigt“ zu „abgelehnt“ zu ändern, Massenaktualisierungen durchzuführen oder Conversions hochzuladen. Wenn Sie dem betreffenden Werbetreibenden oder Publisher bisher keine Rechnung gestellt haben, sollte es kein Problem geben.

So gehen Sie vor, wenn Sie dem Werbetreibenden oder Publisher bereits Rechnungen gestellt haben. Die alte Methode: Finance löscht die Rechnung, aktualisiert den in Rechnung gestellten oder bezahlten Betrag und erstellt das Dokument neu. Zum Glück ist das kein Thema mehr.

Die neue Methode: Billoid verfolgt alle Änderungen vor und nach der automatischen Rechnungsstellung. Dies ist eine optimierte Art, Ihre HasOffers-Daten zu verarbeiten. Sobald Sie Änderungen identifiziert haben, erhalten Sie transparente Anpassungen für den jeweiligen Zeitraum. Diese Anpassungen können der nächsten Rechnung hinzugefügt werden, in der das Angebot, der Zeitrahmen, die Conversions und die Auszahlung oder der Umsatz angegeben sind.

Zahlen Sie nur gedeckte Auszahlungen

Als Netzwerk oder Agentur zu arbeiten bedeutet, dass Sie die Zahlungen von Werbetreibenden und Publishern gleichzeitig koordinieren müssen. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass Publisher-Zahlungen keine Probleme verursachen, wenn die Advertiser-Seite noch nicht bezahlt hat. Viele Finanzexperten aus Affiliate-Netzwerken bestätigten, dass es sehr zeitaufwändig sein kann, wenn Sie versuchen, die Abdeckung von Publisher-Zahlungen manuell zu verfolgen.

Wie können Sie also Ihren Cashflow im Griff behalten? Wir haben unserem Produkt Billoid einige aufregende Funktionen namens Cash Flow Management hinzugefügt, die auf dieses konkrete Problem abzielen. Das bedeutet, dass Netzwerke, die unseren Service nutzen, die Möglichkeit haben, zu entscheiden, ob sie einen Publisher nur für Angebote bezahlen möchten, die durch Advertiser-Zahlungen „gedeckt“ sind, oder auch die „nicht abgedeckten“ Angebote bezahlen möchten.

Filtern Sie nach abgedecktem Status

Sie können nach Deckungsstatus filtern, bevor Sie die Gutschriften (Affiliate-Rechnungen) für Publisher erstellen. Der Filter enthält die abgedeckten Statusoptionen „nicht abgedeckt“ und „abgedeckt“. Sobald eine Rechnung eines Werbetreibenden als bezahlt markiert wurde, werden die zugehörigen Publisher-Einnahmen automatisch als „gedeckt“ angezeigt, sodass sie für die Zahlung gefiltert werden können. Nachdem Sie den Filter angewendet haben, sehen Sie den offenen Betrag, der durch die Rechnungen des Werbetreibenden gedeckt ist. Wenn Sie diese Positionen (Angebote) fakturieren, bleiben alle „nicht gedeckten“ Positionen für den gleichen Zeitraum in der Tabelle als nicht fakturiert, während die „gedeckten“ Positionen im Gutschriftsbeleg stehen.

Um zu wissen, wie viele Artikel nicht abgedeckt sind und nicht durch den Filter abgerechnet werden, können Sie die Anzahl der Artikel insgesamt sehen, die für den Zeitraum vorhanden sind.

Definieren Sie Ihren Deckungsstatus

Während die „gedeckte“ Klassifizierung für Publisher-Einnahmen auf der anderen Seite eine vollständig bezahlte zugehörige Advertiser-Rechnung bedeutet, können Sie diese Definition in den Einstellungen ändern. Sie können festlegen, welcher Prozentsatz einer Advertiser-Rechnung bezahlt werden muss, um damit verbundene Publisher-Einnahmen als „gedeckt“ zu klassifizieren.

Dokumentation

Nachdem Sie Werbetreibendenrechnungen und Publisher-Gutschriften erstellt haben, werden diese in der Rechnungs- und Gutschriftsliste angezeigt. Zu jedem Beleg können Sie die dazugehörigen Belege einsehen, u.a. ob bereits bezahlt wurde und wer der zuständige Account Manager ist.

Abschließende Gedanken

Der Abrechnungsprozess für Netzwerke kann viel Zeit in Anspruch nehmen und arbeitsintensiv sein. Aber wenn Sie in der Lage sind, das Tempo vieler Bereiche Ihres Unternehmens zu übernehmen und sich mit den richtigen Tools für Abrechnungs- und Finanzfragen auszustatten, können Sie einen fehlerfreien und problemlosen Abrechnungsprozess haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Prozess zur Verwaltung von Rechnungskonvertierungen während ihrer Abrechnungszyklen haben, um Anpassungen der Rechnungskonvertierung in zukünftigen Perioden zu minimieren. Indem Sie Publisher nur für Auszahlungen bezahlen, die bereits von ihren Werbetreibenden erhalten wurden, können Sie Cashflow-Risiken reduzieren.

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