E-Rechnung: Ein Leitfaden

Die durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit kann zwischen zwei Tagen und zwei Wochen liegen.

Es kann eine manuelle Verarbeitung erfordern und auch recht komplex sein, da es mehrere Felder mit Rechnungsdaten, Authentifizierungsstufen und Kommunikationen gibt.

Der Einsatz elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) kann diesen Prozess erheblich vereinfachen und verbessern, allerdings kommt es leicht zu Verwirrung, wenn man sie mit anderen Formen der Rechnungsstellung vergleicht.

Was ist E-Rechnung?

E-Invoicing (auch elektronische Rechnungsstellung genannt und manchmal auch als eInvoicing geschrieben) ist eine Form des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zur Ausgabe und Verarbeitung von Rechnungsdaten in speziellen und integrierten elektronischen Formaten.

Diese Formate sind vordefiniert. Die Buchhaltungssoftware des Absenders und Empfängers kann die Daten automatisch einfügen und extrahieren, um relevante Felder auszufüllen.

Dieses elektronische Format ist im Allgemeinen für Menschen nicht lesbar. Es gibt jedoch Versionen, die auch für Menschen lesbare visuelle Formate bereitstellen. Diese sind unter bestimmten Umständen hilfreich.

E-Invoicing wird häufig von Unternehmen genutzt, die relativ viele Rechnungen versenden. Ein gutes Beispiel hierfür sind Business-to-Business-Unternehmen (B2B) .

Was ist elektronischer Datenaustausch (EDI?)

Electronic Data Interchange (EDI) ist ein System zum elektronischen Datenaustausch direkt zwischen Computern. Es wird häufig von Unternehmen zum Senden und Empfangen von Dokumenten wie Bestellungen (POs), Rechnungen, Verträgen und mehr verwendet.

Es verbessert die Effizienz und Geschwindigkeit, mit der Organisationen miteinander kommunizieren und Transaktionen durchführen können.

EDIs basieren auf festgelegten Standards für die Datenspeicherung und -präsentation, um sicherzustellen, dass die Informationen beim Senden korrekt extrahiert werden. Beispielsweise müssen die Rechnungsnummer oder das Datumsformat konsistent sein. Beispiele für diese Standards sind die Formate EDIFACT, X12 und XML.

Erfolgt EDI immer online?

EDI wird nicht immer online abgewickelt. Tatsächlich stammt es aus der Zeit vor dem Internet und frühe Versionen davon wurden sogar bereits bei der Berliner Luftbrücke 1948 verwendet.

Für die komplexe Militär- und Frachtlogistik wurden damals auf Funk- und Telefontechnik basierende Modems eingesetzt. Ab den 1960er Jahren wurde eine ähnliche Technologie auch in der kommerziellen Supply-Chain-Logistik häufig eingesetzt.

E-Rechnungen im Vergleich zu regulären Rechnungen

Der E-Invoicing -Prozess ist automatisiert, während die reguläre Rechnungsverarbeitung in der Regel ein manueller Prozess ist. Diese Verarbeitung umfasst Dateneingabe, Überprüfung, Genehmigung, Versand und mehr.

E-Rechnungen vs. digitale Rechnungen

Bei digitalen Rechnungen handelt es sich um reguläre Rechnungen, meist im PDF- oder Word-Dokumentformat. Das bedeutet, dass sie auch eine manuelle Bearbeitung erfordern.

Auch wenn sie technisch gesehen digital sind, haben E-Rechnungen eine sehr spezifische strukturierte Form, die automatisch importiert und vom System des Käufers und Verkäufers gelesen wird.

Ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

In vielen Ländern, insbesondere innerhalb der EU, ist die elektronische Rechnungsstellung zunehmend verpflichtend. Jedes Land hat seine eigenen Anforderungen. Und diese Anforderungen können sich ändern.

Die Umsetzung kann Auswirkungen auf Unternehmen haben. Wenn beispielsweise in einigen europäischen Ländern E-Rechnungsinformationen fehlen, können bestimmte Kundenaufträge einfach nicht initiiert werden.

In anderen Fällen müssen nicht alle Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung nutzen, aber bestimmte Lieferanten müssen in der Lage sein, diese zu akzeptieren.

7 Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

1. Optimiert die Rechnungsverarbeitung

E-Invoicing kann die Rechnungsstellung und den gesamten Order-to-Cash-Prozess (O2C) erheblich rationalisieren.

Der reguläre Rechnungsprozess ist darauf angewiesen, dass Menschen ihn initiieren. Dieser Start kann jedoch durch eine Reihe von Faktoren verzögert werden, beispielsweise durch Wochenenden, Feiertage, Spamfilter oder überfüllte E-Mail-Postfächer.

2. Reduziert menschliche Fehler

Obwohl es von Land zu Land unterschiedlich ist, bestehen Rechnungen in der Regel aus etwa neun Feldern, darunter Datum, Preis, Käuferinformationen, Verkäuferinformationen, Steuercodes und mehr.

Das Ausfüllen dieser Dokumente und die manuelle Rechnungsbearbeitung im weiteren Sinne erfordern viel Arbeit. Die automatisierte Rechnungsstellung reduziert diesen Aufwand und erledigt ihn genauer, als es ein Mensch kann.

3. Reduziert den Papierkram

Papierrechnungen können Arbeit verursachen. Sie verursachen mehr manuelle Dateneingabeaufgaben. Und während gescannte Papierrechnungen als Computerdateien gespeichert werden können, erfordern physische Kopien möglicherweise physischen Speicherplatz.

Indem Sie Papier aus dem Rechnungsprozess entfernen, können Sie Zeit und Platz sparen.

4. Sicherheit

XML-Formate und andere Standards für die elektronische Rechnungsstellung sind für Betrüger schwer zu reproduzieren.

Dies ist nützlich, da Rechnungsbetrug häufig vorkommt.

Laut einem Bericht von Medius lagen die durchschnittlichen geschätzten Betrugskosten für mittelständische Unternehmen im Jahr 2022 bei über 280.000 US-Dollar pro Jahr. Und jedes fünfte Unternehmen verzeichnete im gleichen Zeitraum 21 bis 30 Fälle.

5. Dateneinblicke

E-Invoicing-Systeme können alle bezahlten und offenen Rechnungen verfolgen und gleichzeitig Muster und Trends bei Ausgaben, Lieferantenleistung und Zahlungszyklen sammeln, organisieren und analysieren.

Dies wiederum hilft bei der Datenanalyse, die zur Prognose des Cashflows und zum Aufbau strategischer Finanz-Business-Intelligence verwendet werden kann.

6. Einfachere Integration in das breite Zahlungsökosystem

Bei der regulären Papier- oder digitalen Rechnungsstellung ist ein manueller Eingriff erforderlich, um die anderen Systeme zu aktualisieren.

E-Rechnungen können jedoch in andere Geschäftssysteme integriert werden, mit denen sie automatisch kommunizieren und Daten austauschen. Dazu gehören Buchhaltungssysteme, ERP-Systeme oder Zahlungsorchestrierungssysteme.

Dadurch werden Geschäftsprozesse verbessert und die Zahlungsabwicklung rationalisiert.

7. Reduziert die Kosten

Ob Zeitersparnis, weniger Betrug, weniger Papierrechnungen usw. – die oben genannten Vorteile tragen alle zu geringeren Kosten bei.

Darüber hinaus sind die Folgeeffekte möglicherweise schwer zu quantifizieren, aber sie sind sehr real. Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam kann an anderen Aufgaben und Strategien arbeiten. Sie können auch besser auf eine Expansion vorbereitet sein, die Lieferantenbeziehungen verbessern und allgemein eine höhere Arbeitsmoral haben.

Die Rechnungsverwaltungslösung von TreviPay

Unsere End-to-End-Software für das Zahlungs- und Rechnungsmanagement revolutioniert B2B-Handelsbeziehungen. Es bietet nicht nur die mit dem E-Invoicing-Prozess verbundenen Vorteile, sondern fügt noch weitere wichtige Vorteile hinzu.

Es ermöglicht Geschäftskäufern, Handelskredite zu nutzen, bietet Echtzeit-Autorisierungen über alle Kanäle hinweg, ermöglicht Echtzeit-Onboarding und erweitert die Reichweite durch Rechnungsstellung und Forderungsmanagement für 32 Länder.

Und es digitalisiert und automatisiert Debitorenprozesse und sorgt gleichzeitig für ein robustes Betrugs- und Risikomanagement mit Funktionen wie AML, KYC/KYB.

Abschluss

E-Invoicing ist eine Form des elektronischen Datenaustauschs (EDI) zur Ausstellung und Verarbeitung von Rechnungen in vordefinierten elektronischen Formaten.

Es wird häufig von B2B-Unternehmen verwendet, die große Rechnungsmengen ausstellen und verarbeiten. Es rationalisiert den Zahlungsprozess und reduziert menschliche Fehler und Papierkram (sowohl im übertragenen als auch im wörtlichen Sinne).

Es bietet außerdem robuste Sicherheit und wertvolle Dateneinblicke. Dies hilft Unternehmen, Finanzmuster zu erkennen und Prognosen zu erstellen.

Im Gegensatz zu regulären oder digitalen Rechnungen sind E-Rechnungen in andere Systeme wie Buchhaltungs- oder Zahlungsorchestrierungssysteme integriert.