Das Dokument, das jedes Dienstleistungsunternehmen für die Einstellung neuer Teammitglieder haben MUSS

Dieser Artikel über die Einstellung und Verwaltung in einem Dienstleistungsunternehmen ist von Sharon DeLay, einer Personalberaterin, deren Firma Unternehmen im gesamten Osten der USA betreut.

Sharon Delay

Die Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern ist eine der größten Herausforderungen, die ein Inhaber eines Dienstleistungsunternehmens tun kann. Was würden Sie für ein einfaches Dokument geben, das alle folgenden Aufgaben erfüllt?

• Bietet Anleitung zu den Rollen und Verantwortlichkeiten der Position
• Ermöglicht Ihnen die Durchführung von Analysen zur Bestimmung des Ausnahmestatus einer Position
• Stellt den Rahmen dar, um den herum die Vergütung festgelegt wird
• Richtet die Interviewfragen ein, um die Position zu besetzen
• Legt den Karriereweg für die Person fest, die die Position ausfüllt
• Beschreibt die wichtigsten Erwartungen an die Stelle, einschließlich der Arbeitsumgebung und der Berichtsstruktur
• Dient als grundlegendes Leistungsbeurteilungsdokument
• Enthält Informationen, die für Unterbringungs- und Urlaubsentscheidungen erforderlich sind
• Dient als Barometer dafür, wann es an der Zeit ist, einen leistungsschwachen Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen zu entlassen

Die Stellenbeschreibung

Siehe Stellenbeschreibung . Dieses viel verleumdete, oft ignorierte Dokument spielt eine entscheidende Rolle bei der Einstellung, Verwaltung und Trennung von Teammitgliedern. Es sollte der Eckpfeiler jeder Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung sein, lange bevor Sie Ihre erste Einstellung vornehmen.

Wir hören häufig aus Branchen, die als „Fluktuationsstark“ gelten, dass die Entwicklung einer Stellenbeschreibung Zeitverschwendung ist. Wenn Sie die vielfältigen Verwendungsmöglichkeiten für die Stellenbeschreibung verstehen, werden Sie verstehen, warum sie ein entscheidendes Instrument für die Einstellung und Beförderung von Teammitgliedern ist.

Vor Ihrer ersten Einstellung

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine gründliche Analyse dessen durchführen, was Sie von einer Position für Ihr Unternehmen erwarten. Beginnen Sie damit, sich zu fragen, WARUM Sie diese neue Position brauchen. Suchen Sie eine Führungskraft wie Sie? Oder jemanden, der Teil Ihres Teams im Außendienst wird? Denken Sie daran, dass es möglicherweise Dienste gibt, die einige der Arbeiten kostengünstiger und effizienter erledigen können (Buchhaltung, Anrufbeantworter, Personalabteilung usw.), indem sie Verträge abschließen und nicht einstellen.

Fragen zum Ausfüllen einer Stellenbeschreibung

• Welche Tools und Ressourcen werden für diese Aufgabe benötigt? Wird hauptsächlich am Computer gearbeitet? Wird die Person andere Tools bedienen, die eine spezielle Schulung erfordern? Muss die Position in der Lage sein, ein Telefon zu beantworten und mit Kunden zu sprechen?
• Welches Bildungsniveau oder welche Zertifizierung ist erforderlich und erwünscht, um diesen Job auszuüben? Nur sehr wenige Positionen erfordern tatsächlich einen Abschluss, also seien Sie sehr vorsichtig mit Ihren Anforderungen und Wünschen.
• Welche Aufsichtsverantwortung hat diese Stelle und für wie viele Stellen? Muss die Position Ihre Zustimmung zu allen Entscheidungen einholen oder hat die Position erhebliche Entscheidungsbefugnisse?
• Was sind die physikalischen und Umweltbedingungen? Erfordert die Position den ganzen Tag viel Sitzen? Befindet sich die Position in einem Lager, das viel Laufen erfordert? Gibt es viele sich wiederholende Bewegungen? Bewerten Sie alle physischen und umweltbezogenen Aspekte der Arbeit objektiv.
• Wie hoch ist die Vergütung für die Stelle? Eine Gehaltsrecherche basierend auf den Rollen und Verantwortlichkeiten sowie den möglichen Berufsbezeichnungen hilft Ihnen, die finanziellen Auswirkungen der Position zu verstehen.
• Wie werden Sie bewerten und messen, ob die Person in der Position die Arbeit Ihren Erwartungen entsprechend erledigt? Notieren Sie diese Informationen.

Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen gut im Griff haben, ist dies immer noch eine gute Analyse zum Abschließen. Es stellt sicher, dass Sie über eine umfassende, aktualisierte Stellenbeschreibung verfügen, die Ihnen hilft, auf die für 2019 erwarteten Änderungen der Überstundenbefreiung zu reagieren.

Schreiben der Stellenbeschreibung

Wenn Sie diese Fragen beantwortet und objektiv beantwortet haben, haben Sie den Rahmen für eine Stellenbeschreibung. Sie haben auch eine Analyse durchgeführt, die Ihnen hilft, Folgendes zu bestimmen:

• Freistellungsstatus der Position oder ob Sie Überstunden zahlen müssen oder nicht für alle geleisteten Arbeitsstunden über 40 in einer Arbeitswoche.
• Hauptverantwortlichkeiten der Position in jedem Arbeitszyklus (täglich, wöchentlich usw.)
• Welche zusätzlichen Tools Sie benötigen, um das Kompetenzniveau zu erwerben und sicherzustellen, das die potenziellen Kandidaten benötigen.
• Die körperlichen und ausdauernden Fähigkeiten, die die Position erfordert. Wenn die Stelle beispielsweise einen erheblichen Teil des Tages auf engstem Raum arbeitet und ein Kandidat angibt, dass er klaustrophobisch ist, können Sie ihn möglicherweise nicht aufnehmen.
• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt für die Position, mit dem Sie sicherstellen können, dass Sie die qualifizierten Talente anziehen, die Sie benötigen.
• Wie Sie die Leistung der Person bewerten, die die Stelle annimmt.

Einstellung und Vorstellungsgespräch

Eine gut definierte Stellenbeschreibung wird, wenn sie zusammengefasst wird, zu einer attraktiven Stellenausschreibung sowie zur Grundlage für die Entwicklung Ihres Interviewprozesses und Ihrer Fragen.

Wenn die Stelle beispielsweise erfordert, dass ein Kandidat viel telefoniert, wissen Sie jetzt, dass das Erstgespräch telefonisch geführt werden sollte, um die Telefonpräsenz des Kandidaten zu evaluieren. Wenn die Stelle mit Chemikalien als normaler Teil der Arbeit umgeht, können Sie eine Bewertung entwickeln, die Sie während des Vorstellungsgesprächs verwenden können, indem Sie die Kandidaten über die geeigneten Reinigungsmittel für bestimmte Jobs und den sicheren Umgang damit „ausfragen“. Sie können auch situative Interviewfragen entwickeln, die auf tatsächlichen Situationen basieren, die Sie im Job erlebt haben.

Eine ausgefüllte und detaillierte Stellenbeschreibung zur Überprüfung während des Vorstellungsgesprächs ermöglicht es Ihnen und dem Kandidaten außerdem, die Stelle zu besprechen und zu bestätigen, dass sie in der Lage sind, sie wie dargestellt auszuführen.

Nach der Einstellung eines neuen Teammitglieds

Eine gründliche Stellenbeschreibung wird zu einem hervorragenden Schulungsleitfaden und Instrument zur Leistungsbewertung.

Der Überblick über die Verantwortlichkeiten der Stelle aus täglicher, wöchentlicher, monatlicher, vierteljährlicher und jährlicher Perspektive bedeutet, dass Sie die Reihenfolge identifiziert haben, in der die Person die Aufgaben lernen muss. Entwickeln Sie nun eine Schulungs-Checkliste, um diese Schulungsaufgaben und die Reihenfolge der Durchführung zu untermauern. Dies kann häufig die Zeit verkürzen, die erforderlich ist, um einen Mitarbeiter dazu zu bringen, Leistung zu erbringen und Einnahmen für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Leistungsbeurteilungen

Zusätzlich können Sie an Ihren festgelegten Bewertungspunkten ganz einfach mit einem Häkchen oder Minuszeichen neben jeder Verantwortung vermerken, ob der neue Mitarbeiter die Aufgaben erledigt hat. Entwickeln Sie für die Aufgaben, die noch gelernt oder verbessert werden müssen, ein Zielblatt, fügen Sie es bei und verwenden Sie es als Grundlage für spätere Leistungsbesprechungen. Sie haben gerade eine Leistungsüberprüfung und Dokumentation in einem einfachen Schritt abgeschlossen!

Die Beherrschung aller Verantwortlichkeiten einer Stellenbeschreibung gibt einen Hinweis darauf, wann es Zeit für eine Beförderung oder erweiterte Aufgaben ist. Dies fließt in die Karriereentwicklung Ihrer Mitarbeiter ein. Karriereentwicklungsmöglichkeiten erhöhen das Engagement und reduzieren die Fluktuation.

Wenn die Dinge nicht klappen

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihr neuer Mitarbeiter einige seiner Hauptaufgaben einfach nicht erfüllt. Unabhängig davon, welche Ziele Sie sich gesetzt oder zusätzliche Schulungen durchgeführt haben (wie in Ihren Bewertungsdokumenten oben angegeben), kann es an der Zeit sein, sich von dem Mitarbeiter zu trennen.

Eine Überprüfung der Stellenbeschreibung und aller Dokumente zur Leistungsbeurteilung und Zielsetzung hilft Ihnen festzustellen, ob es an der Zeit ist, sich zu trennen.

Ihre Investition in die Durchführung einer gründlichen Stellenanalyse, die Erstellung eines schriftlichen Dokuments, die Überprüfung mit dem neuen Auszubildenden und die anschließende Verwendung der Stellenbeschreibung als Instrument zur Leistungsbewertung erstellt einen Papierpfad, der Ihnen sehr helfen sollte einen unrechtmäßigen Kündigungsanspruch bekämpfen, sollte einer gegen Sie erhoben werden.

Wenn eine Aktion in Auftrag ist

Viele der gleichen Gedanken hinter der Einstellung einer neuen Person und der Beförderung einer neuen Position gelten gleichermaßen. Wenn Sie im Voraus zusätzliche Zeit in die Entwicklung einer Stellenbeschreibung investieren, sparen Sie während der gesamten Dauer der Position Zeit und Mühe in Bezug auf Schulung, Entwicklung, Dokumentation und Belohnungen.

Wenn ein Teammitglied die in der ursprünglichen Stellenbeschreibung festgelegten Kriterien erfüllt und übertrifft, ist es möglicherweise an der Zeit, es in Ihrem Unternehmen zu befördern.