E-Mail-Signaturen von Ärzten richtig gemacht (mit Beispielen!)

Die meisten Ärzte kommunizieren heute mit Patienten per E-Mail. Da die Kommunikation zwischen Arzt und Patient jedoch sensible Informationen enthält, müssen Fachleute im medizinischen Bereich besonders darauf achten, dass die Kommunikation sicher und privat bleibt, um beim Patienten Vertrauen zu wecken.

Ein großer Teil des Vertrauensaufbaus ist eine professionelle E-Mail-Signatur eines Arztes, die sofort erkennen lässt, von wem die E-Mail stammt. Stellen Sie sich schließlich vor, dass ein Arzt eine E-Mail nur mit einem Namen und ohne Kontext oder Kontaktdaten sendet – das würde eine Antwort des Empfängers deutlich unwahrscheinlicher machen.

Die guten Nachrichten? Heutzutage haben Lösungen wie Newoldstamp den Prozess der Erstellung ansprechender E-Mail-Signaturen für Ärzte vereinfacht und bieten einen optimierten Prozess und eine Vielzahl von Vorlagen, die Ihnen bei der Erstellung einer HIPAA-konformen und effektiven Signatur helfen.

In diesem Ratgeber erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine professionelle E-Mail-Signatur für Ärzte einzurichten. Aber lassen Sie uns zunächst untersuchen, warum sie wichtig sind.

Welche Vorteile bieten E-Mail-Signaturen von Ärzten?

Das Einfügen einer Signatur in Ihre E-Mails mag wie eine geringfügige Änderung erscheinen, kann jedoch tatsächlich einen großen Unterschied in Ihrer Beziehung zu Patienten bewirken. Schauen wir uns die Vorteile für Sie als Arzt und als Patienten an.

Die Vorteile der Verwendung von E-Mail-Signaturen für Ärzte

Optimieren Sie die Kommunikation

Eine ärztliche Unterschrift trägt dazu bei, das Hin und Her zu reduzieren, indem sie dem Patienten mitteilt, wie er Kontakt aufnehmen kann, und klare Erwartungen formuliert, wann er mit einer Antwort rechnen kann. Patienten können außerdem schnell und effizient die richtige Person erreichen, was die Kontaktzeit verkürzt und Verzögerungen im Prozess minimiert.

Fördern Sie den Verkehr

Als Arzt benötigen Sie einen Plan für das Wachstum Ihrer Praxis. Dazu gehört die Gewinnung weiterer Leads und die Einführung Ihrer aktuellen Patienten in Ihre medizinischen Dienste. Durch die Verknüpfung Ihrer Website und Ihrer Social-Media-Profile können Sie den Traffic steigern und Ihre Fangemeinde vergrößern. So stellen Sie sicher, dass Ihre Patienten über die neuesten Informationen über Ihre Praxis verfügen.

Vorteile von E-Mail-Signaturen für Patienten

Einfacher Zugang zu Informationen

Ihre Patienten erwarten Zugang zu den Diensten und Informationen, die sie benötigen. Aus diesem Grund enthalten die besten Beispiele für E-Mail-Signaturen eine Vielzahl von Details, z. B. Kontaktinformationen, Möglichkeiten zur Terminvereinbarung, Ressourcen für häufige Fragen und Anweisungen, was in dringenden Situationen zu tun ist.

Verbesserte Erfahrung

Wenn Sie sich gute Beispiele für Unterschriften von Ärzten ansehen, werden Sie feststellen, dass es sich nicht nur um eine Sammlung von Details über eine Praxis handelt, sondern dass sie einen klaren Zweck verfolgen. Eine effektive Vorlage für Arztunterschriften soll die wichtigsten Informationen hervorheben und die Bedürfnisse der Patienten antizipieren, um die Erfahrung mit der Arztpraxis zu optimieren.

Erstellen einer professionellen E-Mail-Signatur für Ärzte

Wenn Sie noch nie eine spezielle Signatur für Ihre E-Mails verwendet haben, fragen Sie sich wahrscheinlich, welches das beste Format für die Gestaltung von E-Mail-Signaturen ist und welche Elemente Sie verwenden sollten.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier eine Liste der wichtigsten Elemente, die Sie einbeziehen sollten.

Elemente, die in eine E-Mail-Signatur eines Arztes einbezogen werden sollen

Wenn Sie entscheiden, welche Informationen in Ihrer Signatur hervorgehoben werden sollen, hängen die Entscheidungen, die Sie treffen, von Ihrer Situation ab. Allgemeinmediziner und Fachärzte können nämlich unterschiedliche Bedürfnisse haben, wenn sie entscheiden, was sie einbeziehen.

• Hausärzte haben eine Routine mit Patienten, die einem bestimmten Muster folgt. Dinge wie Erinnerungen an jährliche Kontrolluntersuchungen und Impfungen sowie Ressourcen für Überweisungen an Spezialisten könnten die Erfahrung des Patienten verbessern.
• Auch Hausärzte könnten von einer Auflistung der Sprechzeiten profitieren, damit die Patienten wissen, wann sie Kontakt aufnehmen können und wann sie möglicherweise ihren Besuch vereinbaren können.
• Fachärzte benötigen möglicherweise keine Sprechstunden, da sie nach Vereinbarung operieren. Sie könnten jedoch einen Link zur Terminvereinbarungsseite ihrer Website einfügen oder Einzelheiten darüber angeben, welche spezifischen Erkrankungen sie behandeln und wie sie Hilfe erhalten.

Vor diesem Hintergrund sind hier die Elemente aufgeführt, die Sie berücksichtigen sollten, um Ihre persönliche Marke als Arzt zu stärken.

Wesentliche Details

• Vollständiger Name, Berufsbezeichnung, medizinische Qualifikationen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Titel (z. B. Dr., MD, DO) und medizinische Fachrichtungen (z. B. Kardiologe, Kinderarzt) verwenden. Dies stärkt Ihre Glaubwürdigkeit und Ihr Fachwissen.
• Arbeitsplatz . Geben Sie immer den vollständigen Namen des Krankenhauses an, um Ihre Zugehörigkeit deutlich zu machen.
• Kontaktinformationen. Es ist immer eine gute Idee, mehr als einen Weg zu nutzen, um Sie zu erreichen, zusammen mit Anleitungen, wie Sie in verschiedenen Situationen Kontakt aufnehmen können. Erwägen Sie Folgendes:
  • Haupttelefonnummer;
  • Notrufnummer;
  • E-Mail-Adresse: Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse als primäre Methode für nicht dringende Anfragen an;
  • Faxnummer (optional): Geben Sie diese nur an, wenn sie für Ihre Praxis noch relevant ist.
• Logo der Praxis, professionelles Foto. Das Hinzufügen des Logos der Praxis trägt zur sofortigen Wiedererkennung der Marke bei, und ein professionelles Foto verleiht eine persönliche Note und gibt dem Namen gleichzeitig ein Gesicht.
• Zertifizierungen und relevante medizinische Qualifikationen. Durch die Einbeziehung von Zertifizierungen und Qualifikationen können Sie Patienten von Ihrem Fachwissen überzeugen. Da der Platz begrenzt ist, fügen Sie nur diejenigen hinzu, die direkt relevant sind.
• Haftungsausschluss per E-Mail. Verwalten Sie Erwartungen mit einem E-Mail-Haftungsausschluss, damit Patienten nicht erwarten, dass Sie medizinische Ratschläge weitergeben.

Zusätzliche Elemente, die bei Unterschriften von Ärzten berücksichtigt werden müssen

• Geschäftszeiten. Informiert den Patienten über Ihre Verfügbarkeit und spart dem Patienten Zeit, indem er ihm mitteilt, wann er Sie erreichen kann.
• Social-Media-Symbole (optional). Wenn Sie Ihre Online-Präsenz steigern möchten, kann das Hinzufügen von Links zu Ihren Social-Media-Profilen dazu beitragen, die Followerzahl zu erhöhen und einen weiteren Kanal zu entwickeln, um Patienten auf dem Laufenden zu halten.
• Webseite (optional). Wenn Sie eine Website mit nützlichen Ressourcen, zusätzlichen Informationen oder Terminvereinbarungen haben, kann das Hinzufügen von Links nützlich sein, ist aber nicht unbedingt notwendig.
• Call-to-Action-Schaltfläche. Das Hinzufügen eines CTA (z. B. „Termin vereinbaren“) ist praktisch, um schnell einen Termin zu buchen und gleichzeitig dem Arztpraxispersonal Zeit zu sparen. Um Platz zu sparen, können Sie für Termine auch anklickbare Icons und Links verwenden.
• Banner. Machen Sie auf die wichtigsten Informationen aufmerksam, z. B. auf saisonale Grippeschutzimpfungen oder neue Dienstleistungen.

Best Practices für E-Mail-Signaturen von Ärzten

Wenn Sie ein gutes Beispiel für eine Arztsignatur sehen, folgt diese normalerweise einem Muster, das auf bewährten Konzepten für die Gestaltung von E-Mail-Signaturen basiert. Hier sind die Best Practices, die Sie berücksichtigen sollten:

• Klarheit und Prägnanz. Auch wenn die Anzahl der Angaben, die Sie angeben können, unbegrenzt ist, sollte eine gute Unterschrift eines Arztes klar, leicht lesbar und frei von unnötigen Informationen sein.
• Mobilfreundlichkeit. 46 % aller E-Mails werden mittlerweile auf Mobilgeräten geöffnet. Das bedeutet, dass Ihre Signatur ein responsives Design aufweisen muss. Die gute Nachricht ist, dass responsive E-Mail-Signaturen mit einer umfassenden E-Mail-Signaturlösung wie Newoldstamp einfach einzurichten sind.
• Markenkonsistenz. Es ist wichtig, einheitliche Branding-Elemente wie Logos und Farben zu haben. Die Verwendung derselben wie auf Ihrer Website oder Ihren Social-Media-Profilen sorgt für Vertrauen und Vertrautheit.
• HIPAA-Konformität. Um die Einhaltung der HIPAA-E-Mail-Regeln sicherzustellen, sollten Sie die Verwendung von Patientennamen, Termindetails oder anderen vertraulichen Informationen vermeiden.
• Regelmäßig aktualisieren. Der Hauptzweck von E-Mail-Signaturen besteht darin, genaue und relevante Informationen bereitzustellen. Aktualisieren Sie sie daher mindestens vierteljährlich. Es ist auch wichtig, sofort zu aktualisieren, wenn sich die medizinischen Qualifikationen oder Kontaktdaten ändern.

Newoldstamp: Die arztfreundliche Lösung zur Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen

Newoldstamp ist eine arztfreundliche Lösung, die eine Reihe von Funktionen und einen intuitiven Signatur-Designprozess bietet, mit dem jeder beginnen kann.

Folgendes können Sie erwarten, wenn Sie Newoldstamp als Ihre E-Mail-Signaturlösung wählen:

• Signaturvorlagen. Sparen Sie Zeit mit vorgefertigten professionellen Vorlagen, die Sie schnell mit den Angaben Ihrer Arztpraxis ausfüllen können.
• Anpassungsoptionen. Behalten Sie die Kontrolle über die Unterschrift Ihres Arztes, indem Sie Ihre eigenen Designs, Bilder, Logos und andere Details hinzufügen, um eine Signatur zu erstellen, die Ihre Privatpraxis widerspiegelt.
• Mühelose Updates. Konzentrieren Sie sich auf die Patientenbetreuung und nicht auf die Verwaltung Ihrer E-Mail-Signatur. Newoldstamp ist so konzipiert, dass es sehr einfach ist, Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass Ihre Kontaktdaten und Zugehörigkeiten immer aktuell sind.
• Nahtlose Integration. Sorgen Sie für einen reibungslosen Arbeitsablauf, ohne dass Sie sich mit neuer Software vertraut machen müssen. Newoldstamp lässt sich in Google Workspace, Microsoft 365 und Exchange integrieren und funktioniert mit allen wichtigen E-Mail-Clients wie Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird und mehr.
• Integrierte Analyse. Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse darüber, wie Patienten mit Ihrer E-Mail-Signatur interagieren. Anschließend können Sie diese Daten nutzen, um die Kommunikation zu verbessern, ein besseres Patientenerlebnis zu bieten und dabei mehr Termine zu buchen.

Mit einem kostenlosen E-Mail-Signaturgenerator können Sie Ihrer E-Mail-Signatur die wesentlichen Details hinzufügen. Wenn Sie erweiterte HTML-Elemente wie Banner einbinden möchten, können Sie sich für die kostenpflichtigen Signaturerstellungspläne entscheiden, die über erweiterte Funktionen für geschäftliche E-Mails verfügen.

Beispiele für E-Mail-Signaturen von Ärzten

Suchen Sie nach einem Beispiel für eine E-Mail-Signatur eines Arztes, das Sie selbst anpassen können? Entdecken Sie unten die große Auswahl an Arztunterschriftsvorlagen für medizinisches Fachpersonal, die bei Newoldstamp erhältlich sind.

Endeffekt

Sind Sie bereit, E-Mail-Signaturen von Ärzten zu einem integralen Bestandteil Ihrer E-Mail-Kommunikation und Ihres E-Mail-Marketings zu machen? Dann entdecken Sie, wie einfach es sein kann, eine individuelle Signatur für Ihre Arztpraxis zu erstellen.

Starten Sie noch heute Ihre 7-tägige Testversion von Newoldstamp und erstellen Sie Ihre erste Signatur!