Was ist Direct Inward Dialing (DID) und wie funktioniert es?

Benötigen Sie eine direkte Telefonnummer für Ihr Teammitglied? Dann benötigen Sie eine Durchwahlnummer, eine so genannte DID.

Eine DID ermöglicht es Anrufern, Ihren Mitarbeiter direkt zu erreichen, ohne den Umweg über eine automatische Vermittlung, einen Rezeptionisten oder ein Callcenter. Dies unterscheidet sich von einer internen Telefondurchwahl, die nur für diejenigen funktioniert, die innerhalb des Telefonsystems Ihres Unternehmens anrufen.

Die Verwendung von DID-Nummern für wichtige Teammitglieder steigert die Konnektivität und Effizienz, wenn Ihr Unternehmen wächst – egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das wichtige Kundenbeziehungen aufbaut, oder ein Unternehmen, das bestehende Beziehungen stärkt oder ein professionelles Image aufrechterhält.

In diesem Artikel geben wir einen detaillierten Einblick in Direct Inward Dialing, seine Funktionsweise und seine Vorteile für Unternehmen heute.

Was ist direkte Durchwahl?

Direct Inward Dialing (DID) ist eine Telefonsystemfunktion, die es externen Anrufern ermöglicht, direkt eine interne Nebenstelle anzurufen, ohne eine Telefonzentrale oder eine Telefonzentrale nutzen zu müssen. Es weist jedem Benutzer/jeder Nebenstelle in einer Organisation eine eindeutige externe Telefonnummer zu. So können externe Anrufer bestimmte Personen direkt anrufen und müssen sich nicht an die Rezeption wenden.

Um Sie bei der Nutzung von DID zu unterstützen, verbinden Telefondienstanbieter einen Block von Telefonnummern mit dem PBX-Telefonsystem (Private Branch Exchange) Ihres Unternehmens.

Mit DID können Unternehmen virtuelle Nummern einrichten, die die Hauptempfangsleitungen umgehen und direkt zu einer Nebenstelle oder einer Gruppe von Nebenstellen führen. DID kann mit lokalen, Premium-Tarif- oder gebührenfreien Nummern verwendet werden.

Andere gebräuchliche Namen für DID sind Direktwahlnummern, Direktwahl und Direkteinwahl. Wenn jemand sagt: „Erreichen Sie mich unter meiner Durchwahlnummer“, meint er im Wesentlichen Folgendes.

DID bietet Unternehmen Komfort, individuelle Anrufweiterleitung und ein professionelleres Image.

Was ist eine DID-Nummer?

Aus Sicht eines Kunden oder Klienten sieht eine Durchwahlnummer wie eine normale Telefonnummer aus. Bei der DID handelt es sich jedoch um eine virtuelle Telefonnummer , die direkt an eine Nebenstelle oder einen Standort in Ihrem Unternehmen geht. Betrachten Sie es als eine Kurzwahl-Telefonleitung.

Diese Direktwahl-Telefonnummern leiten eingehende Anrufe an das Telefonsystem einer Organisation weiter. Die Funktion, Anrufer an einen einzelnen Benutzer weiterzuleiten, macht diese Nummer „direkt“. Diese dedizierte Anrufweiterleitung wird von der VoIP-Telefonanlage verwaltet.

Im Gegensatz zu einem Festnetzanschluss (oder POTS-Anschluss ) werden diese Nummern direkt über das Telefonsystem Ihres Unternehmens weitergeleitet.

Wie funktioniert die direkte Durchwahl?

Traditionell funktioniert DID auf zwei Arten: über PSTN- Leitungen (Public Switched Telephone Network) oder VoIP (Voice over Internet Protocol ) . Beginnen wir mit PSTN.

1. Direktwahl im PSTN

Zunächst verbindet ein Telefondienstanbieter eine Reihe von Amtsleitungen mit der gehosteten PBX-Anlage des Kunden. Anschließend vergibt ein Provider einen Block an Rufnummern und weist diese dem Kunden als Durchwahlnummern zu.

Wenn ein eingehender Anruf eine der Durchwahlnummern erreicht, wird er über die Amtsleitung an die TK-Anlage des Kunden weitergeleitet. Wenn der Anruf bei der TK-Anlage eintrifft, werden die gewählte Nummer und der Anrufer übermittelt.

Schließlich leitet die PBX den eingehenden Anruf direkt an eine der Telefonnebenstellen des Unternehmens weiter, ohne dass ein Operator oder eine automatische Vermittlung erforderlich ist.

In älteren Telefonsystemen funktionierte die Direktwahl über analoge Leitungen. Das bedeutete, dass die Ausrüstung des Kunden die Niederspannungssignalisierung bereitstellen musste, damit die Telefone im System funktionieren konnten.

Das Central Office (CO) der Telefongesellschaft prüfte, ob die Leitung betriebsbereit war, und schaltete die Leitung ab, wenn sie nicht ordnungsgemäß terminierte.

In jüngerer Zeit bieten herkömmliche Telefondienste DID über PRI-Schaltkreise (Primary Rate Interface) an. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie über ausreichende Amtsleitungen von der Telefongesellschaft gemietet haben.

2. Durchwahl über VoIP

VoIP ist die modernste und flexibelste Möglichkeit, virtuelle Durchwahlnummern mithilfe von SIP-Trunking zu nutzen. SIP stellt die Amtsleitungsanschlüsse bedarfsgerecht zur Verfügung. Hierbei handelt es sich nicht um physische Leitungen, sondern um virtuelle Breitbandverbindungen nur dann, wenn Sie diese benötigen.

Diese virtuellen Links werden intern konfiguriert und die Nummern werden durch eine Softwareanwendung mit Ihren Nebenstellen verknüpft. Sie können dies selbst tun oder Ihren VoIP-Anbieter damit beauftragen.

DID auf VoIP ist hoch skalierbar. Wenn Sie beispielsweise beschließen, im nächsten Monat eine Verkaufskampagne zu starten, für die Sie 20 neue Amtsleitungen benötigen, können Sie dies ganz einfach selbst tun.

Sie müssen sich nicht an Ihre Telefongesellschaft wenden, darauf warten, dass diese einen Nummernblock zuweist, und dann einen Techniker schicken, der die Amtsleitungen physisch mit Ihrer geschäftlichen Telefonanlage verbindet.

3. DIDs zum Faxen

Der einfachste Weg, DID als Faxdienst zu nutzen, besteht darin, Ihre Direktwahlleitung an ein Faxgerät anzuschließen. Klingt einfach, oder? Allerdings entgehen Ihnen die nützlicheren und leistungsfähigeren Möglichkeiten zum Weiterleiten von Faxanrufen mit DID.

Eine gängige Praxis besteht darin, einem Computer, auf dem ein Faxserver läuft, einen Block von Direktwahlnummern zuzuweisen. Dies ermöglicht die Verknüpfung mehrerer Faxnummern für Ihr Unternehmen mit einem bestimmten Gerät oder sogar mehreren Geräten.

So wie jedes Teammitglied in Ihrem Unternehmen eine E-Mail-Adresse hat, können Sie ihm eine Faxnummer zuweisen. Wenn ein Fax für eine bestimmte Person eingeht, kann es an den Drucker in ihrem Arbeitsbereich oder sogar an ihren Computer und dessen Drucker weitergeleitet werden.

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Arten von DIDs

Der Hauptvorteil von DID besteht darin, dass es den direkten externen Zugriff auf Mitarbeiter und Abteilungen über eine einzige gemeinsame Telefonleitung ermöglicht. Unternehmen können Nummern basierend auf ihren Kommunikationsbedürfnissen und Arbeitsabläufen zuweisen.

Hier sind einige gängige Arten von DID-Nummern zur Auswahl:

• Individuelle DID-Nummern: Jedem Mitarbeiter wird eine eigene, eindeutige externe Telefonnummer zugewiesen, die direkt zu ihm weitergeleitet wird. Dadurch können externe Anrufer bestimmte Mitarbeiter erreichen, ohne eine Telefonzentrale nutzen zu müssen.
• Abteilungs-DID-Nummern: Eine ganze Abteilung oder Arbeitsgruppe nutzt eine einzige DID-Nummer. Die Nummer ruft eine Gruppe von Telefonen in dieser Abteilung an, sodass Anrufe problemlos von mehreren Personen bearbeitet werden können.
• Standortbezogene DID-Nummern: Für jeden Bürostandort oder jede Niederlassung eines Unternehmens wird eine bestimmte DID-Nummer zugewiesen. Bei Anrufen an diese Nummer klingeln die Telefone nur an diesem Standort.
• Gebührenfreie DID-Nummern: Auch als 800er-Nummern bekannt. Mit diesen Nummern können externe Anrufer Mitarbeiter/Abteilungen kostenlos erreichen. Die 800er-Nummer wird an interne Nebenstellen weitergeleitet.
• Virtuelle DID-Nummern: Nummern sind nicht an eine physische Telefonleitung gebunden, sondern werden virtuell gehostet. Anrufe werden an die vom Unternehmen angegebenen Tischtelefone, Softphones oder Mobiltelefone weitergeleitet.
• DID-Nummern der automatischen Telefonzentrale: Anrufer hören ein Menü mit Wähloptionen für verschiedene Personen/Abteilungen, wenn sie diese Art von DID-Nummer anrufen und Anrufe ohne einen menschlichen Operator weiterleiten.

Vorteile der Verwendung von DID

DID bietet im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen viele Vorteile. Die Möglichkeit, Mitarbeiter direkt anzurufen, ist für die meisten modernen Unternehmen äußerst nützlich. Hier sind einige bemerkenswerte Vorteile:

Kosten- und Betriebseffizienz

Mit DID können Sie die Anzahl der für die Anbindung Ihres Unternehmens erforderlichen Amtsleitungen reduzieren. Mit einem VoIP-System können Sie die DIDs sogar auf verschiedene Kontinente weiterleiten und so Ferngesprächskosten sparen.

VoIP ermöglicht direkte Verbindungen in das Telefonnetz, und praktisch müssen Sie nicht alle neuen Telefone oder Hardware kaufen.

Höhere Flexibilität und Mobilität

Mit DID haben Sie mehr Kontrolle darüber, wo und wann Sie Anrufe empfangen. Eine mobile Belegschaft erfordert eine flexible Lösung. Die Kombination der Leistungsfähigkeit von VoIP, DID und SIP mit Mobiltelefonen, E-Mail und SMS ergibt ein robusteres Telekommunikationssystem für Ihr Unternehmen.

Sie können Anrufe zu bestimmten Zeiten auch automatisch an verschiedene Nummern weiterleiten. Dies eignet sich hervorragend für den Support außerhalb der Geschäftszeiten für verschiedene Zeitzonen, insbesondere für globale Teams.

Verbessertes Kundenerlebnis

Kunden können Mitarbeiter ohne Hürden erreichen, wenn sie sie brauchen. Aus Kundensicht kann das ein bemerkenswertes Erlebnis sein.

Menschen bevorzugen es normalerweise, lokale Telefonnummern anzurufen. Ein in New York tätiges Unternehmen kann problemlos eine Telefonnummer in Miami oder London für Kunden in diesem Markt einrichten.

Indem Sie verschiedenen Marketingkampagnen unterschiedliche Nummern zuweisen, können Sie die Leistung jeder Kampagne genau verfolgen, Verbesserungsmöglichkeiten finden und das Kundenerlebnis noch weiter verbessern.

Produktivität

Das direkte Weiterleiten von Anrufen an die Person, ohne dass eine Rezeptionistin oder ein Telefonmenü erforderlich ist, spart Zeit. Die Nachverfolgung wird für Kunden einfacher, wenn ihr Agent eine einzige Nummer hat.

Es fördert auch eine bessere Kommunikation. Mitarbeiter kontaktieren Teammitglieder über eine spezielle Durchwahl, auch wenn diese sich in verschiedenen Gebäuden, Städten oder sogar Ländern befinden.

Sie können Ihre Durchwahlleitung eingehende Anrufe sogar automatisch auf Ihr Mobiltelefon oder andere temporäre Nummern weiterleiten lassen, ohne dass der Kunde diese privaten Nummern kennt.

Verschiedene Anwendungen von DID

DIDs haben viele Einsatzmöglichkeiten, die über die grundlegenden Geschäftstelefonsysteme hinausgehen.

Beispiele dafür, wie Unternehmen DIDs verwenden:

• Vertriebsteams verwenden häufig dedizierte DIDs für Kampagnen zur Lead-Generierung, um die Leistung bestimmter Nummern und Werbeaktionen zu verfolgen.
• Kundendienstabteilungen können DIDs für Rechnungsfragen, technischen Support oder allgemeine Anfragen einrichten und Anrufe effizienter weiterleiten.
• Marketingteams verwenden eindeutige, temporäre DIDs für bestimmte Werbekampagnen oder Veranstaltungen. Mithilfe einer spezifischen DID können sie die Rücklaufquoten messen.
• Organisationen mit mehreren Standorten können für jeden Standort eine DID einrichten, um nahtlose Übergänge zwischen Niederlassungen zu ermöglichen.
• Regierungsbehörden können DIDs verwenden, um Anrufe effizienter an die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeiter weiterzuleiten.

Nachteile von DID-Telefonnummern

Es gibt Fälle, in denen eine DID-Nummer möglicherweise nicht die richtige Option für Ihr Unternehmen ist.

Zum Beispiel, wenn es bei Ihnen in letzter Zeit zu Personalfluktuationen kam und ehemaligen Mitarbeitern Durchwahlnummern zugewiesen wurden. Auch die begrenzte Verfügbarkeit von Mitarbeitern kann sich auf Ihre Entscheidung für DID auswirken.

Es liegt an Ihrem Unternehmen, zu bestimmen, wie wichtig es ist, dass Kunden, Klienten und Lieferanten die Abteilungen direkt erreichen.

Hier sind einige häufige Einschränkungen von DIS und Möglichkeiten, diese zu mildern:

1. Eingeschränkte Anrufweiterleitung

Bei Verwendung einer Basis-DID werden Anrufe direkt an die zugewiesene Nebenstelle weitergeleitet, wodurch eine eingeschränkte Kontrolle über den Anruffluss möglich ist. Dies kann für die Verwaltung hoher Anrufvolumina oder die Weiterleitung von Anrufern an bestimmte Abteilungen ineffizient sein. Nutzen Sie virtuelle Rezeptionisten, IVR-Menüs oder Call Queuing für eine effiziente Anrufverteilung.

2. Sicherheitsbedenken

DIDs können anfällig für unbefugten Zugriff sein, wenn keine geeigneten Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind. Schützen Sie DIDs mit sicheren Passwörtern, Multi-Faktor-Authentifizierung und Anrufmaskierung.

3. Fehlende Anrufeinblicke

Bei einfachen DIDs mangelt es oft an detaillierten Anrufverfolgungsfunktionen, was die Analyse von Anrufdaten und die Optimierung der Anrufbearbeitung erschwert. Wählen Sie Anbieter mit Anrufverfolgung und integrieren Sie sie in Ihr CRM für eine umfassende Datenanalyse.

4. Hohe Kosten

Je nach Nutzungsmuster und gewählten Funktionen können DIDs im Vergleich zu herkömmlichen Telefonleitungen teurer sein. Verhandeln Sie Mengenrabatte, nutzen Sie Pay-as-you-go-Optionen oder erkunden Sie alternative VoIP-Lösungen.

Wie erhalte ich eine DID-Nummer?

Geben Sie Ihren Kunden und Lieferanten die Möglichkeit, Personen und Abteilungen in Ihrem Unternehmen über eine Direktwahl-Telefonnummer zu erreichen. Mit DID können eingehende Anrufer den Telefonbaum überspringen und Anrufwarteschlangen umgehen.

Der erste Schritt besteht darin, eine oder mehrere geschäftliche Telefonnummern zu erhalten. Wahrscheinlich haben Sie bereits einige geschäftliche Telefonnummern.

Sie können diese durch eine Methode übertragen, die als Portierung bezeichnet wird. Als Nächstes weisen Sie diese jedem Benutzer in Ihrem Telefonsystem zu. Dies kann mühelos über das Verwaltungs-Dashboard erfolgen.

Das Hinzufügen der Direktwahlfunktionen, die Ihr Team benötigt, ist einfach, wenn Sie sich an einen erfahrenen VoIP-Anbieter wie Nextiva wenden. Wir helfen Ihnen herauszufinden, wie viele Durchwahlnummern Sie benötigen und welche Lösung für Ihr Unternehmen die kostengünstigste ist.

Sobald Ihr DID-Dienst eingerichtet ist, können eingehende Anrufer Ihre Teams problemlos erreichen. In einer Welt, in der hervorragender Kundenservice ein Wettbewerbsvorteil ist, sind Direktwahlnummern nur eine weitere Möglichkeit, personalisierte Erlebnisse zu bieten.

FAQs zur direkten Durchwahl