Wie verschiedene Arten von Zeiterfassungssoftware funktionieren

Abhängig von Ihren beruflichen und persönlichen Bedürfnissen verwenden Sie vielleicht eine Stundenzettel-Software, um Ihre Arbeitszeiten im Auge zu behalten, und ein einfaches Stechuhr-Tool für nicht arbeitsbezogene Aufgaben. Oder Sie finden eine automatische Zeiterfassung, die für alle Aktivitäten besser geeignet ist. Wie auch immer, können Sie den Unterschied zwischen verschiedenen Arten von Zeiterfassungssoftware erkennen? Und was ist der Zweck der einzelnen Tools? Dieser Artikel wird Ihnen Antworten auf diese Fragen geben, die Ihnen bei der Auswahl der besten Zeiterfassungssoftware für Sie helfen werden.

Wir führen Sie durch alle Details zu:

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• Stechuhr-Software und
• eine automatische Zeiterfassung.

Zeiterfassungssoftware

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen, Ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Sie können zwischen zwei Methoden zur Nutzung einer Zeiterfassungssoftware wählen:

1. Sie können Ihre Stunden manuell eingeben ,
2. Geben Sie Ihre Arbeitszeiten ein, indem Sie einen Stundenzettel ausfüllen (Stundenzettel-Software), oder
3. Sie können einen Timer verwenden – eine Methode, die als Zeiterfassung bekannt ist.

In gewisser Weise ist Zeiterfassungssoftware ein Überbegriff für die manuelle Erfassung Ihrer Stunden sowie für einen Stundenzettel und eine Zeiterfassungssoftware, Methoden, die wir später erläutern werden.

Wer kann eine Zeiterfassungssoftware verwenden und in welchen Fällen?

• Unternehmen, die sich mit Projektallokationen befassen. Bei der Planung von Projektzuweisungen muss ein Projektmanager sicherstellen, dass genügend Ressourcen vorhanden sind, um ein Projekt in einem festgelegten Zeitraum abzuschließen. Daher kann die Zeiterfassung dem Management und dem Team dabei helfen, herauszufinden, ob die Zuordnung korrekt erfolgt ist und ob die Mitarbeiter so viel Zeit wie nötig für ein bestimmtes Projekt aufwenden.     
• Jeder, der gleichzeitig für mehrere Kunden arbeitet . Nehmen wir an, Sie sind ein Anwalt, der fünf Mandanten vertritt. Sie müssen sich mit Ihren Kunden treffen oder häufig mit ihnen telefonieren, Rechts- und Fallrecherchen für jeden Kunden durchführen und sich um viele weitere Aufgaben kümmern. Am Ende der Woche werden Sie sich wahrscheinlich nicht mehr daran erinnern, was Sie am Dienstag getan haben. Sie sollten also anfangen, eine Zeiterfassungssoftware zu verwenden, um jede Aktivität und ihre Dauer einzugeben. Diese Details sind für die Abrechnung und Rechnungsstellung von unschätzbarem Wert. Die gleichen Regeln gelten für Buchhalter, Freiberufler jeglicher Art und alle, die an stundenbasierten Projekten arbeiten.
• Remote-Teams. Bei der Telearbeit benötigen Sie einen Nachweis über Ihre erledigten Aufgaben und die dafür benötigte Zeit. In einigen Unternehmen ist dies eine zwingende Voraussetzung. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, hilft Ihnen das Verfolgen Ihrer Arbeitszeiten dabei, mehr über Ihre Produktivität zu erfahren, was uns zum nächsten Punkt bringt.
• Jeder, der bereit ist, die Produktivität zu verbessern . Sie werden Ihre Produktivität nicht steigern können, wenn Sie nicht herausfinden, was das Problem verursacht. Fangen Sie also an, alle Ihre täglichen Aufgaben zu notieren, und bald werden Sie sehen, ob Sie zu viel Zeit mit einer Aktivität verbringen. Dann sollten Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten überdenken.

Was finden Menschen an einer Zeiterfassungssoftware nützlich?

„Es ist zu einem so wichtigen Werkzeug in meinem Geschäft geworden. Ich habe mehrere Kunden, für die ich bestimmte Aufgaben nachverfolgen muss, und ich kann diese Zeiteinträge nicht nur einfach nachverfolgen, ich kann auch zurückblicken und sehen, ob ich bei diesen Aufgaben zeiteffizienter werde.“ Elisabeth K.

„Clockify ist einfach zu bedienen und genau. Vor Clockify würde ich unterschätzen, wie viel Zeit es dauern würde, ein Projekt abzuschließen und dafür zu wenig abzurechnen. Mit Clockify kann ich meine Zeit genau verfolgen und entsprechend abrechnen. Clockify hat mir und unserem Unternehmen Zeit und Geld gespart!“

Jennifer T.

„Als mein Chef empfohlen hat, dass wir 1-2 Wochen lang ein Zeiterfassungstool verwenden, um zu verstehen, wie wir unsere Zeit nutzen, habe ich das Gefühl, dass ich viele Vorteile gewonnen habe. Erhöhte Konzentration, organisierteres Gefühl bei der Arbeit an verschiedenen Aufgaben und die Möglichkeit, meinen Tag effektiver zu planen, sind nur einige wenige, aber ich glaube, je öfter ich dieses Tool verwende, desto nützlicher/hilfreicher wird es. Meine Kollegen verwendeten eine mit Makros eingerichtete Excel-Tabelle, um ihre Zeit zu verfolgen, aber ich fand die Benutzeroberfläche von Clockify viel ästhetischer und unterhaltsamer.“

Ein Zitat von einem Clockify-Benutzer

Zeiterfassungssoftware

Was ist eine Stundenzettel-Software?

Eine Stundenzettel-Software ist eine Alternative zu Papier-Stundenzetteln, die es Ihnen ermöglichen, die für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen, indem Sie die Zeiteinträge (Zeitbücher) ausfüllen. Im Vergleich zu herkömmlichen Stundenzetteln in Papierform ist die Verwaltung Ihrer Zeiteinträge mit einer Software genauer und weniger zeitaufwändig.

Die Mitarbeiter sind für die Einreichung ihrer Stundenzettel verantwortlich. Dann liegt es an den Managern, Arbeitszeittabellen zu genehmigen oder abzulehnen.

Wer kann eine Stundenzettel-Software verwenden und in welchen Fällen?

• Freiberufler . Wenn Sie Freiberufler sind, arbeiten Sie wahrscheinlich für mehrere Kunden und an verschiedenen Projekten. In diesem Fall müssen Sie genau wissen, wie viele Stunden pro Woche/Monat Sie für jede Aufgabe und jedes Projekt aufgewendet haben, damit Sie sie Ihren Kunden in Rechnung stellen können. Anstatt Ihre täglichen Aufgaben auf ein Blatt Papier zu schreiben, entscheiden Sie sich für eine Stundenzettel-Software. Auf diese Weise können Sie alle Aufgaben und Ihre abrechenbaren Arbeitsstunden notieren. Dann können Sie Ihre Aufgaben einfach nach einem bestimmten Kunden filtern, Ihren wöchentlichen Stundenzettel als PDF exportieren und an Ihren Kunden senden.

• Auftragnehmer der Regierung. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das Dienstleistungen für die Regierung erbringt, ist die Überwachung Ihrer Arbeitszeit obligatorisch. Dies ist ein weiterer Fall, in dem ein Stundenzettel nützlich ist.
• Manager . Wenn Sie Teamleiter oder Manager sind, ist das Sammeln von Arbeitszeittabellendaten der Mitarbeiter für Projektschätzungen wertvoll. Durch die Überprüfung der Arbeitszeittabellen des Teams haben Sie eine klare Vorstellung vom Fortschritt des Projekts und davon, ob es rechtzeitig abgeschlossen wird.
• HR-Mitarbeiter. Arbeitszeittabellen sind eine praktische Möglichkeit, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu verfolgen und Überstunden zu berechnen, damit jeder für seine geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden sollte.

Was finden die Leute an einer Arbeitszeittabellen-Software nützlich?

„Unsere Zeitung hatte enormen Erfolg mit Clockify, um unsere Projekte und Arbeitszeittabellen zu verwalten. Unsere Mitarbeiter werden für ihre Arbeit in jedem Projekt fair bezahlt und wir können ihr Gehalt personalisieren, was es für die Mitarbeiter fairer macht.“

Shelby S.

„Ich finde es toll, dass alle Stundenzettel jetzt digitalisiert sind, ich brauche keine Stundenzettel mehr in Papierform. Einfacheres Sammeln von Stundenzetteln und Sperren.“

Carly B.

„Ich muss meine abrechnungsfähige Zeit im Auge behalten, was bei einer Abrechnung nach 1/4 Stunde viele Einträge an einem Tag bedeuten kann. Vor Clockify habe ich alle meine Einträge von Hand in ein Notizbuch geschrieben, was sowohl zeitaufwändig als auch oft vergessen war, sodass ich hektisch versuchen musste, mich daran zu erinnern, was ich Wochen zuvor getan hatte. Clockify war wirklich meine Rettung.“

Nicole S.

„Als Entwickler hasse ich Stundenzettel. Aber die Benutzerfreundlichkeit beim Eintragen Ihrer Zeit ist unglaublich und Sie haben echte Zahlen, die Sie anpassen können, um die fehlenden Minuten zu vervollständigen.“

Parvez S.

Zeiterfassungssoftware

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Ihnen, die Stunden, die Sie für verschiedene Aktivitäten aufwenden, mithilfe eines Timers zu verfolgen. Die Regel ist einfach: Sie müssen einen Timer starten, wenn Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, und ihn stoppen, wenn Sie fertig sind.

Wer kann eine Zeiterfassungssoftware nutzen und in welchen Fällen?

• Teams, die nach einer Möglichkeit suchen, ihre Projekte zu verfolgen . Die Aufzeichnung Ihrer Arbeitszeit und der Ihres Teams stellt sicher, dass jeder seinen Teil des Projekts leistet. Außerdem erhalten Sie ein besseres Verständnis Ihrer gesamten Arbeitszeit und ob jemand mit der Arbeit überfordert ist.
• Teams und Einzelpersonen, die normalerweise unterwegs sind . Wenn Sie eine Zeiterfassungssoftware auf Ihrem Bildschirm sehen, können Sie daran denken, Ihren Timer am Anfang zu starten und ihn am Ende des Tages zu stoppen, egal wie beschäftigt Sie sind.
• Jeder, der seine außerberuflichen Aktivitäten aufzeichnen möchte. Abgesehen von Ihren Arbeitsaufträgen können Sie Ihre persönlichen täglichen Aktivitäten wie Laufen, Lernen und andere Freizeitaktivitäten aufzeichnen. Wenn Sie sich beispielsweise auf eine Prüfung vorbereiten, können Sie Ihre Lernstunden erfassen. Außerdem können Sie den Namen Ihrer Universität als Namen des Kunden und den Kursnamen als Namen Ihres Projekts hinzufügen. Diese Routine wird Sie motivieren, sich besser auf eine Prüfung vorzubereiten.

Was finden Menschen nützlich an einer Zeiterfassungssoftware?

„Es ist eine großartige Software, um Ihre Aktionen im Auge zu behalten. Wie viel Zeit Sie gearbeitet haben, können Sie nachverfolgen. Und oft blieb ich länger im Büro, nur weil ich mich nicht daran erinnern konnte, wie lange ich schon dort war. Aber jetzt verlasse ich das Büro zur richtigen Zeit, damit ich etwas „Ich-Zeit“ habe. Insgesamt ist es bis jetzt großartig. Ich hatte einige Punkte vorgeschlagen, die sicherlich von Nutzen für mich sind. Die Verwendung von Clockify hat die Qualität meiner Zeit verbessert.“

Vishal S.

„Die Desktop-App in meiner Taskleiste macht es unglaublich einfach, Zeit zu erfassen und dann PDF-Berichte an Rechnungen anzuhängen. Das hat mir viel Zeit gespart. Ich kann mich jetzt einfach darauf konzentrieren, die Arbeit zu erledigen und Rechnungen zu versenden, anstatt meine Zeit manuell aufzulisten und aufzuzeichnen.“

David J.

„Clockify macht genau das, was Sie von einer Software erwarten, um Zeitaufzeichnungen für Aktivitäten einfach zu erfassen. Es hat auch eine hohe Integrationsrate neuer Funktionalitäten. Wir verwenden Clockify für die Zeiterfassung eines großen Support-Teams, und obwohl es vorerst einen manuellen Prozess erfordert, um Aufgaben zu integrieren, ist es sehr nützlich, die Entwicklung der Aktivität zu kennen.“

Gonzalo M.

Zeitschaltuhr-Software

Was ist eine Stempeluhr-Software?

Vorbei sind die Zeiten der Stempelkarten. Heutzutage verwenden Mitarbeiter Stempeluhr-Software, um sich ein- und auszustempeln. So helfen Ihnen Stechuhr-Tools, sowohl Ihre Arbeitszeiten als auch Ihre Anwesenheit zu erfassen.

Im Allgemeinen bieten verschiedene Stechuhr-Tools unterschiedliche Arten des Ein- und Ausstempelns:

1. Mitarbeiter können ein Kommen-Gehen-System verwenden . In diesem Fall sollten Manager/Arbeitgeber ein Projekt für jeden Mitarbeiter erstellen und das Tablet/Mobiltelefon am Eingang/Ausgang platzieren, damit die Arbeitnehmer ihre Anwesenheit und Arbeitszeiten einfach eintragen können.
2. Biometrisches Stanzen von Fingerabdrücken . Dies ist eine Methode, die die Installation eines Fingerabdrucklesers auf Büro-Laptops, Desktop-Computern oder Tablets erfordert. Dann sollten die Mitarbeiter einfach mit ihrem Fingerabdruck ein- und ausstempeln.
3. Ein GPS-Zeiterfassungssystem . Sobald sich alle Mitarbeiter bei ihren Zeiterfassungskonten angemeldet haben, müssen sie die GPS-Standortverfolgung aktivieren, um mit der Überwachung ihrer Zeit zu beginnen.

Wenn es um die biometrische Zeiterfassung geht, glauben einige Mitarbeiter, dass dies ihre Privatsphäre beeinträchtigt. Tatsächlich haben Staaten wie Illinois, Texas und Washington beschlossen, diese Angelegenheit zu regeln. Sie haben also Biometric Information Privacy Acts (BIPA), um zu kontrollieren, wie biometrische Stechuhren verwendet werden können. Apropos Datenschutz und Sicherheit, das sind die Gründe, warum sich einige Unternehmen nur für selbst gehostete Zeiterfassungssoftware entscheiden, da diese Art von Software auf ihren eigenen Servern gehostet werden kann, was ein neues Maß an Sicherheit gewährleistet.

Abgesehen von den oben genannten Optionen enthalten einige Stempeluhr-Apps Zeitregeln als eine ihrer Funktionen, eine Option, die es nicht erlaubt, vor einer festgelegten Zeit zu stempeln. Außerdem decken einige Stechuhr-Tools die Planung von Schichten und die Beantragung von Freizeit ab.

Wer kann eine Stempeluhr-Software verwenden und in welchen Fällen?

• Bauzeiterfassung . Bei der Arbeit in der Baubranche stellt die Zeiterfassung sicher, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden. Hier ist der Grund: In dieser Branche erledigt jeder Arbeiter einen bestimmten Teil der Arbeit, aber die Stunden aller Angestellten werden zusammen berechnet. Diese werden Mannstunden oder Arbeitsstunden genannt. Es ist wichtig, eine genaue Anzahl von Arbeitsstunden zu erhalten, da diese Stunden zeigen, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wurde. Um Fehlkalkulationen zu vermeiden, sollten die Arbeiter also ein- und ausstempeln. Dann haben Bauunternehmer ein besseres Verständnis des Projekts und wie lange es dauern wird, das Projekt abzuschließen. Auf diese Weise besteht keine Gefahr, dass die Arbeiter unter- oder überbezahlt werden, sodass die Angestellten den richtigen Geldbetrag für die erledigte Arbeit erhalten.
• Mitarbeiter im Schichtbetrieb . Mit vielen Stechuhr-Tools können Sie die Schichten Ihrer Mitarbeiter mühelos verwalten. Wenn also eine Mitarbeiterin morgen früh nicht arbeiten kann, weil sie ihren Sohn zu einem Arzttermin bringt, kann sie die Nachmittagsschicht übernehmen. Dies ist auch nützlich, um zu verhindern, dass Arbeiter Überstunden machen, indem sie die Schicht jemand anderem zuweisen.
• HR-Mitarbeiter und Führungskräfte . Da es verschiedene Stempeluhr-Apps gibt, die die Beantragung von bezahlter Freizeit (PTO) anbieten, ist diese Funktion sowohl für Arbeitnehmer, die Urlaub beantragen, als auch für HR-Mitarbeiter/Manager, die für die Genehmigung von Urlaubsanträgen zuständig sind, praktisch.

Was finden die Leute an einer Stechuhr-Software nützlich?

„Unser Geschäft hat sich von der Erfassung der Stunden auf einem Notizblock zu diesem unglaublichen Programm entwickelt. Was für ein enormer Unterschied es gemacht hat! Es ist kostenlos UND ermöglicht es uns, anstelle des herkömmlichen Timers für bestimmte Stunden/Tage ein- und auszustempeln . ”

Gabrielle W.

„Die Benutzeroberfläche ist sehr benutzerfreundlich und mir gefällt, dass sie Funktionen wie Ein- und Ausstempeln hat. Die Benennung der Zeitstempel hilft mir auch sehr dabei, damit ich anhalten und neue Timer starten kann, um anzuzeigen, wann jeder Teil fertig war.“

Lukas K.

"Es ist sehr einfach. Einstempeln, ausstempeln – fertig! Keine überflüssigen Funktionen, die für meinen Workflow nicht benötigt werden, und super benutzerfreundlich.“

Ein Zitat von einem Clockify-Benutzer

„Mein Team stempelt bei jedem Auftrag ein und aus, und ich kann problemlos die Stunden zwischen den einzelnen Personen nachverfolgen, Stunden pro Woche, nach Kunde, nach Jahr. Wird während der Steuersaison äußerst hilfreich sein.“

Samantha W.

Automatische Zeiterfassung

Was ist eine automatische Zeiterfassung?

Der Hauptvorteil einer automatischen Zeiterfassung gegenüber anderen Zeiterfassungsoptionen besteht darin, dass Sie keine Timer verwalten oder die Zeit manuell eingeben müssen. Stattdessen werden Ihre Arbeitszeiten automatisch erfasst.

Automatische Zeiterfassungstools können sein:

1. Vollautomatisch . Diese Zeiterfassungssysteme verwenden normalerweise künstliche Intelligenz (KI), um Aufgaben zu erkennen und sie in Zeiteinträge umzuwandeln. Die Mitarbeiter müssen diese Zeiteinträge dann nur noch genehmigen. Außerdem lernen automatische Zeiterfassungssysteme, die auf KI angewiesen sind, wie Benutzer ihre Zeit verbringen und was ihre täglichen Aufgaben sind. So werden automatische Zeiterfassungen mit der Zeit intelligenter und bieten Benutzern genauere Zeiteinträge.
2. Teilautomatisiert . Beispielsweise bieten diese Zeiterfassungsprogramme nur dann eine automatische Zeiterfassung, wenn Sie bestimmte Betriebssysteme wie Mac OS verwenden. In diesem Fall müssen die Mitarbeiter zunächst einen automatischen Tracker aktivieren. Dann zeichnet ein Zeit-Tracker alle aktiven Apps oder Browser-Tabs als Zeiteinträge auf.

Wer kann eine automatische Zeiterfassung nutzen und in welchen Fällen?

• Teams und Einzelpersonen, die häufig zwischen Kunden und Projekten wechseln. Beispielsweise haben Berater in der Regel einen Tag lang mit mehreren Kunden zu tun. Einige ihrer Aktivitäten dauern nur 15 Minuten (ein kurzer Anruf bei einem Kunden), sind aber genauso wichtig wie diese einstündigen Aufgaben. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter jeden Einsatz protokollieren, insbesondere an den Tagen, an denen sie ständig wechseln. Die Nutzung einer automatischen Zeiterfassung bedeutet, dass sich diese Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können – ihre Arbeit. Gleichzeitig werden alle Aufgaben als Zeiteinträge hinzugefügt.
• Jeder, der bereit ist, einen ausführlichen Rückblick auf den Tag zu haben. Einige automatische Zeittracker, wie Clockify, zeigen Ihnen eine Produktivitätszeitachse – einen Überblick über Ihren Tag und wie viel Zeit Sie mit jeder App verbracht haben. Diese Zeitachse ist also Ihr eigener Produktivitäts-Tracker und eine hervorragende Möglichkeit, mehr über Ihre Ablenkungen herauszufinden. Wenn Sie bemerken, dass Sie 20 Minuten lang in sozialen Netzwerken surfen, wird dies Ihr Weckruf sein. Wenn Sie sich solcher Ablenkungen bewusst sind, werden Sie dieses Verhalten morgen nicht wiederholen.

• Jeder, der neu in der Zeiterfassung ist. Einige automatische Zeiterfassungsprogramme bieten Browsererweiterungen an, die für Zeiterfassungs-Neulinge sehr nützlich sind. Hier ist der Grund: Der Timer startet, sobald Sie ein Browserfenster öffnen, und stoppt, wenn Sie Ihren Browser schließen. Sie müssen sich also keine Gedanken über die Protokollierung Ihrer Stunden machen, das erledigt ein Zeiterfassungssystem für Sie.

Was finden die Leute an einer automatischen Zeiterfassung nützlich?

„Für unser Team ist es einfach zu verwenden, und es ist großartig, dass es im Webbrowser und als Chrome-Erweiterung verfügbar ist, sodass Sie es automatisch verwenden können.“

Ein Zitat von einem Clockify-Benutzer

„Als Administrator benötige ich sehr wenig Zeit, um es am Laufen zu halten und neue Teammitglieder zu schulen, was fantastisch ist. Am wichtigsten – es ist für Teammitglieder einfach, ihre Zeit zu verfolgen, und die Chrome-Erweiterung bedeutet, dass sie nicht einmal einen neuen Tab öffnen müssen, um eine Tracking-Sitzung zu starten/beenden.“

Andreas K.

„Der Dienst verfügt über einen Mac-Tracker, mit dem Sie im Grunde alles tun können, von der Einrichtung neuer Projekte über das Hinzufügen neuer Kunden bis hin zum Erstellen von Tags für eine bessere Taxonomie. Auf der Website kann ich die Zeitberichte pro Kunde, Projekt usw. einsehen. Die Mac-App erkennt auch, wenn ich nicht arbeite, und fragt, ob sie diese Zeit behalten oder löschen soll. Es ist perfekt für mich als Freiberufler, sogar auf der kostenlosen Stufe.“

Rodrigo E.

Fazit

Bei so vielen Zeiterfassungs-Apps auf dem Markt ist es wahrscheinlich, dass Sie sich nicht sicher sind, wie jede Software funktioniert. Eines ist jedoch sicher, jedes Zeiterfassungstool hat seinen eigenen, einzigartigen Zweck. Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitgeber sind, der nach einer Möglichkeit sucht, die Anwesenheit von Mitarbeitern zu verfolgen, sollten Sie die Verwendung einer Stempeluhr-Software in Betracht ziehen. Oder, wenn Sie ein Anwalt sind, der mehrere Mandanten vertritt, dann entscheiden Sie sich für eine Zeiterfassungssoftware, um alle Ihre abrechenbaren Stunden zu protokollieren. Letztendlich ist die Zeiterfassung mit Software einfach und liefert Ihnen genaue Daten, unabhängig von der Art, für die Sie sich entscheiden.