Lastschrift oder Gutschrift – was ist der Unterschied?

In der Business-to-Business (B2B)-Welt können Auftrags- und Transaktionswerte hoch sein. Wenn sie sich unerwartet ändern, kann es schnell zu finanziellen Herausforderungen kommen.

Solche Fälle können Rechnungsverarbeitungsvorgänge erschweren, was wiederum den Order-to-Cash (O2C)-Prozess negativ beeinflussen kann.

Glücklicherweise gibt es Dinge, die ein Unternehmen tun kann, um die Auswirkungen abzumildern – einschließlich Lastschriften und Gutschriften .

Lassen Sie uns diese Optionen sowie ihre Ähnlichkeiten und Unterschiede untersuchen.

Was ist eine Lastschrift?

Lastschriften (oder Lastschriften ) sind Dokumente, mit denen Unternehmen sowohl über geschuldete Kredite informiert als auch um deren Rückzahlung gebeten werden.

Belastungsanzeigen formalisieren Anträge auf Rückgabe von Käufen auf Kredit. Sie werden von Käufern über die gleichen Kanäle wie Rechnungen an Verkäufer ausgestellt.

Neben der Höhe der geschuldeten Schuld listet eine Belastungsanzeige auch andere Details auf, die für die Transaktion relevant sind. Dazu gehören Artikeldetails, Daten, Ausstellungsgründe etc.

Ist eine Belastungsanzeige eine Rechnung oder eine Gutschrift?

Eine Lastschrift ist weder eine Rechnung noch eine Gutschrift. Es ist eine Benachrichtigung und Aufzeichnung einer Schuldverpflichtung.

Was ist eine Gutschrift?

Gutschriften (oder Gutschriften ) sind Dokumente, die als Belege für fehlerhafte oder geänderte Rechnungen oder Bestellungen ausgestellt werden.

Sie werden vom Lieferanten an den Kunden ausgestellt und können den gesamten – oder nur einen Teil – des Rechnungswertes abdecken.

Ohne sie wären Buchhaltung und Kreditunterlagen nur schwer zu verwalten. Das Entfernen alter Rechnungen und das Erstellen neuer Rechnungen würde die Reihenfolge der Rechnungsnummern und Prüfprotokolle verwirren.

Ist eine Gutschrift eine Rückerstattung?

Eine Gutschrift ist ähnlich, aber nicht dasselbe wie eine Rückerstattung . Ersteres ist eine verzögerte Rückgabe eines bestimmten Kreditwerts an einen Käufer, während letzteres eine direkte Rückzahlung an ihn ist.

Gutschriften erzielen fast das gleiche Ergebnis wie Rückerstattungen auf anderen Wegen. Fast , denn eine Geldrückerstattung und zukünftige Waren und Dienstleistungen mögen zwar den gleichen Kreditwert haben, aber sie sind immer noch nicht dasselbe .

Vielleicht hat ein Unternehmen zum Beispiel einen geringeren Bedarf an bestimmten Waren oder Dienstleistungen, wenn es eine Gutschrift einlöst.

Auch Gutschriften setzen eine dauerhafte Beziehung zwischen Lieferant und Käufer voraus. Rückerstattungen nicht.

Sind Gutschriften und Guthaben dasselbe?

Gutschriften und Guthaben sind ähnlich, aber auch hier sind sie nicht gleich.

Die Definition „Gutschrift“ wird im B2B verwendet, um Dokumente zu beschreiben, die zum Ausgleich von Buchhaltungsbüchern verwendet werden.

Ladenkredit ist ein Überbegriff, der hauptsächlich im B2C-Kontext verwendet wird. Sie deckt Gutscheine ab, die als Geschenk, von Treueprogrammen oder im Austausch für zurückgegebene Produkte gegeben werden.

Lastschrift vs. Gutschrift: Die wichtigsten Gemeinsamkeiten

1. Zweck: Benachrichtigung

Als Form der Benachrichtigung werden sowohl Belastungs- als auch Gutschriftsanzeigen verwendet.

Der Empfänger beider Arten von Notizen kann sich eines Problems – oder einer Änderung – eines Auftrags oder einer Transaktion bewusst sein (oder auch nicht).

Oder sie sind sich der Details möglicherweise nicht vollständig bewusst. Mit anderen Worten, jede Art von Notiz verdeutlicht den geschuldeten negativen Betrag (oder positiven Betrag).

2. Zweck: Buchungsunterlagen

Belastungsanzeigen und Gutschriften sind beides wichtige Dokumente für Buchhaltungsunterlagen. Ohne sie würden Audit Trails wichtige Informationen fehlen.

3. Ausstellungsgründe

Es gibt mehrere Hauptgründe, warum Lastschriften und Gutschriften ausgestellt werden müssen.

Bestellungen können falsch oder beschädigt sein oder einfach nicht wie beschrieben oder rechtzeitig ankommen. Sie können sich in Umfang, Größe, Form, Qualität oder Zeitpunkt unterscheiden. Käufer könnten sie ablehnen oder Verkäufer könnten ihren Fehler erkennen.

B2B-Bestellungen können komplex sein und Änderungen unterliegen , nachdem eine Rechnung korrekt ausgestellt wurde . Bei Minderung des Bestellwertes erfolgt eine Gutschrift durch die Kreditorenbuchhaltung des Lieferanten. Steigt der Auftrag, wird eine Belastungsanzeige ausgestellt.

Rechnungsfehler sind keine Seltenheit. Sie können von versehentlichem Überladen bis hin zum Vergessen reichen, Rabatte hinzuzufügen, die von einem Verkaufsteam angeboten werden. Belastungs- und Gutschriftsanzeigen helfen, jede durch diese Fehler verursachte fehlerhafte Zahlung und Buchung zu korrigieren.

4. Flexibilität ausgeben

Belastungs- und Gutschriftsanzeigen können vor oder nach Rechnungseingang beim Käufer versandt werden.

Wenn eine Rechnung noch nicht ausgestellt wurde, wird ihr eine Gutschrift hinzugefügt, die ihre Gesamtkosten abzieht. Falls bereits ausgestellt, wird die Gutschrift der nächsten Rechnung beigelegt.

5. Ausgabekanäle

Sowohl Lastschriften als auch Gutschriften sollten über die gleichen Kanäle wie normale Rechnungen gesendet werden, dh an die Buchhaltung.

6. Formatierung von Notizen

Sowohl Lastschrift- als auch Gutschriftformate ähneln Rechnungen. Sie beinhalten:

• Namen, Adressen, Bankdaten und Kontaktdaten der ausstellenden und empfangenden Unternehmen
• Datum der Notenausgabe
• Eine Serien- oder Identifikationsnummer oder ein für die Notiz spezifischer Code
• Einzelheiten zu relevanten Waren oder Dienstleistungen, die für die Notiz relevant sind – einschließlich Volumen, Bestellnummer, Bestelldatum, Artikelpreise, Gesamtkosten usw.

Lastschrift vs. Gutschrift: Die wichtigsten Unterschiede

1. Der Notenaussteller

Gutschriften werden von den Lieferanten ausgestellt, während Lastschriften von Käufern oder Verkäufern ausgestellt werden.

2. Verbindlichkeiten gegenüber Forderungen

Eine Belastungsanzeige spiegelt die Forderungen eines Käufers wider. Es wird im Kaufrückgabebuch vermerkt. Eine Gutschrift spiegelt die Verbindlichkeiten des Käufers wider. Es wird im Verkaufsretourenbuch vermerkt.

3. Bestätigung vs. Anfrage

Eine Gutschrift bedeutet die Anerkennung der geschuldeten Kreditwürdigkeit durch den Aussteller.

Eine Belastungsanzeige stellt eine Aufforderung zur Gutschrift an den Verkäufer dar. In manchen Fällen kann darüber gestritten werden.

Gutschriften und Lastschriften vs. Mahnwesen

Mahnwesen ist ein Teil der Rechnungsverarbeitung und des B2B-Inkasso. Es deckt Benachrichtigungen und Mitteilungen rund um die Einziehung unbezahlter Rechnungen ab.

Wie eine Lastschrift erinnert sie an eine ausstehende Zahlung. Und wie eine Gutschrift wird sie vom Verkäufer ausgestellt.

Es bezieht sich jedoch auf eine oder mehrere vorhandene Rechnungen, nicht auf Änderungen an vorhandenen Rechnungen.

So reduzieren Sie die Ausgabe von Lastschriften und Gutschriften

Lastschriften und Gutschriften sind ein normaler Bestandteil von B2B-Beziehungen und Zahlungen. Sie dienen in erster Linie dazu, eine übersichtliche Buchhaltung zu führen.

In einigen Fällen kann die ständige Notwendigkeit, Lastschriften oder Gutschriften auszustellen, jedoch ein Symptom für ein größeres Inkasso- oder Cashflow-Problem für Lieferanten oder ihre Verkäufer sein.

Die Verbesserung der B2B-Inkassoprozesse oder die Nutzung oder Bereitstellung von B2B-Finanzierungen sind Optionen, die möglicherweise Abhilfe schaffen können.

Abschluss

Belastungs- und Gutschriftsanzeigen sind Dokumente der betrieblichen Buchhaltung.

Eine Belastungsanzeige ist eine Benachrichtigung und Aufforderung zur Zahlung einer Schuldverpflichtung. Eine Gutschrift wird ausgestellt, um Fehler oder Änderungen an einer bestehenden Rechnung oder Bestellung zu korrigieren.

Die Ausstellung beider Arten von Schuldverschreibungen hilft bei der Führung von Buchhaltungsunterlagen und der Klärung des geschuldeten negativen oder positiven Betrags.

Sie haben Ähnlichkeiten, wie z. B. ihren Zweck und die Gründe für die Ausstellung, aber sie weisen auch einige wesentliche Unterschiede auf, z. B. welche Partei sie ausstellt und ob sie sich auf die Verbindlichkeiten oder Forderungen des Käufers oder Verkäufers auswirken.

Belastungs- und Gutschriftsanzeigen sind ein normaler Bestandteil des Rechnungsprozesses. Wenn ein Unternehmen jedoch Liquiditätsprobleme hat, sollte es darüber nachdenken, wie es seine internen Prozesse optimieren kann, wie z. B. die Bereitstellung von B2B-Finanzierungsoptionen für Kunden. Dies bietet eine praktische Alternative zu rein bargeldbasierten Transaktionen.