Die Bedeutung eines Deal-Genehmigungs-Workflows (und wie man einen erstellt)

Was ist ein Genehmigungsworkflow?

Ein Genehmigungsworkflow ist ein formeller Prozess, der den Ansatz einer Organisation zur Genehmigung von Dokumenten oder Daten beschreibt. Im Verkaufskontext ist dies die Art und Weise, wie Ihr Team die Abzeichnung verschiedener Dokumente während des gesamten Verkaufszyklus handhabt. Es stellt sicher, dass die zuständigen Personen die erforderlichen Verkaufsdokumente effizient anzeigen und genehmigen können, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter mehr auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren können und weniger auf die Suche nach internen Genehmigungen. Richtig gemacht, wird ein gut geölter Genehmigungs-Workflow-Prozess Deals früher zum Abschluss bringen und Ihnen dabei helfen, Verkaufsdynamik aufzubauen.

Arten von Genehmigungsworkflows

Genehmigungen sind während des gesamten Verkaufsprozesses erforderlich, aber pauschale Dokumentengenehmigungen sind selten effizient. Mit der richtigen Software zur Genehmigung von Verkaufsdokumenten können Sie Rollen und Berechtigungen delegieren, sodass Prüfern nur Dokumente angezeigt werden, die ihre Freigabe erfordern, damit sie keine Zeit mit kleinen Details verschwenden können.

• Lead-Management. Ein Freigabe-Workflow für das Lead-Management ermöglicht es Teamleitern, Leads zu verifizieren und abzuzeichnen, sodass Vertriebsmitarbeiter weniger Zeit und Energie damit verbringen, unqualifizierten Interessenten nachzujagen.

• Zitat. Es sollte nicht schwierig sein, genaue Angebote für potenzielle Kunden zu erhalten. Mit einem Angebotsgenehmigungs-Workflow können Vertriebsmitarbeiter Genehmigungsberechtigungen an Teamleiter, Produktteams oder Betriebsabläufe delegieren, um sicherzustellen, dass die Preisgestaltung korrekt ist und den Geschäftsanforderungen entspricht.

• Dokumentenwert. Es gibt Zeiten, in denen Geschäfte unter einer bestimmten Größe nicht einmal genehmigt werden müssen. Ein Genehmigungsprozess für Dokumentenwerte gibt Prüfern die Möglichkeit, basierend auf dem Wert auszuwählen, welche Dokumente sie überprüfen möchten, sodass Teams weniger Zeit für Genehmigungen aufwenden müssen.

• Rabatt. Preisnachlässe können helfen, das Geschäft abzuschließen, aber jeder Rabatt ist mit Kosten für Ihr Unternehmen verbunden. Ein Rabattgenehmigungs-Workflow ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, Genehmigungen für Rabatte basierend auf dem Wert anzufordern, sodass Sie Rabattfehler vermeiden können, die sich auf Ihren Gewinn auswirken.

• Terms & amp; Bedingungen. Die Geschäftsbedingungen bilden die Grundlage für Ihre Projekte und Verträge, daher müssen sie felsenfest sein. Mit einem Workflow zur Genehmigung der Geschäftsbedingungen können Teamleiter sicherstellen, dass es keine Anpassungen oder Fehler in letzter Minute gibt, bevor sie an den Kunden gesendet werden.

Häufige Hindernisse im Genehmigungs-Workflow

Ohne einen formalen Prozess sehen sich Vertriebsteams einer Reihe von Hindernissen im Genehmigungs-Workflow gegenüber, die Geschäfte gefährden können:

Engpässe

Ein schlecht konzipierter Genehmigungs-Workflow-Prozess schafft enorme Engpässe für Vertriebsmitarbeiter, während sie auf die Genehmigung von Dokumenten warten. Es gibt viele Dokumente, die ohne Genehmigung versandt werden können, aber ohne einen formellen Genehmigungsprozess müssen die Vertriebsmitarbeiter auf die Freigabe aller Dokumente warten, bevor sie fortfahren können. Dies verlangsamt ihre Geschäftsabschlüsse und belastet den Prüfer zusätzlich, der möglicherweise nicht einmal Zugriff auf das Dokument hat, wenn er nicht an seinem Computer ist.

Fehler und Auslassungen

So zeitaufwändig Workflows zur Dokumentenfreigabe auch sein mögen, sie sind notwendig. Ohne sie können Materialien mit Fehlern bei Preisen, Rabatten, Geschäftsbedingungen, Liefergegenständen und anderen kostspieligen Geschäftsangebotsfehlern ausgehen. Ein Genehmigungsprozess ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt und aktuell sind, bevor sie an Interessenten oder Kunden gesendet werden.

Desorganisation

Ein fehlender Genehmigungsprozess führt zu einem Mangel an Organisation. Ohne klare Schritte, die beschreiben, wie Dokumente intern verteilt, überprüft und genehmigt werden, besteht ein größeres Potenzial für verzögerte, vergessene oder falsche Materialien. Es ist kein gutes Gefühl, einen Deal zu verlieren, weil die Genehmigungsanfrage im Posteingang eines Managers vergraben war.

Mangel an Transparenz

Ein Audit-Trail kann Ihnen helfen zu verstehen, wo Genehmigungen hängen bleiben und wer für was in der gesamten Pipeline verantwortlich ist. Aber ohne einen formellen Genehmigungsprozess und die richtigen Vorschlagstools gibt es einen gravierenden Mangel an Transparenz, der Sie daran hindert, die erforderlichen Einblicke zu erhalten.

So erstellen Sie einen effizienten Genehmigungs-Workflow-Prozess

Ein Genehmigungs-Workflow-Prozess kann so einfach oder so komplex sein, wie Sie ihn gestalten. Aber unabhängig von Ihrem Ansatz sollte jeder Genehmigungsworkflow zwei Zwecke erfüllen: die Aufrechterhaltung der Genauigkeit in allen Verkaufsdokumenten und die Sicherstellung, dass alle Dokumente effizient überprüft und genehmigt werden, um den Verkaufsprozess nicht zu behindern.

1. Erstellen Sie die Verkaufsbelege

Verwenden Sie alles, was wir Ihnen über das Verfassen eines Geschäftsangebots beigebracht haben, erstellen Sie das Angebot oder andere Verkaufsdokumente, um Ihren Genehmigungsprozess aufzubauen.

2. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest

Identifizieren Sie die Person (oder Personen), die die Dokumente genehmigen, und für welche Aspekte sie verantwortlich sind. Identifizieren Sie, was von jedem Stakeholder benötigt wird, bevor das Dokument zum nächsten Schritt des Verkaufsprozesses übergehen kann.

3. Berechtigungen festlegen

Definieren Sie die Berechtigungsebene, die jeder Benutzer haben sollte. Indem Sie Benutzer als Betrachter, Bearbeiter oder Administratoren festlegen, können Sie steuern, wer Dokumente bearbeiten, ablehnen oder genehmigen kann, und sicherstellen, dass die richtigen Teammitglieder die erforderliche Sichtbarkeit und den erforderlichen Zugriff haben.

4. Erstellen Sie eine Zeitleiste

Identifizieren Sie alle relevanten Fristen, die mit den Verkaufsunterlagen verbunden sind. Dies hilft Ihnen dabei, Erwartungen festzulegen und Ihre Arbeitsabläufe am Laufen zu halten, um Rückstände sowohl für Vertriebsmitarbeiter als auch für Manager zu vermeiden.

5. Richten Sie Warnungen und Benachrichtigungen ein

Automatisierte Warnungen und Benachrichtigungen können Ihnen dabei helfen, den Status Ihrer Verkaufsdokumente über die gesamte Vertriebspipeline hinweg zu verfolgen. Wählen Sie aus, wann und an wen Benachrichtigungen gesendet werden (z. B. Genehmigungen, Ablehnungen, Aktualisierungsanfragen, Statusaktualisierungen usw.).

6. Dokumentieren und kommunizieren

Mit den richtigen Tools – wie Proposify – können Sie den Dokument- und Benutzerverlauf in jedem Schritt des Genehmigungsprozesses anzeigen. Dies kann Ihnen helfen, Problembereiche zu identifizieren und zu beheben, um Ihren Arbeitsablauf zu beschleunigen.

Vorteile optimierter Genehmigungsworkflows

Mit einem optimierten Genehmigungsprozess ist Ihr Team gut gerüstet, um konsistente, genaue Verkaufsdokumente zu erstellen, ohne sich an den kleinen Details aufhängen oder Abstriche machen zu müssen, um den Deal zu besiegeln.

Konsistenz

Sie müssen sich nicht mehr fragen, wohin Dokumente zur Genehmigung gesendet werden sollen, oder sie in mehreren Abteilungen verteilen, bis sie unterschrieben werden. Ein formaler Genehmigungsprozess bedeutet, dass der Verkaufsworkflow jedes Mal gleich aussieht. Außerdem können Sie Schwellenwerte für Anpassungen festlegen, um sicherzustellen, dass sich die Dokumente zwischen den Clients nicht wesentlich unterscheiden.

Genauigkeit

Mit festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten können alle wichtigen Entscheidungsträger Dokumente sehen und abzeichnen, bevor sie gesendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass mehrere Beteiligte Informationen auf Richtigkeit überprüfen können, was viel weniger Spielraum für Fehler oder Auslassungen lässt.

Effizienz

Optimierte Genehmigungsworkflows erleichtern die Freigabe, indem sie sicherstellen, dass Entscheidungsträger relevante Dokumente effektiv prüfen und genehmigen können. Anstatt für alle Dokumente eine Genehmigung zu verlangen, können Manager auswählen, was sie genehmigen müssen, damit sie sich nur auf die wichtigen Details konzentrieren können.

Und mit Benachrichtigungen, Warnungen und mobiler Zugänglichkeit haben Prüfer die Möglichkeit, sofort auf Dokumente zuzugreifen und unterwegs zu genehmigen. Sie müssen nicht mehr darauf warten, dass Manager wieder an ihren Schreibtisch zurückkehren, oder hoffen, dass das Dokument nicht in ihrem Rückstand feststeckt.

Transparenz

Verabschieden Sie sich von der Black Box in Ihrem Verkaufsprozess. Mit optimierten Genehmigungsworkflows haben Sie Einblick in die gesamte Pipeline, sodass Sie feststellen können, was funktioniert und was nicht. Komplexe Genehmigungsdetails können Ihnen dabei helfen, Teams zur Rechenschaft zu ziehen und Hindernisse abzubauen, damit Ihr Verkaufsprozess reibungslos abläuft.

Fazit

Genehmigungen sind ein notwendiger Bestandteil eines jeden effektiven Verkaufszyklus, aber sie können den Prozess wirklich verlangsamen. Die richtige Angebotssoftware ermöglicht es Ihnen, Ihren Genehmigungs-Workflow-Prozess zu rationalisieren, um Engpässe zu reduzieren und gleichzeitig die Konsistenz zu wahren und die Transparenz zu erhöhen. Außerdem kann Ihnen die Steigerung der Effizienz dabei helfen, Ihre Angebotszeit zu verkürzen, sodass Sie sich auf den Aufbau von Beziehungen zu Ihren Kunden konzentrieren können.