4 Einblicke in Dark Data Mining für Kleinunternehmer
Veröffentlicht: 2022-05-07Stellen Sie sich vor, Sie laden Hunderte von Gästen zu einer Party in Ihr Haus ein. Jeder Gast, der eintritt, legt eine Information über sich selbst in einer Box direkt hinter Ihrer Haustür ab.
Willst du in diese Kiste schauen?
Die überwiegende Mehrheit der Menschen würde „Ja“ sagen.
Und doch sagen Kleinunternehmer jeden Tag resolut „Nein“, dass sie ihre dunklen Daten nicht abbauen und analysieren.
Für Kleinunternehmer ist diese metaphorische Kiste neben der Tür ein Füllhorn von Daten, die darauf warten, umsetzbare und profitable Einblicke in ihr Geschäft zu liefern.
Was sind Dark Data für kleine Unternehmen?
Gartner hat den Begriff ursprünglich geprägt und definiert Dark Data als „die Informationsressourcen, die Organisationen während ihrer regulären Geschäftstätigkeit sammeln, verarbeiten und speichern, aber im Allgemeinen nicht für andere Zwecke verwenden“.
Stellen Sie sich nun vor, Sie lassen diese Kiste neben Ihrer Haustür stehen und ein neugieriger Nachbar schaut durch Ihr vorderes Fenster herein, um einen Blick hinein zu werfen. Oder noch schlimmer, ein Dieb bricht in Ihr Haus ein und stiehlt Ihre Kiste. Sie hatten nie die Gelegenheit herauszufinden, was sich darin befand.
Für das Archivverwaltungspersonal Ihres kleinen Unternehmens ist diese Kiste voller potenzieller Verbindlichkeiten.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, der Dauer der Speicherung von Informationen und der Menge der gesammelten Daten kann eine „Kiste“ mit Daten zu einem Horter-ähnlichen Stapel von Kisten werden, der es Ihnen unmöglich macht, Ihre Front zu erreichen Tür.
Der Kistenstapel ist ein Problem, weil Sie für alle Daten, die Sie sammeln, rechtlich verantwortlich sind, ob Sie sie verwenden oder nicht.
Laut einer Untersuchung des Ponemon Institute aus dem Jahr 2017 ist jeder gestohlene Datensatz mit sensiblen oder vertraulichen Informationen 141 US-Dollar an Umsatzverlust für Ihr Unternehmen wert, und 58 Datensätze werden weltweit pro Sekunde gestohlen. Das kann sich summieren, wenn Hacker mehr als einen Datensatz nehmen (was sie tun werden).
Auch die Unkenntnis der Existenz der Daten oder die Vernachlässigung der Verwendung Ihrer Daten sind keine akzeptablen Ausreden, wenn Prüfer Ihren Datenverwaltungsverlauf nach einem Verstoß oder einer Beschwerde untersuchen. Letztendlich ist es Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass Informationen ordnungsgemäß gehandhabt, gespeichert und entsorgt werden. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie die Konsequenzen tragen. Welche Konsequenzen fragst du?
- Die Vereinigten Staaten: Obwohl die USA laut Lexology kein dezidiertes Datenschutzgesetz haben, hängen die Folgen einer missbräuchlichen Behandlung Ihrer Daten von einer Vielzahl von staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen ab, die sowohl „Geldstrafen, positive Verpflichtungen … als auch einstweilige Verfügungen zum Verbot zukünftiger Verstöße“ vorsehen .“
- Die Europäische Union: Im Mai 2018 tritt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft, die im Gegensatz zu ihren Ursprüngen den Umgang von US-Unternehmen mit ihren Daten verändern wird. Bußgelder für Verstöße gegen die DSGVO können die Einnahmen Ihres Unternehmens je nach Verstoß um Millionen von Euro schmälern.
4 dunkle Data-Mining-Einblicke
Die folgenden vier Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Daten optimal zu nutzen und sich vor Bußgeldern und Umsatzeinbußen zu schützen. Auf unserer Reise durch das Dark Data Management werden wir Folgendes besprechen:
- Mining – Umgang mit Ihren Datenängsten und Entwicklung eines einfachen Leitfadens, um Ihre Daten zu beleuchten und mit deren Nutzung zu beginnen. Außerdem wichtige Dark-Data-Mining-Softwarefunktionen, auf die Sie bei Ihrem Tool-Auswahlprozess achten sollten.
- Management – Identifizieren verschiedener Arten von Dark Data und welche Jobs und/oder Zertifizierungen Sie einstellen/schulen können, um mit der Nutzung Ihrer Dark Data zu beginnen.
- Sicherheit – wie Sie die Sicherheit Ihrer Dark Data in einer hackinglastigen Welt angehen, und Schlüsselfunktionen, die Sie in Ihren Dark Data-Sicherheits- und Governance-Tools benötigen.
- Kommunikation – sobald Sie Licht in Ihre dunklen Daten bringen und Erkenntnisse formulieren, ist es an der Zeit, Ihre Arbeit denjenigen zu zeigen, die am wichtigsten sind – Ihren Stakeholdern.
1. Mining-Tipp: Keine Angst vor der Dunkelheit (Daten)
Der Name „dunkle Daten“ ist einschüchternd. Schlimmes kommt schließlich aus der Dunkelheit – Boogeymen, Vampire – Sie verstehen schon. Aber eine enorme Menge an unstrukturierten Daten muss nicht beängstigend sein.
Es ist an der Zeit, etwas Licht in Ihre dunklen Daten zu bringen.
Alan Dayley, Research Director bei Gartner, sagt: „Unabhängig davon, welche Arten von Dark Data Ihr Unternehmen sammelt oder wie sie gespeichert werden, der Schlüssel zum Schutz der Daten vor der Dunkelheit besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über eine Möglichkeit verfügen, sie von einem zu übersetzen Formular an ein anderes Formular übertragen und problemlos in die von Ihnen verwendete Analyseplattform aufnehmen.“
Ihre Daten sind jetzt unstrukturiert und scheinbar unzugänglich, aber mit ein paar Änderungen an Ihrer Informationsstruktur könnten Sie eine Fülle neuer Möglichkeiten für Ihr Unternehmen entdecken.
„Durch den Einsatz neuer Technologien rund um Business Intelligence und IT-Tools können Unternehmen strukturierte und unstrukturierte Datensätze zusammenfügen, um hochwertige Ergebnisse zu liefern. Wenn es richtig gemacht wird, überwiegen die Vorteile leicht die Kosten, die mit dem Mining von dunklen Daten verbunden sind“, sagen die Autoren von Datumize.
Wie fangen Sie an, Ihr dunkles Datenmonster anzugehen?
- Fangen Sie klein an. Wählen Sie einen Schwachpunkt in Ihrem Unternehmen aus, über den Sie mehr erfahren möchten, und verpflichten Sie sich dann, diese Daten zu ziehen und zu bewerten.
- Prüfen Sie alle Ihre Datenquellen (herkömmlich und nicht traditionell).
- Identifizieren Sie die Datenquellen, die die besten Informationen liefern, um eine Lösung für Ihren Problempunkt zu finden.
- Prüfen Sie Ihre Datenanalyse-Tools und -Techniken. Diese müssen nicht schick sein; Sie können sogar kostenlos sein.
- Verwenden Sie Ihre neuen Informationen, um den Schmerzpunkt, den Sie identifiziert haben, in ein kleineres Problem zu verfeinern oder das Problem sogar vollständig zu lösen.
Das Wichtigste zum Mitnehmen: Lassen Sie sich nicht von der Menge an Daten davon abhalten, sie für Ihr Unternehmen zu nutzen. Das Unternehmen, das die Geheimnisse hinter seinen dunklen Daten entschlüsselt, wird einen strategischen Vorteil gegenüber den Unternehmen erlangen, die noch im Dunkeln tappen.
Um schneller in den Prozess der Nutzung Ihrer dunklen Daten einzusteigen, suchen Sie nach Data-Mining-Software mit diesen Funktionen:
Denken Sie jedoch daran, dass Sie Mülldaten nicht wertvoll machen können, nur weil Sie sie aus der Dunkelheit ziehen, so wie Sie kein Wasser aus einem Stein pressen können. Seien Sie bei Ihren Dateninterpretationen anspruchsvoll.
2. Management-Tipp: Sie können mit dunklen Daten nicht alleine umgehen
Es gibt zu viele dunkle Daten, um sie ohne Hilfe richtig zu verwalten.
Harvard Business Review schätzte 2012, dass „Walmart jede Stunde mehr als 2,5 Petabyte an Daten von seinen Kundentransaktionen sammelt“.
Um das ins rechte Licht zu rücken: „Ein Petabyte ist eine Billiarde Bytes oder das Äquivalent von etwa 20 Millionen Aktenschränken an Text.“
Das sind viele Kisten voller Daten, und das war vor sechs Jahren.
Prowess wirft ein wenig mehr Licht darauf, was in Ihrer dunklen Datenbox enthalten sein könnte:
Unstrukturierte oder Rohdaten umfassen Rohtext, Textnachrichten, E-Mails (z. B. interne Unternehmens-E-Mails), Videos (z. B. Überwachungsaufnahmen), Audio (z. B. Call-Center-Aufzeichnungen), Bilddateien, Daten aus dem Internet der Dinge (IoT) Sensoren und geografische (Geolokalisierungs-)Daten. Dunkle Daten können auch strukturierte Daten enthalten, vorausgesetzt, die Daten werden nicht analysiert.
Die Datenmenge, die Sie als kleines Unternehmen sammeln, ist deutlich geringer als bei Walmart, aber Sie sind dennoch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Ihre Daten allen einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.
„Gartner prognostiziert, dass bis 2021 mehr als 80 % der Unternehmen es nicht schaffen werden, eine konsolidierte Datensicherheitsrichtlinie über Silos hinweg zu entwickeln, was zu potenzieller Nichteinhaltung, Sicherheitsverletzungen und finanziellen Verbindlichkeiten führen wird.“
Sie möchten kein Geld durch Strafen verlieren, die Sie vermeiden können, also wie werden Sie Ihre dunklen Daten verwalten?
Integrieren Sie Dark Data Management in Ihre Records Management-Infrastruktur, indem Sie Ihr Team schulen und die richtigen Mitarbeiter einstellen.
Der richtige Umgang mit Ihren Dark Data bedeutet, zuerst ein Team zu fördern, das über Dark Data vorbereitet und informiert ist, und es dann mit den Tools auszustatten, mit denen Sie Ihre Daten zur Vorlage bringen können. Ziehen Sie zum Beispiel in Betracht, einen Records Manager (RM) einzustellen oder einen Ihrer bestehenden Mitarbeiter für die Arbeit zu schulen. Datensatzverwalter kennen die Bundes- und Landesgesetze, die gespeicherte Informationen regulieren, und wissen, dass das Potenzial für einen regulatorischen Fehler mit der Menge der gesammelten Daten zunimmt.
Geben Sie ihnen dann die richtige Dokumentenverwaltungssoftware, um alle Ihre Daten im Auge zu behalten.
Mit einem hervorragenden RM oder einem Chief Compliance Officer (CCO) ist es möglich, Risikomanagementprotokolle trotz des ständig eingehenden Datenstroms effizient umzusetzen.
Kernaussagen: Ergänzen Sie Ihre Records Management- und Compliance-Teams mit Mitgliedern, die die Vorschriften verstehen und wissen, wie Sie mit Ihren Dark Data umgehen. Diese Regulierungsexperten können verhindern, dass sich die Bußgelder häufen, und helfen, Licht ins Dunkel zu bringen, wie Sie Ihre dunklen Daten in überschaubare Teile strukturieren können.
Suchen Sie nach Personen mit diesen Titeln oder Zertifizierungen:
3. Sicherheitstipp: Ihre dunklen Daten gefährden Ihr Unternehmen
Laut Untersuchungen von IBM sind mehr als 80 % der Daten Dark Data und werden daher nicht verwendet.
Identifizierte Daten werden bereits überwacht und geschützt (hoffen wir).
Denken Sie an die Cybersicherheitsrisiken, die Ihre dunklen Daten darstellen. Die „Aus den Augen, aus dem Sinn“-Mentalität bedeutet, dass die Daten, auf die Sie sich nicht konzentrieren, nicht sicher und daher anfälliger für Hacker sind … das bedeutet mehr Geld in den Taschen der Datendiebe.
Mika Javanainen von M-Files erklärt: „Dunkle Daten in Form von ungesicherten und ungeschützten vertraulichen Inhalten können auch Sicherheitsrisiken schaffen, die zu rechtlichen und finanziellen Haftungsansprüchen führen können, wenn sie versehentlich von unbefugten Personen abgerufen werden.“
Berücksichtigen Sie die Menge an wertvollen Informationen, die Ihr Unternehmen möglicherweise über Kunden oder Geschäftstransaktionen speichert, die in die dunkle Datenlücke fallen. Hacker wissen, dass es da ist, und sie wissen, dass Sie nicht zuschauen.
Einfache Auswahl.
Fazit: Finden Sie eine Data-Governance-Lösung, die Ihre Daten strukturieren kann, und eine Datensicherheitslösung, um potenzielle Ziele für Hacker zu identifizieren. Nur durch die perfekte Mischung aus beidem können kleine Unternehmen Bußgelder bei Verstößen vermeiden und die Daten ihres Unternehmens schützen.
Suchen Sie nach Softwarelösungen für Data Governance und Datensicherheit, die diese Funktionen bieten:
4. Kommunikationstipp: Teilen Sie Ihren Stakeholdern mit, was Sie finden
Sie haben Ihre dunklen Daten identifiziert und lernen großartige Dinge über Ihre Benutzer.
Groß! Aber was jetzt?
Jetzt müssen Sie diese Daten den relevanten Stakeholdern auf verständliche und umsetzbare Weise präsentieren. Das bedeutet, die Daten „einfach“ verständlich und nutzbar zu machen. Welche davon sind zum Beispiel für Ihre Stakeholder verständlicher?
Warum Sie Datenvisualisierung über Dundas verwenden sollten
- Ihr Marketingteam – Beziehen Sie jeden ein, der an der Marketingstrategie arbeitet, von Ihrem CMO bis hinunter zum Social-Media-Team. Erkenntnisse aus Ihren Dark Data können ihnen helfen, ihre Kampagnen zielgerichteter zu gestalten.
- Ihr Finanzteam – Ein Finanzrisikomanager kann Ihnen sagen, wie viel Sie verlieren, wenn Sie gehackt werden, was Ihnen hilft, einen „Plan B“ als Teil einer „Datenbewertung“ zu formulieren, und kann Ihre Daten zu Ihrer Bilanz hinzufügen . Die Mitglieder des Finanzteams können Ihnen auch dabei helfen, herauszufinden, wie viel es kosten wird, Ihre Daten zu speichern, und Ihnen helfen, neue Strategien zu budgetieren, die Sie aus Ihren Dark-Data-Mining-Strategien formulieren.
- Ihr Informationssicherheitsteam – Sie möchten, dass Ihr IT-Team weiß, wie viele Daten Sie gerade haben, damit es Ihre Datensicherheit aufrechterhalten kann.
Schlüssel zum Mitnehmen: Fangen Sie an, Ihre dunklen Daten zu nutzen, um einige Ihrer Geschäftsentscheidungen zu informieren. Verwenden Sie ein Datenvisualisierungstool, um Ihrem Team mitzuteilen, was die Daten aussagen. Machen Sie Ihre dunklen Daten für wichtige Mitglieder Ihrer Marketing- und Vertriebsteams zugänglich, indem Sie sicherstellen, dass Sie über die folgenden Datenvisualisierungsfunktionen verfügen:
Die Zeit für die Erstellung Ihrer Dark-Data-Mining- und Management-Strategie war gestern
Laut dem Data Age 2025-Bericht von IDC „wird die globale Datensphäre bis 2025 auf 163 Zettabyte (das sind eine Billion Gigabyte) anwachsen. Das ist das Zehnfache der 16,1 ZB an Daten, die 2016 generiert wurden.“
Selbst wenn Ihr kleines Unternehmen nur einen Bruchteil dieser Daten ausmacht, sind es immer noch viele Informationen, die ordnungsgemäß gespeichert und entsorgt werden müssen. Als vertrauenswürdiger Geschäftsinhaber müssen Sie Data Governance in Ihre Teamstruktur und Transaktionen einbeziehen.
Berücksichtigen Sie die Erkenntnisse, die Ihnen fehlen, wenn Sie sich Ihre dunklen Daten nicht genauer ansehen. Können Sie es sich wirklich leisten, diese Informationen zu ignorieren, insbesondere wenn Sie wissen, dass Ihre Konkurrenten bereits einen Blick darauf werfen?
Die einzige Frage ist jetzt, wie Sie die Konkurrenz mit Ihren dunklen Daten einholen und besiegen werden?
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