Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand mit diesen 10 Tipps zur Vertriebsautomatisierung

Vertriebsmitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Generierung von Unternehmensumsätzen. So wertvoll ihre Zeit auch ist, leider wird sie häufig von alltäglichen, manuellen Aufgaben in Anspruch genommen, die von ihrem Hauptfokus – dem Verkaufen – ablenken. Wenn Ihr Technologie-Stack aus veralteten und ineffizienten Tools besteht, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Team mehr Zeit für die Erledigung administrativer Aufgaben aufwendet, als aktiv zur Umsatzgenerierung beizutragen. In diesem Blogbeitrag möchten wir die 10 wichtigsten zeitaufwändigen Verwaltungsaufgaben hervorheben, die die Effizienz Ihres Vertriebsteams beeinträchtigen, und zeigen, wie der Einsatz eines integrierten Systems wie HubSpot diese Prozesse vereinfachen und letztendlich die Vertriebszeit Ihres Teams erheblich wiederherstellen kann.

Die Herausforderung manueller Aufgaben im Vertrieb

Eine große Herausforderung für Vertriebsteams auf der ganzen Welt ist die Belastung durch manuelle Verwaltungsaufgaben. Vertriebsmitarbeiter sind mit Papierkram, Dateneingabe, der Planung von Besprechungen und anderen mühsamen Aufgaben beschäftigt, die übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese Aufgaben können bis zu 75 % des Arbeitstages eines Vertriebsmitarbeiters in Anspruch nehmen, sodass ihm nur ein Viertel seiner Zeit für den tatsächlichen Verkauf bleibt.

Der Einsatz veralteter und ineffizienter Tools verschärft diese Probleme zusätzlich. Da der Verkaufsprozess auf mehrere Plattformen verteilt ist, verbringen die Vertriebsmitarbeiter unnötig Zeit damit, zwischen Anwendungen zu wechseln, Informationen aufzuspüren und unterschiedliche Datenbanken zu pflegen. Dieser isolierte Ansatz verschlingt nicht nur ihre produktiven Stunden, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko, was zu verlorenen Chancen und Einnahmen führt.

Die Auswirkungen solcher Ineffizienzen im Verkaufsprozess auf die Gesamtproduktivität sind tiefgreifend. Es handelt sich dabei nicht nur um zeitraubende Aktivitäten; Sie wirken sich direkt auf das Endergebnis aus, indem sie die Fähigkeit des Teams, Geschäfte abzuschließen, behindern. So wird ein schlanker, integrierter Ansatz nicht nur zu einem „nice-to-have“, sondern zu einer absoluten Notwendigkeit. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich Vertriebsteams auf das konzentrieren, was sie am besten können: Beziehungen aufbauen, Chancen identifizieren und Verkäufe steigern.

Hier kommen Plattformen wie HubSpot ins Spiel, die eine umfassende Lösung bieten, die die Arbeitsweise Ihres Teams revolutionieren kann.

Das Versprechen der Automatisierung im Vertrieb

Die Gleichung ist einfach: Je mehr Zeit Vertriebsmitarbeiter dem Verkauf widmen können, desto besser sind die Ergebnisse. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Bei effektiver Implementierung können Automatisierungstools den Zeitaufwand für manuelle Verwaltungsaufgaben drastisch reduzieren und den Vertriebsmitarbeitern die Zeit geben, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: den Verkauf.

Von der Kontaktverwaltung über die Nachverfolgung von Kundeninteraktionen, die Planung von Terminen bis hin zur Durchführung von E-Mail-Kampagnen erledigen automatisierte Systeme diese Aufgaben mit tadelloser Präzision und lassen keinen Raum für menschliches Versagen.

Die Auswirkungen der Automatisierung auf die Vertriebsproduktivität sind tiefgreifend. Wenn Vertriebsmitarbeiter von der Langeweile manueller Aufgaben befreit sind, können sie sich auf strategische Initiativen konzentrieren. Sie können mehr Zeit für die Pflege von Leads, die Erstellung personalisierter Angebote und den Abschluss von Geschäften aufwenden.

Darüber hinaus gibt es durch die Automatisierung eine einzige, einheitliche Plattform für alle Vertriebsaktivitäten. Sie müssen nicht mit mehreren Tools jonglieren oder nach Informationen suchen, die über verschiedene Datenbanken verstreut sind.

Automatisierung hat das Potenzial, Ihren Verkaufsprozess zu verändern und die Effizienz und Produktivität um ein Vielfaches zu steigern. Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit einigen spezifischen Automatisierungstipps befassen, die Ihnen dabei helfen können, dieses Potenzial auszuschöpfen und Ihre Vertriebsabläufe zu revolutionieren.

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10 Admin-Aufgaben, die Sie auf HubSpot automatisieren können

1. Prospektion

Quelle: Lead-Management- und Prospecting-Software, HubSpot

Bei der effektiven Akquise geht es darum, potenzielle Kunden zu finden und zu qualifizieren, bevor sie in die Vertriebspipeline aufgenommen werden. HubSpot optimiert diesen Prozess durch die Integration der Automatisierung auf verschiedene Weise.

• Identifizierung und Verfolgung potenzieller Kunden
  

  Das CRM von HubSpot verfügt über eine umfassende Datenbank, die dabei hilft, potenzielle Kunden zu identifizieren und Interaktionen mit ihnen zu verfolgen. Informationen über die Online-Aktivitäten eines Leads, wie besuchte Webseiten, ausgefüllte Formulare und geöffnete E-Mails, werden automatisch protokolliert und sind leicht zugänglich. Diese Daten können wertvolle Einblicke in die Interessen eines Leads liefern, die zur maßgeschneiderten Vertriebsansprache genutzt werden können.

• Datensammlung

  Mit dem Prospects Tool von HubSpot können Vertriebsmitarbeiter sehen, welche Unternehmen ihre Website besuchen. Es sammelt Daten zur Branche, Größe, Standort und mehr des Besuchers und bietet so eine reichhaltige Informationsquelle für die Lead-Priorisierung.
  
  

• Lead-Scoring

  Mit einem automatisierten Lead-Scoring-System werden Leads automatisch auf der Grundlage demografischer Informationen und des Engagements bewertet. Dies hilft Ihrem Team, die Leads mit der höchsten Conversion-Wahrscheinlichkeit zu priorisieren und so den Zeitaufwand für minderwertige Leads zu reduzieren.
  

2. Lead-Anreicherung

Mit der Lead-Anreicherungsfunktion von HubSpot können Vertriebsmitarbeiter automatisch Informationen zu einem Lead aus verschiedenen externen Datenbanken, Social-Media-Profilen und Unternehmenswebsites sammeln und aktualisieren. Zu diesen Daten können die Berufsbezeichnung, die Branche, die Unternehmensgröße und der Standort des Leads sowie persönliche Interessen oder aktuelle Unternehmensnachrichten gehören.

HubSpot lässt sich auch in Tools zur Lead-Anreicherung wie Clearbit integrieren, die fehlende Daten zu Ihren Kontakten automatisch ergänzen und Ihre Datenbank auf dem neuesten Stand halten. Dieser automatisierte Prozess gewährleistet ein ausführliches, kontinuierlich aktualisiertes Profil für jeden Lead, sodass Vertriebsmitarbeiter ihre Kontaktaufnahme personalisieren und die Chancen auf einen Geschäftsabschluss verbessern können.

Durch die Automatisierung der Lead-Anreicherung spart HubSpot Ihrem Vertriebsteam nicht nur wertvolle Zeit, sondern verbessert auch die Qualität Ihrer Lead-Daten und liefert Ihrem Team die Erkenntnisse, die es benötigt, um potenzielle Interessenten effektiv anzusprechen.

3. Kontakt- und Geschäftserstellung

Die Plattform ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, automatisch neue Kontakte im CRM zu erstellen, wenn ein Besucher ein Formular auf der Website ausfüllt oder auf einen CTA klickt, wodurch eine manuelle Dateneingabe entfällt. Diese Kontakte werden dann mit Informationen aus ihren Interaktionen mit der Online-Präsenz des Unternehmens angereichert und bieten so eine 360-Grad-Ansicht jedes Interessenten.

Darüber hinaus kann die Deal-Automatisierungsfunktion von HubSpot Zeit beim Erstellen und Aktualisieren von Deal-Datensätzen sparen. Wenn ein Lead eine wichtige Aktion ausführt – etwa sich für eine Testversion anmeldet, eine Demo anfordert oder positiv auf eine E-Mail antwortet, kann HubSpot automatisch die Erstellung eines neuen Deals auslösen. Diese Deals werden dann in der gesamten Vertriebspipeline verfolgt und aktualisiert, was einen Echtzeit-Einblick in den Verkaufsprozess bietet und den Mitarbeitern zeitaufwändige manuelle Aktualisierungen erspart.

Durch die Automatisierung der Kontakt- und Geschäftserstellung ermöglicht HubSpot den Vertriebsmitarbeitern, sich auf die Interaktion mit Leads und den Abschluss von Geschäften zu konzentrieren, anstatt sich in Verwaltungsaufgaben zu verlieren.

4. E-Mail

Durch die Automatisierung des E-Mail-Prozesses ermöglicht HubSpot den Vertriebsmitarbeitern, sich mehr auf das Verfassen überzeugender Nachrichten zu konzentrieren und sich weniger auf die administrativen Aufgaben der E-Mail-Reichweite zu konzentrieren.

• E-Mail-Vorlagen

  Vertriebsmitarbeiter können personalisierte E-Mail-Vorlagen für häufige Situationen oder Antworten erstellen und diese mit dem Team teilen, wodurch Stunden für das wiederholte Verfassen ähnlicher E-Mails eingespart werden.
  
  

• Sequenzen

  Diese können verwendet werden, um Leads im Laufe der Zeit zu pflegen, indem automatisch eine Reihe von Nachrichten gesendet werden, bis der Empfänger eine gewünschte Aktion ausführt oder die Sequenz endet. Sequenzen können individuell angepasst werden, um den verschiedenen Phasen der Vertriebspipeline gerecht zu werden und so eine konsistente und zeitnahe Kommunikation mit jedem Lead sicherzustellen.
  
  

• E-Mail-Planung

  Die Plattform ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern auch, den Versand von E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt zu planen, um optimale Antwortraten zu erzielen, sodass sie sich nicht mehr merken oder raten müssen, wann sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken müssen.
  
  

• E-Mail-Tracking

  Die Tracking-Funktion von HubSpot stellt sicher, dass Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt werden, wenn ein Lead eine E-Mail öffnet oder auf einen darin enthaltenen Link klickt. Dies ermöglicht ihnen eine zeitnahe Nachverfolgung, was die Chancen auf eine Konvertierung erhöht.

5. Terminvereinbarung

Die Automatisierungsfunktionen von HubSpot erstrecken sich auch auf die Terminplanung und machen den Prozess für Vertriebsteams effizienter.

Mit dem Meetings-Tool von HubSpot können Vertriebsmitarbeiter ihre verfügbaren Zeiten direkt mit Leads teilen, sodass Leads einen für sie passenden Meeting-Slot buchen können, ohne das Hin und Her der herkömmlichen Terminplanung. Vertriebsmitarbeiter legen einfach ihre Verfügbarkeitspräferenzen fest und das Tool synchronisiert sich mit ihren Kalendern, um Doppelbuchungen zu verhindern und Zeitzonen zu verwalten.

Sobald ein Meeting geplant ist, werden die Informationen automatisch im CRM protokolliert und eine E-Mail-Bestätigung und eine Kalendereinladung werden sowohl an den Lead als auch an den Vertreter gesendet. Dies macht eine manuelle Dateneingabe überflüssig und verhindert Planungsfehler.

Darüber hinaus können Vertriebsmitarbeiter das Tool auch zum Einrichten von Gruppenbesprechungen oder Round-Robin-Meetings nutzen, bei denen ein Lead mit jedem verfügbaren Mitarbeiter abgeglichen wird. Dadurch wird sichergestellt, dass Leads umgehend bearbeitet werden, was das gesamte Kundenerlebnis verbessert.

6. Verkaufsgespräche

Ihr Verkaufsgesprächsmanagement trägt dazu bei, den Prozess für Vertriebsmitarbeiter zu rationalisieren und ermöglicht es ihnen, ihre Bemühungen auf sinnvolle Interaktionen zu konzentrieren.

• Anrufplanung

  Mit der Anrufplanungsfunktion der Plattform können Mitarbeiter Anrufe zu vorgegebenen Terminen und Uhrzeiten einrichten, die dann automatisch im CRM protokolliert werden. Dies spart Zeit bei der manuellen Dateneingabe und stellt sicher, dass alle Interaktionen zur späteren Bezugnahme genau aufgezeichnet werden.
  
  

• Klicke um anzurufen

  Mit einem einzigen Klick können Vertriebsmitarbeiter die Telefonnummer eines Leads direkt aus ihrem Kontaktdatensatz im CRM wählen. Dies spart nicht nur Zeit beim manuellen Wählen von Nummern, sondern minimiert auch Fehler.
  
  

• Anrufaufzeichnung

  HubSpot bietet die Möglichkeit, Anrufe mit Erlaubnis des Leads aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen können im Kontaktdatensatz des Leads gespeichert werden, was einen wertvollen Kontext für zukünftige Kommunikationen liefert und eine laufende Überprüfung der Anrufqualität zu Schulungszwecken ermöglicht.
  
  

• Arbeitsabläufe nach dem Anruf

  Automatisierte Workflows können nach Ihren Verkaufsgesprächen konfiguriert werden, um Aktionen wie das Senden einer Folge-E-Mail, das Erstellen einer Aufgabe oder das Verschieben des Leads in eine andere Phase der Vertriebspipeline basierend auf dem Ergebnis des Anrufs auszulösen.
  
  

7. Deal-Management

Durch die Bereitstellung eines umfassenden Systems zur effektiven Verfolgung und Verwaltung von Verkaufschancen verfeinert HubSpot den Verkaufsprozess durch Automatisierung im Deal-Management weiter.

Die Deal-Automatisierungsfunktion der Plattform vereinfacht den Prozess der Erstellung, Aktualisierung und Überwachung von Deals innerhalb der Vertriebspipeline. Mit dieser Funktion wird automatisch ein neuer Deal erstellt, wenn ein Lead eine wichtige Aktion ausführt, beispielsweise sich für eine Testversion anmeldet oder eine Demo anfordert. Diese Deals werden dann systematisch auf der Grundlage von Fortschritten und Interaktionen aktualisiert und bieten Echtzeit-Einblick in den Status jedes Deals.

Darüber hinaus können die automatisierten Arbeitsabläufe von HubSpot so konfiguriert werden, dass Geschäfte entlang der Vertriebspipeline verschoben werden, basierend auf definierten Auslösern oder Lead-Verhalten, wie z. B. einem abgeschlossenen Verkaufsgespräch oder einer E-Mail-Antwort, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und ein reibungsloser Geschäftsverlauf gewährleistet wird.

Darüber hinaus können automatische Benachrichtigungen eingerichtet werden, um Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn ein Geschäft ein bestimmtes Stadium erreicht oder wenn für einen bestimmten Zeitraum keine Aktivität zu einem Geschäft stattgefunden hat. Dies sorgt dafür, dass sich das Vertriebsteam proaktiv an seinen Geschäften beteiligt und verhindert, dass Gelegenheiten untergehen.

8. Vorschlag

HubSpot unterstützt Vertriebsmitarbeiter dabei, überzeugende und gut strukturierte Angebote mit minimalem Zeitaufwand zu erstellen.

Der Vertriebs-Hub von HubSpot umfasst ein Angebotstool, das automatisch relevante Geschäftsdaten aus dem CRM abruft und so die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe überflüssig macht. Mit diesem Tool können Vertriebsmitarbeiter benutzerdefinierte Angebotsvorlagen erstellen, die auf ihren Verkaufsprozess zugeschnitten sind, und so Konsistenz und Professionalität bei allen Angeboten gewährleisten.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diese Vorlagen automatisch mit spezifischen Geschäfts-, Firmen- und Kontaktdaten auszufüllen, was erheblich Zeit spart und Fehler reduziert. Durch die Automatisierung der Angebotserstellung ermöglicht HubSpot Vertriebsmitarbeitern, ihren Leads zeitnah qualitativ hochwertige Angebote zu unterbreiten, wodurch Geschäftsabschlüsse beschleunigt und die Effizienz gesteigert werden.

9. Lead-Rotation

Mit der automatischen Lead-Rotationsfunktion von HubSpot wird ein Lead, sobald er in das System gelangt, automatisch einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen, basierend auf vordefinierten Regeln wie Geografie, Branche oder Geschäftsgröße. Diese automatische Zuweisung spart erheblich Zeit und Mühe, die sonst bei der manuellen Zuweisung aufgewendet werden müsste, und verhindert potenzielle Konflikte oder Ungleichgewichte zwischen Vertriebsmitarbeitern.

Darüber hinaus stellt die Lead-Rotationsfunktion von HubSpot sicher, dass jeder Lead umgehend bearbeitet wird, wodurch die Reaktionsgeschwindigkeit und das gesamte Lead-Erlebnis verbessert werden. Diese zeitnahe und systematische Zuweisung von Leads ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, sich mehr auf die Strategieentwicklung und den Aufbau von Beziehungen zu Leads zu konzentrieren als auf administrative Aufgaben. Die Automatisierung der Lead-Rotation ist ein weiterer Beweis dafür, wie die leistungsstarken Funktionen von HubSpot die Effizienz und Produktivität im Verkaufsprozess erheblich steigern können

10. Berichterstattung

Die Vertriebsanalysetools von HubSpot stellen automatisch Daten aus verschiedenen Vertriebsaktivitäten zusammen, sodass Teams wichtige Kennzahlen anzeigen und analysieren können, ohne dass manuelle Zusammenstellungen oder Berechnungen erforderlich sind. Dazu gehören unter anderem die Verfolgung der Einzel- und Teamleistung, Geschäftsprognosen, des Zustands der Vertriebspipeline und Umsatzprognosen.

Das anpassbare Dashboard der Plattform ermöglicht es Teams, ihre Daten so zu visualisieren, wie es für sie am sinnvollsten ist, und erleichtert so eine effiziente und fundierte Entscheidungsfindung.

Darüber hinaus kann die automatisierte Berichtsplanung so konfiguriert werden, dass diese Erkenntnisse in festgelegten Intervallen direkt an Ihren Posteingang gesendet werden, sodass Sie über wichtige Änderungen oder Trends auf dem Laufenden bleiben, ohne dass ständige manuelle Überprüfungen erforderlich sind.

Durch die Automatisierung der Vertriebsberichterstattung ermöglicht HubSpot Vertriebsteams, sich auf Strategie und Umsetzung zu konzentrieren und stellt gleichzeitig sicher, dass ihnen die aktuellsten und genauesten Daten zur Verfügung stehen.

Vertriebsmitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsatzgenerierung, aber behindern zeitaufwändige manuelle Aufgaben ihr wahres Verkaufspotenzial? Unsere Bewertung basiert auf Erkenntnissen aus den Automatisierungsfunktionen von HubSpot und identifiziert wichtige Verwaltungsaufgaben, die möglicherweise bis zu 75 % der wertvollen Zeit Ihres Teams verschlingen.

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