CRM für eine Agentur: 10 wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten

Plattformen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sind beliebter denn je. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Agentur bereits eines verwendet. Wenn das nicht der Fall ist, denken Sie möglicherweise, dass es höchste Zeit ist, CRM für eine Agentur einzuführen.

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Allerdings geben mehr als 40 Prozent der Teams an, dass sie nicht alle Funktionen ihres CRM nutzen (MarTech). Das bedeutet, dass sie für Software mit vielen Extras bezahlen, die sie vielleicht gar nicht brauchen.

Auf welche Funktionen sollten Sie in einem CRM für eine Agentur achten? Wir haben es auf diese zehn eingegrenzt.

1. Ein CRM für die Automatisierung und Verwaltung von Agentur-Workflows

In einem Vertriebs-CRM gibt es eine ganze Reihe von Funktionen zu beachten, von denen einige wichtiger sind als andere. Eine der wichtigsten Funktionen sind die Automatisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen.

Wenn man über CRMs spricht, denkt man vielleicht nicht sofort an Workflow-Automatisierung. Doch die Automatisierung vieler alltäglicher Aufgaben, die sie behindern, kann Ihrem Vertriebsteam Zeit einsparen. Im Gegenzug können sie sich wieder dem widmen, was sie am besten können: dem Verkaufen.

Das Management kann Ihrem Team auch dabei helfen, zu erkennen, welche Schritte bereits unternommen wurden und welche es jetzt unternehmen muss. Das macht es für verschiedene Teammitglieder noch einfacher, jederzeit einzugreifen und einem Kunden zu helfen.

2. Vertriebsanalysen und Reporting steigern den Agenturerfolg

Eine weitere unverzichtbare Funktion eines CRM für eine Agentur ist die Vertriebsanalyse. CRM-Plattformen können viele wichtige Daten sammeln.

Diese Informationen sind nicht besonders hilfreich, bis Sie die Zahlen ermitteln können. Aus diesem Grund sind Analysetools in Ihrem Vertriebs-CRM unerlässlich. Mit ihnen können Sie die Plattform die Daten für Sie sammeln und analysieren lassen. Sobald Sie über diese Erkenntnisse verfügen, kann Ihr Team den Verkaufsprozess verfeinern und einen strategischeren Plan entwickeln. Wenn Ihr CRM nicht über integrierte Analysen verfügt, könnte Ihr Team wichtige Erkenntnisse verpassen, um Ihren Umsatz zu steigern.

3. Kontaktmanagement für Ihr Agentur-CRM

Das Kontaktmanagement ist einer der Gründe, warum Agenturen zunächst in Vertriebs-CRMs investieren. Mit einer Kundendatenbank und Kontaktverwaltung sind Sie besser in der Lage, alle Ihre Kunden im Auge zu behalten.

Das Kontaktmanagement kann Ihrem Team dabei helfen, doppelte Kundenprofile zu entdecken. Es kann auch dabei helfen, die Kundendaten auf dem neuesten Stand zu halten. Dies gilt zusätzlich zur Datenübertragung zwischen Abrechnung, Marketing und anderen wichtigen Teams.

Schließlich können Sie über die Kontaktverwaltung auch sehen, wann und wie Sie zuletzt mit jemandem Kontakt hatten. Im Gegenzug sind Ihre Vertriebsmitarbeiter besser in der Lage, die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit bereitzustellen.

4. CRM für die Leistungsüberwachung des Agenturverkaufsteams

Möglicherweise haben Sie Ihr CRM nicht als Tool zur Überwachung der Leistung Ihres Teams betrachtet. Die besten Vertriebs-CRMs können Ihnen jedoch dabei helfen, die Leistung Ihrer Vertriebsmitarbeiter im Auge zu behalten.

Funktionen wie Live-Aktivitäts-Feeds informieren Sie darüber, was Ihr Vertriebsteam gerade tut. Daten über vergangene Aktivitäten verdeutlichen außerdem die Produktivität des gesamten Teams sowie jedes einzelnen Vertriebsmitarbeiters.

Diese Daten können wichtige Erkenntnisse liefern. Wer hatte die meisten „Siege“? Ihre Aktivitätsmuster könnten verraten, wie sie es tun. Wenn andere Verkäufer Schwierigkeiten haben, können Sie sie bitten, zu testen, was Ihre Vertriebsstars tun.

Dadurch wird nicht nur die individuelle Leistung verbessert, Sie können diese Erkenntnisse auch nutzen, um einen wiederholbaren Verkaufsprozess aufzubauen. Damit erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen – und Sie können Ihrem Team dabei helfen, auf die Vertriebsautomatisierung hinzuarbeiten, um auch den Umsatz zu verbessern.

5. Erhalten Sie plattformübergreifende Funktionalität in einem CRM für Ihre Agentur

Besteht Ihr Vertriebs-CRM-Desktop nur aus? Das könnte Ihr Team zurückhalten, insbesondere im Zeitalter der hybriden Arbeit. Heutzutage arbeiten Verkäufer nicht nur von ihrem Schreibtisch im Büro aus.

Tatsächlich könnte Ihr Team fast überall und jederzeit arbeiten, da die Remote-Arbeit weiter zunimmt (Forbes). Möglicherweise nehmen sie ihre Laptops mit auf die Reise. Teammitglieder könnten auch an einem Verkaufsgespräch teilnehmen, während sie am Flughafen sind. Sie können sich über ihr Telefon beim Dashboard anmelden, um auf einer Messe oder zwischen Besprechungen etwas zu erledigen.

Wo auch immer Ihre Teammitglieder arbeiten, Sie möchten ein CRM, das zu ihnen passt. Stellen Sie sicher, dass das CRM für Ihre Agentur sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktops und Laptops funktioniert, damit es mit Ihrem Team mithalten kann.

6. Anpassung ist der Schlüssel für CRMs für den Agenturvertrieb

Ein CRM für eine Agentur sollte über ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten verfügen. Schließlich ist Ihre Agentur einzigartig. Sie könnten sich auf digitales Marketing statt auf traditionelle Medien oder PR konzentrieren. Vielleicht bedienen Sie verschiedene Branchen mit sehr unterschiedlichen Anforderungen. Es könnte sogar sein, dass Ihr Fokus auf lokalen Unternehmen oder KMUs liegt. Sie haben andere Bedürfnisse als riesige multinationale Konzerne.

Die von Ihnen gewählte CRM-Plattform sollte dies widerspiegeln.

Anpassungsoptionen sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie in ein CRM investieren, das für Ihr Unternehmen funktioniert. Es kann Ihnen auch dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie die Tools erhalten, die Sie benötigen – und nicht die, die Ihr Team niemals verwenden wird.

7. Unterstützen Sie Ihr Team mit integriertem E-Mail-Marketing

Die meisten Agenturleiter entscheiden sich für ein CRM für den Vertrieb. Es mag kontraintuitiv erscheinen, sicherzustellen, dass ein Tool, das Sie für den Verkauf erwerben, auch über Marketingfunktionen verfügt, aber es macht einen großen Unterschied.

Warum benötigen Sie Marketing-Tools für Ihr CRM? Vertrieb und Marketing gehen oft Hand in Hand. Schließlich ist ein Lead möglicherweise noch nicht kaufbereit, sodass das Versenden eines Angebots oder die Bitte um die Buchung einer Demo ihn möglicherweise abschreckt.

Mit Marketingtools kann Ihr Team mit all Ihren Leads in Kontakt bleiben. Das Marketing kann relevante und interessante Materialien versenden, um Leads auf ihrer Kaufreise zu unterstützen, bis sie zum Kauf bereit sind. Mithilfe der Marketingautomatisierung können Sie möglicherweise auch auf Nachrichten in sozialen Medien reagieren. Dies bedeutet auch, dass Sie eine E-Mail-Automatisierung erhalten, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter handverlesene Inhalte versenden können. Maßgeschneiderte E-Mail-Kampagnen haben schließlich höhere Konversionsraten (Mittel).

Kurz gesagt: Ihr Verkaufsprozess muss in Ihre Marketingbemühungen integriert werden. Das bedeutet, dass Ihr Vertriebs-CRM nahtlos in Marketing-Tools integriert werden muss. Wenn beide zusammenarbeiten, kann Ihr Team weiterkommen.

8. Entdecken Sie ein Agentur-CRM mit zahlreichen Integrationen

Integrationen von Drittanbietern sind für jedes technologische Tool Ihrer Agentur wichtig. Schließlich ist es nicht so, dass Sie nur eine Software verwenden – auch wenn Sie lieber eine All-in-One-Plattform hätten.

Ein CRM mit Drittanbieter-Integrationen ist für Agenturen dann ein Muss. Sie möchten in der Lage sein, die Programme, die Sie bereits verwenden, zu verbinden, damit Sie die von Ihnen verwendete Plattform optimal nutzen können.

Wenn sich Ihr Vertriebs-CRM auch in andere Plattformen integrieren lässt – etwa Marketing oder eine Abrechnungs-/Zahlungsplattform – ist dies sogar noch hilfreicher.

Sehen Sie sich an, welche Drittanbieter-Integrationen Ihr Vertriebs-CRM bietet. Wenn Ihnen wichtige Integrationen fehlen, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Wechsel vorzunehmen.

9. Verzichten Sie nicht auf Lead Management in einem CRM

Dieses Schlüsselfeature sollte in keinem CRM für Agenturen fehlen. Lead-Management – ​​auch Opportunity-Management genannt – hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten, wann Sie am wahrscheinlichsten einen Happen bekommen.

Die besten Plattformen verfolgen wichtige Statistiken über Ihre Interessenten. Dazu können Informationen darüber gehören, wie oft sie E-Mails öffnen oder mit welchen Inhalten sie interagieren. Im Gegenzug kann die Plattform Aufschluss darüber geben, wie heiß ein Lead ist – und wann der ideale Zeitpunkt für die Nachverfolgung ist.

Im Wesentlichen informiert Sie diese Funktion darüber, wann sich eine Gelegenheit bietet. Mit diesen Erkenntnissen kann Ihr Vertriebsteam jeden Lead optimal nutzen. Sie können heiße Leads kontaktieren, bei denen die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass sie einen Deal abschließen.

Das Lead-Management kann Ihnen auch sagen, wo sich jeder potenzielle Kunde in der Pipeline befindet. Anschließend unterbreitet die Plattform Vorschläge, wie sie beim Übergang zur nächsten Stufe am besten unterstützt werden können.

10. Suchen Sie nach Funktionen zur Terminplanung

Zu guter Letzt sollte das Vertriebs-CRM, das Sie für Ihre Agentur auswählen, über eine integrierte Terminplanung verfügen.

Ein Besprechungsplaner erleichtert Ihrem Team die Planung von Anrufen und Demos mit Interessenten erheblich. Es kann auch ein nützliches Tool sein, um geeignete Zeiten für Teambesprechungen, Leistungsbeurteilungen und mehr zu finden.

Was ist, wenn Sie bereits einen Terminplaner verwenden? Möglicherweise möchten Sie feststellen, ob es in das von Ihnen in Betracht gezogene CRM integriert werden kann. Lässt sich die Plattform auch in die Kalender Ihres Teams integrieren?

Wenn Sie noch kein Planungstool verwenden, sollten Sie sich die Angebote des CRM ansehen. Wenn Sie darüber nachdenken, von Ihrem aktuellen Planer abzuweichen, ist es eine gute Idee zu prüfen, ob die CRM-Lösung, die Sie in Betracht ziehen, über einen solchen Planer verfügt.

Holen Sie sich die Funktionen, die Sie in einem Agentur-CRM benötigen

Wenn es darum geht, das richtige Vertriebs-CRM für Ihre Agentur auszuwählen, ist Recherche von entscheidender Bedeutung. Es gibt viele verschiedene Plattformen und fast alle bieten etwas Einzigartiges.

Nehmen Sie sich Zeit, die von Ihnen benötigten Funktionen zu recherchieren und sie mit den verfügbaren Plattformen zu vergleichen. Wenn eine Plattform nicht alles bietet, was Sie brauchen, ist sie nicht die richtige Wahl. Achten Sie zumindest in jedem CRM einer Agentur auf diese zehn Funktionen. Wenn Sie dies tun, sind Sie auf dem besten Weg, das Richtige für Ihr Unternehmen zu finden.