Schaffen Sie mit diesen 10 einfachen Tipps Ordnung in Ihrem Arbeitsalltag

Die Organisation unseres Arbeitsalltags geht über strengere Zeitfenster und deren kämpferische Einhaltung hinaus. Es gibt unzählige Faktoren (einschließlich Ablenkungen), die uns aus der Bahn werfen können, egal wie diszipliniert wir zu sein versuchen. Es ist an der Zeit, dass wir aufhören, eine Formel zu verwenden, die wir immer und immer wieder gesehen haben, und sie als eine subjektive Sache betrachten. Um wirklich zu lernen, wie man tägliche Aufgaben organisiert, müssen wir einen für uns maßgeschneiderten Ansatz finden.

Wir haben unser Bestes getan, um zehn Tipps zu recherchieren, die Sie dabei unterstützen, eine Methode zu finden, die am besten zu Ihnen passt. Das bedeutet, zu lernen, wie man Prioritäten setzt, wie man mit Fehlern umgeht und wie man seine Zeit wertschätzt.

Tipp Nr. 1: Erstellen Sie eine Bestellung, die zu IHNEN passt

Das absolut Wichtigste ist, sich selbst zu kennen.

Es hat keinen Sinn, Anweisungen blind zu folgen oder von Produktivitätstrainern vorgefertigte Vorlagen und Pläne zu verwenden und hervorragende Ergebnisse zu erwarten. Nur weil sie für sie gearbeitet haben, heißt das nicht, dass es auch für Sie funktionieren wird.

Wenn Sie der Typ sind, der morgens mit komplexen Aufgaben zu kämpfen hat, diese aber am Nachmittag mit Leichtigkeit erledigen können, zwingen Sie sich nicht zu einer „Frühaufsteher“-Routine. Planen Sie stattdessen Ihre täglichen Aufgaben rund um Ihre biologische Uhr.

Dr. Stefan Volk von der University of Sydney Business School ist einer von vielen Forschern, die die komplizierten Zusammenhänge zwischen Büroproduktivität und der biologischen Uhr erforschen. Er behauptet, dass der Rhythmus unseres Körpers den ganzen Tag über mehrere Höhen und Tiefen hat, aber nur eine Phase der höchsten Produktivität. Wenn Sie außerhalb Ihres Chronotyps arbeiten, gibt es keinen Zeitplan der Welt, der Sie produktiver macht. Zum Beispiel:

• Frühaufsteher können in die Falle tappen, niedere Aufgaben am wachsamsten zu erledigen – E-Mails, Anrufe, Meetings, Besprechungen usw. Wenn wichtige Aufgaben anfallen, haben sie ihre besten Zeiten bereits hinter sich.
• Abendtypen zwingen sich dazu, große, konzentrationsintensive Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen, weil es ein althergebrachter Irrglaube ist, dass der Morgen für schwere Arbeit da ist. Am Ende sind sie müde und unkonzentriert und machen sich natürlich selbst die Schuld, wenn die Arbeit schlampig erledigt wird.

Und der vielleicht berühmteste Verfechter des Chronotyps, Dr. Michael Breus, rät, zuerst Ihren Typ kennenzulernen, um Ihren Arbeitstag optimal zu nutzen.

Tipp Nr. 2: Seien Sie realistisch und setzen Sie sich realistische Ziele

Wir alle haben den gleichen Fehler gemacht, unser Engagement zu überschätzen.

Wie oft haben Sie jemanden sagen hören, dass er mit dem Zucker aufhört, nur um zu sehen, wie er nur drei Tage später einen Schokoriegel kauft? Und wenn man danach fragt, wird die Person defensiv, fühlt sich geschlagen und behauptet, entweder aufgegeben zu haben oder nächste Woche neu anzufangen. Und so wiederholt sich der Kreislauf.

Jeder Produktivitätscoach, der sein Geld wert ist, wird Ihnen sagen, dass spezifische Ziele und leicht verdauliche Aufgaben der richtige Weg sind. Zum Beispiel:

Anstatt:

Schreiben Sie bis morgen einen 5-seitigen Entwurf ;

Versuchen Sie es mit:

8:00 – 10:00 Recherchieren Sie das Thema

11:00 – 13:00 Schreiben Sie die ersten beiden Seiten

13:15 – 15:00 Schreiben Sie die zweiten beiden Seiten

15:30 – 16:30 Schreibe die letzte Seite.

Der Unterschied ist klar. Das erste Beispiel zeigt, wie die meisten von uns Aufgaben in ihren Arbeitsplan schreiben: Wir wissen, was wir bis wann zu erledigen haben. Wir überlassen die Details sich selbst, was letztendlich zu einem chaotischen, unorganisierten Zeitplan führt.

Aber wenn wir die größeren Aufgaben in ihre Bestandteile zerlegen, führen wir sofort Ordnung ein. Allein die Handlung lässt uns berechnen, wie viel Zeit jeder Schritt benötigt, was eine unschätzbare Information ist.

Während dieser Berechnung können Sie beispielsweise feststellen, dass Sie für eine geplante Aufgabe keine Zeit haben werden. Sie können es also sofort delegieren oder auf morgen verschieben. Aber hätten Sie die erste Methode verwendet, würden Sie wahrscheinlich erkennen, dass für diese Aufgabe keine Zeit ist, wenn es zu spät ist, sie zu delegieren oder zu verschieben.

Einige andere Beispiele:

Tipp Nr. 3: Akzeptieren Sie Fehler als Teil des Lernprozesses

Bleiben Sie auf der gleichen Spur wie bei den vorherigen Ratschlägen – halten Sie Ihre Erwartungen niedrig.

Auf eine baldige drastische Veränderung zu hoffen, heißt von vornherein scheitern. Beachten Sie stattdessen Folgendes:

• In der ersten Woche ringen Sie mit dem Zeitplan und nehmen notwendige Änderungen vor.
• Am Ende der ersten Woche analysieren Sie Ihren Fortschritt (sowohl Erfolge als auch Misserfolge) und ändern den Zeitplan für die nächste Woche.
• In der zweiten Woche arbeiten Sie nach einem überarbeiteten Zeitplan;
• Am Ende der zweiten Woche werden die Fortschritte erneut analysiert usw.
• In der dritten Woche wird es noch mehr Verbesserungen geben und Kernveränderungen werden sich verfestigen.

Und so wird es von Woche zu Woche gehen. Jedes Mal werden Sie neue Verbesserungsmöglichkeiten sehen. Neue Probleme werden auftauchen, unerwartete Situationen, die Ihren Zeitplan beeinflussen (persönliche Probleme, Aufgaben anderer Personen, Ruhetage, verpasste Fristen usw.).

Beginnen Sie also, nachsichtiger mit sich selbst und Ihrem Zeitplan umzugehen. Fehler normalisieren. Sonst interpretierst du jeden Fehler als Zeichen dafür, dass du nicht vorankommst, obwohl es genau das Gegenteil ist.

Tipp Nr. 4: Passen Sie Ihren Zeitplan an die Zeit an, die Sie haben

Entgegen der landläufigen Meinung sollten Sie nicht nach Möglichkeiten suchen, „mehr Zeit am Tag“ zu gewinnen.

Wir alle haben 24 Stunden, nicht mehr und nicht weniger. Burnout ist das direkte Ergebnis von Menschen, die sich bis auf die Knochen arbeiten und glauben, strenge, disziplinierte Zeitpläne und endlose Automatisierung kleiner Aufgaben würden ihnen irgendwie mehr Zeit verschaffen.

Was Sie tun möchten, ist zu lernen, wie man Prioritäten setzt. Denn selbst wenn wir alle die gleichen Stunden am Tag für eine bestimmte Anzahl von Aufgaben haben, sind nicht alle gleich.

Einige werden wichtiger sein als andere, während einige vollständig eliminiert werden können.

Und um diese Mentalität richtig anzunehmen, müssen Sie unseren nächsten Ratschlag ausprobieren.

Tipp Nr. 5: Priorisierung lernen

Eine der erfolgreichsten Methoden der Priorisierung ist die Eisenhower-Matrix.

Es ist ein Framework, mit dem bestimmt wird, welche Aufgaben für das Erreichen Ihrer Ziele am wichtigsten sind und welche Ihren Fortschritt verlangsamen.

Mit der Eisenhower-Matrix sortieren Sie Ihre Aufgaben nach vier Kriterien:

• Dringend und wichtig – sofort erledigen (Notrufe, Feuer, Verletzungen etc.)
• Dringend, aber unwichtig – an jemanden delegieren (Meetings vereinbaren, Rechnungen bezahlen, Hausarbeiten usw.)
• Wichtig, aber nicht dringend – später erledigen (langfristige Ziele)
• Unwichtig und nicht dringend – eliminieren (zeitraubende Aktivitäten)

Die Aufgabenpriorisierung folgt diesem einfachen Schema:

Diese Grafik und mehr finden Sie in unserer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix zur Organisation Ihrer täglichen Aufgaben.

Sobald Sie wissen, was Ihre Prioritäten sind, wird es einfacher, einen geordneten Zeitplan zu erstellen. In Kombination mit der Kenntnis Ihres Energieniveaus im Laufe des Tages können Sie die Aufgaben mit der größten Priorität in Zeiten festlegen, in denen Sie am produktivsten sind.

Tipp #6: Sagen Sie Ablenkungen voraus

Wir diskutieren oft verschiedene Möglichkeiten, mit Ablenkungen umzugehen. Aber dieses Mal möchten wir darauf hinweisen, wie wichtig es ist, die Ablenkungen zu kennen und vorherzusagen, bevor sie auftreten.

Es gibt viele alltägliche Ereignisse, von denen Sie wissen, dass sie Zeit aus Ihrem Tag nehmen werden. Der beste Weg, sie zu eliminieren, damit sie Ihren Arbeitsplan nicht beeinträchtigen, besteht darin, sich früher darauf vorzubereiten.

Einige Beispiele:

• Diejenigen, die zu Hause arbeiten, können auf Probleme stoßen, bei denen beispielsweise etwas repariert werden muss (Sanitärstrom), aber der volle Zeitplan lässt wenig bis gar keine Zeit, um beim Handwerker zu sein. Sie können sich auf die Ablenkung vorbereiten, indem Sie sie bitten, zu einem Zeitpunkt zu kommen, an dem Sie weniger wichtige Aufgaben haben, oder einen Freund oder ein Familienmitglied bitten, sie anstelle von Ihnen zu sehen.
• Einige Personen werden gebeten, sich außerhalb ihres Arbeitstages Zeit zu nehmen, um Auszubildende zu betreuen. Eine Möglichkeit, sich auf die Ablenkung vorzubereiten, besteht darin, dem Auszubildenden am Tag zwei Zeitfenster für Fragen einzuräumen. Tagsüber sammeln sie während der Arbeit Fragen, und wenn die Zeit für ein Treffen gekommen ist, können sie Fragen zu allen Themen stellen. So werden Sie in Stoßzeiten nicht am Ärmel gezogen und dem Auszubildenden bleibt Zeit, selbst eine Lösung zu finden.
• Wenn Sie an einem besonders arbeitsreichen Tag ein Meeting abhalten und es nicht delegieren können, können Sie es verkürzen, indem Sie am Ende eine FAQ erstellen. Die häufigsten Fragen antizipieren und sofort beantworten. Dann können Sie für alle ungelösten Probleme am nächsten Tag ein weiteres, kürzeres Meeting vereinbaren.

Es kommt darauf an, Ihren Arbeitsplan für jeden folgenden Tag zu kennen. Jede Aufgabe ist mit einer potenziellen Ablenkung verbunden, daher kann es sinnvoller sein, sich im Voraus vorzubereiten, als sie an Ort und Stelle zu verhindern.

Tipp Nr. 7: Leeren Sie Ihren Kopf

Wenn wir schon beim Thema Ablenkungen sind, sollten wir darüber sprechen, wie sehr unser Gehirn sie liebt, obwohl sie, wie von Killingsworth und Gilbert untersucht, schwere Unzufriedenheit verursachen. In demselben Artikel wird erörtert, wie eine große Anzahl der Befragten die Spekulation bestätigte, dass Gedankenabschweifungen und Ablenkungen letztendlich zu Traurigkeit, Nervosität und einem Gefühl der Unzulänglichkeit führen.

Abgesehen davon, dass Sie alle Ihre Benachrichtigungen stumm schalten, ist es eine nützliche Sache, immer einen Stift und Papier an Ihrer Seite zu haben. Wenn Ihre Gedanken beginnen, das morgige Mittagessen oder das Kaffeetreffen mit einem Freund zu planen, nehmen Sie diesen Stift und schreiben Sie es sofort auf. Schreiben Sie Ideen für das Mittagessen oder mögliche Gesprächsthemen für das Café-Treffen auf.

Denn solange diese Gedanken in deinem Kopf bleiben, werden sie dort schweben und von Zeit zu Zeit zurückkehren, um dich von der Arbeit wegzuziehen.

Dasselbe gilt für das Erinnern an etwas, das Sie im Geschäft kaufen müssen, an eine E-Mail, die Sie senden müssen, an eine Person, die Sie kontaktieren müssen, oder an einen Artikel, den Sie lesen müssen … Machen Sie nicht sofort diese Nebensache – schreiben Sie es auf und speichern Sie es für später.

Andernfalls gewöhnt sich Ihr Gehirn daran, dass Sie sich um jeden kleinen Alarm kümmern, den es auslöst. Bevor Sie es wissen, haben Sie eine Stunde mit niederen Aufgaben verbracht, die Ihnen an diesem Tag keinen Zweck erfüllen.

Tipp Nr. 8: Messen Sie nur, was zählt

Vielleicht kennen Sie den Spruch: „Was gemessen wird, wird gemanagt“.

Aber wussten Sie, dass es sich als falsch erwiesen hat? Und sogar der falschen Person zugeschrieben?

Wir lieben es, Zeiterfassungen zu verwenden, um unsere Arbeitskalender zu organisieren. Sie geben uns detaillierte Informationen darüber, wo unsere Zeit vergangen ist, wie unser Tag verlaufen ist und welche Bereiche verbessert werden müssen. Sie helfen bei der korrekten Rechnungsstellung für Kunden und erstellen sogar Berichte, um den Fortschritt zu verfolgen, während wir uns besser organisieren.

Auf dem Weg, bessere tägliche Aufgabenlisten zu erstellen, kann man jedoch versucht sein, jede Kleinigkeit zu notieren, die passiert. Jede 5-Minuten-Pause, jedes Telefonat, das Aufräumen des Posteingangs, die Kaffeepause usw. In diesen Fällen wird Sie das Messen jeder einzelnen Pause nicht besser in der Organisation machen.

Die wichtigsten Dinge, die Sie verfolgen sollten, sind die Aufgaben, auf die es ankommt. Diejenigen, die Ihre langfristigen Pläne beeinflussen.

Jetzt müssen wir Pausen nachverfolgen, wenn wir feststellen, dass Zeitverschwendung zu einem Problem in unserem Arbeitsplan wird. Aber für alle anderen Absichten und Zwecke wird das Wissen, wie viel Zeit Sie für ein Telefonat mit dem Klempner aufgewendet haben, Ihren täglichen Arbeitsablauf kaum verbessern.

Achten Sie darauf, welche Aktivitäten tatsächlich nachverfolgt werden müssen, denn nicht Ihre gesamte Zeit wiegt gleich viel.

Tipp Nr. 9: Verfolgen Sie den Fortschritt

Damit eine dauerhafte Veränderung eintritt (und bleibt), müssen Sie sich motiviert fühlen, weiterzumachen. Und die beste Motivation ist zweifellos zu sehen, wie weit man gekommen ist. Es liegt uns im Blut, wir können nichts dafür – deshalb lieben wir diese Vorher - Nachher -Fitness- und Lifestyle-Fotos.

Der Fortschritt treibt uns voran, weil wir sehen, dass es eine Veränderung zum Besseren gegeben hat. Die Anstrengung fühlt sich nicht vergeblich an.

Dasselbe gilt für unsere Produktivität. In der digitalen Künstlergemeinschaft gab es einen kurzen Trend, bei dem man jedes Mal, wenn man eine bestimmte Sache zeichnete, die man verbessern wollte, eine auf Papier gezeichnete Skala ausfüllte. Und am Ende einer Woche, zwei Wochen oder eines Monats haben sie das Fortschrittsblatt ausgefüllt.

Viele Entwickler haben auf ähnliche Weise eine gamifizierte Fortschrittsverfolgung. Es gibt zahlreiche Apps, die Ihnen helfen, Ihre täglichen Gewohnheiten zu verfolgen und nach einer bestimmten Zeit einen Bericht bereitzustellen.

Die Investition in eine Fortschrittsverfolgungs-App (oder einfach jeden Tag zu notieren, an dem Sie es geschafft haben, Ihren Zeitplan zu verfolgen) wird sich positiv auf Ihre Motivation auswirken.

Hier bei Clockify haben wir eine Liste mit 29 bewährten Verfahren zur Zeiterfassung zusammengestellt, die detailliert beschreiben, was Sie erfassen können oder sollten, um den Fortschritt genau zu messen.

Tipp Nr. 10: Führen Sie Änderungen schrittweise ein

Egal für welche Änderungen Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sie schrittweise vornehmen und sie über einen längeren Zeitraum verteilen. Erinnern Sie sich an die Diskussion über das Setzen realistischer Ziele und Erwartungen für sich selbst und wie leicht es ist, überwältigt zu werden.

Beginnen Sie mit einer Gewohnheit, die Sie ausprobieren möchten. Zum Beispiel können Sie nur in der ersten Woche eines der folgenden Dinge einbauen:

• Verschieben Sie alle Ihre anspruchsvollsten Aufgaben vor 10:00 Uhr und 14:00 Uhr, vor dem Mittagessen;
• reduzieren Sie Ihre To-do-Liste auf 5-10 Aufgaben täglich;
• Sortieren Sie Ihre Prioritäten und passen Sie den Zeitplan daran an usw.

Jede davon wäre ein guter Start für Ihre Produktivitätsveränderung. Alle drei gleichzeitig zu tun, ist jedoch eine Überlastung. Denn wenn Sie sich auf eine einzelne Veränderung konzentrieren, ist es einfacher zu verfolgen und abzuschätzen, ob es sich wirklich um eine positive Veränderung handelt oder nicht. Außerdem ist es einfacher, motiviert zu bleiben, wenn es weniger Dinge gibt, auf die man achten muss.

Das wegnehmen

Das Organisieren von Arbeitsaufgaben kann ziemlich schnell besser werden, aber das Beherrschen der Fähigkeit dauert eine Weile. Es ist wichtig, daran zu denken, ein Framework oder eine Methode zu finden, die speziell zu Ihnen passt. Und wenn es bedeutet, dass Sie wochenlanges Ausprobieren durchlaufen müssen, dann ist es eine gute Sache, weil es ein schnelles Verwerfen von Ansätzen ermöglicht, die nicht funktionieren. Anstatt stur an ihnen festzuhalten und zu denken, dass Sie das Problem sind , können Sie andere ausprobieren, bis Sie das perfekte finden.

Daher ist es am besten, diesen Tipps eine Chance zu geben und sie als Leitfaden zu verwenden, um die einzig richtige Methode zu finden und Ihr Arbeitsleben unendlich einfacher zu machen.