Stellen Sie Ihr Remote-Team auf Erfolgskurs – erstellen Sie eine effektive Richtlinie für die Remote-Arbeit

Sobald Sie ein Remote-Arbeitsmodell für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen und mit der Einstellung von Remote-Rockstars beginnen, müssen Sie Richtlinien festlegen, wie sie zusammenarbeiten können, um Geschäftsziele zu erreichen.

Ihre Remote-Mitarbeiter werden Fragen haben, auf die nicht jeder im Team sofort die Antworten kennt. Wann werde ich voraussichtlich online sein? Kann ich mein eigenes Gerät verwenden? Bekomme ich Überstunden bezahlt?

Eine umfassende Remote-Work-Policy beantwortet diese Fragen für neue Mitarbeiter und fungiert als bereiter Kalkulator für das gesamte Unternehmen. Es definiert die Regeln des Engagements und hilft, die richtigen Erwartungen zu wecken – sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter.

Hier sind sechs Dinge, die Sie in der Richtlinie Ihres Unternehmens zur Fernarbeit ansprechen sollten:

• Geben Sie Arbeitszeiten mit Zeitzonenüberschneidungen an
• Treffen Sie Vorkehrungen für die asynchrone Zusammenarbeit
• Fügen Sie Richtlinien für die Informationssicherheit hinzu
• Setzen Sie klare Erwartungen in Bezug auf Vergütung und Leistungen
• Legen Sie einen Verhaltenskodex für die Organisation fest
• Erfüllen Sie Compliance- und behördliche Anforderungen

Geben Sie Arbeitszeiten mit Zeitzonenüberschneidungen an

Quantität und Spezifität sind die beiden Dynamiken, die hier im Spiel sind. Wie viele Stunden wird Ihr Remote-Mitarbeiter Ihrer Meinung nach an einem bestimmten Tag arbeiten? Noch wichtiger, welche Stunden erwarten Sie, dass sie arbeiten?

Abhängig von den geschäftlichen Anforderungen können Sie einen strengen Zeitplan festlegen oder die Mitarbeiter selbst entscheiden lassen, wie viele Stunden sie arbeiten. Einige Remote-Unternehmen gehen sogar so weit, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden zugunsten der Ergebnismessung zu ignorieren.

Amin Yazdani von AY Technologies hält die zweite Frage für anspruchsvoller: „Wann sollte ich verfügbar sein? Ist es meine eigene Zeitzone oder ist es eine zentrale Zeitzone für das Unternehmen oder eine Mischung aus diesen?“

_{Quelle: Pixabay}

Die Verfügbarkeit zu bestimmten Zeiten kann für Teams, die über den Globus verteilt sind, ein Problem darstellen, und die Zusammenarbeit in Echtzeit kann eine Herausforderung darstellen. Dies gilt umso mehr, wenn Ihre Teammitglieder durch einen Zeitunterschied von mehr als 12 Stunden getrennt sind. In einem Team mit Mitgliedern in New York und Shanghai gehen beispielsweise einige von ihnen gerade dann ins Bett, wenn die anderen ihren Tag beginnen!

Alex Turnbull von GrooveHQ hat eine einfache Lösung für diese Herausforderung. Finden Sie jeden Tag mindestens eine bestimmte Zeit, zu der alle Teammitglieder in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Die Telearbeitsrichtlinie Ihres Unternehmens sollte festlegen, zu welchen Stunden Telearbeiter arbeiten sollen. Funktionsgruppen können ihre eigenen Kadenzen haben, aber Sie müssen entweder alle jeden Tag für ein paar Stunden zur gleichen Zeit online bringen (manchmal eine Herausforderung sogar in Teams, die vom selben Büro aus arbeiten!) oder reibungslose Übergaben zwischen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeiten sicherstellen Zonen.

Legen Sie die Arbeitszeiten Ihres Remote-Teams klar fest. Wenn sie über Zeitzonen verteilt sind, stellen Sie sicher, dass sich ihre Arbeitszeiten etwas überschneiden.

Treffen Sie Vorkehrungen für die asynchrone Zusammenarbeit

In Remote-Teams, die über eine Zeitzone zu viel verteilt sind, ist die Zusammenarbeit in Echtzeit offensichtlich ein Luxus. Das Erstellen von Zeitplänen mit Zeitzonenüberschneidungen ist zwar hilfreich, aber nicht immer möglich. Die Lösung? Fokus auf asynchrone (asynchrone) Zusammenarbeit innerhalb des Teams durch Planung und Kommunikation.

Da das Warten auf Abhängigkeiten aufgrund von Zeitzonenunterschieden frustrierend sein kann, sollte Ihre Remote-Arbeitsrichtlinie klare Erwartungen an die asynchrone Bearbeitung von Aufgaben und Nachverfolgungen setzen. Dazu gehört es, Grundregeln für Verfügbarkeit und Nichtverfügbarkeit festzulegen und die Zeit jedes Teammitglieds zu respektieren.

Darüber hinaus sollte Ihre Telearbeitsrichtlinie die Tools angeben, die für die Echtzeit- und asynchrone Zusammenarbeit verwendet werden – Team-Chat, Videokonferenzen, Projektmanagement, Problemverfolgung usw.

Jordan Wan, Gründer und CEO von CloserIQ, betont die Bedeutung einer dedizierten Team-Chat-Plattform:

„Es ist eines der effektivsten Tools für die Fernarbeit. Tools wie dieses machen Teamarbeit möglich, selbst wenn sich bestimmte Mitglieder auf der anderen Seite der Welt befinden.“

_{Quelle: Herde}

Bei Trello und AY Technologies spielen Videokonferenzen eine große Rolle bei der Ermöglichung der Eins-zu-eins-Kommunikation. Amin Yazdani nennt den relativen Mangel an persönlichen Interaktionen als Grund, warum Videoanrufe in diesen Situationen Chats oder E-Mails vorzuziehen sind.

Setzen Sie klare Erwartungen an die asynchrone Bearbeitung von Aufgaben und Follow-ups. Geben Sie die Tools an, die sowohl für die Zusammenarbeit in Echtzeit als auch für die asynchrone Zusammenarbeit verwendet werden.

Fügen Sie Richtlinien für die Informationssicherheit hinzu

Da ein Remote-Team sowohl von privaten als auch von öffentlichen Netzwerken aus arbeitet (zu Hause, in Cafés, Co-Working-Räumen usw.), ist es immer eine Herausforderung, die Informationssysteme des Unternehmens vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Um dies zu beheben, erstellen Sie Richtlinien zur Informationssicherheit und fügen Sie sie Ihrer Richtlinie für Remote-Arbeit hinzu.

_{Quelle: Pexel}

GitHub hat eine BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device), besteht aber auf spezifischen Sicherheitsvorkehrungen wie sicheren Passwörtern und immer eingeschalteten Firewalls. Auf der anderen Seite stellen LiquidSpace und SitePen ihren Remote-Mitarbeitern sichere Geräte zur Verfügung. Ganz gleich, für welchen Weg Sie sich entscheiden, indem Sie ihn in Ihrer Richtlinie zur Fernarbeit detailliert beschreiben, können Sie sicherstellen, dass jeder weiß, was zu tun ist.

Erstellen Sie Informationssicherheitsrichtlinien, die die Bereitstellung sicherer Hardware für alle Remote-Mitarbeiter beinhalten, oder bestehen Sie darauf, dass bestimmte Sicherheitsvorkehrungen auf mitarbeitereigenen Geräten durchgesetzt werden.

Setzen Sie klare Erwartungen in Bezug auf Vergütung und Leistungen

Große Unternehmen, die Remote-Work-Optionen anbieten, wie PwC, USDA, Xerox und Sodexo, sagen, dass es keinen großen Unterschied in der Bezahlung oder den Leistungen zwischen einer bürobasierten Rolle und ihrem Remote-Pendant geben sollte.

Sie haben jedoch eine gewisse Flexibilität bei der Festlegung von Gehaltsskalen für Ihr Remote-Team. Beispielsweise können Sie den geografischen Standort Ihres Remote-Mitarbeiters berücksichtigen. Die Lebenshaltungskosten in New York oder LA sind natürlich höher als beispielsweise in Richmond (Indiana) oder Harlingen (Texas).

Hier sind einige Faktoren zu berücksichtigen:

• Vergütung für Kernarbeitszeit
• Überstundenpolitik
• Angestelltenbonus
• Verbindlichkeiten des Unternehmens
• Erstattungsrichtlinie für Internetrechnungen, IT-Materialien, Co-Working-Space usw.

Remote.co hat einige interessante Vorschläge zu Vorteilen, nach denen sich Remote-Mitarbeiter sehnen, einschließlich bezahlter Urlaube und Firmenfreizeiten. Attraktive Leistungen an Arbeitnehmer tragen wesentlich dazu bei, dass Unternehmen qualifizierte Remote-Mitarbeiter halten können.

Die Haftung für arbeitsbedingte Verletzungen kann für Unternehmen gelten, wenn entfernte Mitarbeiter in ihrem Home Office verletzt werden. In Pennsylvania haben Gerichte das Recht eines Remote-Mitarbeiters auf Entschädigung für Verletzungen bestätigt, die er sich bei der Arbeit von zu Hause aus zugezogen hat. Wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, um den vollen Umfang Ihrer Haftung beim Aufbau eines Remote-Unternehmens zu erfahren.

Setzen Sie klare Erwartungen in Bezug auf Vergütung und Leistungen für Remote-Mitarbeiter. Um Top-Talente anzuziehen und zu halten, müssen Sie möglicherweise die Extrameile gehen, um Leistungen anzubieten, die auf die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitern zugeschnitten sind.

Legen Sie einen Verhaltenskodex für die Organisation fest

Unterschiede in kulturellen Hintergründen und Sensibilitäten sind oft eine Stärke für Remote-Teams. Sie können jedoch auch zu Missverständnissen und Konflikten führen, insbesondere wenn der größte Teil ihrer Kommunikation asynchron ist. Die Festlegung eines Verhaltenskodex für die interne und externe Kommunikation kann schädlichen Fauxpas vorbeugen, die durch „virtuelle Distanz“ entstehen können.

Beispielsweise deckt der Verhaltenskodex von Infosys alles ab, vom Verhalten am Arbeitsplatz und Beziehungen bis hin zur Lösung von Interessenkonflikten. Workable.com hat eine einfachere Vorlage, die perfekt für Sie sein könnte.

Erstellen Sie einen Verhaltenskodex für die Organisation (einschließlich Remote-Mitarbeiter), um kulturellen Missverständnissen vorzubeugen.

Erfüllen Sie Compliance- und behördliche Anforderungen

Remote-Arbeit wird möglicherweise nicht ausdrücklich von Ihren lokalen Arbeitsgesetzen abgedeckt, daher müssen Sie einen Rechtsexperten zu Compliance-Vorschriften konsultieren. Es gibt auch das Problem der sich entwickelnden Gesetze in Bezug auf die Online-Kommunikation, wie die DSGVO der Europäischen Union. Da Telearbeit das Herzstück der Telearbeit ist, können Bestimmungen dieser Gesetze auf Ihr Unternehmen anwendbar sein.

Arbeiten Sie mit Ihrer Rechtsabteilung zusammen, um ein Dokument zusammenzustellen, das Ihre Remote-Mitarbeiter darüber informiert, was sie beim Erstellen, Verwenden und Teilen von Daten untereinander und/oder außerhalb des Unternehmens beachten müssen.

Überprüfen Sie die lokalen Gesetze, um die Einhaltung sicherzustellen, wenn Sie Ihre Richtlinie für die Fernarbeit erstellen. Online-Daten- und Datenschutzgesetze wie die jüngste EU-DSGVO sind für die Fernarbeit sehr relevant.

Passen Sie Ihren Remote-Work-Ansatz an

Ihre Richtlinie zur Fernarbeit muss auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sein. Die Behandlung dieser Punkte rund um Arbeitszeiten, Tools für die Zusammenarbeit, Sicherheitsrichtlinien, Vergütung und Zusatzleistungen, Verhaltenskodex und Compliance-Anforderungen ist eine großartige Möglichkeit, genau damit zu beginnen!