Vorbereitung auf die Konferenzsaison: Machen Sie das Beste aus Messen

Die Konferenzsaison steht vor der Tür. In Wirklichkeit ist diese sogenannte „Saison“ nun eine ganzjährige Angelegenheit. Es gibt immer etwas zu planen, anzureisen oder zu besuchen.

Wir können alle zugeben, dass Konferenzen ein bisschen überwältigend sein können. Schließlich gibt es viele Menschen, viele Aktivitäten und viele Möglichkeiten. Aber mit ein wenig Planung und Strategie ist es durchaus möglich, viel Wert aus Ihrer Konferenzsaison zu ziehen – und dabei sogar ein reibungsloses und angenehmes Erlebnis zu haben. So machen Sie das Beste daraus.

Planung einer Veranstaltung

Schauen wir uns zunächst an, wie es ist, eine Messe oder Konferenz zu planen. Ob Sie an einer kleineren Hausmesse für bestehende Kunden oder an einer großen Veranstaltung mit internationaler Ausstrahlung arbeiten, Sie müssen viele Teller in der Luft drehen, um erfolgreich zu planen. Sie verlangen nicht viel, nur großartige Redner, einen erstklassigen Veranstaltungsort, einen gut sichtbaren Sendeplatz, effektive Werbung, exzellentes Essen, unvergesslichen Swag, branchenführende Keynotes und vor allem ein volles Haus. Darüber hinaus möchten Sie, dass die Erfahrung der Teilnehmer nahtlos und beeindruckend ist. … Auf den zweiten Blick verlangen Sie viel. Aber so werden großartige Konferenzen gemacht.

Also, wie bekommen Sie all diese großartigen Dinge für Ihre Konferenz? Hier sind einige hilfreiche Tipps:

• Brainstormen Sie alles, von klein bis groß – Wie ich bereits sagte, ist Brainstorming eine meiner Lieblingsbeschäftigungen. Ich liebe es, vor einem Whiteboard oder einem leeren Blatt Papier zu sitzen und zu träumen. Wenn Sie eine Veranstaltung planen, dürfen Sie groß und klein träumen. Seien wir ehrlich, einige Teilnehmer erscheinen nur für die kostenlosen Swag- und Keynote-Momente auf der Hauptbühne. Ja, Sie möchten die auffälligen Dinge, die diese Leute anziehen, aber Sie möchten sich auch um die kleineren, trivialeren Details kümmern. Denken Sie daran, kleine Details summieren sich zu einer großen Wirkung. In der Hochsaison der Konferenzen konkurrieren Sie mit anderen Fachmessen um Anmeldungen – die Aufmerksamkeit für Details kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Konferenz entscheiden!
• Budget – Als nächstes ist es an der Zeit, Ihre Träume mit Zahlen zu verwirklichen. Mit wie viel Geld müssen Sie arbeiten? Das kann Ihnen helfen, Ihre Ideen einzubringen und konkrete Pläne zu schmieden. Ähnlich wie eine Fußballmannschaft klug wäre, ihr ganzes Geld nicht für einen Starspieler auszugeben, achten Sie darauf, Ihr Budget nicht für einen „Big Wow“-Lautsprecher oder -Moment zu sprengen. Sie wollen ein reichhaltiges, umfassendes Event auf ganzer Linie anbieten.
• Dokumentieren Sie einen Plan – Verwenden Sie Tabellenkalkulationen, Notizbücher oder Listen. So viele Listen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie abhaken. Marketing-Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen – indem sie Ihnen hilft, zu verfolgen, was bereits getan wurde und was als Nächstes ansteht. (Mehr dazu gleich.)
• Blicken Sie zurück – Wenn Sie denken, dass Sie einen soliden Plan haben, treten Sie einen Schritt zurück. Buchstäblich. Schauen Sie in die Bücher, um herauszufinden, was Sie in der Vergangenheit getan haben. Was hat funktioniert und was nicht? Haben Sie Kundenumfragen oder sonstiges Feedback? Verwenden Sie dies, um Ihren Lehrplan, Plan, Zeitplan, Veranstaltungsort, Essen – alles – zu informieren oder zu bestätigen. Und wenn Sie keine Daten gesammelt haben, beginnen Sie dieses Jahr. Du wirst deinem zukünftigen Ich nächstes Jahr danken.
• Setzen Sie auf Marketingautomatisierung – Im Land der Eventplanung kann Marketingautomatisierung einer Ihrer engsten Verbündeten sein. Von der Segmentierung Ihrer Zielgruppe bis zum Versenden Ihrer E-Mail-Einladungen können Sie einige der eher administrativen Aufgaben automatisieren und Ihre Bemühungen auf andere Dinge konzentrieren.
• Rekrutieren – Sobald die Veranstaltung geplant, das Datum festgelegt und der Veranstaltungsort gesichert ist, ist es an der Zeit, Teilnehmer anzuziehen. Sie können E-Mail, soziale Medien, Blogs, Direktwerbung verwenden … die Liste geht weiter. Erfassen Sie diese Teilnehmer und bringen Sie sie dazu, sich zu registrieren. Marketing-Automatisierung ist hier wirklich Ihr Freund und hilft Ihnen, die administrativen Komponenten der Veranstaltungsplanung taktisch anzugehen, damit Sie mit Ihren Informationen schneller – und intelligenter – aus der Tür kommen.
• Pflegen – Sobald sich die Teilnehmer für die Teilnahme angemeldet haben, wecken Sie ihr Interesse kontinuierlich mit gezielten Updates zu Veranstaltungsdetails, an denen sie interessiert sein werden, z. B. Sitzungen, die speziell auf ihre Interessen ausgerichtet sind (siehe: Segmentierung). Sie sollten auch Benachrichtigungen senden, die verlockende Ziehungen aufdecken, wie z. B. den Hauptredner oder die Konferenzunterhaltung (Essen, Musik usw.). Die Kadenz, wie und wann Sie diese Details preisgeben, liegt bei Ihnen – tatsächlich könnte es einen ganzen separaten Blog-Beitrag wert sein. Aber es ist entscheidend, Ihr Publikum auf dem Laufenden zu halten und zu engagieren.

Teilnahme an einer Veranstaltung

Als Teilnehmer einer Messe oder Konferenz müssen auch Sie planen – beispielsweise welche Konferenz(en) Sie besuchen und welche Dinge innerhalb der Veranstaltungen zu tun sind. Hier sind Tipps, mit denen Sie Ihre Konferenzsaison maximieren und das Beste aus den Messen herausholen können, für die Sie sich entscheiden.

• Ziele setzen – Das Wichtigste zuerst. Warum bist du dabei? Ich sprach kürzlich mit einem Freund über die mögliche Teilnahme an einer nationalen Konferenz und war unschlüssig, ob ich das Geld für die Reise berappen sollte. Sie teilte weise Weisheit mit: „Stellen Sie sicher, dass Sie eine Agenda haben – mindestens eine wichtige Sache, die Sie nicht besuchen möchten. Ohne das sind Sie verloren.“ Nachdem ich vor einem Jahr ohne Plan an derselben Konferenz teilgenommen habe, kann ich Ihnen sagen, dass dies ein großartiger Rat ist. Bei dieser Veranstaltung wanderte ich ziellos umher, unsicher, welche Panels ich besuchen oder an welchen Aktivitäten ich teilnehmen sollte. Sicher, ich habe etwas gelernt, aber ich hätte viel mehr daraus machen können – mehr für mein Geld – wenn ich es getan hätte hatte ein konkretes Ziel. Also, was ist Ihr Ziel für diese Konferenz? Warum bist du dabei? Dieses Ziel kann so begrenzt oder so hoch sein, wie Sie möchten. Einige Ziele umfassen das Finden eines neuen Geschäftspartners, das Sichern eines Deals oder das Sammeln von fünf neuen Visitenkarten. Dies sind nur einige Beispiele. Ich empfehle Ihnen, Zeit damit zu verbringen, Ihre eigenen Ziele aufzuschreiben und zu entschlüsseln, was genau Sie erreichen wollen.
• Planen Sie Ihren Zeitplan – Dies ist ein Cousin des oben Genannten. Sobald Sie Ihre Ziele vor Augen haben, gehen Sie in die Details. Schauen Sie nach, wer auf der Konferenz spricht oder einen Stand hat. So mache ich es:
  • Zuerst lese ich den Konferenzplan und markiere Panels oder Redner, die mich interessieren.
  • Als nächstes ziehe ich ein Blatt Papier heraus oder rufe ein Google-Dokument auf und fange an, meine Wunschliste in die Tage zu zeichnen, um zu sehen, wo die Chips landen. Ich notiere Datum, Uhrzeit und Ort.
  • Ich betrachte diese Liste als nächstes als tägliche Kalenderansicht. Das ist ein großer Moment der Bauchkontrolle, weil ich sehen kann, ob es tatsächlich möglich ist, alle Dinge zu besuchen, die ich möchte. Da hier normalerweise Murphys Gesetz ins Spiel kommt, fühle ich mich oft zu überlappenden Ereignissen hingezogen. Dies ist der Zeitpunkt, an dem ich beurteilen muss, was wirklich möglich ist, daran teilzunehmen, und dann meinen Zeitplan entsprechend anpassen. Muss ich Zugeständnisse machen – ein großartiges gegen ein anderes eintauschen? Fülle ich nur den Tag aus, um „beschäftigt zu bleiben“, aber nichts weckt wirklich mein Interesse? Dies ist ein weiterer Moment, in dem ich mich entscheiden kann, ob ich teilnehmen möchte – oder nicht.
  • Wenn die Dinge ziemlich ausgeglichen aussehen, dann werde ich den Abzug betätigen, indem ich mich zur Teilnahme anmelde. Ich melde mich immer im Voraus (wenn möglich) für Sitzungen von besonderem Interesse an.

Hinweis: Mir ist klar, dass Sie möglicherweise nicht den Luxus haben, zu entscheiden, ob Sie gehen oder nicht – zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen Ihre Anwesenheit bei einer bestimmten Konferenz anfordert. Aber wir hoffen, dass Sie zumindest die Wahl haben, bestimmte Sitzungen auszuwählen, die Sie interessieren oder Ihnen helfen, etwas Neues zu lernen.

• Fragen Sie nach Angeboten – Bevor Sie das Event betreten, prüfen Sie, wo Sie Geld sparen können. Viele Konferenzen bieten eine Frühbucherregistrierung an. Wenn Sie ein „Brancheninsider“ oder Freiwilliger sind, können Sie vielleicht sogar kostenlos einsteigen. Fragen Sie die Veranstalter. Suchen Sie bei der Buchung Ihrer Unterkunft auch nach Angeboten für Unterkunft und Transport. Viele Veranstaltungsplaner arbeiten beispielsweise mit Hoteliers und Fluggesellschaften zusammen. Sobald Sie am Boden angekommen sind, hier ein paar Aufgaben:
• Nehmen Sie strategisch an Panels teil – Viele Messen oder Branchenveranstaltungen bieten Breakout-Sessions an. Es kann schwierig sein, auszuwählen, was Sie hören möchten. Wenn Sie an mehreren Dingen interessiert sind, die sich überschneiden, versuchen Sie, bei beiden vorbeizuschauen – zum Beispiel 30 Minuten in einem und 30 Minuten in einem anderen.
• Überspringen Sie nicht die Keynotes – Auf den Mainstage-Events finden die großen Enthüllungen – die „großen Wows“ – statt. Sie werden vielleicht nicht viele taktische Ratschläge daraus ziehen, aber Sie werden wahrscheinlich mit einem guten Gefühl davonlaufen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass dies auch gute Diskussionsthemen für Wasserkühler sind, sodass Sie auf Partys etwas haben, mit dem Sie das Eis brechen können.
• Überspringen Sie die Keynotes – ich weiß, ich habe mir gerade widersprochen. Aber manchmal braucht man einfach eine Pause. Eine Keynote kann eine dieser natürlichen Unterbrechungen sein. Diese Mainstage-Events werden oft aufgezeichnet, um später angesehen zu werden, oder zumindest darüber gebloggt, sodass Sie später die „Cliffs Notes“-Version erhalten und stattdessen diese Keynote-Zeit nutzen können, um sich zu vernetzen, auszuruhen oder „richtige“ Arbeit zu erledigen.
• Tragen Sie Ihren Badge – Tragen Sie Ihren Konferenz-Badge während der Veranstaltung in der Stadt. So doof Sie sich auch fühlen mögen, wenn Sie ein Namensschild in der Öffentlichkeit tragen (nur ich?), es könnte sich auszahlen, da viele lokale Unternehmen Rabatte für Konferenzteilnehmer anbieten. Und dies ist eine großartige Möglichkeit, um herauszufinden, wer für die Veranstaltung in der Stadt ist, und Networking-Gespräche zu beginnen, während Sie bei Starbucks oder auf Ihr Lyft anstehen.
• Gehen Sie zu den Partys – Fast jede Konferenz hat eine, wenn nicht mehrere große To-dos, um die Teilnehmer zu feiern. So verlockend es auch sein mag, diese für eine Auszeit abzublasen, Tatsache ist, dass diese Partys ein natürlicher Ort sind, um Verbindungen zu knüpfen. Du weißt nie, mit wem du die Ellbogen streifst.
• Pass auf dich auf – Dieser Tipp wird oft vergessen, ist aber so wichtig! Nehmen Sie sich Zeit für sich selbst, machen Sie ein 10-minütiges Nickerchen, legen Sie früh zu, springen Sie auf das Laufband des Hotel-Fitnessstudios und übertreiben Sie es nicht mit Alkohol oder Süßigkeiten. Sie können sogar erwägen, strategisch „außerhalb des Campus“ von der Konferenz entfernt zu bleiben, um eine Pause zu machen.

Das ist ein Wickel!

Ich würde gerne etwas über einige Ihrer Lieblingskonferenzen erfahren oder was auf Ihrem Reiseplan für diese Konferenzsaison steht. Hier ist eine ziemlich umfassende Liste der bevorstehenden Marketing-Events. Und wenn Sie in der Gegend von London sind, sollten Sie die Teilnahme an unserem Act-On i <3 Marketing-Event in Betracht ziehen. Weitere Informationen erhalten Sie hier.