7 häufige Projektrisiken und wie man sie mindert (inklusive Expertentipps)
Veröffentlicht: 2022-06-12Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Projektrisiken und Möglichkeiten, sie zu mindern.
Jedes noch so gut geplante Projekt birgt Risiken, die das Projekt zum Scheitern bringen und Rückschläge verursachen können. Wenn diese Risiken nicht angemessen gemanagt werden, können sie auch zu Zeit-, Geld- und Kundenverlusten führen.
Aus diesem Grund suchen Unternehmen heute nach Projektmanagern, die über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um mit Risiken umzugehen. Laut Capterras Umfrage „Emotional Intelligence in the Workplace“ stimmen 52 % der Projektmanager zu, dass das Risikomanagement ein wesentlicher Bestandteil ihrer Arbeitsleistung ist und in ihre jährliche Bewertung aufgenommen wird. (Siehe die Erhebungsmethodik hier.)
Wenn Sie ein Projektmanager sind, der für die pünktliche Lieferung von Projekten verantwortlich ist, sollten Sie die verschiedenen Arten von Projektrisiken kennen und wissen, wie Sie sie mindern können. Dieser Blog listet sieben häufige Projektrisiken und einige bewährte Wege zu ihrer Vermeidung auf. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Was ist Projektrisiko?
Projektrisiko ist jedes Ereignis, das das Ergebnis oder den Erfolg eines Projekts gefährden kann. Es kann alles sein, was dazu führen kann, dass Ihr Projekt seine Ziele nicht erreicht. Technische Probleme, Terminverzögerungen und Budgetüberschreitungen sind einige Beispiele.
Projektrisiken können schwerwiegende Folgen haben – von einfachen Rückschlägen bis hin zum vollständigen Scheitern des Projekts. Wenn Risiken nicht richtig gemanagt werden, können sie zu Hindernissen werden, den Projektfortschritt stoppen und Verzögerungen verursachen.
Umfang kriechen
Scope Creep ist eines der häufigsten Risiken im Zusammenhang mit Projekten. Dies tritt normalerweise auf, wenn die Projektergebnisse geändert werden, nachdem sie bereits definiert wurden. Dies kann verschiedene Gründe haben, wie z. B. Budgetbeschränkungen oder neue Anforderungen, die von Stakeholdern hinzugefügt wurden. Scope Creep führt häufig zu Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen.
- Entwickeln Sie zu Beginn des Projekts einen klaren, prägnanten Projektumfang, indem Sie alle Leistungen und Ziele identifizieren.
- Holen Sie sich Zustimmung von allen Beteiligten und lassen Sie sie den Projektumfang absegnen.
- Richten Sie einen Change-Management-Prozess ein, um Änderungen am Projektumfang zu steuern, indem Sie ihre wahrscheinlichen Auswirkungen bewerten.
- Erkennen Sie Scope Creep frühzeitig, indem Sie das Projekt genau überwachen und den tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten Fortschritt vergleichen.
Lesen Sie mehr: 3 Tipps zum Verwalten von Scope Creep für Ihre Projekte
Kommunikationsprobleme
Dieses Risiko tritt auf, wenn die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Beteiligten zusammenbricht. Beispielsweise kann das Projektteam die Bedürfnisse der Stakeholder nicht verstehen, oder die Stakeholder sind möglicherweise nicht über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden. Dies kann zu Fehlkommunikation oder Missverständnissen führen und die Wahrscheinlichkeit eines Projektversagens erhöhen.
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der klar umreißt, wie und wann die Beteiligten über den Fortschritt des Projekts informiert werden.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder des Projektteams ihre Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Kommunikation verstehen.
- Führen Sie regelmäßige Meetings mit Teammitgliedern und Stakeholdern durch, um Kommunikationslücken zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
- Fördern Sie eine offene Kommunikation, indem Sie eine Umgebung schaffen, in der sich die Menschen wohl fühlen, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern.
Schauen Sie sich Capterras Shortlist der besten Teamkommunikationssoftware an, um eine reibungslose und effektive Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus zu gewährleisten.
Technologieprobleme
Wie Sie vielleicht schon erraten haben, entstehen diese Risiken, wenn es ein Problem mit der für ein Projekt verwendeten Technologie gibt. Es kann alles sein – von veralteter Software und inkompatibler Hardware bis hin zu Systemintegrations- oder Kompatibilitätsproblemen. Technologierisiken können den Projektfortschritt aufhalten oder sogar zum vollständigen Scheitern führen.
- Führen Sie zu Beginn des Projekts eine Machbarkeitsstudie durch, um zu prüfen, ob die gewählte Technologie für das Projekt geeignet ist und keine technischen Schwierigkeiten verursacht.
- Schulen Sie Projektteammitglieder in der Verwendung der ausgewählten Technologie. Stellen Sie außerdem sicher, dass sie die Einschränkungen verstehen.
- Halten Sie einen Backup-Plan oder alternative Technologie-Tools bereit, falls Ihre ausgewählte Technologie ausfällt oder nicht wie vorgesehen funktioniert.
- Überwachen Sie das Projekt genau auf Anzeichen von Technologieproblemen und beheben Sie diese sofort.
Sehen Sie sich Capterras Shortlist der besten Projektmanagement-Software an, um die Projektabwicklung zu optimieren.
Planungsprobleme
Ein Planungsrisiko tritt normalerweise auf, wenn der Projektzeitplan nicht realistisch ist oder wenn es Verzögerungen im Projektplan gibt. Beispielsweise kann das Projektteam die für den Abschluss des Projekts erforderliche Zeit falsch einschätzen, oder unvorhergesehene Umstände wie Technologieprobleme oder Umfangszunahme können zu Verzögerungen führen.
- Erstellen Sie einen realistischen Projektplan, indem Sie die für jede Aufgabe erforderliche Zeit genau abschätzen und einen Puffer für unvorhergesehene Umstände hinzufügen.
- Kommunizieren Sie alle Änderungen im Projektplan im Voraus an alle Beteiligten.
- Seien Sie flexibel mit dem Projektplan und seien Sie bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
- Überwachen Sie den Projektfortschritt regelmäßig und aktualisieren Sie den Zeitplan entsprechend, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.
Schauen Sie sich Capeterras Auswahlliste der besten Aufgabenverwaltungssoftware an, um eine effektive Projektplanung zu gewährleisten.
Budgetüberschreitungen
Budgetüberschreitungen, ein weiteres häufiges Projektrisiko, treten auf, wenn die tatsächlichen Projektausgaben das geschätzte Projektbudget überschreiten. Budgetüberschreitungen können verschiedene Ursachen haben. Beispielsweise kann das Projektteam die Materialkosten unterschätzen oder im Projektverlauf unerwartete Ausgaben entstehen.
- Erstellen Sie ein realistisches Budget, indem Sie die Kosten aller Materialien und Arbeitskräfte genau abschätzen.
- Kommunizieren Sie alle Änderungen im Projektbudget im Voraus an alle Beteiligten.
- Seien Sie flexibel mit dem Projektbudget und seien Sie bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
- Überwachen Sie regelmäßig den Projektfortschritt und aktualisieren Sie den Budgetplan entsprechend, um Mehrausgaben zu vermeiden.
Sehen Sie sich Capterras Shortlist der besten Budgetierungssoftware an, um Projektbudgets problemlos zuzuweisen, zu verfolgen und zu verwalten.
Marktunsicherheit
Eine Marktunsicherheit ist jedes beispiellose Marktrisiko, das im Laufe eines Projekts auftreten kann. Dies geschieht, wenn die Unsicherheit der Markt- oder Wirtschaftsbedingungen das Projektergebnis beeinflusst. Beispielsweise könnte eine Änderung der staatlichen Vorschriften oder ein Rückgang der Kundennachfrage zu Projektverzögerungen oder sogar zu einer Stornierung führen.
- Führen Sie vor Beginn eines Projekts eine eingehende Marktforschung durch, um aktuelle Markttrends und -bedingungen zu verstehen.
- Seien Sie flexibel mit dem Projektplan und seien Sie bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
- Verfolgen Sie den Markt aufmerksam auf politische, wirtschaftliche, gesellschaftliche oder andere Veränderungen, die sich auf das Projekt auswirken können.
- Entwickeln Sie einen Notfallplan für den Fall, dass sich die Marktbedingungen unerwartet ändern
Externe Gefahren
Externe Gefahren sind Risiken, die von außerhalb Ihres Unternehmens kommen und außerhalb der Kontrolle des Projektteams liegen. Dazu gehören Dinge wie Naturkatastrophen, politische Instabilität oder sogar eine Pandemie. Sie können diese Art von Ereignissen nicht vorhersagen oder verhindern. Externe Risiken können einem Projekt schweren Schaden zufügen und sogar zum Scheitern führen.
- Führen Sie eine Risikobewertung durch, um potenzielle Gefahren zu identifizieren, die sich auf das Projekt auswirken könnten.
- Entwickeln Sie einen Notfallplan, um potenzielle externe Gefahren zu bewältigen, und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den Plan kennen.
- Überwachen Sie das Projekt genau auf Anzeichen potenzieller Gefahren und ergreifen Sie sofort Maßnahmen, um Schäden zu vermeiden.
Beratung zur Projektrisikominderung durch Branchenexperten
Wir haben mit einigen Branchenexperten gesprochen, um mehr über die Projektrisiken zu erfahren, denen sie häufig begegnen, und was sie tun, um sie zu mindern und den Projekterfolg sicherzustellen.
Kevin Daly, Marketingleiter bei Zevo Health, erzählt, wie er und sein Team mit Projektrisiken umgehen.
„Menschen, die kommunizieren, riskieren weniger und erreichen mehr.“
Kevin Daly
Marketingleiter bei Zevo HealthWir haben an Projekten gearbeitet, bei denen unser Kunde unzuverlässig war und seine Fristen nicht eingehalten hat oder bei denen wir uns mit einer schwierigen Materialquelle auseinandersetzen mussten. Wir haben auch Situationen gesehen, in denen den Teammitgliedern die notwendigen Fähigkeiten fehlten, um einige nischenspezifische Projekte abzuschließen.
In allen Fällen war unsere Lösung dieselbe – dh Kommunikation.
Wir stellen sicher, dass sich jedes Mitglied unseres Teams seiner Verantwortung bewusst ist, was im Projekt vor sich geht und wie es allen anderen zum Erfolg verhelfen kann. Das bedeutet, dass eine Person, die mit ihrer zugewiesenen Aufgabe auf Schwierigkeiten stößt, dies einfach mitteilen und sich von jedem im Team mit mehr Fachwissen helfen lassen kann – und umgekehrt. Bisher hat diese Strategie für uns jedes Mal funktioniert!
Josh Nelson, CEO der Seven Figure Agency, spricht über den Mangel an Klarheit, wie sich dies auf das gesamte Projekt auswirkt und wie er mit dieser Art von Risiken umgeht.
„Eine klare, gemeinsame Vision hilft dem Team normalerweise, Projektprobleme zu vermeiden und motiviert zu bleiben, um den Projekterfolg zu erzielen.“
Josh Nelson
CEO der Seven Figure AgencyDie meisten Menschen haben die bedauerliche Erfahrung gemacht, viel Zeit in ein Projekt investiert zu haben, nur um festzustellen, dass sie die Anfrage falsch interpretiert haben. Schuld daran ist die schlechte Kommunikation zwischen Kunden und Interessenvertretern, die oft zu einem Scope Creep führt.
Die klare Definition des Projektziels und der Erwartungen an das Endergebnis kann dazu beitragen, diese Art von Risiko zu mindern. Seien Sie ein effektiver Kommunikator und ein guter Listener, um von Kunden Klarheit darüber zu erhalten, was sie brauchen und wollen. Stellen Sie so viele Fragen wie nötig, um sich ein klares Bild von den Anforderungen und dem Verwendungszweck zu machen.
Tipps, um potenzielle Projektrisiken frühzeitig zu erkennen
Es ist wichtig zu wissen, wie man Projektrisiken frühzeitig erkennt, um deren Auswirkungen zu mindern. Hier sind einige Techniken zur Risikoerkennung, die Sie ausprobieren können:
- Führen Sie eine Risikobewertung durch. Dieser Prozess hilft bei der Identifizierung und Bewertung von Risiken, die sich potenziell auf das Ergebnis Ihrer Projekte auswirken könnten.
- Überwachen Sie das Projekt genau. Dazu gehört, den Projektfortschritt im Auge zu behalten und nach roten Fahnen oder Warnzeichen zu suchen, die auf ein potenzielles Risiko hinweisen könnten.
- Überwachen Sie Veränderungen auf dem Markt. Dazu gehört, mit den aktuellen Marktbedingungen und Trends Schritt zu halten, um deren wahrscheinliche Auswirkungen auf das Projekt zu ermitteln.
- Kommunizieren Sie mit Stakeholdern. Dazu gehört die regelmäßige Kommunikation mit allen Projektbeteiligten, um Missverständnisse zu vermeiden und alle auf derselben Seite zu haben.
- Seien Sie flexibel: Dies bedeutet, offen oder bereit zu sein, gegebenenfalls Änderungen am Projektplan vorzunehmen, um potenzielle Risikofaktoren zu vermeiden.
Es gibt eine weitere bewährte Möglichkeit, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu managen – die Verwendung von Risikomanagement-Software. Informieren Sie sich über die Vor- und Nachteile der Verwendung von Risikomanagement-Software für Ihre Projekte.
Sehen Sie sich dieses Video an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Möchten Sie weitere Informationen zum Projektrisikomanagement? Sehen Sie sich diese verwandten Capterra-Ressourcen an:
- Was ist Projektrisikomanagement? Hier ist alles, was Sie wissen müssen
- So erstellen Sie einen effektiven Risikomanagementplan für Ihre Projekte
- 4 Schritte zum Aufbau eines effektiven Projektrisikomanagementprozesses
- So managen Sie Risiken: Ein Leitfaden für Projektmanager
- 4 Risikomanagementstrategien für eine erfolgreiche Projektabwicklung
Erhebungsmethodik
Capterras Umfrage zur emotionalen Intelligenz am Arbeitsplatz wurde im Dezember 2021 unter 528 in den USA ansässigen Fachleuten durchgeführt, die Projekte in ihrem kleinen bis mittelständischen Unternehmen leiten. Die Befragten wurden nach Beschäftigungsstatus (Vollzeit), Unternehmensgröße (2 bis 500 Mitarbeiter) und Beteiligung am Projektmanagement (extrem engagiert) durchsucht.