8 beste Möglichkeiten zur Verbesserung der Zusammenarbeit, Kommunikation und Teamarbeit

Wenn Sie sich mit Wirtschaftsführern aus dem ganzen Land zusammensetzen und nach dem Schlüssel zu ihrem Erfolg fragen, stehen die Chancen gut, dass die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wiederholt erwähnt wird. Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird oft als Erfolgsindikator bezeichnet, aber es ist nicht immer klar, was der Begriff bedeutet.

Was ist Zusammenarbeit am Arbeitsplatz?

Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist, wenn zwei oder mehr Personen zusammenkommen, um ein gemeinsames Problem zu lösen. Zusammenarbeit am Arbeitsplatz kann äußerst effektiv sein. Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen, Perspektiven und Ideen können ein Brainstorming durchführen, um innovative Lösungen zu finden und ihre Ideen umzusetzen. Sie ist wichtig, weil sie es Unternehmen ermöglicht, Probleme schneller und effizienter zu lösen.

Ein Mangel an Zusammenarbeit am Arbeitsplatz kann ein Zeichen dafür sein, dass ein Unternehmen sein Potenzial nicht maximiert. 86 % der Befragten einer Studie von Fierce Inc. gaben an, dass mangelnde Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation für Misserfolge am Arbeitsplatz verantwortlich sind.

Zusammenarbeit gibt es in vielen Formen, wie z. B. Augmented Reality, die es Käufern ermöglicht, Accessoires wie Uhren und Brillen „anzuprobieren“, ohne ein Geschäft zu besuchen. Am Arbeitsplatz kann sogar etwas so Einfaches wie das Entfernen zugewiesener Sitzplätze die Interaktion der Mitarbeiter verbessern und die Zusammenarbeit fördern.

Maximiert Ihr Unternehmen die Produktivität, indem es die Zusammenarbeit fördert? Wir haben acht Tipps zusammengestellt, wie Sie die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz verbessern können.

8 Tipps zur Verbesserung Ihrer Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

1. Nutzen Sie alternative Kommunikationskanäle

E-Mail mag immer noch die dominierende Methode der Online-Arbeitskommunikation sein, aber es gibt viele Beweise dafür, dass dies die Produktivität tatsächlich beeinträchtigt.

Bei entmutigenden Zahlen wie diesen ist es kein Wunder, dass die Produktivität am Arbeitsplatz darunter leidet:

Slack ist ein Instant-Messaging- und Kollaborationssystem, das für Arbeitsteams entwickelt wurde. Slack schneidet überschüssige Informationen auf eine Weise heraus, die E-Mails nicht können, indem Kanäle, Direktnachrichten und Benachrichtigungen verwendet werden. Mitarbeiter können ihre Slack-Präferenzen so einstellen, dass sie nur relevante Informationen erhalten, die sie benötigen. Es macht das Durchsuchen einer großen Menge von Nachrichten weniger zeitaufwändig.

Slack hat in den letzten Jahren vor allem deshalb an Popularität gewonnen, weil es eine effektive Alternative zu E-Mail ist. Eine Umfrage unter Slack-Benutzern ergab, dass Teams, die den Dienst nutzten, um 32 % produktiver waren. Der einzige wichtige Grund war, dass die Teams die E-Mail-Nutzung um 48,6 % reduzierten.

2. Vereinfachen Sie den Dateifreigabeprozess

Wenn Sie jemals E-Mail-Anhänge zur Bearbeitung hin und her senden mussten, wissen Sie, wie frustrierend und zeitaufwändig dieser Prozess sein kann. Ein Dokument mit vielen Mitwirkenden könnte dutzende Male hin- und hergeschickt werden, und der Erhalt einer älteren Version eines Dokuments könnte den gesamten Prozess um Tage oder sogar Wochen zurückwerfen.

Dateispeicheranwendungen wie Dropbox und Box haben diesen Prozess revolutioniert, da sie es Unternehmen ermöglichen, Dateien in der Cloud zu speichern und nur ein Dokument gemeinsam zu nutzen – wodurch das Problem der alten Dateiversion beseitigt wird.

Die Dateisynchronisierungsfunktion von Dropbox aktualisiert freigegebene Dateien sofort. Es ermöglicht Benutzern, von verschiedenen Standorten aus zusammenzuarbeiten und immer die neueste Version der Datei zu haben. Und wenn Sie auf eine ältere Version verweisen müssen, können Benutzer ältere Versionen einer Datei 30 Tage lang wiederherstellen.

Wie Dropbox ermöglicht auch Box Benutzern, in der Cloud gespeicherte Daten auf ihrem Desktop für einen einfachen Zugriff zu spiegeln. Wenn Sie eine Datei lokal auf Ihrem Desktop ändern, wird sie mit der Cloud synchronisiert und die in Ihrem Box-Konto gespeicherte Datei aktualisiert.

TrackVia fand heraus, dass Unternehmen, die Cloud-Speicher verwenden, glauben, dass der Dienst ihre Effektivität positiv beeinflusst. 47 % der befragten Unternehmen gaben an, dass die Cloud sie produktiver macht, und 40 % gaben an, dass sie dadurch flexibler werden:

Die Cloud hat den File-Sharing-Prozess vereinfacht, und ein größerer Anteil der Unternehmen nutzt jedes Jahr Dienste wie Dropbox und Box. Durch die Beseitigung des Problems alter Dateien und E-Mail-Anhänge ist die Cloud zu einem unschätzbaren Tool für die Zusammenarbeit geworden.

3. Verbessern Sie die Netzwerksicherheit

Wenn Sie an Zusammenarbeit denken, fällt Ihnen wahrscheinlich nicht als Erstes die Sicherheit Ihrer Server ein. Aber die schiere Menge an Dateien, die aus der Cloud hochgeladen/heruntergeladen werden, ist enorm, und mehr Mitarbeiter als je zuvor bringen ihre eigenen Geräte mit zur Arbeit. Die schiere Menge an Netzwerknutzung bietet Hackern und Malware immer mehr Möglichkeiten, sich Zugriff auf Ihr System zu verschaffen.

Cyber-Angriffe nehmen an Größe, Umfang und Unterbrechungen zu. Diese Angriffe auf Ihren Netzwerkdienst können große Probleme für Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden verursachen. Der Ransomware-Angriff, der Anfang dieses Jahres über 150 Länder getroffen hat, hat Tausende von Geräten offline geschaltet und Unternehmen Schäden in Höhe von Zehntausenden von Dollar gekostet. Ein Bericht des Ponemon Institute für HPE aus dem Jahr 2016 ergab, dass die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung pro Tag 21.155 US-Dollar betrugen!

Die Einrichtung einer starken Netzwerksicherheit ist wichtig, da Ihre Mitarbeiter die Risiken von Malware oft nicht kennen. Eine Studie der Friedrich-Alexander-Universität zitiert, dass, obwohl 78 % der Menschen angeben, sich der Risiken unbekannter Links in E-Mails bewusst zu sein, 45 % sie trotzdem anklicken:

Die verschlüsselte und vor Hackerangriffen geschützte Aufbewahrung der Dateien Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer sicheren Zusammenarbeit. Machen Sie die Projekte oder Daten Ihres Unternehmens nicht anfällig für Bedrohungen, indem Sie die notwendigen Vorkehrungen treffen, um sie zu schützen.

4. Überlappungszonen

Forscher der University of Michigan fanden heraus, dass die Verwendung von räumlichem Design zur Förderung ungeplanter Interaktionen die Gesamtleistung ihrer Wissenschaftler tatsächlich verbesserte. Designer, die die Zusammenarbeit fördern möchten, schaffen sogenannte „Überlappungszonen“, in denen die Gelegenheit für ungeplante Interaktionen zwischen Mitarbeitern zunimmt.

Diese ungeplanten Interaktionen können Zusammenarbeit und Innovation anregen, und genau das hatte Steve Jobs im Sinn, als er das Design des Hauptsitzes von Pixar plante:

Jobs verlegte Briefkästen, Besprechungsräume und die Cafeteria in das Atrium, damit Drehbuchautoren, Künstler und Animatoren mehr als sonst miteinander interagieren konnten. Pixar ist eines der besten Beispiele für Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Es zwingt die Mitarbeiter, sich häufig zu begegnen, Projekte zu diskutieren und Ideen auszutauschen.

Überschneidungszonen müssen nicht so aufwändig sein wie die Pixar-Zentrale. Sie können so einfach sein wie eine gemeinsame Treppe oder ein Außenbereich, der von mehreren Abteilungen gemeinsam genutzt wird. Ziel ist es, Mitarbeiter, die nicht regelmäßig miteinander interagieren, dazu zu bringen, leichter miteinander zu sprechen.

5. Hotdesking

Arbeit ist nicht mehr wie Gymnasium, wo starre Regeln diktieren, neben wem man sitzt. Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz findet heute zum Beispiel in Lounge-Bereichen, Sofas und Kantinen statt. Neue Arbeitstrends haben gezeigt, dass Sie nicht 8 Stunden an Ihren Schreibtisch gefesselt sein müssen, um als produktiver Mitarbeiter zu gelten. Geben Sie Hot Desking ein.

Hot Desking ist ein neuer Trend, bei dem Mitarbeiter keine vorgeschriebenen Sitzplätze mehr haben. Anstelle eines zugewiesenen Schreibtisches rotieren die Mitarbeiter durch öffentliche, offene Räume. Die moderne Zusammenarbeit am Arbeitsplatz ist fließend und ermutigt die Mitarbeiter, mit anderen Personen zu interagieren, mit denen sie normalerweise außerhalb ihrer Abteilungen nicht chatten würden.

Hot Desking erhöht nicht nur die Möglichkeiten der Zusammenarbeit, sondern spart Unternehmen auch Geld. Das Beratungs- und Designunternehmen Strategy Plus schätzt, dass die Büroauslastung an einem bestimmten Tag bei 42 % liegt. Condeco, ein in Großbritannien ansässiges Workspace-Management-Unternehmen, stellte fest, dass die meisten Unternehmen davon ausgehen, dass ihre Workspace-Nutzung 60-70 % beträgt:

Hot Desking ermöglicht es Unternehmen, einen Teil dieses überschüssigen Platzes zu beseitigen und die Mitarbeiter dazu zu bringen, häufiger zu interagieren und zusammenzuarbeiten. Das durch Hot Desking eingesparte Geld kann sich wirklich summieren – Untersuchungen von Vodafone zeigen, dass die Praxis britischen Unternehmen 34 Milliarden Pfund (oder 43 Billionen US-Dollar) pro Jahr einsparen könnte.

6. Geben Sie sich nicht mit Ihrer aktuellen Software zufrieden

Die Verbesserung der Teamarbeit und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz bedeutet, ständig nach neuen Lösungen für die Probleme Ihres Unternehmens zu suchen. Technologien wie Google Docs können Ihr Unternehmen effizienter machen und die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern, Teams und Ihren Kunden verbessern.

Das Post-Click-Landing-Page-Design ist ein Prozess, bei dem Zusammenarbeit unerlässlich ist, aber Kommunikationsprobleme den Aufwand ineffizient und zeitaufwändig machen können. Der Post-Click-Landingpage-Erstellungsprozess kann viele Beteiligte einbeziehen – Texter, die den Inhalt schreiben, Designer, die Wireframes erstellen und die Seite anpassen, Manager, die den Prozess beaufsichtigen, und Kunden, die möchten, dass ihr Input gehört wird.

Offensichtlich keine nahtlose Art der Kommunikation.

Wenn alle über unterschiedliche Kanäle kommunizieren, kann dies zu einem übermäßigen Zeitaufwand und großen Problemen führen. Was passiert, wenn der Texter E-Mail-Anhänge sendet, der Projektmanager in Slack kommuniziert und der Kunde Google Docs verwendet? Sie sind frustriert, weil es keinen zentralen Ort für die Kommunikation gibt, und erleben Verzögerungen bei der Veröffentlichung.

Die Instapage Collaboration Solution wurde entwickelt, um diesen ineffizienten Workflow zu bekämpfen, indem der Post-Click-Landing-Page-Designprozess optimiert wird. Texter, Redakteure, Manager und Kunden können Kommentare direkt auf der Seite hinterlassen und Feedback in Echtzeit erhalten.

Die Instapage-Plattform ermöglicht es Benutzern auch, ihre Seiten mit einem Passwort zu schützen und zusätzliche Sicherheitsebenen hinzuzufügen, sodass nur bestimmte Entscheidungsträger Zugriff haben. Darüber hinaus ermöglicht der Kommentar-Feed eine laufende Konversation, bei der die Benutzer nicht einmal die Plattform verlassen müssen.

7. Videokonferenzen sorgen dafür, dass Remote-Mitarbeiter beschäftigt bleiben

In diesem Jahr veröffentlichte Gallup eine Umfrage, aus der hervorgeht, dass 43 % der amerikanischen Mitarbeiter zumindest einige Zeit im Home Office gearbeitet haben (plus 4 Prozentpunkte gegenüber 2012). Immer mehr Mitarbeiter nutzen flexible Arbeitszeiten. Unternehmen stellen mehr Freiberufler ein, die remote arbeiten, um spezialisierte Arbeiten mit knapperen Budgets zu erledigen.

Da Remote-Mitarbeiter jedoch nicht im Büro sind, verpassen sie oft Körpersprache und nonverbale Kommunikation. Der Großteil der Kommunikation erfolgt nonverbal, und Mitarbeiter, die nicht visuell mit ihren Kollegen interagieren, können sich isoliert fühlen und weniger produktiv sein. Hier können Videokonferenzen diese Lücke schließen.

Untersuchungen zeigen, dass Videokonferenzen dazu beitragen können, dass sich Remote-Mitarbeiter stärker mit ihren Teams verbunden fühlen. Polycom gibt an, dass Unternehmen davon überzeugt sind, dass Videokonferenzen Vorteile auf ganzer Linie bieten:

• 94 % der Befragten sagen, dass es die Produktivität steigert
• 87 % geben an, dass es die Entscheidungsfindung beschleunigt
• 87 % bestätigen, dass die Reisekosten erheblich gesenkt werden

Da immer mehr Geschäfte über mehrere Standorte und Zeitzonen hinweg abgewickelt werden, ist es kein Wunder, dass Videokonferenzplattformen mehr Zusammenarbeit und effizientere Arbeitsabläufe ermöglichen.

8. Reduzierung von Ineffizienzen in Besprechungen

Führungskräfte betrachten 67 % der Meetings als Misserfolge. Diese Ineffizienzen kosten Ihr Unternehmen Zeit und Geld.

Jedes Jahr verschwenden Unternehmen Zeit im Wert von über 37 Milliarden US-Dollar mit unproduktiven Meetings. Das mittlere Management verbringt etwa ein Drittel seiner Zeit in Meetings. Mitarbeiter verbringen sogar bis zu vier Stunden pro Woche damit, sich auf Status-Update-Meetings vorzubereiten:

Gemäß obiger Grafik verwenden 15 % der kollektiven Zeit einer Organisation Meetings. Dies ist ein erheblicher Teil der Zeit eines Unternehmens, und ihre Verschwendung verringert sowohl die Produktivität als auch die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Unternehmen sollten Probleme wie Multitasking und die Isolation von Remote-Mitarbeitern berücksichtigen, zwei Dinge, die zu erheblichen Ineffizienzen in Meetings führen können.

Multitasking ist eine der Hauptursachen für unproduktive Meetings. Etwa die Hälfte der Mitarbeiter gibt zu, an unabhängigen Projekten zu arbeiten, und fast 70 % checken ihre E-Mails. Remote-Mitarbeiter fühlen sich bei Telefonkonferenzen oft isoliert, da der Großteil der Kommunikation über Körpersprache und nonverbale Hinweise erfolgt, die sie am Telefon nicht verstehen können.

Unternehmen, die die Qualität ihrer Meetings verbessern möchten, sollten darauf achten, Meetings kurz zu halten und sich auf die Reduzierung von Multitasking zu konzentrieren. Remote-Mitarbeiter sollten nach Möglichkeit per Videokonferenz kommunizieren. Sie können nonverbale Signale aufnehmen und sich visuell mit dem Rest der Gruppe beschäftigen. Das Festlegen klarer Erwartungen und einer Agenda im Voraus kann dazu beitragen, dass alle während des gesamten Prozesses engagiert bleiben.

Beginnen Sie noch heute mit der Verbesserung Ihrer Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Videokonferenzen, gemeinsame Nutzung von Daten und Überschneidungszonen sind nur einige Möglichkeiten, wie Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit an Ihrem Arbeitsplatz, melden Sie sich noch heute für eine Instapage Enterprise-Demo an.