Vereinfachte Kundenkommunikation und Abrechnung

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Kundenkommunikation und Rechnungsstellung sind wichtige Bestandteile des geschäftlichen Wohlergehens, aber die Perfektionierung dieser Prozesse ist nicht einfach. Tatsächlich haben 46 % der Unternehmen einen Kunden aufgrund schlechter Kommunikation verloren, und 77 % der Kunden hatten ein Abrechnungsproblem, das ihr Vertrauen in ein Unternehmen beeinträchtigte.

Wenn Sie vermeiden möchten, Teil dieser Statistik zu sein, müssen Sie beide Prozesse vereinfachen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, einfach die Ratschläge von Joist und unserem eigenen Flock-Autorenteam zu nutzen.

So vereinfachen Sie Ihren Abrechnungs- und Kundenkommunikationsprozess

Die Vereinfachung Ihres Abrechnungs- und Kundenkommunikationsprozesses kann einige Zeit und eine gewisse Umstrukturierung erfordern, aber Sie werden von höheren Gewinnen und besseren Kundenbeziehungen profitieren.

Schaffen Sie eine Abrechnungskultur

Die Schaffung einer Abrechnungskultur ist unglaublich wichtig, wenn Sie möchten, dass der Rest der Lösung in diesem Artikel für Sie funktioniert. Wenn Sie eine Struktur schaffen, die es Ihnen ermöglicht, Gebühren zu erheben, und Sie nicht davor zurückschrecken, diese bei Bedarf zu verlangen, können Sie Ihr Unternehmen voranbringen.

Das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Kunden hetzen müssen. Joist verfügt über eine direkt in das System integrierte Funktion „Zahlungserinnerung senden“, die es Ihnen ermöglicht, auf der Rechnung eine vorgefertigte, höfliche Nachricht zu senden.

Dies vereinfacht nicht nur das Hin und Her, sondern zeigt auch, dass Sie es ernst meinen. Diese Vertragsbedingungen oder Verspätungsgebühren stellen keine Bedrohung dar, wenn Sie ihre Bedeutung nicht hervorheben (dazu später mehr). Um jedoch sicherzustellen, dass Folgemaßnahmen gewährleistet sind, müssen Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt in der Funktionsweise Ihrer Rechnungen und Nachverfolgungen. Erklären Sie, dass eine pünktliche Zahlung durch Kunden zu einem stabileren Geschäft führt und dass dies für die Gehaltsschecks der Mitarbeiter wichtig ist.

Besprechen Sie, was auf Rechnungen stehen sollte und was nicht

Rechnungen sollten als Kommunikationsmittel und nicht als separates Dokument verwendet werden. Das Anbieten eines unverbindlichen Angebots dessen, was der Kunde erwarten kann, kann Verwirrung beseitigen und Erwartungen prägen.

Bei Flock empfehlen wir, unser Produkt zu verwenden, um zu kommunizieren, was auf der Rechnung stehen sollte und was nicht, da sich dies je nach Kunde ändern kann. Zu diesem Zweck können Sie in Flock einen Kanal erstellen . Anschließend können Sie Rechnungen oder Abrechnungsdateien innerhalb von Flock austauschen, damit Ihr Projektmanager sie sehen kann. Sobald Sie fertig sind, können Sie es beruhigt an den Kunden senden.

Und wenn Sie einige Best Practices für Rechnungsinformationen wünschen, finden Sie hier einige:

• Handelt es sich bei der Gebühr um einen Pauschalbetrag, sollte der Preis ausreichend sein
• Wenn Sie stündlich abrechnen, besprechen Sie, was in dieser Zeit erledigt wurde

Alle Details wie Gebührenstruktur, verbleibende Gebühren, geleistete Arbeit oder zusätzliche Add-Ons sollten vor der Rechnungsstellung besprochen werden, entweder in Ihrem Vertrag oder in einer schriftlichen Nachricht.

Schreiben Sie einen hervorragenden Vertrag, bevor Sie Geschäfte tätigen

Eines der größten Probleme, mit denen Unternehmen bei der Rechnungsstellung konfrontiert sind, sind nicht übereinstimmende Erwartungen. Wenn ein Kunde jemals den Umfang des Projekts geändert hat oder sich nicht sicher ist, warum ihm ein bestimmter Artikel in Rechnung gestellt wird, ist die eindeutige Ursache mangelnde Kommunikation.

Joist empfiehlt, eine Proforma-Rechnung zu senden, bei der es sich um ein vorläufiges Angebot oder einen Kostenvoranschlag handelt, in dem die noch zu liefernden Waren und Dienstleistungen aufgeführt sind. Dies kann Kunden genau zeigen, was Sie vorhaben und was der Kunde zu zahlen erwartet. Letztendlich wird dadurch eine Menge Verwirrung beseitigt.

Da jedoch 93 % der Kundenservice-Teams sagen, dass Kunden höhere Erwartungen haben als zuvor, müssen Sie schriftlich unglaublich klar darlegen, was Sie anbieten.

Ihr Vertrag ist das wichtigste Dokument, das Sie benötigen, um alle mit ins Boot zu holen. Beschreiben Sie in Ihrem Vertrag die Abrechnungspraktiken, wer die Parteien sind, welche Verantwortlichkeiten und Rollen sie haben, den Umfang der Arbeiten, den empfohlenen Zeitplan und Ihre Gebührenstruktur.

Es liegt in Ihrem Interesse, Ihre Kunden durch den Vertrag zu begleiten. Wenn sie Fragen haben, können Sie diese dann beantworten. Wenn sie versuchen, den Umfang zu ändern, können Sie angeben, dass Sie ihnen eine Gebühr berechnen müssen.

Geben Sie Ihren Kunden Optionen, bleiben Sie aber standhaft

In jedem Unternehmen gab es einen Kunden, der Ihren Bedingungen mündlich zugestimmt, den Vertrag unterzeichnet hat und immer noch nicht weiß, was er tun darf und was nicht. Ob Unwissenheit oder zielgerichtetes Verhalten, die Ergebnisse sind die gleichen: Zeit- und Geldverschwendung für beide Seiten und massive Verzögerungen.

Kommt es zu Verzögerungen, besteht der erste Schritt darin, sich an den Kunden zu wenden. Wenn sie nicht zur Verfügung stehen, um Entscheidungen zu unterzeichnen, bitten Sie sie, einen Dritten damit zu beauftragen, dies für sie zu tun. Wenn der Abrechnungszeitplan für den Kunden nicht funktioniert, fragen Sie ihn, ob ein anderer Zeitpunkt besser funktioniert. Tun Sie dies jedoch nur einmal pro Projekt. Einige Kunden werden diese Gelegenheit nutzen, um mehr zu verlangen. Verweisen Sie stattdessen auf die Bedingungen Ihrer Vereinbarung.

Wie Joist feststellt, sollten Sie unbedingt alles tun, um Ihren Kunden das Richtige zu tun, aber nicht, wenn dies immer auf Ihre Kosten geht. Sie haben immer noch ein Geschäft zu führen und haben durchaus das Recht, Verzugszinsen zu verlangen oder die Bitte eines Kunden, eine gesunde Beziehung aufzubauen, abzulehnen.

Nutzen Sie professionelle Buchhaltungssoftware

Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Geldverwaltung gehen Hand in Hand. Wenn Sie auf Ihr Cash-Management, Ihre Anlageverwaltung und Ihre Lagerbestände achten möchten, die alle zu einer besseren Rechnungsstellung beitragen, benötigen Sie eine professionelle Buchhaltungssoftware. Doch welche Lösung sollten Sie wählen?

Unser Artikel: „ Der Leitfaden für Buchhaltungstools und -software für kleine Unternehmen “ kann Ihnen Ratschläge dazu geben, welche Buchhaltungssoftware am besten zu Ihrem Unternehmen passt. QuickBooks, FreshBooks und Xero sind allesamt eine gute Wahl, und das nicht nur, weil sie sich um Ihre Gehaltsabrechnung und Beschaffung kümmern.

Da Buchhaltungssoftware eine Schlüsselkomponente Ihres Unternehmens automatisiert, haben Sie mehr Zeit für die Kundenkommunikation und Abrechnung. Spezielle Buchhaltungssoftware kann auch mit Ihrer Rechnungssoftware verbunden werden, sodass Sie den Cashflow Ihres Unternehmens leichter im Auge behalten können.

Abschließend…

Sowohl Joist als auch die Autoren von Flock verstehen, was es bedeutet, effektive Kundenkommunikations- und Abrechnungsprozesse aufrechtzuerhalten. Mit dieser kombinierten Beratung durch Experten sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Kunden zu beeindrucken, überfällige Rechnungen zu reduzieren und Ihren Gewinn zu steigern.