ChatGPT zum Schreiben: Anwendungsfälle und Best Practices

Viele Vermarkter und Fachleute verlassen sich bei Inhalten wie Blogs, Artikeln und E-Mails auf ChatGPT. Andere Fachleute verwenden ChatGPT jedoch, um Memos zu erstellen, Berichte zu erstellen und diese für den Kundensupport zu verwenden. Hier finden Sie die beliebtesten Anwendungsfälle und Best Practices für ChatGPT zum Schreiben.

Inhaltsverzeichnis

• Nutzen Sie ChatGPT für Memos, E-Mails und Berichte
• Verbesserung des Kundensupports
• Verwendung von ChatGPT zur Inhaltserstellung
• Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität mit ChatGPT in der Teamkommunikation
• Herausforderungen und Lösungen bei der Verwendung von ChatGPT für geschäftliches Schreiben
• Zukünftige Trends und Innovationen
• Best Practices für die Integration von ChatGPT in Business-Writing-Workflows
• Techniken, um genaue und relevante Antworten zu erhalten

Nutzen Sie ChatGPT für Memos, E-Mails und Berichte

ChatGPT kann sofort Memos erstellen. Sie müssen sich nicht mehr nach Vorlagen umsehen oder alles von Grund auf neu eingeben. ChatGPT benötigt Informationen beim Erstellen von Memos, die sich an Ihre Zielgruppe richten und sicherstellen, dass Ihr Zweck dem Memo hinzugefügt wird. Allerdings benötigen Sie, wie die meisten Autoren, möglicherweise Variationen Ihres Memos, bevor Sie die beste Variante für den Versand an Ihre Mitarbeiter finden.

Es dauert zwei Stunden, bis jemand auf E-Mails antwortet. Menschen könnten wertvolle Zeit verlieren, wenn sie ständig auf E-Mails antworten. Darüber hinaus erfordert es Intelligenz, professionelle Antworten auf Kollegen, Kunden oder Klienten zu finden. Sie müssen keine unterschiedlichen Antworten erstellen oder sich originelle Antworten ausdenken. ChatGPT kann Profis dabei helfen, die besten E-Mails zu schreiben. Sie können ChatGPT-Kontext oder die eigentliche E-Mail angeben und eine Antwort generieren lassen.

Schließlich können Fachleute ChatGPT verwenden, um schriftliche Berichtsinhalte zu erstellen. Sie können sich darauf verlassen, dass ChatGPT Ihren gesamten Bericht schreibt. Am besten stellen Sie ChatGPT Daten zur Verfügung, damit ein genauer Bericht erstellt werden kann. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie den Bericht basierend auf Daten und anderen Informationen ändern und bearbeiten.

Verbesserung des Kundensupports

Die Bereitstellung eines hervorragenden Kundensupports ist der Schlüssel zum Aufbau besserer Beziehungen zu Kunden und Klienten. Heutzutage verlassen sich viele Kundensupportteams auf ChatGPT, um ihre Vorlagen zu schreiben oder Antworten zu automatisieren. ChatGPT kann Ihrem Unternehmen helfen, rund um die Uhr erreichbar zu sein und Kunden bei ihren Anfragen zu unterstützen. Wenn ChatGPT jedoch einige Fragen nicht beantworten kann, können Sie ChatGPT erlauben, die Anfragen an Ihre E-Mail-Adresse weiterzuleiten.

Die manuelle Möglichkeit, ChatGPT mit dem Kundensupport zu nutzen, besteht darin, ihn um Antworten zu bitten. Ein Kunde wendet sich beispielsweise an Sie. Sie können sich mit ChatGPT über die beste Antwort beraten. Sie können auch nach anderen Antworten fragen und diejenige auswählen, die am besten zur Situation passt.

In unserem Tutorial unten erfahren Sie, wie Sie ChatGPT in Ihren Chatbot integrieren.

Verwendung von ChatGPT zur Inhaltserstellung

Interne Kommunikation ist nicht der einzige Inhalt, den Sie für das Unternehmen erstellen. Ein beliebter Anwendungsfall für ChatGPT ist das Erstellen von Blogs, Artikeln, E-Mail-Marketing-Inhalten, Social-Media-Beiträgen und mehr! Viele Content-Vermarkter profitieren von der Verwendung von ChatGPT für Ideen und Inhalte oder kopieren Variationen, um sie auf verschiedenen Kanälen zu veröffentlichen und zu bewerben.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie Inhalte erstellen und veröffentlichen, die Ihre Zielgruppe ansprechen. Nachdem ChatGPT den Inhalt generiert hat, stellen Sie sicher, dass Sie einen Redakteur oder einen kompetenten Inhaltsschreiber haben, der Ihre Arbeit auf Fehler oder mögliche Fehlkommunikationsfehler überprüfen kann.

Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität mit ChatGPT in der Teamkommunikation

Auch Kommunikations-Apps haben ChatGPT übernommen, um eine bessere Kommunikation für Teams zu fördern. Slack hat beispielsweise seine ChatGPT-App entwickelt, die Benutzer in ihre tägliche Kommunikation integrieren können. Die App befindet sich noch in der Betaphase, zielt jedoch darauf ab, die hin- und hergehende App-Nutzung außerhalb der Kommunikationsplattform zu eliminieren, Besprechungs- und Chat-Zusammenfassungen zu erstellen und Benutzer bei der Recherche und beim Schreiben zu unterstützen.

Auch der Konkurrent Microsoft Teams ist ChatGPT-freundlich. Derzeit können Benutzer Workflow-Builder wie Power Automate und Zapier nutzen, um ChatGPT in ihre täglichen Geschäftschats zu integrieren. Microsoft hat Power Automate in seine Plattform integriert, sodass Sie ChatGPT nahtlos in Ihren Microsoft Teams-Kanal integrieren können.

Herausforderungen und Lösungen bei der Integration von ChatGPT in Business Writing

Eine Herausforderung bei der Integration von ChatGPT in Ihren geschäftlichen Schreibstil besteht darin, dass es immer noch grammatikalische Fehler macht. Künstliche Intelligenz erfordert bei der Generierung von Inhalten noch mehr Arbeit. Allerdings müssen Sie den von ChatGPT generierten Inhalt mit einem Grammatikprüfprogramm überprüfen, bevor Sie ihn als E-Mail senden oder als Memo ankündigen.

Eine weitere Herausforderung für Benutzer bei ChatGPT sind die veralteten generierten Ausgaben. Da das kostenlose Sprachlernmodell ChatGPT 3.5 bis zum 22. Januar mit Daten aktualisiert wird, kann es zu veralteten Inhalten oder Kopien kommen. Eine Lösung hierfür ist ein Upgrade auf ChatGPT Plus. Diese Option hilft ChatGPT dabei, bessere Texte oder Inhalte zu generieren.

Schließlich ist ChatGPT immer noch anfällig für Voreingenommenheit und Plagiate. Es ist wichtig, die Arbeit noch einmal zu überprüfen, bevor Sie sie veröffentlichen oder an jemanden senden. Sie können die Voreingenommenheit überprüfen, indem Sie den Wortlaut und die Fachsprache überprüfen. In der Zwischenzeit benötigen Sie einen Plagiatsprüfer oder einen KI-Detektor, um den Inhalt zu überprüfen, wenn er plagiiert ist.

Zukünftige Trends und Innovationen

Wie andere Anwendungen wird sich ChatGPT wahrscheinlich an die Bedürfnisse seiner Benutzer anpassen und aufregende neue Funktionen einführen.

Die GPT-Modelle von OpenAI werden fortschrittlicher denn je. OpenAI plant die Einführung von ChatGPT 5, aber das KI-Technologieunternehmen hält für weitere Schulungen an seinem neuesten Modell fest. Wenn ChatGPT 5 veröffentlicht wird, wird es wahrscheinlich bessere Antworten generieren oder wissen, wie man in anderen Sprachen korrekt antwortet, ohne andere Apps zur Überprüfung der Übersetzung verwenden zu müssen.

Immer mehr Unternehmen nutzen ChatGPT für ihre Kundensupport- oder Serviceanforderungen. Schließlich ist ChatGPT eine generative KI und kann lernen, Kunden, die Hilfe zu Produkten oder Dienstleistungen benötigen, bessere Antworten zu geben.

Schließlich kann ChatGPT einen vollständigen Blog oder Bericht mit Medien wie Fotos oder Videos erstellen. Sie müssen den Blog oder Bericht nicht alleine erstellen. Sobald ChatGPT diesen Bericht erstellt hat, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie alles überprüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen oder den Stakeholdern präsentieren.

Best Practices für die Integration von ChatGPT in Business-Writing-Workflows

Sie können Ihr geschäftliches Schreiben mithilfe von Apps wie Zapier automatisieren. Die Automatisierungsplattform stellt den Benutzern verschiedene Vorlagen zur Verfügung. Dazu müssen Sie sich anmelden und verschiedene Tools abonnieren, um Ihren Arbeitsablauf zu automatisieren.

Zum einen verfügt Zapier über Workflow-Vorlagen für die Integration von ChatGPT in die Automatisierungsplattform und andere Produktivitäts-Apps, um Ihre Arbeit von Anfang bis Ende zu optimieren.

Eine weitere Möglichkeit, ChatGPT in geschäftliches Schreiben zu integrieren, besteht darin, einer Chatbot-App eine API hinzuzufügen. Dies erfordert einiges technisches Know-how. Hier erfahren Sie jedoch, wie es geht:

1. Klicken Sie auf API

2. Bewegen Sie die Maus über die linke Seitenleiste, um die Optionen zu erweitern

3. Wählen Sie API-Schlüssel aus

4. Klicken Sie auf + Neuen geheimen Schlüssel erstellen

5. Geben Sie einen API-Schlüsselnamen an und wählen Sie Einschränkungen aus

6. Wählen Sie „Geheimen Schlüssel erstellen“ aus

7. Kopieren Sie den API-Schlüssel in Ihre Chatbot-App.

Techniken, um genaue und relevante Antworten zu erhalten

Auch wenn ChatGPT seine Schwächen aufweist, handelt es sich immer noch um ein umfangreiches Sprachmodell, das Text trainieren und produzieren kann, um Ihr Unternehmen beim Schreiben mit weniger Fehlern zu unterstützen. Hier finden Sie Möglichkeiten, mit ChatGPT Markeninhalte zu erhalten.

Seien Sie bei Eingabeaufforderungen genau – ChatGPT verlässt sich auf bestimmte Eingabeaufforderungen. Sie benötigen zum Beispiel ein Memo. Wenn Sie eine Eingabeaufforderung senden, in der Sie angeben, dass Sie ein Memo benötigen, wird Folgendes generiert:

Sie können eine Aufforderung einreichen, indem Sie die Art des Memos, den Tonfall und die Struktur angeben. Geben Sie außerdem den Zweck, das Thema und die Zielgruppe an. Bei Bedarf können Sie weitere Informationen wie Datum, Uhrzeit und Ort hinzufügen.

Benutzerdefinierte Anweisungen verwenden – Eine Möglichkeit, präzise schriftliche Inhalte zu erhalten, ist die Verwendung der Funktion „Benutzerdefinierte Anweisungen“. Sie müssen zwei Fragen beantworten, damit ChatGPT weiß, wie es antworten soll. Seien Sie genau wie bei zeitnahen Eingaben spezifisch und klar, um sicherzustellen, dass die von Ihnen erwarteten Antworten generiert werden.

Überprüfen Sie die Informationen noch einmal – ChatGPT gibt zu, dass seine Modelle bis zu einem bestimmten Zeitpunkt aktualisiert werden. Daher könnten die Informationen veraltet sein und der generierte Inhalt wäre nicht mehr relevant. Aus diesem Grund sollten Sie die Informationen noch einmal überprüfen, aber auch schnelle Rechercheprüfungen in Suchmaschinen durchführen.