Change Management in Softwareprojekten: So machen Sie es richtig

Hier ist eine sichere Wette: Mindestens einmal, wenn Sie ein komplexes Softwareprojekt verwalten, werden seine Anforderungen, sein Entwicklungsteam oder sogar Funktionen plötzlich auf den Kopf gestellt, was Sie dazu zwingt, abrupte Änderungen vorzunehmen oder das gesamte Projekt neu zu definieren. Klingt bekannt?

Da der Wandel die einzige Konstante in solchen zusammengesetzten Langzeitprojekten ist, müssen Sie auf alle Veränderungen vorbereitet sein, die auf Sie zukommen könnten.

Können Sie plötzliche Verschiebungen in Softwareprojekten vermeiden? Wie sollten Sie notwendige Änderungen verwalten? Dieser Artikel gibt Ihnen die Antworten auf Ihre drängendsten Fragen!

Was genau ist Change Management in Softwareprojekten?

Änderungsmanagement in Softwareprojekten ist der Prozess des Übergangs vom aktuellen fehlerhaften Zustand zum verbesserten Zustand .

Erscheint Ihnen zu kompliziert? Schauen wir uns dieses einfache Beispiel an, das Ihnen einen allgemeinen Überblick darüber gibt, wie es in der Praxis funktioniert. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein komplexes Softwareprojekt geleitet. Sie haben alles geplant, das Projekt läuft reibungslos und nichts steht im Weg. Es scheint ein perfektes Szenario zu sein, oder? Irgendwann beschließen die Beteiligten, eine neue innovative technologische Lösung zu implementieren, die zuvor nicht diskutiert wurde. Eine solche neue Anforderung zwingt Sie dazu, immense Änderungen an Ihrem Projekt vorzunehmen und alles auf den Kopf zu stellen.

Hier kommen Change-Management-Strategien ins Spiel. Durch die Befolgung des perfekt definierten Änderungsprozesses kann der Übergang vom aktuellen Zustand (der Zustand, bevor die oben genannten Stakeholder beschlossen haben, die neue technische Lösung zu implementieren) zum zukünftigen Zustand (der Zustand mit der implementierten neuen Lösung) problemlos erfolgen .

Änderungen in Softwareentwicklungsprojekten können aus einer Reihe von Gründen eingeführt werden. Sie können insbesondere auftreten, wenn:

• Die Projektanforderungen haben sich geändert.
• Einige Fehler müssen behoben werden.
• Einige Teammitglieder haben das Projekt verlassen.
• Ihr Unternehmen wurde umstrukturiert.
• Die Marktanforderungen haben sich verschoben.
• Die Projektleistung erfordert einige Verbesserungen.

Können Änderungen in Softwareprojekten vermieden werden?

Die hässliche Wahrheit ist, dass Sie höchstwahrscheinlich bei der Verwaltung eines Softwareentwicklungsprojekts nicht umhin kommen werden, einige mehr oder weniger fortgeschrittene Änderungen vorzunehmen. Aber glauben Sie mir, das ist in vielen Fällen gar nicht so schlimm. Ganz im Gegenteil – manchmal können Verschiebungen das Projekt voranbringen und die Erfolgschancen erhöhen .

So können Änderungen (bei sorgfältiger Handhabung) einem Projekt zugute kommen:

• Kostensenkung : Manchmal können die notwendigen Änderungen zu einem effizienteren Kostenmanagement führen, was zu einer höheren Rentabilität führt.
• Verbesserte Leistung : Änderungen können sich positiv auf die Produktivität des Teams auswirken und zu einer besseren Qualität ihrer Arbeit führen.
• Innovativer Ansatz : Veränderungen fördern Innovation, was in Softwareprojekten meist bedeutet, neue technologische Erweiterungen und zukunftsorientierte Lösungen einzuführen.
• Bessere Anpassung des Produkts an den Markt : Die Marktanforderungen ändern sich relativ schnell und bergen Risiken für langfristige Projekte. Um Ihr Softwareprojekt marktgerecht zu halten, können einige Änderungen notwendig sein.

Arten des Änderungsmanagements

Change Management kann viele Formen annehmen und aus ganz unterschiedlichen Gründen entstehen. Bei der Verwaltung komplexer Softwareentwicklungsprojekte treten jedoch am ehesten mehrere Arten auf. Diese sind:

• Vorausschauende Änderung : Dies findet statt, wenn wir im Voraus wissen, dass eine bestimmte Änderung oder eine Reihe von Änderungen unvermeidlich ist. Solche geplanten Verschiebungen sind wesentlich einfacher umzusetzen, da der Projektleiter hier Zeit hat, die erwartete Situation anzugehen.
• Inkrementelle Änderung : Die Änderungen in Projekten, die relativ häufig und schrittweise erfolgen. Sie beinhalten keine immensen Verschiebungen, die das gesamte Projekt auf den Kopf stellen. Stattdessen werden die Änderungen schrittweise eingeführt und sind oft nicht auf den ersten Blick erkennbar.
• Notwendige (oder dringende) Änderung : Die Änderungen, die sofort eingeführt werden müssen. Andernfalls kann das Projekt scheitern oder seine Durchführung unmöglich werden.
• Reaktive Änderung : Verschiebungen, die aufgrund eines Ereignisses oder einer Reihe von Ereignissen auftreten. Sie passieren oft, wenn man es am wenigsten erwartet. Aus diesem Grund sind reaktive Änderungen besonders schwierig zu bewältigen, da sie in den meisten Fällen nicht im Voraus geplant werden können.
• Strategischer Wandel : Sie betreffen die gesamte Organisation und resultieren aus den Entscheidungen des C-Level-Managements.

Change-Management-Prozess in 5 Schritten

Sie haben bereits gelernt, was Change Management ist, wie es Ihr Projekt verbessern kann und welche Arten von Änderungen auf Sie zukommen können. Jetzt ist es an der Zeit, die Theorie in die Praxis umzusetzen und herauszufinden, wie Sie einen perfekten Schritt-für-Schritt-Change-Management-Plan erstellen.

Aber seien Sie sich bewusst: Jedes Softwareprojekt ist einzigartig, und der Change-Management-Prozess kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein . Der unten dargestellte Plan kann Ihnen eine allgemeine Vorstellung davon geben, wie Sie Änderungen von Anfang bis Ende einführen können. Sie können es jedoch immer noch frei an die Bedürfnisse Ihres Projekts anpassen.

1. Änderungswunsch

Damit eine Änderung in einem Projekt eintritt, muss jemand sie anfordern. Mit anderen Worten, ein Mitglied des Projekts, jemand aus Ihrer Organisation oder sogar der Kunde identifiziert die Notwendigkeit einer bestimmten Änderung.

Wichtig ist, dass die Änderungsanforderung durch etwas gesichert wird und einen expliziten Zweck hat. Dies kann eine Änderung der Teamstruktur oder Modifikationen sein, um die Leistung eines digitalen Produkts zu verbessern. An diesem Punkt sollte eine Person, die eine Änderung beantragt, eine Liste potenzieller Risiken, erwarteter Ergebnisse und von der Änderung betroffener Bereiche erstellen.

Vermeiden Sie unbedingt unnötige Änderungen an einem Softwareprojekt. Es kann mehr schaden als nützen und Chaos und allgemeine Verwirrung verursachen. Und das sollten Sie auf jeden Fall vermeiden!

2. Überprüfung der Änderungsanforderung

In dieser Phase prüft ein Projektmanager, ein Stakeholder oder ein Produktmanager (abhängig von Ihrer Organisationsstruktur) den Änderungswunsch und entscheidet, ob diese Initiative eingeführt oder abgelehnt wird.

Hier lohnt es sich, sich Fragen zu stellen wie:

• Lohnt es sich, die Änderung einzuführen?
• Wie wirkt sich diese Änderung auf das Projekt aus: auf das Team, den Lieferprozess und die Gesamtleistung?
• Wird die Änderung einen immensen Unterschied machen oder werden ihre Auswirkungen gering sein und das Projekt nicht wesentlich beeinträchtigen?
• Kann die Änderung möglicherweise Risiken oder Nebenwirkungen mit sich bringen?

Es wird Ihnen auch empfohlen, dies mit Ihrem Softwareteam zu besprechen, bevor Sie die Entscheidung treffen. So können Sie sicher sein, dass alle Ihre Meinung teilen.

3. Plan ändern

Da alle mit an Bord sind und die Entscheidung gefallen ist, geht es an den Planungsprozess. In diesem Schritt sind Entscheidungsträger verpflichtet, einen detaillierten Change-Management-Plan zu erstellen. Es sollte die wichtigsten Informationen wie Anforderungen, Zeitplan, Budget und erwartete Ergebnisse enthalten . Wichtig ist, dass im Änderungsmanagementplan die Möglichkeiten angegeben werden, sich gegebenenfalls von der Änderung zurückzuziehen.

Denken Sie vor allem daran, dass alle Entscheidungsträger diesen Plan ebenfalls überprüfen müssen , also vergessen Sie nicht, um ihre Zustimmung zu bitten!

4. Implementierung ändern

Sie haben einen detaillierten Plan erstellt, wissen alles über das Was, das Wie und das Warum. Nun kann es ans Eingemachte gehen, also die Änderung umgesetzt werden.

Vergessen Sie während des Implementierungsprozesses nie, die Dokumentation ständig auf dem neuesten Stand zu halten. Auf diese Weise überwachen Sie den Fortschritt und behalten alles unter Kontrolle.

5. Überprüfung und Berichterstattung ändern

Zuguterletzt…

Sobald die Änderung implementiert ist, müssen Sie sie überprüfen, und wenn alles reibungslos verläuft, können Sie den Änderungsprozess abschließen.

In der letzten Phase sollten Sie auch den Bericht erstellen, in dem der gesamte Prozess und vor allem die Auswirkungen der durchgeführten Änderung dargestellt werden . Geben Sie also alle Einzelheiten an, ob die Änderung ein großer Erfolg oder ein kläglicher Fehlschlag war, wie hoch das Gesamtbudget war und wie viel Zeit es gedauert hat, die Änderung einzuführen.

Verwalten Sie Änderungen in Ihrem Projekt mit Leichtigkeit!

Ob Sie es wollen oder nicht, Änderungen sind ein wesentlicher Bestandteil jedes umfassenden Projekts. Das Traurige daran ist, dass man sie nicht vermeiden kann, aber das Gute daran ist, dass man sich darauf vorbereiten kann.

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Deshalb ist es gut, gleich zu Beginn Ihres Projekts eine klar definierte Change-Management-Strategie zu implementieren. Damit richten alle Hindernisse, die während des gesamten Projektlebenszyklus auftreten können, keinen Schaden an.