Wie Sie Ihre Arbeit kategorisieren und sie Kunden präsentieren

Während wir alle Möglichkeiten haben, wie wir unsere Aufgaben kategorisieren und wie wir sie mit jedem neuen Projekt planen, kommt der Zeitpunkt, an dem wir dem Kunden den Fortschritt präsentieren müssen. Meistens erstellen wir Berichte basierend auf den Daten, von denen wir glauben, dass sie sie sehen möchten. Wir werden Ihnen jedoch zeigen, wie ein paar einfache Änderungen an Ihrem Berichtsansatz einen immensen Wert für beide Parteien bringen sowie die Kundenzufriedenheit erhöhen und ihre Renditechancen verbessern können.

Chatten Sie mit jedem neuen Kunden

Sie müssen herausfinden, welche Art von Informationen sie wertschätzen. Dies soll sicherstellen, dass Ihre Beziehung zu ihnen relevant bleibt und Sie beide wissen, was Sie voneinander erwarten können. Zu den hinzugefügten Boni gehören:

• Klarer gesetzte Ziele;
• Ein Gefühl dafür bekommen, wie Ihr Kunde als Geschäftsperson ist;
• Wissen, welche Art von Berichten ihnen gefallen, und Verhandlungstermine;
• Transparenz mit Zeitschätzungen und Ausgaben.

Je mehr Informationen Sie austauschen, desto besser sind Sie darauf vorbereitet, wenn Sie tatsächlich einen Bericht erstellen müssen. Es gibt wenig bis gar keine Zweifel, da Sie wissen, welche Informationen sie sehen möchten.

Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Treffen entweder aufzeichnen (natürlich mit Erlaubnis des Kunden) oder sich ausführliche Notizen machen. Es macht die Kategorisierung und Berichterstattung von Informationen so einfach wie Malen-nach-Zahlen.

So kategorisieren Sie Ihre Arbeit

Wenn Sie Ihre Arbeit kategorisieren, spiegelt dies Ihre Produktivität wider und wie Sie Aufgaben angehen. Seien Sie jedoch bei der Berichterstattung auf Kundenfragen vorbereitet, um diese Entscheidungen zu erläutern. Die meisten Berichte beruhen auf mehreren Kategorisierungsmethoden.

Kategorisierung nach Priorität

Priorität ist eine der häufigsten Methoden. Es funktioniert sowohl für Kunden als auch für Auftragnehmer, da Zeit für jedes Projekt von entscheidender Bedeutung ist. Wenn alles pünktlich ist, sparen Sie dem Kunden Geld, helfen Ihrer eigenen Produktivität und sorgen dafür, dass die Geschäftsbeziehung reibungslos läuft.

Bestimmen Sie, welche Aspekte des Projekts am wichtigsten sind. Wenn mir zum Beispiel als Autor ein Kunde eine Reihe von Themen vorgibt, mit denen ich arbeiten soll, würde ich feststellen, ob er hauptsächlich Recherchen, Interviews, Datenblätter oder etwas ganz anderes benötigt. Denn die Art des Textes und seine Ziele bestimmen, welche Art von Vorbereitung ich machen muss. Ein Artikel, der auf Interviews basiert, erfordert die Koordination mit anderen Leuten, also würde ich das wahrscheinlich als erstes Ziel setzen und Aufgaben darum herum organisieren.

Auf die gleiche Weise würde ich dem Kunden meinen Plan und meine Entscheidungen erklären und wie meine Strategie dem Projekt langfristig hilft.

Kategorisierung nach Aufgabentyp oder verwendeter Technologie

Die nächste Methode stützt sich auf die Projektaufschlüsselung. Sobald Sie die größeren Ziele in kleinere Schritte zerlegt haben, können Sie damit beginnen, sie in verschiedene Typen zusammenzufassen. Zum Beispiel: Recherche, Design, Überprüfung, Feedback usw.

Darüber hinaus können Aufgabentypen verschiedene Plattformen oder Software umfassen. Social-Media-Manager können ihre Arbeit nach der Plattform kategorisieren, die sie verwenden, um beispielsweise eine Kampagne zu bewerben. Und sie können die jeweils aufgewendete Zeit nachverfolgen, um sie später dem Kunden zu präsentieren. Gestützt auf ihre eigene Argumentation und Strategie kann die Person dann besser erklären, wie das Projekt läuft und welche Entscheidungen getroffen wurden, um es am besten voranzutreiben.

Kategorisierung nach Zeitschätzungen

Wenn das Projekt in Aufgaben unterteilt ist, nehmen Sie möglicherweise bereits gedankliche Zeitschätzungen für die meisten Aufgaben vor. Eine andere Methode zur Kategorisierung von Arbeit ist also die Zeit, die zu ihrer Fertigstellung benötigt wird.

Während diese Methode für Ihren Tagesablauf am nützlichsten ist, kann sie auch dem Kunden einige nützliche Einblicke geben. Die Verwendung dieser Kategorisierung hat einige Vorteile, da Zeitschätzungen ein guter Indikator dafür sind, wie Ressourcen und Finanzen ausgegeben werden (wichtig für Kunden). In Clockify können Sie beispielsweise Zeitschätzungen für jede Aufgabe festlegen, die Sie erledigen:

Und vergleichen Sie dann später die geschätzten Zeiten und die tatsächlich verfolgten Zeiten. Von dort aus können Sie einen Kundenbericht mit nur den wesentlichen Informationen erstellen.

Quelle: Machen Sie genaue Arbeitszeitschätzungen

Clockify verfügt über ein robustes Berichtssystem, das dazu beitragen kann, Projektschätzungen und deren Präsentation viel einfacher zu verfolgen.

Kategorisierung nach Schwierigkeitsgrad/Energieniveau

Letzteres mag etwas seltsam klingen. Wie kategorisieren Sie Arbeit nach Energieniveaus?

Nun, wenn Sie die Arbeit, die Sie angenommen haben, aufschlüsseln, werden Sie wahrscheinlich Aufgaben in Ihrem Zeitplan verschieben, abhängig von Ihrer Produktivität während des Tages. Für mich beginnt der Morgen in der ersten Stunde mit leichteren Aufgaben und dem Checken von E-Mails, und dann gehe ich bis zur Mittagszeit zu schwierigeren Aufgaben über.

Sie werden Aufgaben, die mehr Konzentration, Anstrengung oder Recherche erfordern, ganz natürlich in die produktivsten Stunden Ihres Tages verlagern. Egal ob morgens, nachmittags oder abends. Obwohl Kunden, die nach dieser Art von Aufschlüsselung fragen, wirklich selten sind, kann die Erkenntnis bei der Berichterstattung nützlich sein:

• Wenn Sie feststellen, dass Sie die Frist nicht einhalten werden, ist es gut, diese Kategorisierung zu verwenden, um dem Kunden zu helfen, die Arbeit aus Ihrer Perspektive zu sehen. Anstatt einfach zu sagen „Die Aufgaben sind energieaufwändiger, deshalb habe ich beschlossen, die Fristen neu zu ordnen“ und zu erwarten, dass sie Ihnen beim Wort glauben, haben Sie tatsächlich Daten, die dies untermauern.
• Die gesammelten Informationen sind auch für Sie äußerst nützlich, um Ihren eigenen Arbeitsablauf zu studieren;
• Es zeigt den Gesamtfortschritt des Projekts und das Verhältnis von schwierigen zu leichten Aufgaben.

Nachdem wir nun verschiedene Möglichkeiten zur Erledigung der Arbeit selbst behandelt haben, werfen wir einen Blick darauf, wann Sie Ihren Kunden Bericht erstatten sollten.

Wann an Kunden zu berichten

Glücklicherweise gehören anmaßende Kunden langsam der Vergangenheit an. Mit neueren Generationen kommen professionellere Personen, die bereit sind, zuzuhören und zu verhandeln. Dafür verlangen sie aber auch volle Transparenz und Fairness. Aus diesem Grund wird der Meldeprozess fast immer eine Verhandlungssache zwischen Ihnen und ihnen sein.

Verhandlung des Berichtszeitplans

Es gibt zwei Arten von Kunden – diejenigen, die gerne eine (gesunde) Aufsicht über das Projekt haben

• Kunden ohne Rapport-Präferenzen – halten Sie beim ersten Treffen eine Vorlage für sie bereit. Selbst wenn sie sagen, dass ihnen Meetings mit Ihnen egal sind (oder sie keine Zeit haben, sie zu planen), wäre es sehr professionell, ihnen einen Zeitplan anzubieten.

Nehmen Sie sich die Zeit, einen Musterplan zu erstellen, den Sie in solchen Fällen verwenden können. Die Chancen stehen gut, dass der Kunde eher bereit ist, sich an der Planung zu beteiligen, wenn er eine Basis hat, um sie zu starten.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie diese Vorlage aussehen könnte:

Natürlich würden Ihr Berichtszeitplan und Ihre Berichtstypen von diesem Beispiel abweichen. Der Kalender sollte entsprechend der Branche erstellt werden, in der Sie arbeiten, wie Ihr Kunde arbeitet und vor allem, wie Sie das Projekt angehen.

• Kunden mit Rapport-Präferenzen – fragen Sie sie nach ihren Erwartungen und stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Arbeitsprozess und Ihre üblichen Berichtspraktiken klar darlegen. Finden Sie eine gemeinsame Basis, die für beide Seiten funktioniert. Einige Kunden haben beispielsweise keine Zeit, E-Mails durchzulesen, und hätten lieber ein 15-minütiges Telefonat mit Bildschirmfreigabe, damit sie sofort Feedback geben können.

Anfangs- und Abschlusspräsentationen

Damit meinen wir die Meetings, die Sie am Anfang und am Ende des Projekts haben.

Wenn Sie sich zum ersten Mal treffen, können Sie und der Kunde Preise, Ausgaben, Fristen und Ziele detaillierter besprechen. Es ist jedoch gut, nach ein paar Tagen oder einer Woche nach diesem Meeting einen Projektbericht mit all diesen Details zu erstellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie auf derselben Seite sind, und dem Kunden versichern, dass die Arbeit bereits begonnen hat. Dieser „erste“ Bericht kann Folgendes enthalten:

• Gesamtprojektlayout;
• Aufgabenkategorisierungen;
• Erste Aufwands- und Zeitabschätzungen etc.

Halten Sie die Informationen jedoch allgemein – gehen Sie nicht auf einzelne Aufgaben oder Ihre Zeiteinschätzungen für jede einzelne ein. Der Kunde wird diese Bewertungen eher für die übergeordneten Aufgaben und Ziele sehen als für Ihren stündlichen Montagsplan. Diese sollten für die häufigeren Check-Ins übrig bleiben.

Einchecken

Check-Ins sind Ihre regelmäßigen Projekt-Updates. In der obigen Beispieltabelle würden der Montagsbericht und der jeden zweiten Freitag als Check-Ins betrachtet werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass Sie dies tun sollten, auch wenn es nichts Besonderes zu berichten gibt. Sie sollten den Kunden über den Fortschritt des Projekts informieren, auch wenn die Woche ereignislos war. Wir können es mit Feedback vergleichen – während ich in einem Unternehmen arbeitete, fragte ich unseren Abteilungsleiter, woran ich erkennen kann, ob ich einen guten Job mache. Alles, was er sagte, war:

„Wenn nicht, wird dich jemand darauf hinweisen. Solange niemand etwas sagt, machst du das großartig“.

Anfangs hatte ich damit kein Problem, da das Erwarten von Feedback egozentrisch von mir schien. Allerdings verkrampfte ich mich bald hin und wieder und fragte mich, wann das schlechte Feedback kommen würde. In ähnlicher Weise sollten Sie in schwachen Wochen selbst mit den grundlegendsten Informationen berichten. Wenn Sie nur melden, wenn es zu Terminverzögerungen oder Projektproblemen kommt, kann es sein, dass der Kunde sich davor fürchtet, Ihre E-Mail in seinem Posteingang zu sehen.

Wann sollten Sie Check-Ins planen (je nach Projekttyp):

• Wöchentlich;
• Zweimal die Woche oder zweimal im Monat;
• Monatlich (größerer Check-in).

Es versteht sich von selbst, dass Ihre Berichte nach der Check-in-Häufigkeit erstellt werden sollten. Kürzere, auf den Punkt gebrachte Informationen eignen sich am besten für wöchentliche Check-ins, um Ihnen und dem Kunden Zeit und Energie zu sparen. Halten Sie sich an E-Mails und ggf. sehr kurze Anrufe (bis zu 15 Minuten).

Kategorisierung und Präsentation in einfachen Schritten

Neben der Zeiterfassung haben wir der Kundenabrechnungsberichterstattung in Clockify große Aufmerksamkeit geschenkt. Da die digitale Zeiterfassung zur zuverlässigsten Quelle für Vertrauen und Transparenz zwischen Kunden und Auftragnehmern geworden ist, wurden Berichte einfach, so detailliert und so vielseitig wie Sie sie benötigen.

Geben Sie Kategorien mithilfe von benutzerdefinierten Feldern an

In Clockify können Sie dank benutzerdefinierter Felder problemlos Berichte erstellen. Dies sind optionale Textfelder für jede Aufgabe, mit denen Sie angeben können, was genau Sie verfolgen. In benutzerdefinierten Feldern können Sie Folgendes eingeben: Text, Zahlen, Links, Codes, Standorte usw. Sie bieten sogar die Möglichkeit, Ausgaben einzugeben, falls diese eine bestimmte Aufgabe erfordert.

Ein benutzerdefiniertes Feld in Clockify

Zeit verfolgen

Dies ist das Fleisch und die Kartoffeln des Berichtsprozesses.

Nach der Kategorisierung muss Ihre Arbeitszeit für jede Aufgabe in jeder Kategorie erfasst werden. Und wenn Sie Schätzungen vorgenommen haben, sind Sie nur einen Klick davon entfernt, diese mit der tatsächlichen Zeit zu vergleichen, die für die Fertigstellung aller Arbeiten benötigt wurde.

Verfolgen von Projektfortschrittsschätzungen in Clockify.

Formulieren Sie einen Bericht

Digitale Zeiterfassung ist heutzutage mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet, die Ihren Berichten so viele Ebenen wie möglich geben können. Sie können einfach oder detailliert sein oder nur wichtige Punkte zusammenfassen.

Berichte wie der obige nehmen die gesamten Stunden auf und lassen Sie dann zu jedem beliebigen Zeitpunkt auswählen, was Sie präsentieren möchten. Wenn Sie beispielsweise nach mehreren Monaten Arbeit einen Check-in-Anruf haben und einen wöchentlichen Bericht abgeben, fragt ein Kunde möglicherweise nach dem Gesamtfortschritt des Projekts, nur um einige Zahlen zu überprüfen.

Mit einem synchronisierten Bericht wie diesem können Sie diese Informationen ganz einfach abrufen. Einfach von einem Tab zum anderen wechseln, je nach Kundenwunsch. So können Sie sich an den Besprechungsablauf anpassen und werden selten „in Verlegenheit gebracht“, weil Sie die notwendigen Daten nicht zur Hand haben.

Präsentieren Sie den Bericht

Wenn möglich, fragen Sie Ihren Kunden beim ersten Treffen, wie er seine Berichte geliefert und präsentiert haben möchte. Einige bevorzugen echte Folien, während andere Excel-Tabellen oder Diagramme wünschen. Sie ändern sich auch je nach Häufigkeit und Art der Meldung.

Finden Sie heraus, was für sie am besten funktioniert, und versuchen Sie, sich an ein Format zu halten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie Grafiken und Diagramme zur Hand haben, da sie die einfachste visuelle Darstellung sind.

Zusammenfassen

Die Kundenberichterstattung muss nicht die Buhmann-Seite Ihres Jobs sein. Eine Menge Verwirrung und Missverständnisse können verhindert werden, indem Sie Ihre Arbeit einfach nach den Gründen kategorisieren, auf die sich beide Parteien geeinigt haben. Von da an müssen Sie nur noch die Zeit erfassen und die Software die entsprechenden Berichte für Sie erstellen lassen. Planen Sie Zeiten für das Melden von Anrufen und E-Mails ein und halten Sie sich daran, auch wenn es wenig bis gar nichts Neues zu präsentieren gibt. Die Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung basiert auf Transparenz, welche Software kann diese bieten?