Seien Sie ein informierter Käufer: Die wahren Kosten von Unternehmenssoftware verstehen

Nicht nur Sie – die Budgetierung von Unternehmenssoftware ist kompliziert. Wir sind hier, um es aufzuschlüsseln.

HINWEIS: Dieser Artikel soll unsere Leser über geschäftliche Bedenken in den Vereinigten Staaten informieren. Es ist in keiner Weise beabsichtigt, finanzielle Ratschläge zu erteilen oder eine bestimmte Vorgehensweise zu unterstützen. Wenden Sie sich für Ratschläge zu Ihrer spezifischen Situation an Ihren Buchhalter oder Finanzberater.

In einer idealen Welt wäre der Kauf von Software so einfach wie der Kauf von fast allem anderen. Es gibt einen festgelegten Preis, Sie zahlen ihn, und das war's – Sie besitzen die Software!

Wenn Sie jedoch begonnen haben, nach verschiedenen Softwareoptionen für Ihr Unternehmen zu suchen, wissen Sie bereits, dass es nicht so einfach ist. Softwareanbieter wenden nicht nur drastisch unterschiedliche Preismodelle an, sie begraben auch zusätzliche Kosten, die mit dem Besitz und Betrieb ihres Systems verbunden sind.

Laut einer Capterra-Umfrage von 2019 zu Softwarekauftrends in kleinen Unternehmen ist die Angst, dass die Kosten das Budget überschreiten, das größte interne Hindernis für Investitionen in Unternehmenssoftware. Wenn Sie die wahren Kosten für den Besitz von Software nicht kennen, ist das Risiko, das Budget zu überschreiten, sehr real.

(Um das Budget nicht zu überschreiten, sehen Sie sich hier unseren Gesamtbetriebskostenrechner an.)

Hier werden wir die fünf Hauptkomponenten aufschlüsseln, die die Gesamtkosten für den Besitz von Unternehmenssoftware ausmachen. Das Ziel? Um die Softwarekosten zu klären, damit Sie sich bei Ihrer Kaufentscheidung für Software sicher fühlen können.

Kostenkomponente Nr. 1: Die Softwarelizenz selbst

Die Softwarelizenz – die Kosten für den tatsächlichen Besitz und die tatsächliche Nutzung der Software – hat die doppelte Ehre, einen erheblichen Teil des Softwarepreises und einen schwer festzumachenden Kostenfaktor zu sein, da sie im Laufe der Zeit drastisch variieren können, wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren.

Es gibt zwei große Preismodelle für Softwarelizenzen, auf die Sie stoßen werden: unbefristete Preise und Abonnementpreise.

Bei der unbefristeten Preisgestaltung zahlen Sie im Voraus einen Preis, um die Software auf unbestimmte Zeit zu besitzen (dh unbefristet , daher der Name). Dieses Preismodell gibt es am längsten und wird normalerweise für Software verwendet, die „vor Ort“ bereitgestellt wird, was bedeutet, dass sie heruntergeladen und auf einem lokalen Computer oder Server in Ihrem Unternehmen gespeichert wird.

H&R Block ist ein Beispiel für unbefristete Preisgestaltung. Sie können diese Steuervorbereitungssoftware für kleine Unternehmen für eine einmalige Gebühr von 89,95 $ erwerben.

Beim Abonnementpreis zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr für die Nutzung der Software. Wenn Sie die Zahlung einstellen oder Ihren Vertrag nicht verlängern, verlieren Sie die Möglichkeit, die Software zu nutzen. Dieses Preismodell ist neuer, beliebter und wird häufig für Software verwendet, die über die Cloud bereitgestellt wird (dieses Bereitstellungsmodell wird auch als „Software-as-a-Service“ oder „SaaS“ bezeichnet). Das bedeutet, dass es auf den eigenen Servern des Softwareanbieters gehostet wird und von Kunden über das Internet aufgerufen wird.

Basecamp ist ein Beispiel für Flat-Abo-Preise. Sie können dieses Projektmanagementsystem für 99 $/Monat erwerben.

Es gibt drei weitere Arten von Abonnementpreisen, auf die Sie ebenfalls stoßen können, mit Gebühren, die auf der Grundlage verschiedener Faktoren variieren: verbrauchs-, größen- und benutzerbasierte Preise.

1. Die verbrauchsabhängige Preisgestaltung bindet Ihre Abonnementgebühr daran, wie viel Sie die Software oder die damit verbundenen Dienste tatsächlich nutzen. Cheddar, eine Abrechnungsplattform, verwendet verbrauchsabhängige Preise und berechnet 99 $/Monat zuzüglich einer Gebühr, die davon abhängt, wie viele Transaktionen über das System getätigt werden.
2. Die größenbasierte Preisgestaltung bindet Ihre Abonnementgebühr an die Größe Ihres Unternehmens, z. B. wie viele Mitarbeiter oder Kunden Sie haben. WebHR, eine Softwareplattform für Personalabteilungen, verwendet größenbasierte Preise. Für ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern berechnet WebHR 1,85 USD pro Mitarbeiter und Monat.
3. Die benutzerbasierte Preisgestaltung bindet Ihre Abonnementgebühr an die Anzahl der Personen, die die Software verwenden. Onshape, eine Konstruktionssoftware, verwendet benutzerbasierte Preise; Ihr „Professional“-Plan kostet 2.100 US-Dollar pro Benutzer und Jahr.

In den meisten Fällen sind Ihnen die Hände gebunden, für welches Software-Preismodell Sie sich entscheiden. Es kommt selten vor, dass Softwareanbieter sowohl unbefristete als auch Abonnementoptionen für ihr Produkt anbieten.

Wo Sie jedoch die Wahl haben oder wenn Sie ein unbefristetes Produkt mit einem Abonnementprodukt vergleichen, wägen Sie die Vor- und Nachteile beider ab, um zu bestimmen, welches Modell für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Kostenkomponente Nr. 2: Hardware

So offensichtlich es auch sein mag, es ist immer noch wichtig, die Kosten für die Hardware zu berücksichtigen, um die von Ihnen gekaufte Software auszuführen. Dies ist besonders wichtig für On-Premise-Bereitstellungen, bei denen möglicherweise nicht nur ein Server zum Hosten der Software gekauft werden muss, sondern auch neue Geräte, die das richtige Betriebssystem verwenden. Mit anderen Worten: Wenn Sie Macs verwenden, aber die gewünschte Software nur für Windows ist, müssen Sie erhebliche Kosten in Kauf nehmen.

Da sie über einen Webbrowser zugänglich sind, bieten SaaS-Bereitstellungen viel mehr Hardwareflexibilität. Computer, Tablets oder Smartphones funktionieren. Unternehmen können auch Geld für Hardware sparen, indem sie Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Geräte von zu Hause mitzubringen (obwohl dies mit einer umfassenden Bring-your-own-Device (BYOD)-Richtlinie gekoppelt werden sollte, um IT-Schwachstellen zu reduzieren).

Bestimmte Softwarekategorien erfordern auch zusätzliche Hardwarekäufe. Biometrische Anwesenheitssysteme verwenden beispielsweise den Fingerabdruck einer Person oder eine andere eindeutige Kennung, um sicherzustellen, dass jemand der ist, für den er sich ausgibt. Diese Plattformen erfordern spezielle Hardware, um biometrische Daten genau zu registrieren.

uAttend verkauft Zeitschaltuhren, die mit ihrer Software kompatibel sind, auf ihrer Website ( Quelle )

Einige Anbieter verlangen möglicherweise, dass Sie ihre zugehörige Hardware mit ihrer Software verwenden, oder Sie haben die Freiheit, sich umzusehen.

Kostenkomponente Nr. 3: Implementierung

Anbieter können zum Zeitpunkt des Kaufs eine einmalige Gebühr erheben, um die Software zu implementieren und in Ihrem Unternehmen zum Laufen zu bringen. Neben der grundlegenden Installation und Einrichtung können die Implementierungskosten auch folgende Anforderungen abdecken:

• Anpassen der Software
• Datenmigration aus Vorsystemen
• Integration mit aktuellen Systemen

Wenn Sie die Implementierung der Software selbst übernehmen können, können Anbieter auf diese Kosten verzichten. Beispielsweise bietet Odoo, eine ERP-Plattform (Enterprise Resource Planning), neben kostenpflichtigen Optionen eine kostenlose Self-Service-Implementierungsoption, wenn Sie Unterstützung benötigen.

Implementierungsmöglichkeiten von Odoo ( Quelle )

Als Faustregel gilt, dass die Implementierung von On-Premise-Systemen mehr kostet als Cloud-basierte. Komplexere Systeme kosten auch mehr in der Implementierung als einfache Apps.

In manchen Fällen könnten Sie genauso viel (wenn nicht mehr) für die Implementierung ausgeben als die eigentliche Softwarelizenz. Fragen Sie die Anbieter nach den Details ihrer Implementierungsoptionen und Gebühren, um ein entsprechendes Budget zu erstellen.

Kostenkomponente Nr. 4: Schulung

Obwohl die Softwarelizenzkosten normalerweise den Zugriff auf Hilfeleitfäden und Supportforen beinhalten, können Anbieter auch eine separate, optionale Gebühr für zusätzliche Schulungen erheben. Je nachdem, wie komplex die von Ihnen gewählte Software ist und wie wichtig sie für Ihr Unternehmen ist, kann diese Schulung eine lohnende Investition sein, damit sich Ihre Mitarbeiter schnell mit der Plattform vertraut machen können.

Schulungen können in einer Vielzahl von Formaten mit unterschiedlichen Kosten durchgeführt werden:

• Entsendung von Mitarbeitern zu einem Anbieterschulungsstandort
• Bringen Sie einen Trainer in Ihr Unternehmen
• Virtuelle Webinar-Sitzungen
• E-Learning-Kurse zum Selbststudium

Hochkarätige Softwareanbieter bieten möglicherweise auch Zertifizierungen an, die Benutzer erwerben können, um zu zeigen, dass sie sich mit der Plattform auskennen. Salesforce bietet beispielsweise eine Vielzahl von Zertifizierungen an, die zwischen 200 und 6.000 US-Dollar kosten.

Eine Liste von Salesforce- Administratorzertifizierungen ( Quelle )

Unabhängig davon, welche Schulungsoption Sie bevorzugen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur für Erstbenutzer, sondern auch für neue Mitarbeiter, die das System später erlernen müssen, ein Budget einplanen.

Kostenkomponente #5: Support

Manchmal in die Lizenzkosten einfließend, kann der laufende Support auch eine separate Gebühr sein, die Wartung, Upgrades und sogar Premium-Formen des Kundendienstes abdeckt.

Beispielsweise haben Adobe-Kunden die Möglichkeit, sich für das Adobe Platinum Maintenance and Support Program anzumelden, das einen priorisierten 24/7-Kundensupport für eine jährliche Gebühr von etwa 20 % der Lizenzkosten bietet.

Der Support kann auch Beratungsoptionen umfassen, bei denen Sie sich regelmäßig mit einem Kundenbetreuer treffen, um Ziele zu besprechen und herauszufinden, wie Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Software ziehen können. HubSpot, ein Marketingsystem, bietet vier verschiedene Beratungsoptionen zwischen 400 und 1.600 US-Dollar pro Monat.

Beratungsmöglichkeiten von HubSpot ( Quelle )

Abhängig von den angebotenen Support-Services kann Ihr Anbieter möglicherweise einige erhebliche Verwaltungslasten übernehmen, die Sie nicht bewältigen können (z. B. können einige Anbieter von Gehaltsabrechnungssoftware die Gehaltsabrechnungsanforderungen Ihres Unternehmens für Sie erledigen).

Wägen Sie die Kosten für die interne Erledigung dieser Aufgaben gegen die Auslagerung an einen Softwareanbieter ab.

Letzte Tipps zum Einsparen von Software

Die Preisgestaltung für Software ist nie so einfach, wie es auf der Website eines Anbieters erscheint. Versteckte Kosten sind weit verbreitet, und wenn Sie sie nicht berücksichtigen, werden Sie feststellen, dass Sie Ihr Softwarebudget sprengen.

Das Verständnis aller Elemente, die in die wahren Kosten von Unternehmenssoftware einfließen, hilft Ihnen bei der Vorbereitung und Kontrolle der Kosten.

Hinweis: Die in diesem Artikel erwähnten Softwareanbieter wurden ausschließlich ausgewählt, um verschiedene Softwarepreismodelle zu veranschaulichen, und sind nicht als Billigung oder Empfehlung gedacht. Diese Preisstrategien sind nicht auf diese Unternehmen beschränkt und werden von zahlreichen anderen Softwareanbietern angeboten.

Informationen zur Umfrage 2019 von Capterra zu Software-Einkaufstrends für kleine Unternehmen

Capterra führte diese Umfrage von September bis Oktober 2019 unter 129 in den USA ansässigen Führungskräften kleiner und mittlerer Unternehmen durch. Unternehmen wurden nach Größe auf Unternehmen mit 2 bis 249 Mitarbeitern und einem unternehmensweiten Jahresumsatz von weniger als 100 Millionen US-Dollar untersucht. Sie mussten in den unmittelbar vergangenen zwölf Monaten mindestens eine Software für 5.000 USD oder mehr gekauft haben. Die Befragten mussten außerdem mindestens Büroleiter sein und die Kaufentscheidungen für Software in ihren Unternehmen beeinflussen.