6 Produktivitäts-Hacks für Business Intelligence-Analysten zur Verbesserung des Arbeitsablaufs

Möchten Sie ein produktiverer Business-Intelligence-Analyst werden?

Sie lesen immer noch, also lautet die Antwort ganz klar: Ja.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

Sie könnten sich in dem verfangen, was ich den „Google-Grinder“ nenne, und vergeblich nach umsetzbaren Tipps suchen, während Sie durch das Wunderland-Kaninchenloch gehen, das Online-Inhalte sind. Dies ist jedoch nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit.

Alternativ könnten Sie tatsächlich produktiv sein … und lesen Sie diesen Artikel, in dem ich sechs einfache Möglichkeiten aufzeige, wie Sie diese Woche Ihre Produktivität verbessern können.

1. Erstellen Sie Faktentabellen für Excel

Ryan Farley, CEO von LawnStarter, sagt, dass die Business-Intelligence-Analysten seines Unternehmens eine interessante Möglichkeit haben, die Zeit zu verkürzen, die sie mit Excel verbringen:

„ Etwas, das ich eher als Best Practice bezeichnen würde – das aber sicherlich eine Menge Zeit und Mühe spart – ist, die Zeit zu investieren, um das zu erstellen, was wir ‚Faktentabellen' nennen. Diese Faktentabellen können Datensätze sein, die mit Ihrem BI-Tool, SQL-Ansichten oder SQL-Tabellen erstellt wurden. Aber die grundlegende Prämisse ist, dass 80 % Ihrer Arbeit in BI aus 20 % derselben Datenquellen stammen. Beispiele für uns bei LawnStarter Rasenpflege sind unser Web-Traffic durch Anmeldungen, unsere monatlich aktiven Kunden und unsere Kundensegmentierung. Wir verwenden diese Dinge so oft, dass es sinnvoll war, Datenquellen zu erstellen, die jeder direkt verbinden kann, damit sie erstens nicht mit Rohdaten kämpfen müssen und zweitens sicherstellen, dass jeder Analysen zu beispielsweise monatlich aktiven Benutzern durchführt , wird garantiert die monatlich aktiven Benutzer betrachten. Darüber hinaus können weniger erfahrene Personen auf ihre Ergebnisse vertrauen.“

Farleys Vorschlag ist ein großartiges Beispiel für die Externalisierung Ihres Gedächtnisses durch das Erstellen von Listen mit leicht verwendbaren Informationen, was eine weitere großartige Möglichkeit ist, produktiv zu sein.

2. Externalisieren Sie Ihr Gedächtnis mit Listen

Um am produktivsten zu sein, müssen Sie so viel wie möglich von Ihrer mentalen Energie freisetzen. Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ihr eigenes Gedächtnis zu externalisieren.

Anstatt Ihre Frontallappen die Arbeit des Erinnerns erledigen zu lassen, setzen Sie alle Ihre Aufgaben auf eine To-do-Liste. Es wird Ihr Gehirn entlasten, um sich auf das zu konzentrieren, was im Moment erledigt werden muss, anstatt auf all die Dinge, die an diesem Tag erledigt werden müssen.

In seinem Buch „The Organized Mind“ erklärt Daniel Levitin, wie To-Do-Listen die Produktivität fördern: „Das Ziel [von To-Do-Listen] ist es, Projekte und Situationen aus dem Kopf zu bekommen, aber keine potenziell nützlichen Ideen zu verlieren – Externalisierung Ihre Frontallappen. Dann kannst du einen Schritt zurücktreten und deine Liste aus der Beobachterperspektive betrachten und dich nicht davon treiben lassen, was in deinem Kopf das Neueste und Lauteste ist.“

Indem Sie Ihre Erinnerung auf einen Block Papier oder ein Word-Dokument übertragen, machen Sie Ihr Gehirn frei, um einen kritischen, distanzierten Blick auf das vorliegende Problem zu werfen.

Vergessen Sie auch nicht, Prioritäten zu setzen.

3. Wählen Sie ein Organisationssystem und bleiben Sie dabei

Wenn To-Do-Listen kleine, kilobytegroße Brocken ausgelagertem Speicher sind, sind Organisationssysteme wie ganze Softwareplattformen für Ihr Gehirn. Wenn Sie kein Organisationssystem haben, besorgen Sie sich auf jeden Fall eines.

Levitin empfiehlt, ein bereits vorhandenes System zu wählen. Wenn Sie also Probleme haben, Ihre Dateien zu organisieren, halten Sie es einfach und gehen Sie alphabetisch vor. Oder Sie könnten ein erfolgreiches, vorhandenes Organisationssystem auswählen, wie z. B. die „Critical Capabilities“, die Gartner verwendet, um seine Magic Quadrants zu strukturieren (vollständiger Inhalt für Gartner-Kunden verfügbar).

Wenn Sie ein Überflieger sind, können Sie immer ein etwas anderes System erstellen, wie Thomas Jefferson, der seine gesamte Bibliothek in drei Kategorien katalogisiert hat: Geschichte, Philosophie und bildende Kunst. (Im Sprachgebrauch des 18. Jahrhunderts wäre Wissenschaft – Computer eingeschlossen – unter „Philosophie“ gefallen.)

Die Idee dazu hatte er von seinem Helden Francis Bacon.

Wenn Sie ein Organisationssystem haben (ich schätze, die meisten von Ihnen haben), halten Sie sich daran und machen Sie es zum Rückgrat von allem, was Sie bei der Arbeit tun. Das Gehirn ist darauf ausgelegt, Dinge in Kategorien zu ordnen. Wenn Sie also Ihre Dinge organisiert halten, bleibt Ihre Außenwelt in einer Form, die Ihr Gehirn mag und die es leicht verdauen kann.

Zak Cocos, VP of Growth bei LawnStarter, hat ein großartiges Beispiel für die Schaffung eines organisierten Systems für mehr Produktivität:

„Ein Problem, auf das wir stießen, waren mehrere Quellen der Wahrheit, die durch die eigenen SQL-Abfragen jedes Einzelnen definiert wurden und ähnliche Fragen beantworteten. Um dies zu lösen und bei der Beantwortung von Fragen mit Daten produktiver zu werden, haben wir ein Git-Repo mit „Quellen der Wahrheit“-Abfragen erstellt (die manchmal sogar Ansichten oder Übersichtstabellen definieren). Dies gab uns einige Vorteile: 1. Alle diese Abfragen an einem Ort zu haben, gibt uns viel mehr Vertrauen in die von uns erstellten Daten und Analysen.2. Unsere Abfragen sind jetzt versioniert, sodass Sie ihren Verlauf und Fortschritt im Laufe der Zeit sehen können.3. Da die Abfragen öffentlich sind, gibt es eine größere Diskussion und Aufmerksamkeit für Details über ihre Genauigkeit. Diese einfache Änderung hat unsere BI genauer, effektiver und produktiver gemacht!“

4. Zurück zur Natur

Laut einer Studie der University of Michigan können Sie Ihre Produktivität um bis zu 20 % steigern, indem Sie einfach im Park spazieren gehen.

Aus irgendeinem Grund kann das Thoreau-Ding auch nur für ein paar Minuten Ihr Gedächtnis und Ihre Aufmerksamkeit verbessern. Die Studienteilnehmer machten einen 20-minütigen Spaziergang durch ein Arboretum und stellten fest, dass sich ihre geistige Leistungsfähigkeit verbesserte. Ein ähnlicher Spaziergang in einer städtischen Umgebung hatte diesen Effekt nicht.

Wie stark ist die Wirkung der Natur auf den Geist? Genug, dass Testpersonen, die zehn Minuten lang ein Naturbild betrachteten, besser abschnitten als Probanden, die einen weiteren Stadtbummel machten. Eine 10-minütige Pause mit einem Bildband zum Beispiel über Nationalparks, den Sie aus einer Bibliothek bekommen können, könnte mehr wert sein, als durch eine belebte Stadtstraße zu navigieren.

Sie sind jetzt 20 % produktiver.

5. Gehen Sie in den Tagtraum-Modus

Damit meine ich nicht „den nächsten Urlaub planen“. „Tagträumen“ bezieht sich hier auf das, was Marcus Raichle „den Standardmodus“ nennt. Es ist ein Zustand, in dem Ideen ein- und ausgehen können und „kein einziger Gedanke eine Antwort verlangt“.

Der Standardmodus ist das Gegenteil von bewusster Aufmerksamkeit. Jedes Mal, wenn Ihre Gedanken abschweifen, wechselt sie in den Standardmodus.

Wie macht Sie der Standardmodus also produktiver? Damit können Sie Verbindungen identifizieren, die sonst nicht vorhanden sind. Der Standardmodus „ist gekennzeichnet durch den Fluss von Verbindungen zwischen unterschiedlichen Ideen und Gedanken und einen relativen Mangel an Barrieren zwischen Sinnen und Konzepten“, so Levitin.

Erwägen Sie, einige Zeitabschnitte Ihres Tages in Blöcke zu unterteilen, die es Ihnen ermöglichen, so zu träumen. Tun Sie alles, um in diesen Zustand zu gelangen, besonders wenn Sie versuchen, die Antwort auf ein besonders schwieriges Problem zu finden. Normalerweise gehe ich dafür von meinem Schreibtisch weg. Aus welchem ​​Grund auch immer, wenn ich mich ändere, hilft mir das, meine Denkweise zu ändern. Die Vorliebe des Standardmodus, Verbindungen herzustellen, kann eine Lösung von einem Ort aus bieten, an den Sie nicht einmal gedacht haben.

6. Blocken Sie 52-Minuten-Blöcke aus

Anscheinend ist die magische Zahl für Produktivität 52 … und 17.

In einer Studie der Draugiem Group sind dies die Arbeits- und Ruheintervalle, die von der produktivsten Personengruppe in einer Studie zur Produktivität am Arbeitsplatz genutzt werden. Menschen, die 52-minütige Arbeitszeiten einlegen, gefolgt von 17-minütigen Pausen, sind offenbar produktiver.

Levitin stimmt zu: „Schwierige Aufgaben profitieren von einer anhaltenden Konzentrationsphase von fünfzig Minuten oder mehr, da Ihr Gehirn viel Zeit braucht, um sich in einen konzentrierten Zustand zu begeben und ihn aufrechtzuerhalten.“

Wenn Sie in diesen Tagtraumzustand verfallen möchten, sollten Sie 50-Minuten-Blöcke ausprobieren. Dadurch haben Sie genug Zeit, um in den Standardmodus zu wechseln und Ihre Produktivität weiter zu maximieren.

Produktivitäts-Hacks, die Sie als Business-Intelligence-Analyst verwendet haben?

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