Bleiben Sie bei der Betrugsprävention im Unternehmen auf dem Laufenden, indem Sie auf diese 6 Warnsignale achten

Geschäftsbetrug kann Ihr Unternehmen bis zu 350.000 US-Dollar kosten. Das kann sich kein Unternehmen leisten, weshalb Sie auf diese Warnzeichen achten müssen.

HINWEIS: Dieser Artikel soll unsere Leser über geschäftliche Bedenken in den Vereinigten Staaten informieren. Es ist in keiner Weise beabsichtigt, Rechtsberatung zu leisten oder eine bestimmte Vorgehensweise zu unterstützen. Wenden Sie sich für Ratschläge zu Ihrer spezifischen Situation an Ihren Rechtsbeistand.

In „Ocean's Eleven“ kombinieren fast ein Dutzend Betrüger ihren Witz, ihre akrobatischen Fähigkeiten und coolen Autos, um ein Casino auf extravagante Weise abzuzocken. Erst kurz nachdem die Antihelden Millionen erbeutet haben, enträtselt der Casinobesitzer das vertrackte Schema.

Die gute Nachricht für die meisten Unternehmensleiter ist jedoch, dass die Beweise viel einfacher aufzudecken sind, wenn Ihr Unternehmen abgezockt wird, indem Sie Ihre Buchhaltungssoftware verwenden und nach einigen Warnzeichen Ausschau halten.

Ist Betrugsprävention wirklich so wichtig?

Unterschlagung von Unternehmen ist ein großes Problem.

Hiscox, ein globaler Anbieter von Spezialversicherungen, befragte für seine Hiscox Embezzlement Study 2018 200 US-amerikanische Buchhaltungs- und Finanzexperten, die bei einem Unternehmen gearbeitet haben, in dem es zu Unterschlagungen gekommen ist. Diese Studie ergab, dass der durchschnittliche Unterschlagungsfall mehr als zwei Jahre andauerte und die beteiligten Unternehmen durchschnittlich mehr als 350.000 US-Dollar kostete, aber dass mehr als 50 % der Unternehmen letztendlich weniger als ein Drittel des Entwendeten zurückerhielten.

Wir sprechen hier nicht von ein paar Blöcken Haftnotizen und Permanentmarkern. Die Association of Certified Fraud Examiners stellte fest, dass 22 % der Betrugsfälle Verluste von über 1 Million US-Dollar verursachten. Veruntreuung kann alles Mögliche annehmen, vom Abschöpfen von Trinkgeldern bis hin zu komplexem Lohnabrechnungsbetrug. Und diese Zahlen spiegeln bekannte Fälle wider, ohne Situationen zu berücksichtigen, in denen die Unterschlagung nie entdeckt wurde.

Die häufigsten Veruntreuungstechniken laut einer Hiscox-Studie

Geschäftsbetrug kann für kleine Unternehmen besonders verheerend sein, für die Liquiditätsprobleme die häufigste Ursache für Geschäftsschließungen sind. Und je kleiner das Unternehmen, desto verheerender kann Betrug sein.

Ein Veruntreuungsfall in Höhe von 100.000 US-Dollar kann für ein großes Unternehmen zu unangenehmen Rechtsstreitigkeiten führen, kann aber für einen Tante-Emma-Laden lähmend sein. Führungskräfte kleiner Unternehmen haben im Allgemeinen weniger Erfahrung in der Führung eines Unternehmens als Führungskräfte mittlerer und großer Unternehmen, und Mitarbeiter kleiner Unternehmen haben weniger Aufsicht und mehr Autonomie in allen Unternehmensfunktionen.

Laut der Association of Certified Fraud Examiners verlieren kleine Unternehmen in einem durchschnittlichen Unterschlagungsfall fast doppelt so viel (200.000 US-Dollar) wie mittlere und große Unternehmen (104.000 US-Dollar).

6 Warnsignale für Geschäftsbetrug, auf die Sie achten sollten

Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße müssen Sie einen Plan haben, um Geschäftsbetrug zu verhindern. Die Buchhaltungs- und Finanzexperten, die an der Hiscox-Umfrage teilnahmen, stellten fest, dass der Betrug, mit dem ihre Unternehmen zu tun hatten, nicht nur Geld, sondern auch Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Reputation kostete, Wunden, die Unternehmen jeder Größe schließlich zu Fall bringen werden.

Aber genug der Finsternis. Sehen wir uns einige Strategien an, mit denen Sie Betrug aufspüren können, bevor er Ihr Unternehmen in die Knie zwingt.

1. Unternehmensgelder werden in/aus Ländern überwiesen, mit denen Sie keine Geschäfte tätigen

Warum es Anlass zur Sorge gibt: Veruntreuer können Unternehmensgelder ins Ausland überweisen, um es zu waschen, und es dann mit einer verschwommenen Spur auf ein persönliches Bankkonto zurückzahlen.

Beispiel: Sie stellen eine Gutschrift in Ihrem Konto aus Kanada fest, obwohl Sie dort keine Kunden oder Klienten haben.

Was Sie dagegen tun sollten: Überprüfen Sie Ihre Bücher mindestens einmal im Monat. Wenn Geld an oder von einer Quelle/einem Ziel geht, mit der/dem Sie nicht vertraut sind, untersuchen Sie es, selbst wenn ein Mitarbeiter Ihnen sagt, dass es legitim ist.

2. Mitarbeiter bezahlen Lieferanten oder andere Mitarbeiter mit Bargeld

Warum es Anlass zur Sorge gibt: Barzahlungen hinterlassen keine Papierspuren, sodass Betrüger betrügerische Aktivitäten vertuschen können.

Beispiel: Einer Ihrer Vorgesetzten besteht darauf, einen Verkäufer von Vorräten (der zufällig einer seiner alten Schulfreunde ist) in bar zu bezahlen, weil der Verkäufer es vorzieht, so bezahlt zu werden.

Was Sie dagegen tun sollten: Bestehen Sie darauf, dass alle Geschäfte des Unternehmens mit Schecks oder Debit-/Kreditkarten des Unternehmens abgewickelt werden (mit Ausnahme der kleinsten Nebensächlichkeiten, wie z. B. dem Trinkgeld für einen Pizzaboten). Wenn Sie hören, dass ein Mitarbeiter Bargeldtransaktionen für geschäftliche Zwecke durchführt, gehen Sie der Sache nach.

3. Sie entdecken vage Geschäftsabschlüsse ohne klaren Zweck

Grund zur Besorgnis: Veruntreuende Mitarbeiter können Scheingeschäfte mit externen Komplizen abschließen, um Betrug als legitimes Firmengeschäft erscheinen zu lassen.

Beispiel: Einer Ihrer Manager arrangiert einen nebulösen „Beratungsauftrag“ für seinen Schwager, der ihm monatlich 1.000 US-Dollar Gehalt zahlt.

Was Sie dagegen tun sollten: Fordern Sie alle Mitarbeiter auf, einen klaren und würdigen Business Case für alle Geschäftsabschlüsse vorzulegen, und überprüfen Sie regelmäßig, ob diese Geschäfte immer noch einen geschäftlichen Wert bieten.

4. Mitarbeiter schließen Geschäfte mit Anbietern ab, die nicht über die richtigen Kanäle genehmigt wurden

Warum dies ein Grund zur Besorgnis ist: Unterschlagende Mitarbeiter können normale Kontrollpunkte umgehen, um betrügerische Geschäfte mit Scheinanbietern abzuschließen, indem sie über die Köpfe des Managements hinweggehen.

Beispiel: Sie kommen am Montagmorgen, um von einem Ihrer Mitarbeiter zu hören, dass er einen neuen Einkaufsvertrag mit einem Teilelieferanten abgeschlossen hat, von dem Sie noch nie gehört haben. Der Deal scheint zu gut, um wahr zu sein.

Was Sie dagegen tun sollten: Richten Sie eine Richtlinie für alle Geschäftsabschlüsse ein, die die Genehmigung mehrerer Manager erfordern.

5. Ihre Bücher sind nicht ausgeglichen

Warum es Anlass zur Sorge gibt: Ausgeglichene Bücher sind der gesunde Puls eines jeden Unternehmens. Wenn bei Ihnen Geld ein- oder ausgeht, das Sie nicht verbuchen können, bedeutet das, dass jemand in Ihrem Unternehmen etwas vorhat oder Ihre Buchhaltung schlampig ist. Beide Situationen sind nicht gut.

Beispiel: Sie überprüfen Ihre Bücher am Ende des Monats und stellen fest, dass Ihnen ohne Erklärung 1.500 $ fehlen.

Was Sie dagegen tun sollten: Prüfen Sie täglich Ihre Buchhaltungssoftware, ob alles verbucht ist. Die Software warnt Sie, wenn etwas nicht stimmt.

6. Geschäftliche und persönliche Ausgaben werden nicht getrennt

Warum es Anlass zur Sorge gibt: Die Verwendung einer Firmenkarte zur Bezahlung persönlicher Ausgaben ist ein großes No-Go, selbst wenn der Mitarbeiter das Unternehmen zurückzahlt. Es trübt das Wasser und macht es schwieriger, eine Unterschlagung zu erkennen, wenn sie passiert.

Beispiel: Sie haben eine Mitarbeiterin, die ihr Privatfahrzeug immer wieder „versehentlich“ über die Firmenkreditkarte tankt, obwohl sie Ihnen bar zurückzahlt.

Was Sie dagegen tun sollten: Setzen Sie eine strenge Richtlinie durch, die nur legitime Geschäftsausgaben auf Ihren Firmenkreditkarten zulässt. Dies erspart Ihnen auch das Durchsuchen der Ausgaben zum Steuerzeitpunkt. Einige Spesenabrechnungsprogramme ermöglichen sogar das Scannen von Quittungen.

Porträt eines Veruntreuers

Während die folgenden Anzeichen viele verschiedene, unschuldige Erklärungen haben könnten, haben die Hiscox- und ACFE-Umfragen ergeben, dass Veruntreuer häufig:

• Leben Sie einen verschwenderischen Lebensstil, der deutlich über ihren Verhältnissen liegt (z. B. plötzlich in einem neuen Luxusauto zur Arbeit erscheinen).
• Zeigen Sie rücksichtsloses Verhalten (z. B. exzessives Glücksspiel, Sammeln von Strafzetteln, übermäßige Nutzung der PTO).
• bei der Arbeit verärgert sein, wenn sie das Gefühl haben, ungerecht behandelt worden zu sein.
• Zeigen Sie Kontrollprobleme (z. B. eine mangelnde Bereitschaft, ihre Aufgaben mit Assistenten oder vorübergehenden Vertretungen zu teilen).
• Unter finanziellen Schwierigkeiten leiden.

Keines dieser Verhaltensweisen ist ein Grund, einen Mitarbeiter der Unterschlagung zu beschuldigen, aber – wenn es mit den oben beschriebenen Warnsignalen kombiniert wird – lohnt es sich, es als Teil eines Gesamtbildes im Auge zu behalten.

Auch wenn es vernünftig erscheinen mag, gegenüber neueren Mitarbeitern, die sich noch nicht bewährt haben, misstrauischer zu sein, sind Veruntreuer im Durchschnitt seit acht Jahren in ihrem Unternehmen.

Das liegt daran, dass solche Mitarbeiter im Allgemeinen Zeit hatten, sich mit der Funktionsweise eines Unternehmens vertraut zu machen, einen echten oder vermeintlichen Schaden erlitten haben, der sie dazu motiviert, zu versuchen, Wiedergutmachung zu fordern, oder sogar Komplizen rekrutieren, um ihnen bei der Begehung von Betrug zu helfen (die durchschnittliche Anzahl der beteiligten Personen). in einem gegebenen Schema ist drei).

Was tun, wenn Sie Geschäftsbetrug erkennen?

Die Verhinderung von erheblichem Betrug oder Unterschlagung in Ihrem Unternehmen beginnt damit, die richtigen Mitarbeiter einzustellen, sie fair zu behandeln und die Anzeichen zu kennen, auf die Sie achten müssen.

Aber was tun Sie, wenn Sie offensichtliche Anzeichen von Betrug entdeckt haben und Maßnahmen ergreifen müssen? Hiscox empfiehlt:

Betrugsprävention in Unternehmen ist nur ein Teil des Buchhaltungspuzzles für kleine Unternehmen. Folgen Sie unserem Buchhaltungs- und Finanzblog, um über eine Vielzahl von Themen der Unternehmensbuchhaltung auf dem Laufenden zu bleiben – vom Zeitpunkt der Aktualisierung Ihrer Buchhaltungssoftware bis hin zur Einreichung Ihrer Steuererklärung.